ข้อมูลขององค์กรที่เพิ่มจำนวนขึ้นอย่างรวดเร็วส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินงานเพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานของแอพพลิเคชั่นลดลงพร้อมๆ กับเกิดความเสี่ยงภายในองค์กรที่เพิ่มมากขึ้น เมื่อบริษัทต่างๆ ต้องการจัดการข้อมูลที่มีปริมาณเพิ่มมากขึ้นนี้ให้ดีขึ้น พวกเขาต้องพบกับปัญหาที่ไม่คาดคิดโดยเฉพาะการสร้างสมดุลด้านค่าใช้จ่าย

นายทวีศักดิ์    แสงทอง ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท ฮิตาชิ ดาต้า ซิสเต็มส์

ขณะเดียวกันก็ต้องสามารถเก็บรักษาและเข้าถึงเนื้อหาเหล่านั้นได้ตามข้อกำหนดของการควบคุมองค์กร  การค้นหาแบบอิเล็กทรอนิกส์ และต้องเป็นไปตามกฎระเบียบที่มี นายทวีศักดิ์    แสงทอง ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท ฮิตาชิ ดาต้า ซิสเต็มส์ ได้อธิบายถึงกลยุทธ์ด้านการจัดเก็บข้อมูลอีเมลที่ออกแบบมาเป็นอย่างดีเพื่อช่วยเหลือองค์กรต่างๆ โดยนำเสนอแพลตฟอร์มที่สามารถจัดเก็บและเก็บรักษาข้อมูลได้อย่างถาวร

ชีวิตปัจจุบันของแต่ละคนล้วนมีข้อมูลอยู่รอบตัวไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่ในวันหนึ่งๆ องค์กรส่วนใหญ่จะไม่มีการเข้าถึงอีเมล จะเห็นได้ว่าแอพพลิเคชั่น เช่น อีเมล ถือเป็นวิธีการที่สะดวกและรวดเร็วในการจัดการกิจกรรมทางธุรกิจเกือบทั้งหมด โดยอีเมลถูกจัดประเภทให้อยู่ในกลุ่มข้อมูลที่ไม่มีระเบียบ การจัดการกับสิ่งนี้จึงเป็นปัญหาใหญ่อีกปัญหาหนึ่งที่อุตสาหกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศ (ไอที) เห็นพ้องต้องกัน

ปัจจุบันการสูญหายของอีเมลและไฟล์เพียงรายการเดียวก็อาจส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องสูญเสียเงิน นับล้านดอลลาร์ ตลอดจนเกิดความเสี่ยงและโอกาสที่จะขาดทุนได้ ดังนั้น ระบบจัดเก็บข้อมูลองค์กรจึงไม่ใช่เรื่องภายในที่เกี่ยวข้องเฉพาะด้านเทคนิคอีกต่อไป ประกอบกับสภาพแวดล้อมในด้านการควบคุมองค์กรที่เข้มงวดมากขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงให้น้อยลง เช่น กรณีอื้อฉาวของการการตบแต่งบัญชีองค์กรนั้นได้นำไปสู่การเกิดกฎระเบียบขึ้นมากมายตามปริมาณข้อมูลที่มีอยู่  

โดยกฎระเบียบหลักๆ อย่าง  Sarbanes-Oxley ได้ระบุให้ต้องมีระบบจัดเก็บข้อมูลสำหรับระเบียนที่เกี่ยวข้องกับทางการเงิน และในหลายๆ กรณีจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลที่ไร้ระเบียบและกึ่งมีระเบียบ เช่น อีเมล ไว้ด้วย จริงๆ แล้วก็คือการดำเนินการให้อีเมลและสิ่งที่แนบมาพร้อมกับอีเมลเหล่านั้นอยู่ในรูปของระเบียนทางธุรกิจที่เป็นทางการและเป็นที่ยอมรับได้ทางกฎหมาย 

กฎระเบียบเหล่านี้จำนวนมากบังคับให้องค์กรต้องดำเนินการกับระเบียนทางธุรกิจทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะสามารถตรวจสอบได้ มีความน่าเชื่อถือ และเป็นไปตามมาตรฐานดังกล่าว บริษัทต่างๆ จะต้องสามารถตรวจวัดและระบุความเสี่ยงที่มีอยู่ของการจัดเก็บและจัดการข้อมูลอีเมล เว็บเพจ การบันทึกเสียง ข้อความทันใจ (ไอเอ็ม) และข้อมูลไม่พึงประสงค์ที่มีอยู่จำนวนมากได้

จากรายงานการวิจัยของ ESG ฉบับล่าสุดเรื่องพัฒนาการของการป้องกันข้อมูล (The Evolution of Data Protection) ระบุว่าอีเมลและข้อมูลรูปแบบอื่นๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการรับส่งข้อความองค์กรนั้น เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจและไอทีให้การคำนึงถึง เนื่องจากมีการดำเนินการด้านธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่ทั้งหมดผ่านทางอีเมลทุกวัน ดังนั้น อีเมลจึงเป็นแอพพลิเคชั่นที่สำคัญที่สุดที่จะต้องมีการนำระบบสำรองและกู้คืนข้อมูลเข้ามาใช้ 

โดยจะเห็นได้ชัดว่าแนวทางด้านกลยุทธ์ดังกล่าวได้รับการกำหนดควบคู่ไปกับแอพพลิเคชั่นอื่นๆ ขององค์กรที่ถูกพิจารณาว่าเป็น "ภารกิจที่วิกฤต" เนื่องจากปัจจุบันความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหาอีเมลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย การจัดเก็บข้อมูลแบบถาวร ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายด้านการเก็บรักษาข้อมูล จะทำให้เนื้อหาอีเมลได้รับการจัดการในรูปของระเบียนข้อมูลและถูกรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างง่ายดาย

ขั้นแรกของการจัดการกับระเบียนและการจัดเก็บข้อมูลอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพคือการคัดแยกอีเมลที่ส่งหรือได้รับพร้อมๆ กับสิ่งที่แนบมาด้วยในกระบวนการรับส่งข้อความ โดยระเบียนข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดเท่าที่เป็นไปได้จะต้องมีเมตาดาต้าที่สามารถตรวจจับได้ เช่น วันที่, จาก, ถึง, สำเนาถึง (cc), สำเนาลับถึง (bcc),

และชื่อเรื่อง เช่นเดียวกับคำสำคัญและวลีภายในเนื้อความอีเมลหรือสิ่งที่แนบมานั้น เมื่อมีการคัดแยก อีเมลและสิ่งที่แนบมาเหล่านั้นควรถูกส่งต่อไปยังที่เก็บเนื้อหาที่สามารถปรับขนาดได้เพื่อช่วยให้แน่ใจได้ว่า จะสามารถเข้าถึงอีเมลดังกล่าวได้โดยง่าย เมื่อมีการจัดเก็บอีเมลไว้ในพื้นที่จัดเก็บส่วนกลาง การเรียกคืนอีเมลตามการร้องขอหรือการสืบค้นทางกฎหมายจึงกลายเป็นเรื่องง่ายในด้านการดำเนินการค้นหาภายในที่จัดเก็บข้อมูลนั้น

แหล่งเนื้อหาจำนวนมาก: บริษัทควรใช้โซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็คทีฟที่สามารถสนับสนุนการจัดเก็บเนื้อหาจากแอพพลิเคชั่นที่แตกต่างกัน ทั้งในระบบเชิงพาณิชย์และที่เกิดขึ้นภายในองค์กร รวมถึงข้อมูลที่มีระเบียบและไร้ระเบียบลงในสถาปัตยกรรมการจัดเก็บข้อมูลแบบแอ็คทีฟ เป็นเรื่องปกติที่บริษัทขนาดใหญ่จะมีแอพพลิเคชั่นแตกต่างกันนับร้อยแอพพลิเคชั่น ดังนั้นระบบจัดเก็บไฟล์จะต้องมีความคล่องตัวสูงเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบ กฎหมาย หรือความต้องการทางด้านธุรกิจ

การจัดการเมลบอกซ์ หรือ กล่องจดหมาย: สิ่งนี้จะช่วยลดโหลดบนระบบจัดเก็บข้อมูลอีเมลหลักด้วยการโอนย้ายข้อมูลเหล่านั้นไปยังชั้นจัดเก็บแบบถาวรหรือระบบจัดเก็บข้อมูลตามความต้องการทางธุรกิจ  

สนับสนุนนโยบายทางธุรกิจ: เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดหนึ่งอย่างสำหรับโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรคือการสนับสนุนนโยบายทางธุรกิจของบริษัท โดยนโยบายทางธุรกิจเป็นการรวมข้อกำหนดด้านกฎหมาย ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎระเบียบและนโยบายองค์กรโดยรวม ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีการที่บริษัทใช้จัดการกับสินทรัพย์ข้อมูลของบริษัทให้เป็นหนึ่งเดียว

บริการจัดเก็บข้อมูลแบบถาวรทั่วไป:  เมื่อโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็คทีฟสามารถสนับสนุนแหล่งเนื้อหาที่แตกต่างกันจำนวนมากให้เข้าที่ได้แล้ว ชุดของบริการแบบทั่วไปที่ครอบคลุม เช่น การทำดัชนี/ค้นหา การจัดหมวดหมู่ข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง การเก็บรักษา หรือการจัดวาง ก็จะต้องสามารถใช้การได้ด้วย การนำบริการด้านการจัดการทั่วไปดังกล่าวนำไปใช้กับเนื้อหาชนิดต่างๆ จำนวนมากนั้นจะต้องสามารถดำเนินการได้จากส่วนกลางโดยยึดตามนโยบายทางธุรกิจที่กำหนดไว้

ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการเก็บรักษาข้อมูล: การเก็บข้อมูลอีเมลถาวรแบบแอ็คทีฟควรเก็บรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของระเบียนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บไว้ให้ได้ และต้องแน่ใจได้ว่าระเบียนเหล่านั้นจะปลอดภัยจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต การเปลี่ยนแปลง และจะไม่เกิดการเปลี่ยนแปลงขณะจัดเก็บเมื่อเวลาผ่านไป กฎระเบียบบางอย่างระบุให้ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดเก็บไว้นั้นจะต้องไม่เกิดการเปลี่ยนแปลง ถูกปรับเปลี่ยน หรือถูกลบตลอดชั่วอายุขัยของระเบียน

ช่วงอายุของข้อมูล: โซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็คทีฟต้องเก็บรักษาข้อมูลได้อย่างยาวนาน จะเห็นได้ว่าในหลายกรณี เนื้อหาภายในระเบียนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการเก็บไว้เป็นระยะเวลานาน ตัวอย่างเช่น สถาบันด้านการดูแลสุขภาพต้องเก็บระเบียนไว้ให้ได้นานถึง 50 ปี และในช่วงเวลาดังกล่าว

เทคโนโลยีจำเป็นที่ใช้ในการจัดเก็บระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ก็อาจล้าสมัยไปแล้ว จึงดูเหมือนว่าเนื้อหาจะมีอายุยาวนานกว่าสื่อที่ใช้จัดเก็บ ดังนั้นโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลแบบแอ็คทีฟจึงต้องสามารถสนับสนุนข้อมูลที่มีอายุยาวนานได้ด้วยการโอนย้ายเนื้อหาไปยังเทคโนโลยีปัจจุบันได้อย่างง่ายดายและโปร่งใส

ข้อดีที่ซ่อนอยู่:

ค่าใช้จ่าย: ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายและภาระด้านการจัดการที่เกี่ยวข้องกับปริมาณอีเมลที่เพิ่มจำนวนอย่างมากด้วยการโอนย้ายสิ่งที่แนบและ/หรือข้อความที่เก่าหรือมีการเข้าถึงน้อยครั้งจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่มีปริมาณการรับส่งข้อมูลอย่างมากไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรที่มีค่าใช้จ่ายไม่สูงนักโดยอัตโนมัติ การนำโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรไปใช้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการและการสนับสนุนในระยะยาวได้

ตอบสนองต่อการสืบค้นทางกฎหมาย: ผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรที่จัดการอีเมลและข้อมูลเฉพาะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดเตรียมหรือตอบสนองต่อความต้องการในด้านการสืบค้นทางกฎหมายได้ดีขึ้น และลดการเสียค่าปรับที่มักจะเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามข้อบังคับในการเก็บรักษาระเบียนข้อมูลไว้ได้

ประสิทธิภาพของพนักงาน: ผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรถือเป็นส่วนประกอบเชิงกลยุทธ์ของโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาโดยรวม เนื่องจากมีผลอย่างมากต่อประสิทธิภาพของพนักงาน โดยจะเข้าไปปรับปรุงกิจกรรมด้านการจัดการอีเมลที่ต้องทำด้วยตนเองก่อนหน้านี้ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จัดการง่าย: โซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอีเมลสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการสืบค้นและเรียกคืนข้อมูลได้อย่างมาก ส่งผลให้พนักงานฝ่ายบริหารใช้เวลาในการค้นหาและเรียกคืนข้อความที่จัดเก็บไว้น้อยลง 

การปรับใช้โซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรมีศักยภาพอย่างมากในด้านการสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจ การเงิน และการดำเนินการให้กับองค์กร ด้วยการถ่ายโอนอีเมลและสิ่งที่แนบมานั้นจากเซิร์ฟเวอร์อีเมล หลักไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล โดยโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลสามารถยืดอายุใช้งานของเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่มีอยู่ เลื่อนความต้องการที่จะต้องจัดซื้อเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมแม้ว่าข้อมูลอีเมลจะยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

องค์กรต่างๆ ในอุตสาหกรรมทั้งหมด โดยเฉพาะอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดจะได้รับประโยชน์อย่างชัดเจนจากโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอีเมล โดยสามารถปรับปรุงความสามารถในด้านการตอบสนองได้อย่างรวดเร็วต่อคำร้องขอสืบค้นทางกฎหมายสำหรับข้อมูลอีเมลและข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ ของการรับส่งข้อความองค์กร

จะเห็นได้ว่าปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้นสร้างภาระให้กับเซิร์ฟเวอร์อีเมลและระบบจัดเก็บข้อมูลอย่างมาก และแพลตฟอร์มจัดเก็บเนื้อหาที่ให้โซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพและสามารถปรับขนาดได้อย่างมากตลอดจนตอบสนองความต้องการในด้านการจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรได้นั้น จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่สิ่งจำเป็น แต่เป็นสิ่งที่ต้องมี