ดร.วิทยา สุหฤทดำรง
ภาควิชาวิศวกรรมอุตสาหการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

ในวงการการจัดการกระบวนการธุรกิจ (Business Process Management) มักจะมีการกล่าวถึง Business Rules หรือ กฎธุรกิจอยู่เสมอ แน่นอนว่าสำหรับแนวคิดใหม่อย่าง BPM ที่ย่างก้าวเข้ามาในวงการ IT ย่อมมีมุมมองหรือคำนิยามที่แตกต่างกันออกไป บางคนให้ความหมายไปในทางการสร้างข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) และที่สำคัญ Business Rules นั้นมีความสัมพันธ์กับกระบวนการธุรกิจอย่างไร

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด กฎ คือ ข้อความที่แถลงว่า “อะไรควรทำหรือไม่ควรทำ” เราทุกคนคงมีประสบการณ์กับกฎต่าง ๆ มาแล้วตลอดชีวิตของเรา ในความหมายนี้ กฎต่าง ๆทั้งหลายได้มีมาอยู่เป็นพัน ๆ ปีอย่างไม่ต้องสงสัย กฎหมายต่าง ๆ ก็เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับการใช้กฎ      

ส่วนนโยบายนั้นตามปกติเป็นเรื่องทั่วไปและบางทีก็เป็นคำกล่าวอย่างลอย ๆ ของกฎ องค์กรทั้งหลายจะขึ้นอยู่กับนโยบายกับกฎต่าง ๆ ที่จะกำหนดเป้าหมายและสื่อสารถึงพฤติกรรมที่พึงประสงค์และไม่พึงประสงค์

กฎทั้งหลายส่วนใหญ่ที่เราได้เจอและใช้กันในชีวิตประจำวัน เป็นกฎอย่างไม่เป็นทางการ กฎเหล่านั้นใช้ลักษณะคำที่ไม่ได้นิยามไว้อย่างเป็นระเบียบแบบแผน โดยปราศจากการรู้ถึงความหมายอย่างแน่นอนว่าคำต่าง ๆ ที่ใช้ในกฎนั้นถูกนิยามมาอย่างไร เราก็คงจะไม่แน่ใจว่าจะแปลความหมายของกฎต่าง ๆ นั้นอย่างไร

ในระบบกฎหมายซึ่งมีปริมาณของการตีความข้อกฎหมายและคดีความต่าง ๆ และการให้การหรือให้ปากคำต่อปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการใช้กฎเหล่านั้นกฎก็สามารถเขียนอยู่ในรูปแบบภาษาง่าย ๆ เพื่อที่จะใช้งานกับการเผชิญหน้ากับสถานการณ์ที่ซับซ้อนที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

กฎอย่างเป็นทางการ (Formal Rule) คือ กฎที่ถูกกล่าวถึงตามรูปแบบที่กำหนดไว้ ในกรณีทั่วไปกฎอย่างเป็นทางการ และจะต้องมีคำศัพท์ (Vocabulary) อย่างเป็นทางการมาด้วยเพื่อที่จะได้กำหนดคำหลัก (Key Term) ที่ใช้ในกฎต่าง ๆ กฎที่ใช้อย่างเป็นทางการ ตามปกติจะมีสองแบบ คือ Declarative และ Atomic 

กฎแบบ Declarative เป็นกฎซึ่งกล่าวไว้ว่า เป็นอิสระต่อกระบวนการที่เฉพาะเจาะจงหรือวิธีการสำหรับการประเมิน ดังนั้นถ้าใครตั้ง กฎ Declarative ไว้ กฎเหล่านี้จะไม่สร้างความแตกต่างกันไม่ว่าจะนำมาใช้ในลำดับใด กฎ Declarative ไม่ได้บอกว่าจะทำอย่างไร แต่บอกแค่ว่า สถานการณ์เป็นอย่างไรและความสัมพันธ์เชิงเหตุและผลเป็นอย่างไร เช่น

ถ้าเรากำลังจะใช้กฎข้างบนนี้ เราอาจจะต้องใช้คำนิยามอย่างเปิดเผยของ บัญชี นอต และพนักงานและการได้รับเงินโบนัส คำเหล่านี้อาจจะทำให้เราเดือดร้อนก็ได้ ถ้าเราได้ตกลงกันก่อนว่าเราหมายความว่าอย่างไรกันแน่ คนแต่ละกลุ่มก็ใช้คำเหล่านี้กันคนละความหมาย เช่น คำว่า พนักงานอาจจะมีความหมายต่างกันออกไปในกฎที่ 3 

ซึ่งอาจจะใช้ได้เฉพาะงานบางอย่างเท่านั้น แต่อาจจะทำให้เกิดความโกลาหลขึ้น ถ้าสิ่งที่เพิ่มเติมลงไปในกฎนั้นมาจากกฎอื่น ๆ ที่ให้ความหมายของพนักงานต่างกันออกไป กฎ Atomic เป็นกฎที่ไม่สามารถที่จะแบ่งแยกออกไปเป็นกฎย่อยที่ง่ายกว่าได้อีก โดยปราศจากการสูญเสียความหมายต่อผู้ใช้งานในธุรกิจ

กฎธุรกิจ คือ กฎอย่างเป็นทางการที่ถูกเขียนด้วยภาษาซึ่งผู้จัดการธุรกิจสามารถเข้าใจได้ กฎธุรกิจจะประกอบไปด้วยคำศัพท์ที่แน่นอนและเป็นกฎแบบ Declarative และ Atomic ตัวอย่างบางตัวอย่างของกฎธุรกิจ เช่น

• กฎทั่วไปที่ใช้กับกิจกรรมทางธุรกิจทั่วไป
• กฎเฉพาะอย่างที่ใช้สำหรับสถานการณ์หรือการทำรายการธุรกิจบางอย่างเท่านั้น
• กฎซึ่งกำจัดการทำรายการธุรกิจระหว่างองค์ประกอบธุรกิจหรือกระบวนการต่าง ๆ
• กฎซึ่งกำหนดหรือกำจัดความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบธุรกิจหรือกระบวนการต่าง ๆ
• กฎซึ่งกำหนดหรือกำจัดเหตุการณ์ทางธุรกิจ
• กฎซึ่งทำให้เกิดความจริงเชิงธุรกิจ
• กฎซึ่งต้องการกระทำที่แน่นอนในเหตุการณ์เฉพาะอย่าง
• กฎที่ห้ามการกระทำที่แน่นอนในสถานการณ์เฉพาะอย่าง

ตามปกติแล้วผู้จัดการต้องกำหนดกฎต่าง ๆ ในหลาย ๆ แนวทาง คู่มือสำหรับนโยบายบุคลากรเป็นตัวอย่างที่ดีของเอกสารที่ประกอบไปด้วยกฎต่าง ๆ ที่อาจจะเป็นทางการก็ได้หรือไม่เป็นทางการ ในทางเดียวกันมาตรฐานทางบัญชีบ่อยครั้งก็สร้างมาจากกฎที่เป็นทางการไม่มากก็น้อย

ความจริงเรื่องราวของกระบวนการธุรกิจในอดีตนั้นแยกไม่ออกจากเทคโนโลยีสารสนเทศ แต่แนวคิดในปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไปสู่การคำนึงถึงลูกค้าเพิ่มมากขึ้น แต่ดั้งเดิมการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรจะต้องอาศัยการวิเคราะห์ของนักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst) ซึ่งจะเป็นคนที่กำหนดกฎธุรกิจเพื่อที่จะนำไปใช้ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ขององค์กร และที่สำคัญจะต้องทำให้ผู้จัดการธุรกิจต่าง ๆ ได้เข้าใจในกฎต่าง ๆ นั้นด้วยและทำการอนุมัติเพื่อจะได้นำไปพัฒนาการใช้งานซอฟต์แวร์ 

กฎต่าง ๆ เหล่านั้นก็จะแปรสภาพกลายไปเป็นกฎเชิงเทคนิคทั้งหลาย ที่แล้วมานั้นกฎธุรกิจต่าง ๆ นั้นจะต้องถูกเก็บไว้ในรูปแบบที่สามารถสื่อสารกับผู้จัดการธุรกิจได้เพื่อที่ได้ตรวจสอบและเปลี่ยนแปลง ที่ผ่านมานั้นมีความเข้าใจผิดในบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศไปมากสำหรับการคงไว้ซึ่งกฎธุรกิจที่ถูกเขียนเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์  

กระบวนการธุรกิจนั้นต้องการกฎธุรกิจในการทำให้กระบวนการธุรกิจสามารถดำเนินการได้ถึงตามเป้าหมายเป้าหมายทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป กระบวนการธุรกิจและกฎธุรกิจก็จะต้องเปลี่ยนแปลงตามเช่นกัน ดังนั้นกฎธุรกิจที่ฝังตัวอยู่ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศก็ต้องเปลี่ยนตามไปด้วย การปรับปรุงกระบวนการธุรกิจที่จริงแล้วก็เป็นการปรับกฎธุรกิจนั้นเอง การปรับเปลี่ยนใดก็ตามถ้ากฎธุรกิจที่มีอิทธิพลต่อทรัพยากรของกระบวนการไม่เปลี่ยนแปลงแล้วก็คงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน

วิธีการวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจส่วนใหญ่จะเน้นไปในทางการนิยามกระบวนการต่าง ๆ ตลอดไปจนถึงกระบวนการย่อยและกิจกรรมต่าง ๆ  และการไหลของงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง แผนภาพแสดงการไหลของกระบวนการในบางครั้งก็จะรวมเอาจุดที่มีการตัดสินใจเข้ามาด้วยเพื่อที่แสดงให้เห็นว่าทำไมการไหลจึงต้องไหลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง  

ตั้งแต่อดีตที่ผ่านมาความพยายามในการสร้างแบบจำลองของกระบวนการก็ยังไม่ได้สนใจที่เก็บรายละเอียดของกฎทั้งหมดสำหรับกิจกรรมหนึ่ง ๆ เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการตัดสินใจ 

สำหรับคนที่ได้สร้างแบบจำลองกระบวนการธุรกิจบางครั้งก็จะบันทึกกฎธุรกิจที่ถูกใช้สำหรับการตัดสินใจ มีเครื่องมือในการสร้างแบบจำลองบางตัวทำให้งานง่ายด้วยการเขียนกฎอย่างไม่เป็นทางการและเชี่ยมโยงกฎเหล่านั้นไปสู่กิจกรรมที่เจาะจงในแผนที่มีการไหล โครงการออกแบบและปรับปรุงกระบวนการใหม่ตามปกติแล้วจะพยายามที่กำหนดกฎทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการ แม้ว่าจะไม่ได้ทำเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ   

บ่อยครั้งที่การออกแบบใหม่หรือการปรับปรุงกระบวนการหนึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนกฎที่เฉพาะเจาะจงต่าง ๆ ซึ่งดูเหมือนว่าจะสมเหตุสมผลกัน ในหลักการแล้วการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการก็จะเกิดการเปลี่ยนในกฎไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม    ซึ่งกฎเหล่านี้ได้กำหนดกระบวนการว่าควรจะปฏิบัติงานอย่างไรในอดีตที่ผ่านมา

น่าเสียดายที่บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้เก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับกระบวนการธุรกิจไว้ในระดับองค์กรธุรกิจ แทนที่จะเป็นทีมโครงงานทำการทบทวนกระบวนการ หรือเขียนคู่มือหรือซอฟต์แวร์ตามแต่ละโครงงาน ดังนั้นเมื่อกฎต่าง ๆ ได้ถูกค้นพบระหว่างความพยายามการออกแบบกระบวนการใหม่ แต่คนทั่วไปก็ยังเข้าไม่ถึงกฎเหล่านั้น การปรับเรียงนโยบายของบริษัทและกฎต่าง ๆ ที่ใช้ในกระบวนการต่าง ๆ ก็ยังคงเป็นปัญหาอยู่

กฎธุรกิจซึ่งเป็นเหมือนคำแถลงของความมุ่งมั่นเชิงการจัดการถูกใช้อยู่ทั่วไปในทุก ๆ องค์กร ทุกคนในองค์กรเขียนบันทึกข้อความ คู่มือการทำงาน และนำไปใช้ในซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลต่าง ๆ ตลอด 20 ปีที่ผ่านมา ผู้ผลิตซอฟต์แวร์ได้สำรวจหาความสามารถของตัวของในการค้นหากฎธุรกิจต่าง ๆ ให้พบ ทำการจัดเก็บไว้และการนำออกมาใช้ในหลากหลายการใช้งาน  

ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้ถูกออกแบบให้มาใช้งานที่หลากหลาย บางซอฟต์แวร์สามารถให้ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ใส่กฎธุรกิจเข้าไปในซอฟต์แวร์ที่ใช้งานด้วยเลย บางซอฟต์แวร์ก็มีเครื่องมืออื่นมากับซอฟต์แวร์เพื่อที่จะทำให้เกิดความยืดหยุ่นสำหรับเครื่องมือที่ใช้ใน Workflow หรือ เครื่องมือของ BPM

บริษัทส่วนใหญ่นั้นยังคงไม่พร้อมที่จะสร้างแหล่งเก็บและรวบรวมกฎธุรกิจขององค์ธุรกิจ มาตรฐานที่จะทำให้เป็นจริงได้และมีประสิทธิภาพเพิ่งจะเริ่มพัฒนา เมื่อมาตรฐานนั้นได้รับการยอมรับมากขึ้น เราก็คงเห็นบริษัทต่าง ๆ นำเอาแนวคิดนี้มาใช้มากขึ้น เราก็คงจะเห็นตลาดของเครื่องมือในการจัดการกฎธุรกิจออกมาจำหน่ายในตลาดมากขึ้น ซึ่งอาจจะใช้ร่วมกับเครื่องมือของ BPM หรือ Knowledge Management

ส่วนในระหว่างนี้ ผู้ปฏิบัติงานในด้านการปรับเปลี่ยนกระบวนการธุรกิจควรจะทำในสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อที่จะจัดเตรียมไว้สำหรับการใช้งานกฎธุรกิจที่เป็นระเบียบกว่า พวกเขาควรจะเรียนรู้เกี่ยวกับกฎต่าง ๆ และวิธีที่จะเขียนกฎต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ นักปรับเปลี่ยนกระบวนการธุรกิจควรจะค้นหากฎต่าง ๆ ให้พบเมื่อมีโอกาสและใช้กฎเหล่านั้นกับนโยบายขององค์กรและกระบวนการธุรกิจ ที่สุดแล้วผู้จัดการกระบวนการธุรกิจควรจะเตรียมตัวแต่บัดนี้สำหรับการใช้งานของกฎธุรกิจที่กว้างขวางขึ้นในอนาคต

• “Business Rules: Introduction” Business Process Trend Newsletter, Vol.1, No.7 July 2003