บูรณะศักดิ์  มาดหมาย 
Buranasak_madmaiy@yahoo.com

ในกระบวนการการดำเนินองค์กรธุรกิจสามารถนำการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ในแง่ของฟังก์ชั่นการทำงานในด้าน กระบวนการจัดจำหน่าย (Distribution) วัตถุประสงค์หลักต้องการให้มีประสิทธิภาพรวดเร็วและแม่นยำขึ้น สามารถสนองความต้องการของลูกค้าในตลาด สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่มีความเกี่ยวข้องกับลอจิสติกส์

การจัดการซัพพลายเชนและลอจิสติกส์ (Supply Chain and Logistics Management) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ จัดหาวัตถุดิบ การผลิต การจำหน่าย การจัดเก็บสินค้า การขนส่งหรือการส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้า

โดยเชื่อมโยงกระบวนการทุกขั้นตอนเข้าด้วยกันเป็นห่วงโซ่หรือเครือข่าย ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ตั้งแต่ธุรกิจต้นน้ำ กลางน้ำ และปลายน้ำ อาทิ คู่ค้า ผู้จัดหาวัตถุดิบ ผู้จัดจำหน่าย หรือ ร้านค้าปลีก ให้เกิดการประสานงานอย่างต่อเนื่องและไปในแนวทางเดียวกัน ด้วยการนำสินค้าที่ถูกต้อง ไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง ในเวลาที่ถูกต้อง ต้นทุนต่ำลง

เมื่อการจัดการซัพพลายเชนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการการจำหน่าย การจัดเก็บสินค้าและบริการให้กับลูกค้า ผู้ประกอบการต้องอาศัยความเข้าใจและคำนึงถึงเรื่องพฤติกรรมการซื้อของลูกค้าช่องทางการจัดจำหน่าย ที่สำคัญที่สุด คือ สถานที่ตั้ง หรือทำเลที่ตั้งธุรกิจ

หากเป็นธุรกิจขายปลีก ทำเลที่ตั้งจะมีความสำคัญเป็นพิเศษ เพราะจะต้องตั้งอยู่ในที่ที่ลูกค้ามาติดต่อได้สะดวกซึ่งหมายถึงการกระจายสินค้าไปให้ถึงลูกค้า โดยวิธีการจัดจำหน่ายสินค้า หรือช่องทางในการกระจายสินค้าไปยังลูกค้า มีวิธีการดังนี้

การขายสินค้าโดยตรง หรือการขายตรง หมายถึง การขายสินค้านั้น ๆ โดยไม่ผ่านคนกลางเป็นวิธีที่ง่ายและสั้นที่สุด สินค้าจะถึงมือลูกค้าโดยตรง

การขายปลีกและขายส่ง
- การขายปลีก หมายถึง การขายสินค้าไปยังร้านหรือผู้ที่จะขายสินค้าให้กับผู้ใช้อีกทีหนึ่ง
- การขายส่ง หมายถึง การขายสินค้าจำนวนมากให้กับผู้ค้าปลีก การขายส่งมีประโยชน์สำหรับกิจการที่ผลิตสินค้าจำนวนมาก

กิจกรรมการจัดจำหน่าย ต้องใช้เงินลงทุนมาก และต้องการบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ต้องมีคนกลางเป็นผู้ใกล้ชิดกับลูกค้า เข้าใจพฤติกรรมการซื้อและการตัดสินใจของลูกค้าเป้าหมายได้ดีมีความสามารถในการปรับประเภท รูปแบบ ปริมาณ และขนาดบรรจุ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีช่วยให้เข้าถึงตลาดเป้าหมายได้ทั่วถึง

การเลือกช่องทางการจัดจำหน่ายผู้ประกอบการจะต้องพิจารณาความเหมาะสมของกิจการแต่ละประเภท ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกช่องทางการจัดจำหน่าย ข้อมูลที่ควรศึกษา ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลกิจการ ข้อมูลยอดขาย ต้นทุน กำไร โดยเน้นการส่งเสริมการจำหน่าย เพื่อกำหนดแนวทางและวิธีการค้า ให้สินค้าและบริการไปยังลูกค้า โดยใช้งบประมาณที่มีอยู่อย่างประหยัด และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด อาทิ การโฆษณา การจัดวางสินค้า การให้ข้อเสนอพิเศษ การสาธิต

ปัจจุบัน Supply Chain Management เป็นระบบที่มีความสำคัญในการจัดการการบริหารและเชื่อมโยงเครือข่ายตั้งแต่ Suppliers, Manufacturers, Distributors เพื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ได้นำมาในการจัดหาสินค้าของธุรกิจค้าปลีก Retailing Store ซึ่งไม่ได้แตกต่างจากการจัดหาสินค้าของกิจการทั่วไป

คือสินค้าที่จะจัดหามาเข้า Stock เพื่อให้ลูกค้าซื้อหานั้นจะดูจากความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก โดยที่ข้อมูลความต้องการของลูกค้านั้นได้จากข้อมูลขายในแต่ละวันซึ่งบันทึกเก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์กรเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ด้านต่าง ๆ

เมื่อทราบความต้องการสินค้าของลูกค้าและปริมาณสินค้าที่ต้องมีในแต่ละรอบระยะเวลา (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทว่าต้องการให้มีรอบการหมุนเวียนสินค้าคงคลังมากน้อยแค่ไหน) ก็จะทำการวางแผนเพื่อที่จะทำการจัดหาเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้านั้น ๆ โดยพิจารณาจากระดับสินค้าคงคลังภายใน Warehouse ของสาขาของตนและศูนย์กระจายสินค้า  

ซึ่งเป็นศูนย์กลางการส่งสินค้าของธุรกิจไปยังสาขาต่าง ๆ อีกทีหนึ่ง เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการที่ Supplier แต่ละเจ้าต้องขนส่งสินค้ามาให้แต่ละสาขา โดยแผนนั้นอาจทำเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนหรือรายไตรมาส แล้วส่งต่อให้ Suppliers หรือ Manufacturers เพื่อให้สามารถจัดหาสินค้าหรือผลิตสินค้าได้ตรงตามที่ต้องการ

เมื่อถึงกำหนด Suppliers จัดหาสินค้าได้ หรือผู้ผลิตได้ผลิตสินค้าเสร็จแล้วก็จะทำการส่งสินค้ากลับมาที่ ศูนย์กระจายสินค้าของบริษัท เพื่อรอการส่งต่อไปยังสาขาต่าง ๆ ซึ่งกำหนดการส่งสินค้านั้นทางองค์กรได้ทำการส่งให้พร้อมกับแผนแล้ว

Suppliers และผู้ผลิตจะต้องส่งสินค้ามาที่ศูนย์กระจายสินค้าตามวันที่กำหนดเพื่อให้สอดคล้องกับแผนการกระจายสินค้าที่ได้วางไว้ ทำให้ไม่ต้อง Stock สินค้าไว้เป็นจำนวนมากทั้งที่ศูนย์ฯ และสาขา เมื่อสินค้ามาส่งที่ศูนย์กระจายสินค้าก็สามารถทำการส่งต่อไปยังสาขาได้ทันทีเรียกว่า "Hub and Spoke"

เนื่องจากที่ผ่านมาเกิดปัญหาขึ้นเกี่ยวกับระบบการจำหน่ายจนสร้างปัญหาที่เกิดขึ้นในเรื่องของต้นทุนสินค้าสูงขึ้น ส่งผลต่อคุณภาพของสินค้าหรือบริการมีคุณภาพต่ำ บริการที่ให้แก่ลูกค้าไม่เป็นที่น่าประทับใจและไม่น่าเชื่อถือจนทำให้ยอดขายขององค์กรตกลง ซึ่งผลกระทบทั้งหมดดังกล่าวเกิดจากการที่สินค้าคงคลังมีจำนวนมาก การปฏิบัติการที่ไม่มีประสิทธิภาพ มีการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้อย่างล่าช้า ไม่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยเข้ามาใช้

ฉะนั้นในธุรกิจค้าปลีกจึงได้มีการนำ Supply Chain โดยการทำ Maximize Customer Values เพื่อการสร้างระบบที่เน้นการออกแบบและการผลิต โดยที่สินค้าหรือบริการที่ออกมานั้นมีคุณภาพสูง สามารถตอบโจทย์และสนองความต้องการของลูกค้าได้ และการทำ Minimize Costs เพื่อการลดต้นทุนของสินค้า โดยการสร้างระบบให้มีประสิทธิภาพสูงและกำจัดอะไรก็ตามที่ไม่จำเป็นออก

TESCO เป็นธุรกิจค้าปลีกที่มีการจัดระบบการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ระบบ Supply Chain & Distribution Center ของ Tesco Lotus ได้รับการยอมรับให้เป็นแบบอย่างในการนำระบบซัพพลายเชนในกระบวนการจัดจำหน่าย (Distribution) มาใช้ โดยในธุรกิจค้าปลีก ถ้าเริ่มในระบบ Supply Chain จะพบว่า มีแค่ในรายการสั่งซื้อในหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้นที่จะคอยบริหารสต็อกและสินค้า

แต่ในการปฏิบัติการจริงนั้น ต้องดูในส่วนของหลังบ้านอย่างศูนย์กระจายสินค้า หรือคลังสินค้า ที่คอย Support กระบวนการเหล่านี้ให้เคลื่อนไหวอย่างมีระบบ

สาขาแห่งแรกของโลตัสนั้นเกิดขึ้นเมื่อปี 2537 ที่ศูนย์การค้าซีคอนสแควร์ โดย CP ยังมีหุ้นส่วนถึง 50% นั้น ปัญหาแรกที่กลุ่ม CP ต้องเจอคือ การ Control สินค้าเข้าห้างที่ทำด้วยความลำบาก สาเหตุสำคัญนั่นคือ ในช่วงปี 2537-2538 ห้างโลตัสยังเหมือนกับค้าปลีกทั่วไปโดยมีอยู่ 2 สาขา มีคู่ค้ามาส่งของที่ Store แต่เมื่อจะขยายสินค้าก็จะเกิดปัญหาเนื่องจากรายการสินค้านั้นเพิ่มขึ้นถึง 2,000 รายการ และมีคู่ค้าเพิ่มขึ้นถึง 2,000 ราย

ดังนั้น แต่ละ Store จะต้องมีใบรับ-ส่งรายการสินค้ามากถึง หรือเท่ากับ 22 ล้านครั้งในการจัดส่งสินค้าต่อปี ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นทำให้โลตัสได้ตัดสินใจสร้างคลังสินค้าและศูนย์กระจายสินค้าขึ้น ที่วังน้อย ซึ่งจากการมีศูนย์กระจายสินค้า จะทำให้ทุกอย่างลด Cost ลงไป สามารถทำการสั่งซื้อได้ล่วงหน้า คู่ค้าเพียงมาส่งของที่ศูนย์กระจายสินค้าแห่งเดียว

นอกจากนี้ยังใช้ กลยุทธ์ Backhauling เป็นการรับสินค้าตรงจากคลังสินค้าหรือจากโรงงานของคู่ค้า ในเส้นทางเดินรถจากสาขาต่าง ๆ กลับมายังศูนย์กระจายสินค้าวังน้อยอีกด้วย ทำให้ช่วยประหยัดต้นทุนในการขนส่งและยังช่วยประหยัดเวลาของทั้งคู่ค้าและบริษัท เป็นตัวอย่างของการบริหารรถขนส่ง เพราะการประหยัดต้นทุน คือการหาวิธีที่จะไม่ให้รถวิ่งเที่ยวเปล่าไปยังที่ต่าง ๆ

ในช่วงเวลา 5 ปี Tesco ลดต้นทุนไปได้มหาศาลจากการวิ่งรถส่งของไปยังสาขาต่าง ๆ ลดการใช้ได้ 4.8 ล้านกิโลเมตร นอกจากนี้ Tesco Lotus ยังใช้ กลยุทธ์ประตูการค้าสองทาง ช่วยอำนวยความสะดวกทั้งการนำเข้าสินค้ามายังประเทศไทย และการส่งออกสินค้าที่ผลิตในไทยไปจำหน่ายยังสหราชอาณาจักร

การเป็นประตูการค้าสองทางเช่นนี้ นอกจากจะช่วยให้ลูกค้าชาวไทยได้รับประโยชน์จากระบบการจัดหาสินค้าและซื้อสินค้าได้ในราคาถูกแล้ว ยังเป็นช่องทางส่งสินค้าที่ผลิตในประเทศไทยไปขายในเครือข่ายเทสโก้ที่สหราชอาณาจักรอีกด้วย

ศูนย์กระจายสินค้าของ Tesco Lotus ปัจจุบันตั้งอยู่ที่ อำเภอวังน้อย จังหวัดพระนครศรีอยุธยา ซึ่งเป็นศูนย์กระจายสินค้าที่ใหญ่ที่สุดในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ประเทศไทยเป็น 1 ใน 6 ประเทศศูนย์กลางกระจายสินค้าทั่วโลกของกลุ่มเทสโก้ที่คาดว่าสามารถจัดส่งสินค้าอุปโภคร้อยละ 15 ไปยังเครือข่ายทั่วโลกได้ มีมูลค่าการก่อสร้าง 1,300 ล้านบาท สามารถบริหารการกระจายสินค้ากว่า 500,000 หน่วยบรรจุต่อวัน สินค้าเหล่านี้จะถูกขนส่งต่อไปยังสาขาต่าง ๆ มีประสิทธิภาพและในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย

นอกจากนี้ ศูนย์แห่งนี้ยังช่วยเหลือบริษัทคู่ค้าของ Tesco Lotus ในเรื่อง บรรจุภัณฑ์ การติดป้ายราคา และการขนส่งสินค้าให้ได้ตามมาตรฐานสากลอีกด้วย นับเป็นการยกระดับความสามารถของบริษัทไทยให้สามารถดำเนินงานได้ตามความต้องการของต่างชาติ เพื่อขยายขีดความสามารถในการส่งออกผ่านกลยุทธ์ประตูการค้าสองทางของ Tesco Lotus มีพนักงานทั้งหมด 500 คน มีการพัฒนาต่อเนื่อง

ล่าสุดได้ทำการก่อสร้างอาคารและติดตั้งสายพานลำเลียงอัตโนมัติ (Cross Dock) เสร็จสมบูรณ์เมื่อเดือนมกราคม 2546 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้าให้มีความรวดเร็วขึ้น และช่วยลดต้นทุนในการสำรองสินค้า โดยทีมงานคนไทยจากฝ่ายธุรกิจสนเทศ ของ Tesco Lotus เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มีพื้นที่ประมาณ 70,000 ตารางเมตร แบ่งเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่

1. คลังสินค้าประเภทไม่ต้องแช่เย็น ได้แก่ สินค้าอุปโภคบริโภค เครื่องใช้ไฟฟ้า และเสื้อผ้า ประกอบด้วยสองส่วน
ส่วนแรก    ส่วนคลังสินค้า มีพื้นที่ 44,500 ตารางเมตร
ส่วนที่สอง ส่วนอาคารสินค้าส่งผ่าน (Cross Dock) 15,500 ตารางเมตร
2. ศูนย์กระจายสินค้าอาหารสด มีพื้นที่ 10,000 ตารางเมตร

มีพื้นที่ติดกับศูนย์กระจายสินค้า ศูนย์กระจายสินค้าประเภทอาหารสดนี้แบ่งพื้นที่ออกเป็น 4 ส่วน แยกกันตามอุณหภูมิ (1, 8, 20, 25 องศาเซลเซียส) สามารถกระจายสินค้าได้ทั้งประเภทอาหารแช่แข็ง และอาหารทะเลสด อาหารประเภท ผลไม้ ผัก เนื้อ อาหารแช่แข็ง อาหารทะเลสด เบเกอรี่ และวัตถุดิบสำหรับประกอบอาหาร จะได้รับการตรวจสอบคุณภาพตามขั้นตอนก่อนที่จะขนส่งสินค้าไปยัง Tesco Lotus ทั่วประเทศ

การควบคุมคุณภาพอาหารสด จะควบคุมทั้งลักษณะภายนอกและสารเคมีในอาหาร เพื่อความปลอดภัยของลูกค้า การควบคุมสารเคมีในอาหารจะรวมไปถึงสารจำพวก ฟอร์มาลีน, บอร์แรกซ์ และยาฆ่าแมลงประเภทฟอสเฟตและคาร์บอร์เนต เมื่ออาหารสดมายังศูนย์แล้ว อาหารสดทั้งหมดจะถูกเคลื่อนย้ายใส่ลังและทำการสุ่มเพื่อตรวจสอบความสดและคุณภาพ หลังจากนั้นจะทำการเปลี่ยนบรรจุภัณฑ์สู่ลังมาตรฐานเพื่อทำการส่งไปยังห้าง Tesco Lotus

โดยสินค้าเหล่านี้จะถูกเคลื่อนย้ายไปยังสู่ห้องเก็บความเย็นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยอาหารสดจะถูกเก็บไว้ในห้องเก็บความเย็นไม่เกิน 12 ชั่วโมง และนำส่งไปยังห้าง Tesco Lotus โดยยานพาหนะสิบล้อ ภายใต้อุณหภูมิ 25 องศาเซลเซียส กว่า 25,000 ลังของสินค้าประเภทอาหารสด จะส่งมายังศูนย์กระจายสินค้าแห่งนี้ทุกวัน โดยมีคู่ค้าท้องถิ่นประมาณ 250 ราย

ในปัจจุบันระบบคอมพิวเตอร์ที่นี่จะสั่งซื้อสินค้าโดยคำนวณจากยอดขาย และประมาณการขายของสินค้าต่าง ๆ และจะส่งใบสั่งซื้อสินค้าใบยังคู่ค้ารวมใบเดียวโดยอัตโนมัติ แล้วคู่ค้าก็จะจัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ หลังจากนั้นอาหารสดจะถูกจัดส่งไปยังรถบรรทุกที่มีระบบทำความเย็นไปยัง Store ที่สำคัญ อาหารสดนั้นมาจากเกษตรกรชาวไทยทั้งหมดยกเว้นในส่วนของอาหารสั่งพิเศษซึ่งจะนำเข้าจากต่างประเทศก็จะมีฉลากพิเศษ

ศูนย์กระจายสินค้า Tesco Lotus เป็นศูนย์กระจายสินค้าแห่งแรกในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมแบบครบวงจร มีเวลาทำการ 24 ชั่วโมง มีระบบการลำเลียงสินค้าใช้ระบบรหัสบาร์โค้ดที่ทันสมัย และมีระบบสายพานไฟฟ้าที่ทันสมัยที่สามารถแยกประเภทสินค้า และกระจายสินค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ภายใต้ระบบเหล่านี้สินค้าที่คู่ค้าจัดส่งมายังศูนย์กระจายสินค้าสินค้าจะถูกจัดส่งไปยัง Tesco Lotus สาขาต่าง ๆ ภายใน 12 ชั่วโมง

1. Warehouse Distribution หรือ Logistics
2. สินค้าอาหารสด
3. การบริหารสินค้าคงคลัง
4. การติดต่อประสานงาน
5. วางแผนการกระจายสินค้ากับ Supplier ที่เป็นคู่ค้า

Tesco Lotus จะมีทีมจัดซื้อเพื่อไปดูสินค้าในตลาด ถ้าเป็นสินค้าที่ได้รับความนิยมก็จะไปเจรจาขอซื้อเพื่อเอามาขายใน Store จากนั้นผู้บริหารสินค้าคงคลังจะดูแลจัดส่งสินค้า จะพิจารณาทั้งสินค้าในการจัดโปรโมชั่น การทำ Supply Chain Planning ทั้งการจัดวางตารางในการกระจายสินค้าต่าง ๆ ไปยัง Store ต่าง ๆ ของ Tesco Lotus ทั่วประเทศ

มีระบบคอมพิวเตอร์แจ้งจำนวนและตำแหน่งที่จัดเก็บสินค้าต่าง ๆ รวมทั้งระยะเวลาที่สินค้านั้น ๆ อยู่ในคลังจัดเก็บสินค้า ทั้งนี้ กระบวนการรับส่งสินค้าในคลังสินค้าทั่วไปนั้น ในโปรแกรม Warehouse Management System จะใช้ Scan ตัวเดียวใน Warehouse เมื่อได้รับใบสั่งซื้อก็จะแปลข้อมูลเป็นบาร์โค้ดในการรับสินค้า

จากนั้นจะมีการเช็คสินค้าว่าตรงกับรหัสบาร์โค้ดหรือไม่ โดยสินค้าที่เข้ามานั้นจะเป็นฟิกซ์ใบ Product Lines คือ รับเข้ามาแล้ว จัดแยกแยะด้วยมือ กับซอสใบคอนเวนเยอร์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ Visualize จัดการ Scan แยกแยะ ทุกวันมีรถบรรทุกจำนวน 500-700 คัน นำสินค้าอุปโภคบริโภคมาส่งที่ศูนย์กระจายสินค้า โดยจะมีกล่องผ่านศูนย์กระจายสินค้านี้ประมาณ 300,000-800,000 กล่อง เป็นประจำทุกวัน

ทั้งนี้จะมีรถหัวลากที่พ่วงตู้คอนเทนเนอร์ขนาด 40 ฟุต จำนวน 150-170 คัน ขนส่งสินค้าจากศูนย์กระจายสินค้า เพื่อกระจายสินค้าต่าง ๆ ไปยัง Tesco Lotus สาขาต่าง ๆ ทั่วประเทศ ที่สำคัญ Tesco Lotus ยังมีระบบที่เรียกว่า Backhauling ทำให้ช่วยประหยัดต้นทุนในการขนส่งและยังช่วยประหยัดเวลาของทั้งคู่ค้าและบริษัท ในกรณีที่กระแสไฟฟ้าในพื้นที่ดับ  

ศูนย์กระจายสินค้าจะมีเครื่องปั่นกระแสไฟฟ้าสำรองขนาด 2 ล้านวัตต์ ที่มีกำลังเพียงพอในการปฏิบัติงานของศูนย์กระจายสินค้าให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ยังมีพื้นที่สำรองงานข้อมูลสารสนเทศและข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติของ Tesco Lotus ในกรณีที่มีเหตุต้องปิดระบบที่สำนักงานใหญ่ ในกรุงเทพฯ

ที่ศูนย์กระจายสินค้ามีศูนย์ควบคุมคุณภาพสินค้าประเภทสิ่งทอ โดยเสื้อผ้าที่จำหน่ายใน Tesco Lotus ทุกสาขา จะได้รับการตรวจสอบคุณภาพที่ศูนย์กระจายสินค้า ก่อนที่จะนำไปจำหน่ายให้แก่ลูกค้า ส่วนการบำรุงรักษาอุปกรณ์การทำงานที่ศูนย์กระจายสินค้า ประกอบด้วย ที่ชาร์จแบตเตอรี่รถไฟฟ้าต่าง ๆ ที่ใช้งานในศูนย์กระจายสินค้า ในกรณีที่กระแสไฟฟ้าดับ เวลาจะ Store ขายสินค้าให้กับลูกค้านั้นจะมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์เมนเฟรมทั้งหมด 10 ตัว

แต่ที่เกี่ยวข้องกับการกระจายสินค้าจริง ๆ มีเพียงแค่ 3 ตัว ซึ่งเกี่ยวข้องในระบบตั้งแต่เมื่อแคชเชียร์หยิบสินค้ามาแสกนบาร์โค้ด สินค้ารายการนั้นจะถูกตัดสต็อกหลังร้าน แล้วข้อมูลก็จะถูกอัพโหลดส่งจากสาขาแบบ Real Time ไปยังสำนักงานใหญ่แล้วสำนักงานใหญ่ก็จะรวบรวมคำสั่งซื้อของแต่ละสาขาเข้าด้วยกันส่งไปยัง Vendor และส่งข้อมูลไปยัง DC วังน้อย

โปรแกรม SCS (Stock Control System) เป็นระบบบริหารการขายของ Store ที่ทั้ง 75 Stores มีใช้งานอยู่ จะทำหน้าที่รับสินค้าเข้า Store และตัดยอดสินค้าออกจาก Store เมื่อขายสินค้าได้ ซึ่งฟังก์ชันการทำงานหลัก ๆ ก็เหมือนโปรแกรมขายสินค้าที่ใช้งานในซุปเปอร์มาร์เก็ต หรือมินิมาร์ตทั่ว ๆ ไป

โปรแกรม RAMS (Richter Automated Merchandising System) เป็นระบบที่เป็นทั้งมันสมองของการปฏิบัติการ และเป็นประตูควบคุมการไหลของรายการสินค้าและข้อมูลข่าวสารทั้งหมด หลังจากที่ SCS แต่ละสาขา Upload ข้อมูลในทันทีที่ขายได้มาให้ RAMS แล้ว RAMS จะรวบรวมข้อมูลจากทุกสาขาเข้าด้วยกันแล้วส่งไปให้ Vendor ที่เป็นคู่ค้าทราบ เพื่อเป็นสัญญาณให้เกิดกระบวนการเติมสินค้า (Replenishment) ให้กับ Distribution Center ที่วังน้อย

โปรแกรม RAMS (Richter Automated Merchandising System) เป็นระบบที่เป็นทั้งมันสมองของการปฏิบัติการ และเป็นประตูควบคุมการไหลของรายการสินค้าและข้อมูลข่าวสารทั้งหมด หลังจากที่ SCS แต่ละสาขา Upload ข้อมูลในทันทีที่ขายได้มาให้ RAMS แล้ว RAMS จะรวบรวมข้อมูลจากทุกสาขาเข้าด้วยกันแล้วส่งไปให้ Vendor ที่เป็นคู่ค้าทราบ เพื่อเป็นสัญญาณให้เกิดกระบวนการเติมสินค้า (Replenishment) ให้กับ Distribution Center ที่วังน้อย

โปรแกรม RAMS (Richter Automated Merchandising System) เป็นระบบที่เป็นทั้งมันสมองของการปฏิบัติการ และเป็นประตูควบคุมการไหลของรายการสินค้าและข้อมูลข่าวสารทั้งหมด หลังจากที่ SCS แต่ละสาขา Upload ข้อมูลในทันทีที่ขายได้มาให้ RAMS แล้ว RAMS จะรวบรวมข้อมูลจากทุกสาขาเข้าด้วยกันแล้วส่งไปให้ Vendor ที่เป็นคู่ค้าทราบ เพื่อเป็นสัญญาณให้เกิดกระบวนการเติมสินค้า (Replenishment) ให้กับ Distribution Center ที่วังน้อย

รูปแบบในการส่งข้อมูลจะเป็นแบบ EDI ให้กับ Vendor หลัก ๆ 30 กว่าราย ส่วน Vendor ที่เหลือจะเป็นการส่ง Fax แบบอัตโนมัติ และในขณะเดียวกัน RAMS จะส่งข้อมูลทั้งหมดให้กับ Distribution Center ที่วังน้อยด้วย เพื่อให้เป็นการเตรียมตัวรับสินค้าที่จะส่งเข้าไปใน Distribution Center

โปรแกรม PCS (Product Controlling System) เป็นระบบที่ใช้ในการบริหาร Distribution Center แบบ Real Time ทำหน้าที่จัดลำดับคิว Vendor ที่จะมาส่งสินค้าที่ Distribution Center วังน้อย และบริหารพื้นที่ใช้งานให้กับ Distribution Center ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยระบบการสื่อสารทั้งหมดใน Distribution Center จะใช้คลื่นสัญญาณความถี่วิทยุ (Radio Frequency: RF) ผ่านสถานีฐานรับส่งสัญญาณ (Base Station) ที่ติดตั้งเป็นระยะ ๆ อยู่รอบ Distribution Center ใน Store นั้นจะใช้ระบบ SCS

ส่วนที่ Head Office หรือสำนักงานใหญ่ จะเป็นโปรแกรม SCS และโปรแกรม RAMS ซึ่ง RAMS นั้นจะเป็นโปรแกรมใหญ่บริหารงานทั้งบริษัท ขณะที่ PCS นั้นเป็นโปรแกรมสำหรับคลังสินค้าโดยเฉพาะ และมีหน้าที่บริหารคลังสินค้า 

ลักษณะการทำงานเมื่อโปรแกรม SCS ทำการขายของก็จะ Online ไปยัง RAMS ที่สำนักงานใหญ่ จากนั้นจะ Link มายัง PCS นอกจากนี้ RAMS ยังมีหน้าที่อีกอย่างหนึ่งคือ จะ Press Order ไปยัง Vendor เพื่อให้ Vendor มาส่งสินค้าใน DC ถัดไป

สำหรับ DC หรือคลังสินค้าในศูนย์กระจายสินค้าวังน้อยนี้ จะแบ่งเป็น 2 ประเภท
1. คลังสินค้าประเภทที่คู่ค้าไม่สามารถมาส่งตามเวลาที่กำหนดไว้ได้ ทำให้ต้องมีการสั่งล่วงหน้าเพื่อมาตุนสินค้าไว้ ซึ่งเป็นสินค้าที่จะต้อง Stock
2. คลังสินค้าส่งผ่าน หรือ Cross Docking สำหรับคู่ค้าที่มีศักยภาพสูงในการบริหารสต็อกของตัวเอง สามารถส่งสินค้าได้ตามกำหนดแบบวันต่อวัน

ใน Cross Docking นั้นยังจัดเป็นคลังสินค้าแบบ Picking ที่จะสามารถแยกแยะหีบห่อให้คัดเลือกสินค้าจำนวนกว่า 25,000 รายการ จัดส่งไปตาม Store ได้สมบูรณ์แบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ Visualize Scanner ที่มีราคากว่า 90 ล้านบาท เป็นเครื่องแรกและทันสมัยที่สุดในประเทศไทย โดยใช้เวลาประมาณ 6,000 ลังต่อชั่วโมง

เป้าหมายในการมองของ Tesco Lotus สำหรับสิ่งที่ Supplier ที่เป็นคู่ค้าจะได้รับจากศูนย์กระจายสินค้าที่ทันสมัยที่สุดในประเทศไทยแห่งนี้ คือ

1. แม้ Tesco Lotus จะมี Store หลายสาขา แต่คู่ค้าจะได้ใบสั่งซื้อเพียงใบเดียวแทนใบสั่งซื้อจาก Store ทุกสาขา
2. จะใช้จุดรับสินค้าเพียงจุดเดียว แทนการจัดส่งไปยัง Tesco Lotus ทุกสาขา
3. ศูนย์กระจายสินค้าจะทำหน้าที่ในการขนถ่ายสินค้าจากรถสินค้าไปยังคลังสินค้า ในขณะเดียวกันคู่ค้าใช้เพียงคนขับรถเพียงคนเดียว เพื่อตรวจรับระหว่างการขนถ่ายสินค้า
4. ศูนย์กระจายสินค้าเปรียบเสมือนเป็นคลังสินค้าของคู่ค้า
5. สามารถเพิ่มยอดขายให้กับคู่ค้าได้ถึง 25-40%
6. ศูนย์กระจายสินค้ามีการออกบาร์โค้ดและฉลากรับสินค้าของคู่ค้าที่ยังไม่มีบาร์โค้ด

Tesco Lotus ได้ติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์แม่ข่ายรุ่นใหม่ที่สำนักงานใหญ่ ใช้ในงานด้านการจัดซื้อสินค้าและบัญชี ซึ่งจะเชื่อมต่อกับระบบคอมพิวเตอร์ซอฟแวร์ "นอติลุส" ซึ่งจะติดตั้งไว้ที่ศูนย์กระจายสินค้า ระบบจะเริ่มปฎิบัติการเมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับคำสั่งซื้อผ่านระบบแม่ข่าย ข้อมูลคำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังคู่ค้าพร้อม ๆ กับศูนย์กระจายสินค้า

เมื่อคำสั่งซื้อมาถึงศูนย์กระจายสินค้าและสินค้าที่สั่งได้จัดส่งมาถึงศูนย์กระจายสินค้า สินค้าจะถูกบันทึกลงในรายการของคลังสินค้า และระบบซอฟแวร์ "นอติลุส" จะสร้างระบบบาร์โค้ดและฉลากสินค้าขึ้น

ขณะที่สินค้าถูกบันทึกรายการ ระบบก็จะสามารถบอกรายละเอียดที่เกี่ยวเนื่องกับสินค้านั้น ๆ เช่น สินค้าที่เป็นสินค้ารายการ Cross Docking หรือเป็นสินค้าที่จะต้องสต็อก ถ้าเป็นรายการสินค้าที่จะต้องสต็อกอุปกรณ์ตรวจรับสินค้าด้วยคลื่นความถี่วิทยุก็จะบอกรายละเอียดของโซนและที่จัดวางสินค้านั้น ๆ

ในการรับสินค้าแต่ละครั้ง ระบบซอฟแวร์นอติลุส ก็จะส่งข้อมูลจำนวนสินค้าที่รับไปยังระบบแม่ข่ายอัตโนมัติ บัญชีเจ้าหนี้จะได้รับข้อมูลและลงรายการตามจำนวนที่ได้รับ

ระบบแม่ขายและระบบซอฟแวร์นอติลุส จะให้ประโยชน์แก่คู่ค้าในด้านการลดจำนวนเอกสารที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อ (ใช้ใบสั่งซื้อ 1 ใบแทนสั่งซื้อจากทุกสาขา) ความถูกต้องของข้อมูลรายการและจำนวนสินค้าที่ถูกจัดส่ง ทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถประมาณการจำนวนสินค้าที่ต้องการจากคู่ค้าได้ จำนวนยอดขายสินค้าของคู่ค้าก็จะเพิ่มขึ้นด้วยเนื่องจากการส่งสินค้าไปยังศูนย์กระจายสินค้าจึงทำให้ต้องมีการสต็อกสินค้าไว้สำหรับโลตัสทุกสาขา ซึ่งเป็นการเพิ่มจำนวนการสั่งซื้อให้กับคู่ค้า มีสินค้าอยู่บนชั้นวางสินค้าโลตัสทุกสาขาอยู่ตลอดเวลา

ในการจัดหาสินค้าในอดีตนั้นจะไม่ได้มองที่ความต้องการหรือผลตอบรับจากลูกค้าเท่าใดนัก คือ มีการรับข้อร้องเรียนของลูกค้าแต่การนำไปปรับปรุงนั้นน้อย อีกทั้งการติดต่อสื่อสารกันระหว่าง Supplier และบริษัทนั้นยังไม่มีความสัมพันธ์อันดีเท่าไรนัก เป็นไปในลักษณะคุณมีอะไรมาเสนอขายก็เสนอก่อนก็แล้วกัน ซื้อเมื่อไหร่จะติดต่อไปอีกที โดยไม่ได้คำนึงถึงความต้องการของลูกค้ามาประกอบการตัดสินใจในการเลือกคู่ค้าและสินค้าเลย  

แต่ในปัจจุบันนี้รูปแบบเหล่านี้ได้เริ่มเปลี่ยนแปลงไป มีการเอาใจใส่ถึงความต้องการของลูกค้ามากขึ้น ซึ่งธุรกิจของเราเองก็หนีไม่พ้น แต่วิธีการทั้งหมดไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย เพราะบางสิ่งบางอย่างก็ไม่สามารถใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการหรือการตัดสินใจได้ เช่น วัฒนธรรมองค์กรของ Supplier แต่ละเจ้า เป็นต้น

ในการจัดซื้อจัดหานั้นต้องมีการติดต่อสื่อสารกันระหว่างธุรกิจและ Supplier เพื่อให้ทราบความต้องการและเพื่อให้เกิดการสื่อสารแบบสองทาง เมื่อเกิดปัญหาหรือต้องวางแผนต้องกระทำร่วมกัน ซึ่งระบบใหม่นี้จะต้องรองรับการสื่อสารระหว่างกันได้

นอกจากนี้ในระบบจะมีการสะสมองค์ความรู้และประสบการณ์ของพนักงานจัดซื้อทุกคนไว้ เพื่อเป็นบรรทัดฐานในการตัดสินใจครั้งต่อไปด้วย ทุก ๆ ฝ่ายมีความเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน โดยมีลูกค้าเป็นหัวใจหลักในการขับเคลื่อนกิจกรรมต่าง ๆ นี้ และเกณฑ์ในการตัดสินใจในทุก ๆ เรื่อง

โดยระบบใหม่นี้จะมีการเชื่อมโยงกับระบบ CRM เพื่อนำข้อมูลของลูกค้าจากการวิเคราะห์มาวางแผนเพื่อตัดสินใจในขั้นถัดไปแทนที่จะนำไปเชื่อมโยงกับระบบ POS แล้วต้องมาทำการวิเคราะห์เองอีกทีหนึ่ง ทั้งในเรื่องของการตั้งระดับการสั่งซื้อ ประเภทสินค้าที่ต้องสั่งซื้อเข้ามาหรือสั่งผลิตเพิ่มเติม

รวมถึงปริมาณการสั่งซื้อในแต่ละครั้ง รวมถึงระบบจะต้องเชื่อมโยงกับระบบ Inventory Control ด้วยเพื่อให้ทราบปริมาณสินค้าคงคลังที่มีอยู่เพื่อทำการสั่งซื้อได้ถูกต้อง ถูกเวลา และในปริมาณที่ต้องการไม่มากจนต้องแบกรับต้นทุนในการเก็บรักษา หรือน้อยเกินไปจนสินค้าขาด ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

รวมถึงระบบจะต้องทำการเชื่อมโยงกับ Supplier และบริษัทผู้ผลิตด้วยเช่นกัน เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกันผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่ง Fax การโทรศัพท์ หรือการส่งเอกสารผ่านทางไปรษณีย์หรือบริการของ Messenger ซึ่งข้อมูลที่ได้มีความรวดเร็วและอัพเดตกว่า

2. ระบบจะทำการตรวจสอบว่า ชื่อสินค้าที่ใส่มานั้นมีอยู่แล้วหรือไม่ ถ้ามีก็จะตรวจสอบกับยอดสินค้าคงเหลือใน Inventory Control System และดูปริมาณการซื้อของลูกค้าจาก CRM และแสดงผลให้ทราบ แต่ถ้าชื่อสินค้าที่ระบุไม่มี จะต้องทำการสร้างข้อมูลสินค้านั้นก่อน โดยจะต้องไปสร้างไว้ใน Product Master Data แล้วระบบจะดึงข้อมูลมาจากตรงนั้นอีกทีหนึ่ง

3. เมื่อข้อมูลผ่านการตรวจสอบขั้นต้นแล้ว ลำดับต่อมาจะเป็นการตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากข้อ 2 กับประวัติการสั่งซื้อและประวัติการสั่งผลิต โดยจะตรวจสอบดูก่อนว่าสินค้าที่ต้องการนั้น บริษัทเคยสั่งซื้อหรือสั่งผลิตกับใครบ้าง ถ้าเคยก็จะดูว่าประวัติการค้าระหว่างกันเป็นอย่างไร สั่งซื้อหรือสั่งผลิตมานานแล้วหรือไม่ เคยมีปัญหาด้านสินค้าส่งคืนหรือไม่ ถ้ามีเพราะเหตุใดและบ่อยมากน้อยแค่ไหน  

แต่ถ้าสินค้าที่ต้องการนั้นบริษัทไม่เคยสั่งซื้อหรือสั่งผลิตมาก่อน ระบบก็จะทำการค้นหาดูจากข้อมูล Supplier หรือ Manufacturer ใหม่ดูว่ามีใครที่เป็นผู้จัดหาหรือผู้ผลิตสินค้านั้นบ้าง จากนั้นจะทำการ Match ข้อมูลเข้าด้วยกันและส่งต่อไปยังขั้นตอนของการพิจารณาเพื่อจัดซื้อหรือสั่งผลิต

4. ระบบจะนำข้อมูลที่ส่งมาจากขั้นที่แล้วซึ่งประกอบด้วย ข้อมูลสินค้าที่ตรวจสอบแล้ว ข้อมูล Supplier และข้อมูล Manufacturer มาพิจารณาเข้ากับเกณฑ์การจัดซื้อของพนักงานที่เก็บเป็นฐานข้อมูลเอาไว้ ประกอบกับข้อมูลระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าที่บริษัทได้เก็บข้อมูลเอาไว้ ข้อมูลแผนการจัดส่งสินค้าของ Supplier และแผนการผลิตของ Manufacturer เพื่อเลือกว่าสินค้าที่ต้องการนั้น ท้ายที่สุดแล้วควรจะสั่งซื้อหรือสั่งผลิตกับใคร

ระบบช่วยด้าน Supply Chain เพื่อการจัดหาสินค้าของ TESCO นั้นสามารถแก้ไขปัญหาของการกระจายสินค้าข้างต้น สามารถจัดหาสินค้าเป็นไปอย่างสะดวกและประหยัดเวลามากขึ้น อีกทั้งยังสามารถนำไปใช้กับการจัดหา Supply ต่าง ๆ ของบริษัท หรือประยุกต์ใช้กับการจัดหาด้านอื่น ๆ ได้เช่นกัน

เช่น การจัดซื้อเครื่องจักรหรืออุปกรณ์สำนักงาน การสั่งซื้อสินค้าจะใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก จึงทำให้สินค้าที่สั่งเข้านั้นตรงตามความต้องการของลูกค้า ช่วยทำให้ลดปริมาณสินค้าคงเหลือ ส่งผลให้ยอดขายและกำไรเพิ่มขึ้น นั้นคือ สามารถสนองความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

• http://classroom.hu.ac.th/courseware/Marketing/index26.html
• http://www.lopburi.go.th/logistic.htm
• www.tanitsorat.com
• www.dpu.ac.th/businessuploadtutorial
• รายงาน ระบบช่วยจัดการด้าน Supply Chain เพื่อการจัดหาสินค้า, มานิตา  ศฤงคารินทร์