บริษัททั่วไปกำลังมองหาแนวทางในการลดจำนวนสินค้าหรือพัสดุคงคลังตามแนววิถีแห่งลอจิสติกส์และโซ่อุปทาน จนทำให้สินค้าคงคลังได้กลายเป็นผู้ร้าย (Evil) ในสายตาของผู้บริหารโซ่อุปทานส่วนใหญ่  เป้าหมายของการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีก็คือ การตอบสนองต่อคำสั่งซื้ออย่างสมบูรณ์แบบด้วยการหลีกเลี่ยงการเก็บสินค้าคงคลังไว้มากเกินไป และไม่พลาดการส่งของให้ลูกค้าตามเวลานัดหมาย บริษัททั่วไปมักจะเตรียมรับมือกับสถานการณ์ธุรกิจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ด้วยการเก็บสินค้าคงคลังไว้มากเกินไป เพราะมีประสบการณ์สินค้าขาดตลาด และส่งสินค้าได้ล่าช้า ทำให้สูญโอกาสในการขายไปอย่างน่าเสียดาย

ดังนั้น ในทศวรรษที่ผ่านมาสินค้าคงคลังจึงกลายเป็นประเด็น ฮอต อันดับต้น ๆ ของการจัดการโซ่อุปทาน โดยเฉพาะการเสนอแนวคิดในด้าน ความเลวร้าย ให้กับสินค้าคงคลัง     แต่สำหรับผู้ขายหรือผู้ปฏิบัติงานในสายธาร (Streamline) หรือเส้นทางการไหลของวัตถุดิบกลับมองเห็นว่าการมีสินค้าคงคลังนั้นปลอดภัยกว่า สุดท้ายแล้วทุกคนก็เก็บ (ตุน) ไว้ก่อนกันพลาด ไม่งั้นเสียโอกาสทำยอดขายไปแน่นอน มองโดยรวมแล้ว คน หนึ่ง ปลอดภัย (Safe) แต่คนอื่น ๆ ลำบาก เพราะคนขายไม่ได้มารับผิดชอบกับต้นทุนสินค้าคงคลังด้วย รับแต่เงินเดือนและคอมมิชชั่นการขาย แสดงว่า หลาย ๆ คนในเส้นทางการไหลของวัตถุดิบไปสู่ผลิตภัณฑ์นั้นมีมุมมองของสินค้าคงคลังต่างกัน  

สินค้าคงคลังมีความสำคัญต่อธุรกิจและแม้กระทั่งในชีวิตประจำวันของเรา ลองนึกดูว่า แต่ละวันนั้นเราจัดเตรียมสิ่งของต่าง ๆ ไว้เผื่อหรือไม่ บางครั้งก็พอดี บางครั้งก็ขาด บางครั้งก็เกิน เหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาในวัฏจักรของธุรกิจ เพียงแต่จะมากหรือน้อยและอะไรเป็นตัวกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้เกิดเหตุการณ์เช่นนั้น   บางครั้งเราอาจไม่เห็นหรือรู้สึกว่า  สินค้าคงคลังนั้นมีบทบาทอย่างมากในธุรกิจ  

อย่างแรก คือ สินค้าคงคลังเป็นสิ่งรับประกันความพึ่งพอใจของลูกค้าในความมีพร้อม (Availability) ของผลิตภัณฑ์ แต่ในทางตรงกันข้าม สินค้าคงคลังกลับเป็นสัดส่วนที่มีนัยสำคัญของสินทรัพย์ทั้งหมดของบริษัท การที่องค์กรใดสามารถลดสินค้าคงคลังได้อย่างมีนัยสำคัญก็สามารถที่จะเพิ่มผลกำไรหรือผลตอบแทนในด้านการลงทุน แต่เมื่อใดก็ตามที่สินค้าคงคลังลดลง บริษัทนั้นก็จะต้องมีความน่าเชื่อถือในการเติมเต็มสินค้า หรือผลิตสินค้าให้ได้ทัน ไม่เช่นนั้นแล้วโอกาสที่จะเกิดการขาดแคลนสินค้ามีได้เสมอ

ในชีวิตประจำวันเราคงจะสังเกตเห็นสินค้าคงคลังได้ง่าย ๆ รอบตัวเรา ของที่อยู่ในตู้เย็น สินค้าที่กองอยู่ในห้าง บางอย่างก็ขายหมด บางอย่างก็ขายไม่ออก ค้างสต๊อก สำหรับธุรกิจค้าส่งและปลีกนับว่าเป็นธุรกิจที่จะต้องตุนสินค้าคงคลังเผื่อไว้มากที่สุด เพราะไม่รู้ว่าลูกค้าจะมาซื้อเมื่อไหร่ ส่วนในอุตสาหกรรมการผลิตก็มีสินค้าคงคลังรูปแบบที่ต่างกัน เช่น วัตถุดิบคงคลัง (Raw Material) งานระหว่างทำ (Work in Process) หรือชิ้นส่วนสำหรับการประกอบ สินค้ากึ่งสำเร็จรูปในสายการผลิต แล้วก็ชิ้นส่วนอะไหล่ในการบริการและซ่อมบำรุงต่าง ๆ แล้วอาจจะมีคนถามว่า สินค้าคงคลังนั้นมีหน้าที่อะไรบ้าง ?     โดยทั่วไปก็มีไว้รองรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอนของอุปสงค์ในจุดที่มีการขายให้กับลูกค้า สำหรับในการผลิตนั้นจำเป็นที่ต้องมีของไว้เผื่อตามสายการผลิตเช่นกัน หรือแม้แต่ในกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ ถ้าเกิดความไม่แน่นอนในด้านราคาหรือกับตัวผู้จัดส่งวัตถุดิบ เราก็จำเป็นต้องกักตุนไว้เหมือนกัน

ข้อสังเกตง่าย ๆ คือ ให้ดูว่าตามเส้นทางการไหลของวัตถุดิบไปสู่ลูกค้านั้น ตรงจุดใดมีความไม่แน่นอนเกิดขึ้น  ตรงจุดนั้นย่อมมีสินค้าคงคลังอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม แต่ละจุดนั้นก็มีลักษณะความต้องการสินค้าคงคลังที่แตกต่างกันไป จึงทำให้มีการจัดการสินค้าคงคลังในลักษณะต่างกัน

ที่สุดแล้ว สินค้าคงคลังก็ยังคงต้องถูกจัดการไว้ล่วงหน้าก่อนที่ลูกค้าจะสั่งสินค้านั้น เพื่อให้เกิดความมั่นใจในการเติมเต็มสินค้าได้โดยไม่ข้อผิดพลาด ไม่ว่าบริษัทนั้นจะมีลักษณะเป็นการผลิตเพื่อจัดเก็บ (Make to Stock) การผลิตตามสั่ง (Make to Order) หรือการผลิตตามแบบ (Engineer to Order) สินค้าคงคลังก็มีความจำเป็นที่จะต้องถูกจัดเก็บไม่จุดใดก็จุด หนึ่ง ในโซ่อุปทาน ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ งานระหว่างทำ หรือสินค้าสำเร็จรูป  

สูตรสำเร็จของการจัดการสินค้าคงคลัง ก็คือ ปฏิบัติเหมือนกับการรักษาระดับไขมัน น้ำตาล หรือ คลอเรสเตอรอล เมื่อมีมากก็ใช้ให้มาก มีน้อยก็ใช้ให้น้อย ครับ นั่นคือ เหตุผลว่าทำไมเราต้องออกกำลังกายเพื่อเผาผลาญส่วนที่ใช้ไปไม่หมด 

เป้าหมายของการจัดการสินค้าคงคลังในปัจจุบัน คือ การมีสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุด แต่ก็จะต้องตอบสนองต่อความไม่แน่นอนของอุปสงค์ด้วย ผมไม่คิดว่าจะมีระบบระดับสินค้าคงคลังเป็นศูนย์ (Zero Inventory) อยู่ตลอดเวลา   เพราะว่าระบบธุรกิจนั้นมีความไม่แน่นอนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญ แต่แนวคิดของการทำให้ระดับสินค้าคงคลังเป็นศูนย์ ย่อมหมายถึงการเก็บสินค้าคงคลังให้มีความเหมาะสมที่สุด และมีความเป็นพลวัตที่เปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงของอุปสงค์

การลดสินค้าคงคลังคงไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะว่าสินค้าคงคลังในแต่ละช่วงของโซ่อุปทานนั้นสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันตลอด จุดที่ควรจะต้องให้ความสนใจก็คือ การเติมเต็มสินค้าได้ตามความต้องของลูกค้า ซึ่งเป็นประเด็นที่สำคัญในการจัดการโซ่อุปทาน ดังนั้น การริเริ่มโครงการในการลดสินค้าคงคลังคงต้องมองให้เป็นองค์รวม (Holistic) มากขึ้น เพื่อศึกษาให้เห็นผลกระทบในภาพรวมของโซ่อุปทาน

ลองมาดูภาพใหญ่ของการแก้ปัญหาสินค้าคงคลังกันบ้าง ต้นทางของปัญหาโซ่อุปทานมิใช่อื่นไกล นั่นเป็นเพราะการที่มีข้อมูลจากการพยากรณ์ไม่พอเพียง คุณภาพของการพยากรณ์ยังไม่พอเพียง ในอดีตถึงปัจจุบันยังมีหลายองค์กรที่มีความรู้เรื่องการพยากรณ์น้อยมาก และใช้ความรู้สึกและประสบการณ์ในการพยากรณ์มากจนเกินไป ถ้าเป็นธุรกิจในอดีตที่มีความซับซ้อนและมีพลวัตน้อยกว่าก็ยังพอจะรับมือได้ แต่ตลาดในปัจจุบันมีลักษณะเปลี่ยนแปลงไปจากอดีตมาก ดังนั้น การพยากรณ์อุปสงค์ซึ่งเป็นปัจจัยเข้า (Input) ของโซ่อุปทานคงต้องมีกระบวนการที่ซับซ้อนขึ้น และมีการใช้ข้อมูลในหลายด้านหลายมิติเพิ่มขึ้น เพื่อที่จะให้ข้อมูลการพยากรณ์ถูกต้อง แม่นยำมากขึ้น ทั้งนี้ การได้มาซึ่งข้อมูลจึงต้องอาศัยการทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอก พร้อมปรับปรุงกระบวนการด้วยข้อมูลการตลาดเชิงลึก (Marketing Intelligence) กิจกรรมการทำงานร่วมกันภายนอกองค์กรต่าง ๆ เช่น Vendor Managed Inventory (VMI), Collaboration Planning Forecasting Replenishment (CPFR) สามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมในเชิงลึกต่อการพยากรณ์ได้

จากนั้นคงจะต้องใช้วิธีการทางวิทยาการการจัดการ (Management Science) ที่เมืองไทยเรามีสอนกันอยู่ทั่วไปแต่ไม่มีใครเอาไปใช้อย่างจริงจัง ไม่เหมือนตอนเรียนตอนสอบที่ดูเหมือนจะเข้าใจกันดีทั้งศิษย์และอาจารย์ ทั้งสูตรและวิธีการต่าง ๆ ที่จัดการกับการลดและควบคุมสินค้าคงคลังมีดังนี้ เช่น การหาระดับสินค้าคงคลังสำรอง (Safety Stock) การหาจุดของการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด (Economic Order Quantities) การวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (Material Requirement Planning: MRP) ต่อมาได้พัฒนามาเป็น การวางแผนทรัพยากรการผลิต (Manufacturing Resource Planning: MRP II) สุดท้ายจึงมาเป็น การวางแผนทรัพยากรกรวิสาหกิจ (Enterprise Resource Planning: ERP)

ปัญหาของบ้านเราก็คือ ขาดแนวคิดของการปรับปรุง นักศึกษาเราเรียน วิชาการจัดการสินค้าคงคลังกันเป็นส่วนใหญ่ แต่ไม่ค่อยเห็นที่จะนำเอาไปใช้เท่าไหร่เลย เริ่มตั้งแต่การแยกแยะประเภทสินค้าคงคลัง แล้ววิเคราะห์หาเป้าหมายของสินค้าคงคลังบนพื้นฐานของการแบ่งแยกจัดกลุ่มสินค้าแบบ ABC และการกำหนดสินค้าคงคลังที่มากจนเกินไป ขณะเดียวกันก็ต้องประมาณการสินค้าคงคลังสำเร็จรูปเพื่อปรับให้ตรงกับแผนการผลิตและจำนวนที่ต้องจะจัดเก็บไว้ในคลังสินค้า เนื่องจากปัญหาสินค้าคงคลังดั้งเดิมที่เกิดเป็นประจำตั้งแต่อดีต ก็คือ การไม่ได้ประสานงานระหว่างฝ่ายตั้งแต่ฝ่ายขาย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายผลิต และฝายวางแผน ความสัมพันธ์และการทำงานร่วมกันของแต่ละฝ่ายด้วยข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำจะเป็นตัวกำหนดปริมาณสินค้าคงคลัง โดยส่วนใหญ่แล้วทุกฝ่ายเอาตัวเองรอดไว้ก่อน คือ ตุนไว้ก่อนดีกว่าไม่มีขาย แต่ขายไม่ได้ไม่เป็นไร บริษัทรับไป เรายังได้เงินเดือนอยู่ (แต่ไม่รู้จะได้อีกสักกี่เดือน เพราะบริษัทอาจจะประสบปัญหาสินค้าคงคลังล้นหรือที่ชาวบ้านเรียกกันว่าคลังแตก)

นอกจากนั้น การจัดการสินค้าคงคลังยังรวมถึงการนำเอาข้อมูลต่าง ๆ ในแต่ละตำแหน่งของสินค้าคงคลังในโซ่อุปทานมาทำการวางแผนและตัดสินใจในการสั่งซื้อวัตถุดิบ สั่งผลิต ดำเนินการจัดเก็บและจัดส่ง  

กิจกรรมตรงนี้สำคัญมากครับ เพราะจะต้องได้ข้อมูลของตำแหน่งและจำนวนของสินค้าคงคลังในโซ่อุปทานขององค์กรธุรกิจนั้น ผู้วางแผนจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้นในการตัดสินใจเพื่อให้เกิดการเคลื่อนย้ายทั้งวัตถุดิบ การผลิต และสินค้าสำเร็จรูปเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า ที่จริงแล้ว กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมลอจิสติกส์และโซ่อุปทาน ผู้วางแผนสินค้าคงคลังก็คือ ผู้วางแผนโซ่อุปทานนั่นเอง เป้าหมายหลักของการวางแผนโซ่อุปทาน คือ กิจกรรมลอจิสติกส์เป็นตัวหลักในการขับเคลื่อน และเคลื่อนย้ายทรัพยากร ซึ่งนอกจากวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูปแล้วยังต้องคำนึงถึงทรัพยากรสนับสนุนในการสร้างคุณค่าให้กับผลิตภัณฑ์และลูกค้าสำหรับโซ่อุปทานขององค์กรนั้นด้วย 

ผลลัพธ์ของการวางแผนทรัพยากรนั้นจะต้องคำนึงความเหมาะสมที่สุด (Optimal) ภายในกรอบของข้อจำกัดด้านต่าง ๆ ไม่ว่า จะเป็นวัตถุดิบ เครื่องจักร ระยะเวลา หรือต้นทุน   หรือพูดอีกอย่างว่า เป็นการจัดการที่คุ้มค่าที่สุดไม่ขาด ไม่เกิน มีความสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทาน ลูกค้าได้รับสินค้าตามคำสั่งซื้อ ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจ แต่ก็ไม่จำเป็นที่ต้องพอใจเท่า ๆ กันทุกคน  เพราะในโอกาสหน้าสภาพสมดุลเหล่านี้ก็จะเปลี่ยนไปตามความต้องการของลูกค้า เพียงแต่ว่าเราจะปรับสินค้าคงคลังและทรัพยากรคงคลังให้เหมาะสมได้อย่างไร เพราะไม่เก็บเลยก็ไม่ได้ สินค้าคงคลังเป็นสิ่งจำเป็นครับ

นอกจากจัดการกับสินค้าคงคลังของตัวเองแล้วยังต้องคำนึงถึงสินค้าคงคลังของผู้จัดส่งวัตถุดิบ (Suppliers) ถึงแม้จะไม่ได้เข้าไปควบคุมดูแลจัดการ แต่ได้รับข้อมูลสถานะที่ถูกต้อง เพื่อนำมาวางแผนร่วมกับทรัพยากรภายในบริษัทเราเอง บางครั้งเราอาจจะมีความเชื่อมั่นกับผู้จัดส่งวัตถุดิบราย หนึ่ง ที่มีวัตถุดิบคงคลังกองโตที่แสดงให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจในการเติมเต็มวัตถุดิบให้กับเรา แต่ถ้าคิดไปคิดมาใครล่ะที่เป็นคนจ่ายค่าจัดเก็บวัตถุดิบเหล่านั้น ก็คงจะเป็นบริษัทลูกค้าผู้ซื้อวัตถุดิบนั้น ๆ ไป เพราะค่าจัดเก็บเหล่านั้นรวมอยู่ในราคาขายไปแล้ว ในทางตรงกันข้าม ถ้าทุกคนในโซ่อุปทานของผลิตภัณฑ์ตั้งแต่ต้นน้ำไปจนถึงปลายน้ำ รวมทั้งฝ่ายจัดส่งและฝ่ายขายร่วมกันวางแผนการจัดการสินค้าคงคลังและแบ่งปันข้อมูลแล้วผมมีความมั่นใจว่า เราจะมีกำไรมากกว่านี้ หรือไม่ราคาสินค้าน่าจะลดลงได้มากกว่านี้

บทบาทของสินค้าคงคลังไม่ว่าจะเป็นในอดีตหรือปัจจุบัน ก็ยังคงเหมือนเดิม แต่การจัดการสินค้าคงคลังได้แปรเปลี่ยนไปตามยุคสมัยและความซับซ้อนของธุรกิจ ดังนั้น สินค้าคงคลังคงจะไม่ได้เลวร้ายเหมือนกับแนวคิดในการจัดการโซ่อุปทานในปัจจุบันเพราะสินค้าคงคลังเปรียบเสมือนเลือดที่หล่อเลี้ยงธุรกิจให้มีสินค้าและบริการไว้ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าในทุกสถานการณ์   

ชีวิตเรานั้นเหมือนสินค้าคงคลังหรืองานระหว่างทำที่มาจากอีกกระบวนการหนึ่งหรือชาติที่แล้ว ที่เราจำไม่ได้   มาพักรออยู่บนโลกนี้รอคอยการส่งต่อไปอีกกระบวนการ หนึ่ง คือชาติหน้า ที่ไม่มีใครรู้จัก เพียงแต่ว่าจะสร้างคุณค่าให้กับตัวเองได้มากแค่ไหนเพื่อเป็นทุนไป ต่อยอดในชาติหน้า แล้วอย่างนี้ ชีวิตเราที่ผ่านมา หรือสินค้าคงคลังจะเป็นผู้ร้าย ได้ละหรือ