วิวัฒน์ อภิสิทธิ์ภิญโญ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน นครราชสีมา, wiwatapi@gmail.com

การบริหารสินค้าคงเหลือเป็นปัจจัยอย่างหนึ่งที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินงานของธุรกิจโดยส่วนใหญ่ซึ่งรวมไปถึงห่วงโซ่คุณค่าของการจัดหาสินค้าของธุรกิจเหล่านั้นด้วย การดำเนินกิจกรรมการดำเนินงานในหลากหลายส่วนงานของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นการตลาด การเงิน ล้วนแต่มีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกันกับการบริหารสินค้าคงเหลือ        

การบริหารสินค้าคงเหลือที่ไม่มีประสิทธิภาพดีพอทำให้ต้องดำเนินการในส่วนของคลังจัดเก็บสินค้าในปริมาณที่มากเกินไปเพื่อรอการเบิกใช้หรือรอการขาย ความพึงพอใจของลูกค้าลดลง และต้นทุนในการดำเนินงานเพิ่มมากขึ้น

บางองค์กรมีระบบการบริหารสินค้าคงเหลือดีเลิศ และบางองค์กรมีระบบการบริหารสินค้าคงเหลือที่น่าพึงพอใจ อย่างไรก็ตามยังมีอีกหลาย ๆ องค์กรที่ยังมีระบบการบริหารสินค้าคงเหลือไม่เป็นที่น่าพอใจ ซึ่งเป็นสัญญาณอย่างหนึ่งที่ชี้ให้เห็นว่าผู้บริหารองค์กรไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารสินค้าคงเหลือ โดยส่วนหนึ่งเนื่องจากยังไม่เข้าใจถึงความจำเป็นของการบริหารสินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นอย่างหนึ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจ ไม่เพียงแต่เป็นความจำเป็นต่อการดำเนินการเท่านั้นแต่ยังเป็นสิ่งที่ทำให้ได้มาซึ่งความพึงพอใจของลูกค้าด้วย ด้วยเหตุผลดังกล่าวจึงอาจให้คำจำกัดความถึงสินค้าคงเหลือได้ว่า "สินค้าคงเหลือเป็นสินทรัพย์ใด ๆ ที่กิจการถือครองไว้เพื่อใช้หรือเพื่อขายในอนาคต"

สินค้าคงเหลือนั้นสามารถแสดงความมีตัวตนที่เป็นอยู่ได้ในหลากหลายลักษณะ หลากหลายรูปแบบ และหลากหลายขนาดแสดงเป็นตัวอย่างได้ดังรูปที่ 1 แต่ทั้งนี้ การแสดงอยู่ในลักษณะหรือรูปแบบใดได้บ้างนั้นยังคงขึ้นอยู่กับลักษณะของการดำเนินงานของธุรกิจเหล่านั้นด้วย

สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปไม่ว่าจะเป็นผู้ค้าส่ง หรือผู้ค้าปลีก และจะเห็นได้ว่าแหล่งที่มาของรายได้ของธุรกิจเหล่านี้มาจากการขายสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งสินค้าสำเร็จรูปประเภทต่าง ๆ เหล่านั้นคือสินค้าคงเหลือของกิจการ ในความเป็นจริงมูลค่าของสินค้าคงเหลือของธุรกิจประเภทนี้จะมีสัดส่วนที่สูงมากเมื่อเปรียบเทียบกับสินทรัพย์ประเภทอื่น ๆ ที่มีอยู่

สำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมจะมีสินค้าคงเหลือในลักษณะที่มีความแตกต่างกันมากกว่า เนื่องจากสินค้าคงเหลือของธุรกิจประเภทนี้ได้รวมความไปถึง 

* วัตถุดิบและชิ้นส่วนประกอบต่าง ๆ ที่ซื้อเข้ามา
* สินค้าที่ยังผลิตไม่เสร็จคงค้างอยู่ในระหว่างการผลิต ซึ่งจะถูกเรียกว่า งานระหว่างทำ (Work in Process: WIP)
* สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ
* ชิ้นส่วนหรืออะไหล่ที่ใช้เปลี่ยนเครื่องมือ หรืออุปกรณ์ในการดำเนินงาน รวมถึงวัสดุสิ้นเปลือง
* สินค้าที่อยู่ในกระบวนการขนย้ายไปยังคลังสินค้าหรือลูกค้า (เส้นทางลำลียงหรือการขนส่งสินค้า เช่น ท่อขนส่งน้ำมัน หรือท่อขนส่งแก๊ส)

ธุรกิจให้การบริการเป็นกิจการที่สามารถมีสินค้าคงเหลือได้เช่นเดียวกันแต่สินค้าที่มีอยู่นั้นจะเป็นวัสดุสิ้นเปลือง ชิ้นส่วนอะไหล่เพื่อการเปลี่ยนหรือใช้เพื่อการซ่อมบำรุงเครื่องใช้สำนักงานหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่มีไว้ใช้ในการให้การบริการแก่ลูกค้ามากกว่า

รูปที่ 1 ประเภทของสินค้าคงเหลือ

ธุรกิจต่าง ๆ จะมีนโยบายในการเก็บสินค้าคงเหลือไว้หลากหลายชนิดเพื่อหน้าที่งานในลักษณะที่แตกต่างกันไป ซึ่งจะได้อธิบายรายละเอียดในแต่ละส่วนดังต่อไปนี้

1. สินค้าคงเหลือตามฤดูกาลหรือสินค้าคงเหลือตามที่คาดการณ์ การมีสินค้าคงเหลือประเภทนี้เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่คาดการณ์ว่าจะเกิดขึ้นได้ สินค้าคงเหลือที่ธุรกิจเก็บสำรองไว้นั้นเป็นการคาดการณ์ว่าจะมีความต้องการสินค้าเหล่านั้นในอนาคตซึ่งอาจจะเนื่องมาจากกิจกรรมส่งเสริมการขายที่จัดในแต่ละช่วงเวลา        

ความผันผวนตามช่วงฤดูกาล โรงงานปิดเพื่อการซ่อมบำรุง เทศกาลหรือวันหยุดพักผ่อน เช่น กิจการต่าง ๆ ที่ผลิตสินค้าในลักษณะที่เป็นชุดของขวัญรูปแบบต่าง ๆ จะทำการวางแผนการผลิตตลอดทั้งปีเพื่อรองรับความต้องการสินค้าที่คาดว่าจะขายชุดของขวัญได้ดีในช่วงเทศกาลต่าง ๆ ในเดือนธันวาคมไม่ว่าจะเป็นวันพ่อ วันคริสต์มาส วันขึ้นปีใหม่ เป็นต้น

2. สินค้าคงเหลือเพื่อความปลอดภัยจากการเปลี่ยนแปลงระดับความต้องการเกินกว่าที่คาดการณ์ไว้ การมีสินค้าคงเหลือในกรณีนี้เพื่อป้องกันปริมาณความต้องการของลูกค้าที่มีความเป็นไปได้ว่าอาจจะเปลี่ยนแปลงไปเกินกว่าที่ได้คาดการณ์ไว้ เช่น ร้านอาหารในกิจการอาจจะต้องมีการสำรองอาหารสดบางส่วนไว้เผื่อพนักงานมีการทำงานล่วงเวลาแบบเร่งด่วน เป็นต้น

3. ขนาดการสั่งซื้อหรือขนาดผลิตต่อครั้งของสินค้าคงเหลือหรือรอบวัฏจักรสินค้าคงเหลือ การมีสินค้าคงเหลือในกรณีนี้เป็นผลมาจากกิจการทำการสั่งซื้อหรือทำการผลิตในปริมาณที่มากเกินกว่าความต้องการที่จะใช้หรือขายในทันทีทั้งนี้เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากขนาดการสั่งซื้อหรือขนาดการผลิตที่ทำให้สามารถได้รับส่วนลดหรือประหยัดต้นทุนการผลิตต่อหน่วยได้

เช่น เมื่อคุณต้องการดื่มน้ำชามะนาว 1 กล่อง แต่เมื่อเดินเข้าไปในร้านแล้วพบว่าถ้าคุณซื้อ 1 กล่องจะจ่ายซื้อในราคากล่องละ 10 บาท แต่ถ้าซื้อ 3 กล่องจะจ่ายซื้อในราคาเพียง 25 บาทเท่านั้น ถ้าคุณตัดสินใจซื้อ 3 กล่องในครั้งนั้นหมายความว่าสินค้าที่เหลืออีก 2 กล่องเป็นสินค้าคงเหลือที่สำรองไว้เผื่อความต้องการบริโภคในอนาคต เป็นต้น

ในกรณีของการผลิตก็เช่นกัน ในการผลิต 1 ครั้งถ้าทำการผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการขายในขณะนั้นเท่านั้น สมมติว่าเท่ากับ 100 หน่วย แต่การผลิตแต่ละครั้งจะมีต้นทุนการติดตั้งเครื่องจักร การขนย้ายวัตถุดิบ การบริหารงานและการวางแผนการผลิตซึ่งต้นทุนเหล่านี้จะถูกปันส่วนให้กับหน่วยผลิตเพียง 100 หน่วยที่มีความต้อการซื้อแจ้งเข้ามาในขณะนั้น                

แต่ถ้ากิจการทำการผลิตเพิ่มขึ้นเป็น 200 หน่วย ค่าใช้จ่ายการผลิตต่าง ๆ ที่กล่าวถึงจะถูกปันส่วนให้กับหน่วยผลิตในจำนวนที่เพิ่มขึ้น ทำให้ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยนั้นลดลง ดังนั้นเมื่อทำการซื้อหรือทำการผลิตมากกว่าความต้องการที่มีในขณะนั้นนั่นหมายถึงว่าต้องการได้รับประโยชน์จากการประหยัดเนื่องจากขนาดนั่นเองซึ่งจะส่งผลทำให้วัฎจักรการผลิตหรือการซื้อนั้นขยายเวลาออกไปด้วย

4. สินค้าคงเหลือระหว่างการขนส่งเพื่อการจัดจำหน่าย การมีสินค้าคงเหลือในกรณีนี้เป็นผลมาจากข้อจำกัดของกระบวนการในการขนส่งหรือขนย้ายสินค้าคงเหลือระหว่างโรงงานกับคลังสินค้าที่กระจายอยู่ ณ สถานที่ตั้งต่าง ๆ การจัดส่งสินค้านั้นเป็นสิ่งที่อาจจะไม่สามารถทำได้ในทันทีที่มีความต้องการของสินค้าของลูกค้าแจ้งเข้ามาแต่ต้องรอให้สินค้าจากโรงงานมาส่งถึงคลังสินค้าหรือสาขาจัดจำหน่ายเสียก่อน

5. สินค้าคงเหลือเพื่อป้องกันความเสี่ยงทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ของการมีสินค้าคงเหลือในกรณีนี้เนื่องจากต้องการป้องกันโอกาสทำกำไรหรือป้องกันผลขาดทุนจากเหตุการณ์ที่คาดการณ์ไม่ถึงเกี่ยวกับปัจจัยทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการรวมกลุ่มกันของซัพพลายเออร์ที่จัดส่งสินค้า ปัจจัยจากการนัดหยุดงานของพนักงาน ปัจจัยจากระดับราคาที่เพิ่มขึ้น การสำรองสินค้าคงเหลือในลักษณะนี้เพื่อให้แน่ใจได้ว่ากิจการจะยังคงสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องแม้ว่าจะเกิดปัญหาทางธุรกิจแบบคาดไม่ถึงเกิดขึ้น

6. สินค้าคงเหลือเพื่อการซ่อมบำรุงและการดำเนินงาน สินค้าประเภทนี้รวมถึงวัสดุสิ้นเปลืองในการบำรุงรักษา ชิ้นส่วนอะไหล่ที่มีเพื่อการเปลี่ยนทดแทน น้ำมันเครื่อง วัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการดำเนินงานแต่ละวัน เช่น ดินสอ ปากกา กระดาษโน้ต ลูกแม็ก กระดาษ กาว น้ำยาลบคำผิด เป็นต้น

จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่าสินค้าคงเหลือมีบทบาทที่หลากหลายในการดำเนินงานของแต่ละองค์กร ด้วยเหตุผลดังกล่าวกิจการต่าง ๆ จึงมีวัตถุประสงค์ที่จะทำการพัฒนาการบริหารสินค้าคงเหลือ และการประเมินผลงานการบริหารสินค้าคงเหลือเพื่อการตัดสินใจว่าควรจะลงทุนในสินค้าคงเหลืออย่างไร หน้าที่ที่สำคัญที่กล่าวมาทั้ง 6 ประการข้างต้นสามารถนำมาสรุปได้ดังตารางที่ 1 ต่อไปนี้

วัตถุประสงค์ของการบริหารสินค้าคงเหลือคือทำให้ได้มาซึ่งระดับการบริการที่เป็นที่ต้องการของลูกค้า เพื่อทำให้ได้มาซึ่งการดำเนินงานที่ต้องจ่ายต้นทุนในการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้ได้มาซึ่งเงินลงทุนสินค้าคงเหลือในจำนวนที่น้อยที่สุด

การบริการลูกค้าคืออะไร การบริการลูกค้าเป็นความสามารถของกิจการในการสร้างความพึงพอใจในสิ่งที่ลูกค้ามีความต้องการได้ ถ้ากล่าวถึงการบริการลูกค้าในส่วนของการบริหารสินค้าคงเหลือจึงหมายความถึงกิจการมีความสามารถในการจัดหาผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าได้ในทันทีที่ลูกค้ามีความต้องการได้หรือไม่    

ด้วยเหตุผลนี้การบริการลูกค้าเป็นการวัดถึงความมีประสิทธิผลของการบริหารสินค้าคงเหลือ ซึ่งคำว่าลูกค้าที่กล่าวถึงนี้มีความหมายรวมถึงลูกค้าภายในองค์กรและลูกค้าภายนอกองค์กร นั่นหมายถึงส่วนงานใด ๆ ก็ตามในห่วงโซ่คุณค่าถือว่าเป็นลูกค้าทั้งสิ้น

ถ้าผู้บริหารต้องการทราบว่าการบริหารสินค้าคงเหลือนั้นมีประสิทธิผลหรือไม่ แนวทางหนึ่งที่ใช้เพื่อการประเมินค่าความมีประสิทธิผลคือการวัดระดับการบริการลูกค้าซึ่งก็คือลูกค้าได้รับสินค้าตามที่ได้สั่งซื้อหรือไม่และสามารถจัดส่งได้ตรงตามกำหนดเวลาหรือไม่ คำตอบของคำถามดังกล่าวนั้นสามารถวัดค่าได้จากอัตราส่วนของการจัดส่งตามใบสั่งซื้อของลูกค้าแต่ละรายต่อใบสั่งซื้อรวม  

อัตราส่วนรายการสินค้าที่จัดส่งได้ทั้งหมดต่อรายการสินค้าทั้งหมดตามใบสั่งซื้อ อัตราส่วนมูลค่าสินค้าที่จัดส่งได้ต่อมูลค่าสินค้ารวมตามใบสั่งซื้อ และเวลาที่สูญเปล่าในกระบวนการเนื่องจากขาดแคลนสินค้า

อัตราส่วนของการจัดส่งตามใบสั่งซื้อของลูกค้าแต่ละรายต่อใบสั่งซื้อรวม การประเมินค่าในลักษณะนี้ใช้กับสินค้าสำเร็จรูป อัตราส่วนนี้จะทำการวัดค่าว่ากิจการสามารถทำการจัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อได้ตามกำหนดเวลานั้นคิดเป็นเท่าใดเมื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อทั้งหมดของลูกค้าทุกราย

การประเมินค่าในลักษณะนี้จะเหมาะสมกับกิจการที่มีปริมาณสินค้า มูลค่าสินค้า และจำนวนใบสั่งซื้อของลูกค่าแต่ละรายในลักษณะที่เหมือนกัน แต่ถ้ามีความแตกต่างกันในเรื่องดังกล่าวการประเมินค่าในลักษณะนี้อาจจะทำให้กิจการได้รับความเสียหายอย่างมากจึงควรใช้ค่าอัตราส่วนในลักษณะอื่น ๆ ประกอบด้วย

เช่น ร้านนายหนึ่งทำการสั่งสินค้าจากไอเดียซอฟต์แวร์เทคโนโลยีคิดเป็นสัดส่วนมูลค่าความต้องการสินค้าเปรียบเทียบกับมูลค่าความต้องการสินค้าทั้งหมดเท่ากับ 50% ซึ่งจำนวนใบสั่งซื้อของการสั่งสินค้าร้านนายหนึ่งนั้นเท่ากับ 1 ใน 40 ของใบสั่งซื้อทั้งหมด ถ้าไอเดียซอฟต์แวร์เทคโนโลยีไม่ได้ทำการจัดส่งสินค้าหรือจัดส่งสินค้าให้กับร้านนายหนึ่งช้ากว่าที่กำหนด

กรณีนี้กิจการไอเดียซอฟต์แวร์เทคโนโลยีจะได้รับผลกระทบที่เสียหายอย่างมากเนื่องจากความบกพร่องในครั้งนี้คิดเป็นมูลค่าสินค้าที่ขายถึง 50% ของมูลค่าความต้องการสินค้าทั้งหมด แต่ถ้ามูลค่าความต้องการสินค้าของร้านนายหนึ่งอยู่ในสัดส่วนที่เท่ากันกับใบสั่งซื้อของลูกค้ารายอื่น ๆ การจัดส่งที่ล่าช้าไปจะไม่ส่งผลกระทบต่อกิจการมากนัก    

อย่างไรก็ตามเหตุการณ์ทั้งสองกรณีที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นวัดค่าอัตราส่วนการบริการลูกค้าได้เท่ากับ 97.50% เหมือนกัน (39/40) แต่ค่าอัตราส่วนนี้จะใช้ประโยชน์ได้ดีในกรณีหลังเท่านั้น

อัตราส่วนรายการสินค้าที่จัดส่งได้ทั้งหมดต่อรายการสินค้าทั้งหมดตามใบสั่งซื้อ การประเมินค่าในลักษณะนี้ใช้กับสินค้าสำเร็จรูปเช่นเดียวกัน เนื่องจากตระหนักดีว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้รับจากลูกค้าแต่ละรายนั้นมีโอกาสที่รายการในใบสั่งซื้อจะแตกต่างกันไป

ดังนั้นการวัดค่าของอัตราส่วนนี้จึงทำการพิจารณาถึงรายการสินค้าที่กิจการสามารถทำการจัดส่งให้กับลูกค้าได้และตรงเวลานั้นคิดเป็นเท่าใดของรายการสินค้าที่ลูกค้าทั้งหมดได้สั่งซื้อเข้ามา       

เช่น กิจการไอเดียซอฟต์แวร์เทคโนโลยีมีรายการสินค้าที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามาทั้งหมดในรอบเดือนนี้เท่ากับ 500 รายการ แต่สามารถทำการจัดส่งสินค้าได้ตรงเวลาตามที่กำหนดไว้เพียง 490 รายการ ในกรณีนี้ค่าอัตราการบริการลูกค้าจะเท่ากับ 98% (490/500) เป็นต้น

อย่างไรก็ตามวิธีนี้ยังคงมีข้อจำกัดกับกิจการที่มีสินค้าแต่ละรายการในลักษณะที่มีราคาสินค้าแตกต่างกันมาก เนื่องจากสินค้ารายการที่จัดส่งนั้นอาจจะมีมูลค่าน้อยกว่าในสัดส่วนที่มีนัยสำคัญเมื่อเปรียบเทียบกับรายการสินค้าที่ไม่ได้ทำการจัดส่ง ดังนั้นถ้ากิจการใดมีสินค้าที่มีราคาขายแตกต่างกันจะต้องพิจารณาค่าอัตราส่วนต่อไปประกอบกันด้วย

อัตราส่วนมูลค่าสินค้าที่จัดส่งได้ต่อมูลค่าสินค้ารวมตามใบสั่งซื้อ เป็นที่ตระหนักดีว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้รับจากลูกค้าแต่ละรายนั้นนอกเหนือจากรายการในใบสั่งซื้อจะแตกต่างกันไปแล้วมูลค่าสินค้าที่จัดส่งยังคงมีความแตกต่างกันด้วย ดังนั้นถ้าจะพิจารณาอัตราการบริการลูกค้าให้ชัดเจนแล้วควรจะได้ทำการวัดค่าอัตราส่วนนี้ประกอบกันด้วย

ซึ่งสามารถหาค่าได้โดยนำมูลค่าสินค้าที่สามารถจัดส่งได้ตามกำหนดเวลาหารด้วยมูลค่าสินค้ารวมตามใบสั่งซื้อทั้งหมด เช่น กิจการไอเดียซอฟต์แวร์เทคโนโลยีมีมูลค่าสินค้าที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามาทั้งหมดในรอบเดือนนี้เท่ากับ 100,000 บาท แต่สามารถทำการจัดส่งสินค้าได้ตรงตามเวลาที่กำหนดไว้เพียง 95,000 บาทเท่านั้น ในกรณีนี้ค่าอัตราการบริการลูกค้าจะเท่ากับ 95% (95,000/100,000) เป็นต้น

ค่าอัตราส่วนวัดการบริการลูกค้าที่ได้กล่าวมาข้างต้นทั้ง 3 ค่านั้นค่าอัตราส่วนการบริการลูกค้าที่สูงกว่าจะแสดงถึงความสามารถในการบริหารสินค้าคงเหลือได้สัมฤทธิ์ผลมากกว่า

เวลาที่สูญเปล่าในกระบวนการเนื่องจากขาดแคลนสินค้า การประเมินค่าในส่วนนี้จะถูกนำไปประยุกต์ใช้กับการบริการภายในองค์กร ซึ่งต้องการจะวัดว่าเวลาที่สูญเสียไปในกระบวนการอันเนื่องมาจากการขาดแคลนวัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ วัสดุ อะไหล่ หรือวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆ นั้นมีจำนวนมากน้อยเท่าใด ค่าที่วัดได้ในส่วนนี้จะให้ประโยชน์ได้อย่างสมบูรณ์เมื่อกิจการมีข้อมูลในอดีตมาใช้เพื่อการเปรียบเทียบให้เห็นได้อย่างชัดเจนมากขึ้น

เช่น ข้อมูลในอดีตของกิจการแห่งหนึ่งทำให้ทราบว่าเกิดปัญหาการขาดแคลนวัตถุดิบที่ใช้ในกระบวนการผลิตจึงทำให้เกิดเวลาที่สูญเปล่าที่ต้องรอคอยวัตถุดิบเป็นเวลา 2 วัน และจากการเก็บข้อมูลการทำงานในปีปัจจุบันพบว่ามีช่วงเวลาสูญเปล่าในกระบวนการผลิตของปีนี้จำนวน 5 วันซึ่งมีสาเหตุมาจากปัญหาเดียวกันกับที่เคยเกิดขึ้นในปีก่อน

เมื่อนำเวลาที่สูญเปล่าของทั้งสองกรณีมาทำการเปรียบเทียบกันแล้วจะเห็นได้ว่าการวางแผนการบริหารงานในส่วนของสินค้าคงเหลือนั้นแย่ลงกว่าเดิมมาก ซึ่งถ้าไม่ทำการปรับปรุงนโยบายการบริหารสินค้าคงเหลือจะยิ่งส่งผลทำให้ต้นทุนการดำเนินงานสูงขึ้นโดยไม่มีประสิทธิผลใด ๆ เกิดขึ้นเลย และในที่สุดจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและความสามารถในการทำกำไรโดยภาพรวมของกิจการได้

กิจการสามารถประสบผลสำเร็จในเรื่องของต้นทุนการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพได้โดยใช้แนวทางในการจัดการสินค้าคงเหลือดังนี้

ประการแรก มีงานระหว่างทำสำรองในกระบวนการ สมมติว่าถ้ากิจการแห่งหนึ่งมีศูนย์การผลิตย่อย 2 ศูนย์หรือมากกว่าที่ต้องดำเนินงานต่อเนื่องกันไปในอัตราที่มีความแตกต่างกัน

กรณีนี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีงานระหว่างทำสำรองในระหว่างศูนย์การผลิตย่อยเหล่านั้น ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจได้ว่าการดำเนินงานผลิตทั้งสองศูนย์นั้นจะเป็นไปอย่างต่อเนื่องมีประสิทธิภาพ เช่น ถ้าศูนย์การผลิตแรกใช้เวลาในการทำงานเท่ากับ 20 นาที ผลผลิตที่ได้จากศูนย์การผลิตแรกจะถูกส่งต่อไปยังศูนย์การผลิตที่สองซึ่งจะต้องใช้เวลาในการทำงานอีก 10 นาทีงานจึงเสร็จ        

ถ้ากิจการไม่มีงานระหว่างทำสำรองไว้จะทำให้เกิดเวลาที่สูญเปล่าในกระบวนการเท่ากับ 10 นาทีเนื่องจากงานในศูนย์การผลิตที่สองเสร็จก่อน 10 นาทีจึงต้องรองานจากศูนย์การผลิตแรกมาทำการผลิตต่อ แต่ถ้ามีงานระหว่างทำสำรองในกระบวนการจะทำให้สามารถกำจัดเวลาที่สูญเปล่าดังกล่าวได้และสามารถทำการผลิตได้มากขึ้น

ประการที่สอง สินค้าคงเหลือทำให้กิจการสามารถรักษาระดับการทำงานภาคบังคับได้ตลอดทั้งปี แม้ว่าจะมีความต้องการสินค้าตามช่วงฤดูกาล กิจการสามารถทำการผลิตสินค้าไว้ล่วงหน้าได้ก่อนที่จะถึงช่วงเวลาความต้องการสินค้าตามฤดูกาล การดำเนินงานในลักษณะนี้กิจการจึงต้องรักษาระดับการผลิตให้มีความสม่ำเสมอไว้ตลอดทั้งปี ทั้งนี้เพื่อลดต้นทุนที่เกิดจากการทำงานล่วงเวลา การจ้างงานเพิ่ม การฝึกอบรม การเพิ่มกำลังการผลิต การจ้างเหมาเพิ่ม

ประการที่สาม การสำรองสินค้าคงเหลือเพื่อการเดินเครื่องการผลิตที่นานขึ้น ต้นทุนการติดตั้งจะถูกปันส่วนครอบคลุมจำนวนหน่วยการผลิตที่ทำการผลิตในแต่ละครั้งของการติดตั้ง ถ้าจำนวนหน่วยการผลิตแต่ละครั้งมีจำนวนมากกว่าจะทำให้ต้นทุนการติดตั้งต่อหน่วยลดลงได้ ต้นทุนการติดตั้งมีความหมายรวมถึงต้นทุนของวัสดุ วัตถุดิบ และค่าแรงงานที่ต้องใช้ในการติดตั้งแต่ละครั้ง          

เวลาการหยุดพักของเครื่องจักรเพื่อการเตรียมการผลิตในรอบต่อไป เมื่อระยะเวลาการผลิตในครั้งหนึ่ง ๆ นานขึ้นหมายความว่าไม่ต้องทำการติดตั้งอุปกรณ์หรือเครื่องจักรหลายครั้ง ดังนั้นเวลาที่สูญเสียไปเพื่อการเตรียมเครื่องจักรในการผลิตจึงน้อยกว่า

ประการที่สี่ กิจการอาจจะต้องเต็มใจที่จะจ่ายซื้อสินค้าในปริมาณที่มากกว่า ณ ระดับราคาที่ได้รับส่วนลดการค้า เช่น กิจการแห่งหนึ่งมีความต้องการใช้สินค้าตลอดทั้งปีเท่ากับ 4,000 หน่วย ผู้ขายสินค้าดังกล่าวมีข้อเสนอว่าถ้าสั่งซื้อครั้งละ 1,000 หน่วยหรือมากกว่านั้นจะซื้อในราคาเพียงหน่วยละ 105 บาท 

แต่ถ้าสั่งซื้อแต่ละครั้งน้อยกว่า 1,000 หน่วยจะต้องจ่ายซื้อในราคาหน่วยละ 120 บาท ในที่นี้ถ้าทำการสั่งซื้อสินค้าครั้งละ 1,000 หน่วยขึ้นไปต้นทุนการซื้อสินค้าต่อหน่วยจะสามารถประหยัดได้หน่วยละ 15 บาท เป็นต้น

กิจการสามารถจะประเมินค่าเงินลงทุนในสินค้าคงเหลือว่ามีจำนวนมากหรือน้อยอย่างไรนั้น วิธีการหนึ่งที่ทำได้คือการวัดค่า อัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือ (Inventory Turnover) ซึ่งเป็นระดับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ในมือในจำนวนที่เพียงพอจะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ อัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือสามารถทำการคำนวณได้โดยนำต้นทุนสินค้าที่ขายโดยเฉลี่ยสำหรับปีหารด้วยสินค้าคงเหลือเฉลี่ย เขียนเป็นสูตรได้ดังนี้

กิจการแห่งหนึ่งมีต้นทุนสินค้าที่ขายสำหรับปีเท่ากับ 2,600,000 บาท สินค้าคงเหลือเฉลี่ยสำหรับปี 520,000 บาท อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงเหลือเท่ากับเท่าใด

สำหรับค่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือที่คำนวณได้นั้นกิจการควรจะได้นำไปทำการเปรียบเทียบกับค่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือของกิจการอื่น ๆ ที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันหรืออย่างน้อยที่สุดอาจจะนำไปทำการเปรียบเทียบกับค่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือของกิจการในปีที่ผ่านมาเพื่อดูแนวโน้มที่เกิดขึ้น แต่ถ้าสามารถทำการเปรียบเทียบได้ทั้งสองลักษณะจะสามารถแปลความหมายในมุมมองต่าง ๆ ได้ดีกว่า

อย่างไรก็ตามสำหรับค่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือที่คำนวณได้นั้น ค่าอัตราส่วนการหมุนเวียนที่สูงกว่าแสดงถึงความมีประสิทธิภาพในการบริหารเงินลงทุนหมุนเวียนในสินค้าว่าอยู่ในระดับที่ดีกว่า

การประเมินค่าในอีกลักษณะหนึ่งที่สามารถพิจารณาควบคู่กันไปกับอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือคือ การวัดระยะเวลาของการถือครองสินค้า ซึ่งเป็นการประเมินว่ากิจการต้องทำการถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยไว้นานเท่าใดจึงจะขายได้ หรือนโยบายในการบริหารสินค้าคงเหลือมีประสิทธิผลหรือไม่ 

โดยกรณีแรกนี้อาจจะคำนวณได้โดยการนำมูลค่าสินค้าคงเหลือเฉลี่ยสำหรับปีหารด้วยสินค้าคงเหลือที่ใช้ไปโดยเฉลี่ยสำหรับระยะเวลาย่อยของปี เช่น รายสัปดาห์ รายวัน หรือรายชั่วโมง เป็นต้น เขียนเป็นสูตรการคำนวณได้ดังนี้

การคำนวณหาค่าระยะเวลาการถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยในอีกกรณีหนึ่งสามารถคำนวณได้โดยการนำระยะเวลารายปีที่ต้องการประเมินค่าหารด้วยอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือ เขียนเป็นสูตรการคำนวณได้ดังนี้

ค่าที่วัดระยะเวลาถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยจากค่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือจะให้ผลลัพธ์เช่นเดียวกันกับที่คำนวณได้ในกรณีแรกของตัวอย่างที่ 2

สมมติว่ากิจการแห่งหนึ่งต้องการคำนวณหาระยะเวลาการถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยรายวันว่าเท่ากับเท่าใด เมื่อต้นทุนสินค้าที่ขายสำหรับปีเท่ากับ 6,500,000 บาท สินค้าคงเหลือเฉลี่ยเท่ากับ 78,000 บาท และจำนวนวันทำงานใน 1 ปีเท่ากับ 250 วัน

จากข้อมูลข้างต้นในขั้นแรกต้องคำนวณหาสินค้าคงเหลือที่ใช้ไปโดยเฉลี่ยต่อรอบระยะเวลาที่ต้องการประเมินเสียก่อน ในที่นี้คือรอบระยะเวลารายวัน แสดงการคำนวณหาสินค้าคงเหลือที่ใช้ไปโดยเฉลี่ยต่อวันได้ดังนี้

สมมติว่ากิจการแห่งนี้ปรับปรุงกระบวนการดำเนินใหม่ซึ่งจะช่วยทำให้สามารถลดปริมาณสินค้าคงเหลือจาก 78,000 บาทเหลือเพียง 39,000 บาท จากข้อมูลดังกล่าวให้คำนวณหาระยะเวลาถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยรายชั่วโมง เมื่อ 1วันทำงานเท่ากับ 8 ชั่วโมง

จากข้อมูลข้างต้นในขั้นแรกต้องคำนวณหาสินค้าคงเหลือที่ใช้ไปโดยเฉลี่ยต่อรอบระยะเวลาที่ต้องการประเมินเสียก่อน ในที่นี้คือรอบระยะเวลารายชั่วโมง แสดงการคำนวณหาสินค้าคงเหลือที่ใช้ไปโดยเฉลี่ยต่อชั่วโมงได้ดังนี้

ค่าของระยะเวลาการถือครองนี้เมื่อมีการนำไปเปรียบเทียบกับกิจการอื่น ๆ ที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน หรือเปรียบเทียบกับค่าระยะเวลาการถือครองสินค้าคงเหลือเฉลี่ยของกิจการที่ผ่านมาในอดีต ค่าของระยะเวลาการถือครองที่น้อยกว่าแสดงถึงนโยบายในการบริหารสินค้าคงเหลือที่มีประสิทธิผลดีกว่า กิจการไม่ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนจมอยู่ในสินค้าคงเหลือนานเกินไป ซึ่งจะทำให้โอกาสในการทำกำไรได้มีเพิ่มขึ้นด้วย

นโยบายในการบริหารสินค้าคงเหลือมีความเป็นไปได้ที่จะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเรื่องของต้นทุน การที่จะกำหนดว่ากิจการควรจะมีสินค้าคงเหลือจำนวนมากน้อยเท่าใดจะได้รับผลกระทบจากรายการต้นทุนในลักษณะต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนเฉพาะสินค้าแต่ละชนิด ต้นทุนการถือครองสินค้า ต้นทุนการสั่งซื้อ ต้นทุนสินค้าขาดแคลน

ต้นทุนเฉพาะสินค้าแต่ละชนิด (Item Cost) ในกรณีที่เป็นกิจการซื้อมาขายไปหรือกิจการให้การบริการต้นทุนส่วนนี้อาจจะเรียกได้ว่าต้นทุนการจ่ายซื้อ ต้นทุนการจ่ายซื้อ เป็นรายการต้นทุนที่มีความหมายรวมถึงราคาจ่ายซื้อสินค้าคงเหลือ และต้นทุนทางตรงในลักษณะใด ๆ ที่ทำให้ได้มาซึ่งสินค้าคงเหลือเหล่านั้นให้อยู่ในสภาพที่พร้อมนำไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานหรือเพื่อขาย 

เช่น ค่าขนส่งเข้า ค่าเบี้ยประกันภัย หรือค่าภาษี เป็นต้น แต่ถ้าเป็นกิจการอุตสาหกรรมต้นทุนของการได้มาซึ่งสินค้านั้นจะหมายความรวมถึงค่าวัตถุดิบทางตรง ค่าแรงงานทางตรง และค่าใช้จ่ายการผลิตซึ่งทั้ง 3 รายการที่กล่าวถึงในส่วนหลังนี้เรียกว่าเป็น ต้นทุนการผลิต

ต้นทุนการถือครองสินค้า (Holding Costs) หมายความรวมถึงค่าใช้จ่ายผันแปรที่เกิดขึ้นตามปริมาณสินค้าคงเหลือที่กิจการถือครองไว้ เมื่อใดที่ปริมาณสินค้าคงเหลือมีการเปลี่ยนแปลง ต้นทุนการถือครองสินค้าจะมีการเปลี่ยนแปลงไปด้วย ต้นทุนการถือครองสินค้าต่อหน่วยนั้นสามารถประเมินค่าได้โดยพิจารณาจากองค์ประกอบของต้นทุน 3 รายการคือ เงินลงทุน ต้นทุนเก็บรักษาสินค้าคงคลัง และต้นทุนเกี่ยวกับความเสี่ยง

ต้นทุนเงินลงทุน ต้นทุนในส่วนนี้จะสูงขึ้นเนื่องด้วยการเปลี่ยนแปลงรายการต้นทุนอย่างใดอย่างหนึ่งได้แก่ ต้นทุนของเงินลงทุนหรือต้นทุนค่าเสียโอกาสของเงินลงทุน ต้นทุนของเงินลงทุนคืออัตราดอกเบี้ยที่กิจการจะต้องจ่ายให้กับเงินที่กู้ยืมมาเพื่อการลงทุนในสินค้าคงเหลือ ส่วนต้นทุนค่าเสียโอกาสเป็นอัตราของผลตอบแทนที่ควรจะได้รับเป็นตัวเงินถ้ามีการนำเงินลงทุนดังกล่าวไปลงทุนในสินทรัพย์อื่นที่ให้มากกว่าการลงทุนในสินค้าคงเหลือ

ต้นทุนค่าเสียโอกาสอย่างน้อยที่สุดที่จะเกิดขึ้นคืออัตราดอกเบี้ยที่จะได้รับจากการนำเงินไปฝากธนาคาร ต้นทุนค่าเสียโอกาสอาจจะสูงขึ้นได้ถ้าโอกาสของความสามารถในการทำกำไรนั้นมีมากขึ้น สมมติว่าในการเริ่มดำเนินงานของกิจการแห่งหนึ่งต้องกู้เงินจากสถาบันการเงินที่อัตราดอกเบี้ย 9% ต่อปี ในเวลาเดียวกันถ้ากิจการสามารถนำเงินไปลงทุนในหลักทรัพย์และให้ผลตอบแทนจากการลงทุนดังกล่าวได้ถึง 15% ต่อปี    

สำหรับเงินลงทุนดังกล่าวนั้นควรใช้ต้นทุนค่าเสียโอกาสที่ 15% ต่อปีเป็นต้นทุนของเงินทุนมากกว่าอัตราดอกเบี้ยเงินกู้ยืมที่ 8% ต่อปี โดยปกติต้นทุนเงินลงทุนนั้นจะแสดงอยู่ในรูปของอัตราดอกเบี้ยรายปี

ต้นทุนในการเก็บรักษา โดยปกติจะหมายความรวมถึงต้นทุนของพื้นที่ พนักงาน และอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ต้องมีไว้เพื่อใช้ในการปฏิบัติหน้าที่งานในการดูแลรักษาสินค้าให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้หรือเพื่อรอการขาย อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อาจจะเพิ่มขึ้นได้ เนื่องจากค่าใช้จ่ายดังกล่าวมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันหรืออาจจะได้รับผลกระทบจากปัจจัยในเรื่องของขนาดของสินค้าคงเหลือ

เช่น กิจการควรจะรวมต้นทุนค่าเช่าพื้นที่คลังสินค้าเป็นต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าเมื่อทำการเช่าคลังสินค้าและค่าเช่าพื้นที่คลังสินค้าผันแปรไปตามปริมาณสินค้าที่ถือครอง    

แต่ถ้ากิจการเป็นเจ้าของพื้นที่ที่ใช้ในการเก็บรักษาคลังสินค้านั้นเองและไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ เกิดขึ้นจากการเก็บรักษาสินค้าเหล่านั้นอีกไม่ควรรวมพื้นที่คลังสินค้าดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้า เหตุการณ์ในกรณีเดียวกันแต่กิจการต้องจ่ายค่าล่วงเวลาพนักงานอันเนื่องมาจากระดับสินค้าคงเหลือที่มีปริมาณเพิ่มมากขึ้น ค่าใช้จ่ายในส่วนที่เพิ่มขึ้นดังกล่าวควรจะรวมเป็นต้นทุนในการเก็บรักษา

ต้นทุนเกี่ยวกับความเสี่ยง ต้นทุนในส่วนนี้หมายความรวมถึงความล้าสมัย ความเสื่อมสภาพ ความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับตัวสินค้า การลักขโมย การประกันภัย ต้นทุนประเภทนี้จะมีจำนวนมากน้อยเท่าใดขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้า ลักษณะของธุรกิจ กล่าวคือ ลักษณะการดำเนินงานหรือสินค้าของกิจการใดอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสูงมาก    

สินค้าของกิจการเหล่านี้จะมีต้นทุนเกี่ยวกับความเสี่ยงในเรื่องของความล้าสมัยของตัวสินค้าในสัดส่วนที่สูงมากกว่ากิจการประเภทอื่น ๆ ในขณะที่กิจการที่ทำการผลิตสินค้าอุปโภคบริโภคจะมีต้นทุนความเสี่ยงเกี่ยวกับสินค้าเสื่อมสภาพ เสียหาย หรือถูกลักขโมยได้ง่ายกว่า

โดยทั่วไปสินค้าที่กิจการเก็บรักษาไว้ในช่วงเวลาที่นานกว่าจะมีโอกาสที่สินค้าเหล่านั้นจะล้าสมัยได้มากกว่า กิจการที่มีสินค้าหลายหลายประเภท ไม่สามารถทำการตรวจนับได้ง่าย หรือสังเกตได้ยากมีโอกาสที่สินค้าเหล่านั้นจะถูกลักขโมยได้ง่ายกว่ากิจการที่มีสินค้าน้อยราย หรือมีการวางระบบในการตรวจสอบหรือตรวจนับที่ดีกว่า หรือทำได้ง่ายกว่า

ต้นทุนค่าเบี้ยประกันภัยเป็นต้นทุนที่จะมีมูลค่าผันแปรไปตามมูลค่าของสินค้า ปริมาณสินค้า กิจการที่มีสินค้าคิดเป็นสัดส่วนที่สูงมาก ปริมาณสินค้ามีจำนวนมาก กิจการเหล่านี้จะมีต้นทุนของการประกันภัยในจำนวนที่สูงกว่า

กิจการแห่งหนึ่งมีสินค้าคงเหลือที่เก็บรักษาไว้ในปัจจุบันนี้โดยเฉลี่ยเท่ากับ 2,080,000 บาท ผู้บริหารประมาณการเงินลงทุนเฉพาะสินค้าไว้เท่ากับ 11% ต่อปี ต้นทุนในการเก็บรักษาเท่ากับ 4% ต่อปี ต้นทุนเกี่ยวกับความเสี่ยงเท่ากับ 5% ต่อปี จากข้อมูลดังกล่าวต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าคงเหลือต่อปีเท่ากับเท่าใด

อัตราต้นทุนในการเก็บรักษาต่อปี = ต้นทุนของเงินลงทุน + ต้นทุนในการเก็บรักษา + ต้นทุนเกี่ยวกับความเสี่ยง
            = 11% + 4% + 5%
            = 20%

ต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าคงเหลือ = สินค้าคงเหลือโดยเฉลี่ย x อัตราต้นทุนในการเก็บรักษาต่อปี
                  = 2,080,000 บาท x 20%
                  = 2,080,000 บาท x 20%
                  = 416,000 บาท 

ต้นทุนในการสั่งซื้อ (Ordering Costs) เป็นต้นทุนที่มีมูลค่าคงที่เฉพาะในแต่ละครั้งที่ทำการสั่งซื้อ ต้นทุนในส่วนนี้มีความหมายรวมถึงต้นทุนของพนักงานที่ทำหน้าที่ในการสั่งซื้อ ต้นทุนในการติดตามตรวจสอบ ต้นทุนการตรวจรับ ต้นทุนการขนย้าย ต้นทุนในการสั่งซื้อถูกพิจารณาว่าจะมีจำนวนที่คงที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกับปริมาณสินค้าที่ทำการสั่งซื้อ เช่น ถ้าทำการสั่งซื้อสินค้าจำนวน 10 หน่วยในเดือนมกราคมมีต้นทุนการสั่งซื้อต่อครั้งเท่ากับ 100 บาทต่อครั้ง ถ้าทำการสั่งซื้อสินค้าดังกล่าวในเดือนต่อไปจำนวน 150 หน่วย    

แต่ต้นทุนในการสั่งซื้อดังกล่าวยังคงเท่ากับ 100 บาทต่อครั้ง เป็นต้น ต้นทุนในการสั่งซื้อสินค้าต่อครั้งเท่ากัน แต่ถ้ากิจการทำการสั่งซื้อจำนวนบ่อยครั้งจะทำให้ต้นทุนในการสั่งซื้อโดยรวมมีจำนวนที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตามจำนวนครั้งที่สั่งซื้อ จึงกล่าวได้ว่าต้นทุนในการสั่งซื้อเป็นต้นทุนที่ผันแปรตามจำนวนครั้งที่สั่งซื้อ

ต้นทุนสินค้าขาดแคลน (Shortage Costs) กิจการจะมีต้นทุนประเภทนี้เกิดขึ้นเมื่อความต้องการของลูกค้ามีมากเกินกว่าปริมาณสินค้าคงเหลือที่กิจการได้จัดหาไว้ ซึ่งถ้าเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวจะมีต้นทุนอย่างใดอย่างหนึ่งเกิดขึ้นตามมา คือ ต้นทุนจากการที่ลูกค้ารอสินค้า หรือต้นทุนจากการสูญเสียรายได้    

เช่น ร้านโรซ่าขายตุ๊กตารูปแบบต่าง ๆ ได้รับคำสั่งซื้อจากร้านปุ้มปุ้ยให้จัดส่งตุ๊กตาหมีแพนด้าให้จำนวน 10 ตัว แต่ร้านโรซ่าได้ขายตุ๊กตาหมีแพนด้าไปหมดแล้วและยังไม่ได้ทำการสั่งซื้อมาใหม่จึงไม่มีสินค้าที่จะจัดส่งให้ร้านปุ้มปุ้ยได้      

ผลที่ตามมาคือร้านปุ้มปุ้ยอาจจะยอมรอคอยให้ร้านโรซ่าสั่งซื้อสินค้าและจัดส่งให้ภายหลัง หรือร้านปุ้มปุ้ยอาจจะตัดสินใจหันไปซื้อสินค้าดังกล่าวจากร้านอื่นแทนซึ่งนั่นหมายถึงร้านโรซ่าจะสูญเสียรายได้ที่มีโอกาสจะได้รับในครั้งนั้นไป เป็นต้น

ในกรณีที่ลูกค้ายอมให้จัดส่งสินค้าในภายหลัง มีความเป็นไปได้ที่ต้นทุนสินค้าขาดแคลนจะต้องจ่ายเพิ่มขึ้นจากการสั่งซื้อและการจัดส่งแบบเร่งด่วนซึ่งจะมีมูลค่าที่สูงกว่าการดำเนินงานตามปกติ              

นอกจากนี้อาจจะทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าที่มีต่อกิจการนั้นลดลงหรือสูญเสียไปได้ ต้นทุนในส่วนนี้เป็นต้นทุนที่ไม่มีตัวตนซึ่งยากที่จะแประเมินค่าได้ อย่างไรก็ตามแม้ว่าลูกค้าจะยอมให้จัดส่งสินค้าให้ในภายหลังแต่คงไม่สามารถรับประกันได้ว่าลูกค้าดังกล่าวจะกลับมาซื้อสินค้าในครั้งต่อ ๆ ไปอีกหรือไม่

ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์สูญเสียรายได้ มีความเป็นไปได้ที่ต้นทุนสินค้าขาดแคลนจะมีความหมายถึงกำไรที่สูญเสียไปจากการขายในครั้งนั้นบวกกับโสหุ้ยในการดำเนินงานที่สามารถลดลงได้ต่อหน่วยสินค้าที่ขาย และกิจการอาจจะต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่จะได้รับจากการที่ลูกค้าจะไม่กลับมาซื้อสินค้าอีกต่อไป   

นอกจากนี้ต้นทุนสินค้าขาดแคลนอาจจะมีสาเหตุมาจากการขาดแคลนวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนประกอบที่ใช้ภายในองค์กร ในกรณีนี้ต้นทุนสินค้าขาดแคลนจะรวมถึงต้นทุนในการดำเนินงานที่ต้องหยุดชะงักไปจากการขาดแคลนวัตถุดิบ ต้นทุนในการติดตั้งเครื่องจักรที่เพิ่มขึ้น ค่าธรรมเนียมในการขนส่งสินค้าพิเศษ และอื่น ๆ 

จากที่กล่าวมาข้างต้นสามารถนำมาสรุปต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือได้ดังตารางที่ 3 ต่อไปนี้

ตารางที่ 3 ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือ

ระบบที่นำมาใช้เพื่อการกำหนดปริมาณการสั่งซื้อสินค้าโดยทั่วไปได้แก่ จำนวนต่อจำนวน ปริมาณการสั่งซื้อคงที่ ระบบสูง - ต่ำ และรอบระยะเวลาการสั่งซื้อ

จำนวนต่อจำนวน (Lot-for-lot) ระบบนี้จะทำการสั่งซื้อในปริมาณที่มีความต้องการหรือจำเป็นต้องใช้ในครั้งนั้น ๆ อย่างแน่นอน การสั่งซื้อในลักษณะนี้จะทำการปรับปรุงปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อตามปริมาณสินค้าที่มีความต้องการใช้ในแต่ละช่วงเวลาได้เสมอ ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะไม่มีสินค้าคงเหลือในปริมาณที่มากเกินไป 

โดยปกติจะใช้วิธีนี้เมื่อความต้องการสินค้าของกิจการนั้นไม่คงที่และกิจการมีข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณสินค้าที่คาดว่าต้องการจะใช้ ระบบนี้จะใช้โดยทั่วไปเพื่อการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการวัตถุดิบ

ปริมาณการสั่งซื้อคงที่ (Fixed Order Quantity) ระบบนี้จะทำการกำหนดปริมาณสินค้าที่จะสั่งซื้อในช่วงเวลาหนึ่งเวลาใดไว้เป็นจำนวนที่คงที่เฉพาะสินค้าประเภทใดประเภทหนึ่ง รายการใดรายการหนึ่งเป็นจำนวนแน่นอนในแต่ละครั้งที่สั่งซื้อ    

เช่น ปริมาณการสั่งซื้อครั้งละ 200 หรือบางครั้งอาจจะขึ้นอยู่กับปริมาณต่อชุดการบรรจุแต่ละชนิดของบรรจุภัณฑ์ ได้แก่ 144 หน่วยต่อกล่องเนื่องจากชุดการบรรจุเป็นโหล เป็นต้น ข้อได้เปรียบของระบบการสั่งซื้อในลักษณะนี้คือ เข้าใจได้ง่าย ทำได้ง่าย ส่วนข้อเสียของระบบนี้คือ ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลืออาจจะไม่ใช่จำนวนที่ต่ำที่สุด

ระบบสูง–ต่ำ (Min–max System) ระบบนี้จะทำการกำหนดตำแหน่งของการสั่งซื้อโดยจะพิจารณาจากปริมาณสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ในมือว่าเมื่อใดที่สินค้าคงเหลือมีปริมาณลดต่ำลงจนถึงระดับที่กำหนดไว้ให้ทำการสั่งซื้อได้ ปริมาณสินค้าที่ทำการสั่งซื้อเป็นผลต่างระหว่างปริมาณสินค้าที่ต้องมีไว้เพื่อใช้กับระดับของความต้องการสินค้าสูงสุดตามที่คาดการณ์ไว้ เช่น ถ้าปริมาณสินค้า ก ลดต่ำลงจนถึงระดับ 100 หน่วยให้ทำการสั่งซื้อในครั้งต่อไป     

ปริมาณความต้องการสินค้าสูงสุดอยู่ที่ระดับ 500 หน่วย และปริมาณสินค้าที่ต้องมีไว้เพื่อใช้ในแต่ละช่วงเวลาที่ต้องทำการสั่งซื้อเท่ากับ 80 หน่วย ดังนั้นปริมาณสินค้า ก ที่ต้องทำการสั่งซื้อในครั้งนี้จะเท่ากับ 420 หน่วย (500 หน่วย-80 หน่วย) ด้วยลักษณะของระบบนี้จะเห็นได้ว่าเวลาและปริมาณที่ทำการสั่งซื้อสินค้าในแต่ละครั้งจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

รอบระยะเวลาการสั่งซื้อ (Order in Periods) การทำงานของระบบนี้กิจการจะทำการกำหนดปริมาณการสั่งซื้อโดยทำการสรุปยอดรวมของปริมาณสินค้าที่ต้องการใช้สำหรับรอบระยะเวลาใด ๆ ในอนาคต การสั่งซื้อในลักษณะจะมีความเกี่ยวข้องกับรอบระยะเวลาที่รวมอยู่ในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง

เช่น กิจการแห่งหนึ่งมีความต้องการจะทำการสั่งซื้อสินค้า ข สำหรับปริมาณความต้องการสินค้าต่อรอบระยะเวลา 2 สัปดาห์ต่อไป ถ้าปริมาณความต้องการสินค้า ข ในช่วง 2 สัปดาห์ต่อไปเท่ากับ 100 หน่วย และ 70 หน่วยตามลำดับ

ดังนั้นปริมาณสินค้าที่จะต้องทำการสั่งซื้อสำหรับความต้องการในช่วง 2 สัปดาห์ในอนาคตจะเท่ากับ 170 หน่วย เป็นต้น  ระบบการสั่งซื้อต่าง ๆ ที่ได้กล่าวถึงข้างต้นนั้นสามารถนำมาสรุปได้ในตารางที่ 4 ต่อไปนี้