ร.อ.สุชาติ ศุภมงคล
ผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาอิสระ, E-mail.sosupa@gmail.com

การจัดการพัสดุโรงงานที่มีความต้องการเป็นแบบอิสระ (Independent Demand) ซึ่งไม่อาจวางแผนได้ทำอย่างไร ยุคใหม่นี้คงไม่มีผู้ใดค้านว่า การบริหารอุตสาหกรรมการผลิตที่ดีต้องใช้หลักการประหยัด ลดต้นทุนการผลิตเท่าที่จะทำได้ มีผู้กล่าวถึงการลดน้ำหนัก รีดไขมันที่ไม่มีประโยชน์ออกไปทำให้องค์การผอมลง Thin and Healthy ผอมแต่สุขภาพแข็งแรง

ได้กล่าวถึงความต้องการแบบแปรตามที่ใช้การวางแผนความต้องการพัสดุล่วงหน้าได้ โดยไม่ต้องทุ่มเงินสร้างสต็อกจำนวนมากทั้งที่ยังไม่มีความต้องการพัสดุหลายรายการขณะนั้น เป็นการทำให้องค์การอ้วนขึ้น ผมได้ลงตัวอย่างการวางแผนอย่างง่ายเรื่อง MR/MS (Maintenance Repair/Material Supplies) ไว้ในฉบับที่ผ่านมา ที่ใช้หลักการง่ายๆ คือ ต้องรู้ตัวว่าจะซ่อมอะไร ซ่อมเมื่อไหร่ ซึ่งเป็นเรื่องของวิศวกรรมโรงงานใช้หน่วยงานตรวจสอบ Plant Inspector เป็นผู้รับผิดชอบ

ส่วนความต้องการอะไหล่ และพัสดุสิ้นเปลืองที่จะใช้กับรายการซ่อมนั้นๆ จะเป็นหน้าที่ของฝ่ายซ่อมบำรุง ลงรายการ MS (Materials Supplies) นอกจากนี้แล้วส่วนงานซ่อมบำรุงจะต้องตรวจพัสดุคงเหลือในคลังและทำการจองพัสดุนั้นๆ เพื่อให้ส่วนคลังพัสดุทราบว่าจะต้องมีการเบิกใช้พัสดุและอะไหล่เหล่านั้น หน่วยงานคลังพัสดุที่มีความรู้ความสามารถดีจะเป็นผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการสำรองพัสดุในโครงการเช่นนี้ได้ดี  

เช่น ถ้าพบว่าพัสดุที่ต้องการนั้นๆ ไม่พร้อมอยู่ในสต็อกก็จะทำการสั่งซื้อ และควรต้องพร้อมที่จะตอบคำถามได้ตลอดเวลาเรื่องแหล่งขาย ระยะเวลาในการจัดซื้อ จัดส่ง และเป็นผู้รับผิดชอบเรื่อง In-Bound Logistics การทำงานอย่างบูรณาการจากหน่วยงานต่างๆ จะทำให้ได้งานที่มีคุณภาพภายใต้ค่าใช้จ่ายที่น้อยลง ท่านผู้อ่านที่มีประสบการณ์คงเห็นด้วยกับผมว่า ปัญหาเรื่องพัสดุโรงงานทั้งหลายที่เกิดขึ้นนั้น มาจากการมองข้ามความสำคัญของการซื้อพัสดุในแต่ละครั้งที่คิดถึงราคา กับค่าของการเก็บ    

ส่วนในครั้งนี้จะได้พูดถึงเรื่องการจัดการพัสดุโรงงานที่มีความต้องการเป็นแบบอิสระ (Independent Demand) ซึ่งไม่อาจวางแผนได้ : ท่านคงทราบแล้วว่า ความต้องการพัสดุโรงงานประกอบด้วย อะไหล่เครื่องจักร ส่วนประกอบต่างๆ พัสดุครุภัณฑ์ ของใช้สิ้นเปลือง เป็นพัสดุที่มีลักษณะความต้องการเป็นแบบอิสระ ไม่อาจวางแผนได้ ถ้าการซ่อมบำรุงแบบเสียแล้วจึงซ่อมหรือมีอาการแล้วจึงซ่อม ย่อมไม่สามารถวางแผนให้มีประสิทธิภาพได้

ชิ้นส่วน อะไหล่ที่ทำงานในลักษณะสึกหรอ แตกขาดได้ (Wear & Tear) ชำรุดเมื่อไหร่ก็ต้องเปลี่ยน ความต้องการก็เกิดทันที การแก้ไขก็คือ ต้องสร้างสต็อกไว้สูงมาก เพราะต้องเก็บพัสดุไว้หลายรายการแบบเหวี่ยงแห และสิ่งที่ตามมาในที่สุดก็คือ มีพัสดุค้างสต็อกอยู่ไม่ได้จ่ายเลยจำนวนมาก โรงงานที่มีปัญหาเรื่องสต็อกตายพบได้ทั่วไป เรื่องนี้ต้องมีการบ้านให้ทำ โปรดติดตามเรื่องต่อไปนี้

ยุคใหม่นี้คงไม่มีผู้ใดค้านว่า การบริหารอุตสาหกรรมการผลิตที่ดีต้องใช้หลักการประหยัด ลดต้นทุนการผลิตเท่าที่จะทำได้ มีผู้กล่าวถึงการลดน้ำหนัก รีดไขมันที่ไม่มีประโยชน์ออกไปทำให้องค์การผอมลง Lean Organization คำว่า Lean นั้นมีความหมายว่า Thin and Healthy ผอมแต่สุขภาพแข็งแรง คือ การเลือกสต็อกแต่รายการที่สำคัญ จำเป็น หาซื้อยาก ไม่สต็อกรายการที่ไม่จำเป็นและจัดหาได้เร็วมาก โดยให้หันมาใช้เทคนิคในการจัดหาที่ทันสมัยในยุคโซ่อุปทาน

เลิกยึดแนวคิดเก่าที่กล่าวว่า เกินไว้ดีกว่าขาด แนวคิดแบบญี่ปุ่นในบริบทของ Lean คือ พัสดุขาดสต็อกดีกว่าพัสดุมากเกินจำเป็น เพราะพัสดุขาดมีทางจัดหาได้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ส่วนพัสดุเกินเหลือใช้หรือไม่ได้เคยได้ใช้เลย เมื่อต้องการขายเอาเงินคืนบ้างก็ยาก เสียก็ต้องทิ้งไป และอาจต้องจ่ายเงินในการเอาไปทิ้งด้วยซ้ำ

รูปที่ 1 การบริหารพัสดุแนวญี่ปุ่น

1. Category A Regular Storehouse Items รายการพัสดุที่ต้องเก็บสต็อก ต้องรักษาระดับคงคลังด้วยการมีจุดสั่งซื้อ และจำนวนสั่งซื้อที่เหมาะสมอยู่เสมอ When to Order, How Much to Order Each Time พัสดุที่อยู่ในกลุ่มนี้ยังต้องแบ่งออกตามลักษณะของการใช้ดังต่อไปนี้

A1 Consumable Stock พัสดุใช้สิ้นเปลืองหรืออะไหล่ที่ต้องเปลี่ยนบ่อย จัดอยู่ในประเภทหมุนเร็วหรือเคลื่อนไหวปานกลางพอจับสถิติได้
A2 Insurance Stock Parts เป็นอะไหล่ที่ใช้นานๆ ครั้ง ไม่บ่อยนัก แต่มันเป็นอะไหล่ที่สำคัญกับการเดินเครื่องมาก และต้องการซ่อมให้เสร็จเดินเครื่องได้เร็ว ระดับต่ำสุดในสต็อกอาจมีจำนวนน้อย เช่น หนึ่งหรือสองชิ้นเท่านั้น อะไหล่เหล่านี้ส่วนมากโรงงานผู้ผลิตไม่ได้ผลิตไว้พร้อมขาย และผู้ผลิตเครื่องจักรจะแจ้งให้ทราบว่าไม่ได้สต็อกอะไหล่เหล่านี้ไว้

A3 Capital Insurance Spares อะไหล่ประเภทนี้มีราคาแพงในลักษณะเดียวกับทรัพย์สินถาวร แต่เก็บอยู่ในสต็อกบริหารมูลค่าเช่นเดียวกับทรัพย์สินหมุนเวียนพัสดุประเภทนี่ ได้แก่ เครื่องจักรเครื่องยนต์หรือส่วนประกอบทั้งยูนิต ที่เตรียมพร้อมและนำเข้าเปลี่ยนแทนที่เครื่องที่เสียได้ทันที อะไหล่ราคาแพงหรืออุปกรณ์ประกอบ นำมูลค่ามาบริหารแบบทรัพย์สินถาวร คือมีการหักค่าเสื่อมราคาทุกๆ ปี และมูลค่าที่เหลือหลังจากได้หักค่าเสื่อมราคาแล้ว ก็จะเป็นมูลค่าทางบัญชี (Book Value) ที่เหลืออยู่ ถ้ายังไม่ได้เบิกไปใช้หลายปี มูลค่าทางบัญชีก็จะลดลงจนเหลือ 1 บาท

Order as Required: หมายถึง รายการที่ซื้อเข้าสต็อกเมื่อต้องการใช้เท่านั้น เมื่อใช้หมดไปก็ปล่อยให้เป็น Zero Stock และเมื่อมีความต้องการใหม่ก็ซื้อเข้าสต็อกตามจำนวนที่ต้องการอีกครั้ง

Direct Charge Basis: หมายถึง การซื้อที่ลงบัญชีโดยตรงไปยังกิจกรรมที่ใช้พัสดุรายการนั้น (Charge Direct to Cost Center) โดยไม่ต้องนำเข้าบัญชี Inventory A/C

โดยสรุป category A คือ รายการที่ซื้อเข้าเก็บเป็น Regular Stock Items แต่ต้องมีบทของการประหยัดเข้ามาควบคุมการสั่งซื้อใหม่ (Order Control Procedure) ส่วนใน Category B นั้นมีความมุ่งหมายจะไม่เก็บสต็อกเลยจนกว่าจะจำเป็นก็จะซื้อเข้าสต็อกตามจำนวนที่ต้องการเป็นครั้งๆ ไป หรือซื้อและลงบัญชีค่าใช้จ่ายตรงไปยังศูนย์ค่าใช้จ่ายหน่วยงานที่ได้รับประโยชน์นั้น (โดยไม่นำเข้าบัญชีคงคลัง Inventory Account) และยังต้องหาวิธีอื่นที่จะถ่ายภาระเรื่องการลงทุนสร้างสต็อกไปให้ผู้อื่นแต่ยังต้องมั่นใจในเรื่องการได้รับพัสดุตามเวลาที่ต้องการ

A 1 Consumable stock พัสดุประเภทใช้สิ้นเปลือง หมุนเร็ว Fast Moving Items เช่น มีการเคลื่อนไหวทุกสัปดาห์ ทุกๆเดือน หรืออย่างต่ำสุดต้องมีการจ่ายบ้างในทุกไตรมาศ ตัวอย่างเช่น ในหนึ่งปีควรมีการเบิกใช้ 4 ครั้ง ทำให้มีการคำนวณความต้องการปีละเท่าไหร่ได้ (Annual Demand) เช่น ได้ความต้องการ 3 หน่วยต่อเดือน เพราะฉะนั้น หนึ่งปีได้ความต้องการ 36 หน่วย ทั้งนี้เป็นเพราะ สูตรคำนวณจำนวนสั่งซื้อที่ประหยัดนั้น ต้องใช้ความต้องการทั้งปี (A) เป็น Parameter อยู่ในสูตรคำนวณด้วย เช่น A = 36 Unit

ส่วนเรื่องค่าของการสั่งซื้อ Cost of Order [Co] และค่าของการเก็บ [CxI] จะเก็บไว้อธิบายวิธีคำนวณหาค่าโดยละเอียดในฉบับต่อไป

สูตร ROP /EOQ นี้มีใช้กันมานานเกินกว่า 60 ปีแล้ว แต่ก็ยังพบอยู่ในตำราใหม่ๆ และในโปรแกรมซอฟต์แวร์ราคาแพงก็ยังมีสูตรนี้ให้ใช้อยู่ ได้รับข้อมูลมาจากข้อวิจารณ์จากผู้ใช้ว่า มีหน่วยงานที่ใช้ ROP/EOQ ไม่ถึง 60% และมีผู้ที่ใช้แล้วเลิกไป ประมาณ 20% ทั้งนี้ไม่ได้ระบุว่าเป็นธุรกิจอะไร ถ้าเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป Trading House ค้าขายสินค้าสำเร็จรูป อาจเป็นไปได้ว่ามีผู้ใช้มากราย

สำหรับโรงงานอุตสาห์กรรมที่ใช้ในการบริหารพัสดุโรงงาน อะไหล่ อุปกรณ์ คงมีผู้ใช้น้อยราย เท่าที่ได้ผ่านการตรวจสอบแล้วหลายรายมีคนใช้สูตรแห่งการประหยัดนี้ไม่เกิน 3 ราย เท่าที่พบส่วนมากนิยมใช้ระดับสูงสุด ต่ำสุด ระบบเดาสุ่ม One Man Ad-Hoc  หรือ Min-Max แบบไม่มีที่มาที่ไป ผมขอให้ความเห็นว่าระบบ Min Max จะใช้ได้ เมื่อมีที่มาที่ไป เช่น ได้มาจาก Engineering Basic Practice จากหน่วยงานวิจัยและพัฒนาที่มีข้อมูลซ่อมบำรุงพร้อมที่จะสามารถระบุสต็อกขั้นต่ำได้

คำตอบ When to Order และ How Much to Order อีกวิธีหนึ่งก็คือ Hi-Limit LO-Limit ซึ่งแตกต่างจาก Min Max อย่างสิ้นเชิง เนื่องจากต้องใช้การคำนวณ โปรดดูสูตรและตัวประกอบในสูตรต่อไปนี้
Hi limit = MOS x Forecast Demand
MOS = Month of Supply คือ เป้าประสงค์ในการมีสต็อกพอจ่ายกี่เดือนเป็นนโยบาย เช่น สมมติ 4 เดือน

MOS อาจได้จากการคำนวณความเป็นจริงของ Stock Turn Ratio ในขณะนั้น แล้วนำผลลัพธ์ ของ Stock Turn ไปหารจำนวนเดือนในหนึ่งปี คือ 12 เดือน เช่น หาค่า Stock Turn ได้จากยอดจ่ายในหนึ่งปี หารด้วย จำนวนคงเหลือเฉลี่ยได้ = 3 

Hi Limit = 60 Unit จำนวนสูงสุดนี้ใช้เป็นตัวตั้งเพื่อหาจำนวนสั่งซื้อใหม่ โดยให้เอาจำนวนคงเหลือไปลบออก ตัวอย่างเช่น
หลังการจ่ายออก จำนวนคงเหลือแตะจุดสั่งซื้อแล้ว สมมติให้ = 14

จำนวนสั่งซื้อใหม่จะ = 60 – 14 = 46 เมื่อเป็นดังนี้ จำนวนสูงสุดจะไม่มีจำนวนเกิน Hi Limit คือ 60 ได้เลย
 Lo Limit = สต็อกต่ำสุด คือ จุดปลอดภัยของรายการ Safety Stock

Safety Stock ได้จากเปอร์เซนต์ความเบี่ยงเบนที่เกิดจาก Lead Time Variant และ Demand Variant รวมกัน เช่น 12% ของ Lead Time Demand ซึ่งก็คือ Lt (Lead Time) x F (Forecast Demand)
     = 12% x 3 x 8 (Lead Time = 3 เดือน) Forecast Demand = 8
     = 2.88 หรือ = 3   นั่นคือ เซฟตี้สต็อก = 3 หรือก็คือ Low Limit

1. การกำหนด ระดับสูงสุด ต่ำสุด (MIN/MAX) ต้องมีบริบทแห่งข้อปฏิบัติพื้นฐานทางวิศวกรรมเป็นตัวเกณฑ์กำหนด (อ้างถึง Spare Parts Optimization Hand Book ซีเอ็ดยูเคชั่น ISBN 974-534-871-6) ได้แสดงรูปแบบทางบริษัทอเมริกัน และทางตะวันออกญี่ปุ่น บทที่ 5 หนังสือตามที่อ้างถึงนี้

2. Order up to หมายถึง การสั่งเข้ามาเท่าจำนวนที่จ่ายออก เพื่อให้ On Hand + On Order = จำนวนที่กำหนดคงคลัง เช่น U- Bend มีกำหนดให้เก็บสต็อกไว้ที่ 5 หน่วยเสมอ (Engineering Basic Practice)

ดังนั้นเมื่อมีการเบิกใช้ วันนี้ 2 หน่วย วันนั้นหรือรุ่งขึ้นต้องทำการ place order = 2 หน่วย ทำให้ on-hand + on-order = 5 หน่วย

3. SMILE (Slow Moving Item Level Estimator) เป็น โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ใช้การยืดเวลามาตรฐานออกไป (Standard of Interval) เช่น ไตรมาศ เป็นปี หรือถ้าหมุนช้ามาก อาจยืดเวลามาตรฐานออกไปเป็นสองปีก็ได้ และให้ใช้ High - Low Limit คำนวณหา

ในเมื่อไม่ซื้อพัสดุเอามาเก็บเพื่อรอการเบิกใช้ ก็ต้องใช้การบริหารแหล่งผลิต แหล่งขาย และการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพ  สามารถสนับสนุนเรื่องการมีพัสดุอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับการเบิกได้จากสต็อกโดยตรง ควรแบ่งแหล่งซื้อ (Source of Supply ดังนี้

B1- Manufacturer’s Stock Parts พัสดุกลุ่มนี้โรงงานผู้ผลิตได้ผลิตแบบ Made to stock หมายถึง การผลิตได้จำนวนมากเก็บเป็นสต็อกที่โรงงานหรือที่ตัวแทน (Dealer) หรือมีขายบนชั้นร้านค้า (On Shelf Item) ครุภัณฑ์ทั่วไป พัสดุประเภทนี้

ส่วนจัดซื้อต้องออกหาตลาด เลือกสรรผู้ขายที่ให้บริการดี และมีความรับผิดชอบสูง ใช้บทบาทของ AVL (Approved vender List) ในบริบทของ ISO 9000 และควรใช้เทคนิคการจัดซื้อ เช่น บริการวิ่งซื้อ (Service Runner) หรือทำสัญญาอย่างเป็นระบบ (System Contract) ตัวอย่างพัสดุในกลุ่มนี้ เช่น สีต่างๆ ท่อประปา และส่วนประกอบท่อ Fittings, Bolts Nuts (แบบธรรมดา)

B2- Standard Hardware Machine อะไหล่และพัสดุที่มีมาตรฐานในการผลิต หมายถึง การผลิตที่อ้างอิงมาตรฐานระดับโลกได้ เช่น Bearings, V-Belts, Special Bolts, Screws, Gaskets etc ที่ไม่ใช่ Insurance Stock Parts

B3- Outside Shop Parts คือ อะไหล่หรือส่วนประกอบที่สามารถกลึง หล่อ หรือผลิตได้จากโรงงานรับจ้างทำตามแบบ ตาม Drawing ข้อสำคัญคือ ต้องเลือกโรงงานที่มีผลงานดี และได้ทำการทดสอบการใช้งานโดยฝ่ายเทคนิคก่อนใช้งานจริงทุกครั้ง

B4- Company Shop Parts ต้องได้ผ่านการพิจารณา ถึงความคุ้มค่าในการสร้างโรงกลึงและโรงงานซ่อมสร้าง (Machine Shop) ตามคำแนะนำ 2 ข้อ
1. มีงานมากพอ 
2. ช่างมีฝีมือและความชำนาญ ทำได้คุ้มค่า

1. Delivery Required ความรวดเร็วในการจัดส่ง ทำได้ h = หนึ่งชั่วโมง 4h = 4ชม, D = วัน, W = 1 สัปดาห์, 2w= สองสัปดาห์, 3W = สามสัปดาห์, M = หนึ่งเดือน ………..

2. Use Frequencies ความถี่ห่างในการใช้ หรือจำนวนพยากรณ์ที่มีผลต่อการจัดซื้อแต่ละครั้ง มีจำนวนคุ้มค่าต่อค่าขนส่ง …….

4. Availability from all sources การมีพัสดุพร้อมส่งได้ ควรมี Stock Status Report จากผู้ค้าและหรือใช้การบริหารสต็อกแบบ Comi cooperate Manage Inventory

5. Outside shop capability ขนาดและความสามารถของโรงกลึงภายนอกบริษัทที่ได้รับเลือกเป็นผู้ผลิตให้ Company Philosophies Re Stock Level and Maintenance หลักการที่บริษัทยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ เพื่อการรักษาระดับคงคลังที่ได้ปรับปรุงแล้วให้อยู่ในระดับประหยัดเงินลงทุนสร้างสต็อกตลอดไป

ผมคิดว่าการทำให้สต็อกน้อยลงทั้งจำนวนรายการและจำนวนเงิน ให้องค์กร ผอมแต่สุขภาพแข็งแรง ทำประโยชน์ให้เจ้าของกิจการได้อย่างมาก