การผลิตแบบทันเวลาพอดี ไม่ใช่เพียงแค่ใช้ในหน่วยการผลิตเพียงเท่านั้น แต่สามารถทำได้ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานจัดซื้อ คลังพัสดุ ตลอดจนถึงการบริหารความร่วมมือกับผู้ผลิตจากภายนอก (Supplier) และควรต้องทำทั้งระบบเพื่อเป้าหมายเดียวกันนั่นคือ การลดต้นทุนการผลิตขององค์กร

เมื่อระบบการผลิตแบบลีน เป็นวิธีการที่เป็นระบบในการระบุและกำจัดความสูญเสีย หรือสิ่งที่ไม่เพิ่มคุณค่าภายในกระแสคุณค่าของกระบวนการ โดยอาศัยการดำเนินตามจำนวนความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ ทำให้เกิดสภาพการไหลอย่างต่อเนื่อง ราบเรียบ และทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างคุณค่าให้แก่ระบบอยู่เสมอ โดยมีหลักการสำคัญ ดังนี้

* การผลิตแบบ Lean มุ่งเป้าหมายที่กำจัดความสูญเสียในกระบวนการ เช่น การจัดเก็บงานระหว่างผลิตและสินค้าสำเร็จรูปมากเกินความจำเป็น
* การผลิตแบบ Lean ไม่ใช่การลดจำนวนพนักงาน
* การผลิตแบบ Lean คือการเพิ่มกำลังการผลิต โดยการลดต้นทุนและรอบเวลาในระหว่างการผลิตให้สั้นลง
* การผลิตแบบ Lean มุ่งทำความเข้าใจกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
* การเพิ่มคุณค่าถูกกำหนดจากมุมมองของลูกค้า
* ทุกกระบวนการพยายามเพิ่มคุณค่าให้ลูกค้า
* กิจกรรมใดๆ ก็ตามที่ไม่เพิ่มคุณค่าจัดว่าเป็นความสูญเสีย

ฉะนั้น เป้าหมายของการดำเนินการผลิตแบบ Lean จึงมุ่งเน้นถึง คุณภาพสินค้าที่ดีที่สุด ต้นทุนการผลิตที่ต่ำที่สุด ใช้เวลาในการผลิตที่สั้นที่สุด ลีน จึงเป็นการทำกิจกรรมจะมุ่งเน้นการสร้างสภาพการทำงานที่สอดคล้องกับแนวคิดในเรื่องของการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just In Time) และกระบวนการผลิตที่หยุดได้เองเมื่อพบของเสีย (Jidoka) ซึ่งนำไปสู่ต้นทุนการผลิตที่ลดลงขององค์กร

การผลิตแบบทันเวลาพอดี เป็นระบบการผลิตที่นำมาใช้เพื่อสนองปรัชญาในการผลิตที่มุ่งเน้นกำจัดความสูญเสียหรือกิจกรรมที่ไม่เกิดมูลค่าต่างๆ ออกจากระบวนการ ซึ่งพัฒนาขึ้นโดยบริษัทโตโยต้า ประเทศญี่ปุ่น เพื่อให้การบริหารจัดการวัตถุดิบและชิ้นส่วนเข้าสู่กระบวนการผลิตในปริมาณและเวลาที่ต้องการ ตลอดจนผลิตเป็นสินค้าได้พอดีกับความต้องการทั้งปริมาณและเวลา  

ทั้งนี้เพื่อลดความสูญเสียและต้นทุนที่มาจากการคงคลัง และลดงานระหว่างกระบวนการอันเป็นข้อเสียของการผลิตแบบคราวละมากๆ การผลิตแบบทันเวลาพอดี ถึงแม้จะช่วยลดความสูญเสียอย่างที่เคยมีในการผลิตแบบคราวละมากๆ ได้ แต่การผลิตแบบทันเวลาพอดีก็จะมีปัญหาตรงที่ต้องคอยปรับตั้งกระบวนการและการวางแผน รวมถึงการบริหารความร่วมมือกับผู้ผลิตจากภายนอก (Supplier) 

ระบบทันเวลาพอดี (Just-In-Time) เป็นหนึ่งในเทคนิคการผลิตของญี่ปุ่นที่พัฒนาโดยผู้บริหารของกลุ่ม Toyota ซึ่งได้รับการยอมรับและนำไปใช้งานในหลายธุรกิจ โดยที่บทนี้จะอธิบายให้ผู้อ่านมองเห็นภาพของระบบทันเวลาพอดี เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถศึกษาต่อในระดับที่ลึกลงไปในอนาคต โดยในหลายประเทศนำระบบทันเวลาพอดีมาใช้ เพราะได้รับการพิสูจน์ว่ามีประสิทธิภาพ เสริมสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันแก่ธุรกิจ และช่วยสร้างความมั่งคั่งแก่ประเทศ      

ฉะนั้น ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี Just In Time: JIT จึงถือเป็นหัวใจสำคัญหนึ่งของการผลิตแบบลีน โดยมีแนวทางเพื่อให้ได้ระบบการผลิตแบบลีน ดังต่อไปนี้

การจัดทำสายการผลิตให้สมดุล (Assembly Line Balancing) เป็นการทำสายการผลิตให้สมดุลเพื่อจับกลุ่มงานเข้าด้วยกัน และคำนึงถึงเวลาที่ต้องใช้ ณ จุดนั้นๆ จะเป็นการลดเวลาที่สูญเปล่า (Idle Time) ในสายการผลิตลงได้ และจะเป็นการใช้ประโยชน์จากแรงงานและเครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุด การทำสายการผลิตให้สมดุลนี้จะมีอุปสรรคในกรณีที่เราไม่สามารถจะรวมกิจกรรมการผลิตในขั้นตอนต่างๆ ไว้ด้วยกัน เพราะว่าในการผลิตแต่ละขั้นตอนจะใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่แตกต่างกัน ตลอดจนระยะเวลาการผลิตในแต่ละขั้นตอนก็ใช้เวลาต่างกัน อีกทั้งเทคโนโลยีที่ใช้ก็ต่าง โดยให้แต่ละสถานีงานมีภาระงานเท่ากัน และสามารถรองรับผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายได้

ฉะนั้น ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี Just in Time: JIT จึงให้ความสำคัญกับผลิตภัณฑ์  (Product Focus) ถ้าหากปริมาณการผลิตของผลิตภัณฑ์บางประเภทมีจำนวนมากพอ เราสามารถที่จะจัดกลุ่มของคนงานและเครื่องจักรให้สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ เพื่อลดความถี่ในการปรับเปลี่ยนและเริ่มดำเนินงาน แต่ถ้าปริมาณของผลิตภัณฑ์มีไม่มากพอ เราสามารถใช้วิธีรวมกลุ่มเทคโนโลยี (Group Technology) เพื่อที่จะออกแบบสายการผลิตขนาดเล็ก ซึ่งกรรมวิธีการผลิตและใช้อุปกรณ์ร่วมกัน      

นอกจากนี้การที่คนงานหนึ่งคนสามารถคุมเครื่องจักรหลายเครื่อง (One Worker, Multiple Machines) หรือที่เรียกว่า เทคนิค OWMM (เน้น) โดยเครื่องจักรแต่ละตัวถูกออกแบบและจัดระบบให้ทำงานต่อเนื่องกัน เนื่องจากผลิตภัณฑ์เดียวกันจะถูกผลิตซ้ำๆ ซึ่งจะช่วยให้การปรับเปลี่ยนและเริ่มดำเนินงานจะหมดไป

ทั้งนี้ JIT ยังให้ความสำคัญของการผลิตแบบอัตโนมัติ (Automatic Production) การนำเครื่องจักรมาใช้แทนแรงงานคนมีบทบาทที่สำคัญต่อความสำเร็จของระบบ JIT และเป็นกุญแจสำคัญในการผลิตแบบต้นทุนต่ำ โดยผู้บริหารต้องวางแผนการใช้งานเครื่องจักรอัตโนมัติอย่างรอบคอบ ที่ต้องพิจารณาความเหมาะสม และความคุ้มค่าในการลงทุนเป็นสำคัญ

ระยะเวลาการตัดตั้งและเริ่มดำเนินงานสั้น (Short Setup Time) ผลจากการลดขนาดการผลิตให้เล็กลง ทำให้ฝ่ายผลิตต้องเพิ่มความถี่ในการจัดการขึ้น ขณะที่ต้องทำให้เวลาของการจัดการลดลง ดังนั้นถ้าจัดเวลาให้มีช่วงเวลาของการผลิตที่ใช้เวลามากจะทำให้เกิดการสูญเสียเวลา เกิดเวลาว่างเปล่าของพนักงานและอุปกรณ์ ดังนั้นผู้ควบคุมกระบวนการผลิตจึงต้องลดเวลาของการจัดตารางเวลาให้สั้นลง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพเต็มที่และสัมพันธ์กับปริมาณการผลิตจำนวนน้อย   

ในทางปฏิบัติการที่จะให้เวลาในการติดตั้งและเริ่มดำเนินงานสั้น ซึ่งต้องได้รับความร่วมมืออย่างใกล้ชิดระหว่างฝ่ายวิศวกรรม ฝ่ายบริหาร และแรงงาน โดยมีเป้าหมายอยู่ที่การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งต้องไม่เกิน 10 นาที หรือที่เรียกกันว่า SMED (Single Minute Exchange of Die) (เน้น) จากตัวอย่างข้างล่างจะพบว่า TOYOTA ญี่ปุ่น นั้นมีการลดการตั้งเครื่องเมื่อเปลี่ยนรุ่นการผลิต (Setup Time) สั้นที่สุดเพียง 10 นาที ใช้เวลาประมาณ ครึ่งวัน (12 ชั่วโมง) ในการ Set Up

ในกระบวนการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม สินค้าคงคลังมีวัตถุประสงค์ในการสร้างความสมดุลในซัพพลายเชน เพื่อให้ระดับสินค้าคงคลังต่ำสุดโดยไม่กระทบต่อระดับการให้บริการ โดยปัจจัยนำเข้าของกระบวนการผลิตที่มีความสำคัญอย่างยิ่งคือ วัตถุดิบ ชิ้นส่วนและวัสดุต่างๆ ที่เรียกรวมกันว่าสินค้าคงคลัง ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดของต้นทุนการผลิตผลิตภัณฑ์หลายชนิด 

นอกจากนั้นการที่สินค้าคงคลังที่เพียงพอยังเป็นการตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้าได้ทันเวลา จึงเห็นได้ว่าสินค้าคงคลังมีความสำคัญต่อกิจกรรมหลักของธุรกิจเป็นอย่างมาก การบริหารสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพจึงส่งผลกระทบต่อผลกำไรจากการประกอบการโดยตรง 

และในปัจจุบันนี้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาจัดการข้อมูลของสินค้าคงคลัง เพื่อให้เกิดความถูกต้อง แม่นยำ และทันเวลามากยิ่งขึ้น การจัดซื้อสินค้าคงคลังมาในคุณสมบัติที่ตรงตามความต้องการ ปริมาณเพียงพอ ราคาเหมาะสม ทันเวลาที่ต้องการ โดยซื้อจากผู้ขายที่ไว้วางใจได้ และนำส่งยังสถานที่ที่ถูกต้องตามหลักการจัดซื้อที่ดีที่สุด เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารสินค้าคงคลัง การจัดการสินค้าคงคลังมีวัตถุประสงค์หลักอยู่ 2 ประการใหญ่ คือ 

1..สามารถมีสินค้าคงคลังบริการลูกค้าในปริมาณที่เพียงพอ และทันต่อการความต้องการของลูกค้าเสมอ เพื่อสร้างยอดขายและรักษาระดับของส่วนแบ่งตลาดไว้
2. สามารถลดระดับการลงทุนในสินค้าคงคลังต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อทำให้ต้นทุนการผลิตต่ำลงด้วย

อย่างไรก็ตาม อาจเกิดการสวนทางกัน เพราะการลงทุนในสินค้าคงคลังต่ำที่สุดมักจะต้องใช้วิธีลดระดับสินค้าคงคลังให้เหลือแค่เพียงพอใช้ป้อนกระบวนการผลิต เพื่อให้สามารถดำเนินการผลิตได้โดยไม่หยุดชะงัก แต่ระดับสินค้าคงคลังที่ต่ำเกินไปก็ทำให้บริการลูกค้าไม่เพียงพอหรือไม่ทันใจลูกค้า                      

ในทางตรงกันข้ามการถือสินค้าคงคลังไว้มากเพื่อผลิตหรือส่งให้ลูกค้าได้เพียงพอและทันเวลาเสมอทำให้ต้นทุนสินค้าคงคลังสูงขึ้น ดังนั้นการบริหารสินค้าคงคลังโดยรักษาความสมดุลของวัตถุประสงค์ทั้งสองข้อจึงเป็นเรื่องที่ท้าทาย และเนื่องจากการบริหารการผลิตในปัจจุบันจะต้องคำนึงถึงคุณภาพเป็นหลักสำคัญ 

ซึ่งการบริการลูกค้าที่ดีก็เป็นส่วนหนึ่งของการสร้างคุณภาพที่ดี ซึ่งทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจสูงสุดด้วย จึงดูเหมือนว่าการมีสินค้าคงคลังในระดับสูงจะเป็นประโยชน์กับกิจการในระยะยาวมากกว่า เพราะจะรักษาลูกค้าและส่วนแบ่งตลาดได้ดี แต่อันที่จริงแล้วต้นทุนสินค้าคงคลังที่สูงทำให้ต้นทุนการผลิตสูงด้วย ส่งผลให้ไม่สามารถต่อสู้กับคู่แข่งในด้านราคาได้ จึงต้องทำให้ต้นทุนต่ำ คุณภาพดี และบริการที่ดีด้วยในขณะเดียวกัน

ปริมาณการผลิตขนาดเล็ก (Small Lot Size) ของระบบ JIT ในสายการผลิตแบบลีน มีพยายามควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับที่น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อไม่ก่อให้เกิดต้นทุนในการจัดเก็บและต้นทุนค่าเสียโอกาสจึงผลิตในปริมาณที่ต้องการ โดยที่ปริมาณการผลิตขนาดเล็กหรือในจำนวนที่น้อยมีประโยชน์ 3 ประการ ได้แก่

- ช่วยให้ระบบการทำงานเป็นแบบเดียวกัน ทำให้พนักงานมีความชำนาญมากขึ้น สามารถใช้กำลังการผลิตให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพมากขึ้น และฝ่ายผลิตสามารถปรับตัวไปผลิตสินค้ารายการอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ต้องลดขนาดของการผลิตและการสั่งซื้อแต่ละคราว (Lot Size) ซึ่งแน่นอนว่าทำให้เกิดจำนวนครั้งของการตั้งเครื่องและจำนวนครั้งของการสั่งซื้อที่มากขึ้น

ในกระบวนการผลิตและการส่งมอบ ซึ่งรวมถึงการขนส่งทุกประเภทก็จัดอยู่ในกิจกรรมการเคลื่อนย้ายไม่ว่าจะเป็นสินค้า-บริการ และข้อมูล-ข่าวสาร จะต้องเป็นการส่งมอบแบบทันเวลา ถูกต้อง ถูกสถานที่ ตรงความต้องการภายใต้ต้นทุนที่แข่งขัน เป็นการส่งมอบที่ตรงกับความต้องการในเวลาที่ต้องการ

ดังนั้น กระบวนการจัดการเกี่ยวกับ Lead Time Delivery (LTD) จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ โดย LTD จะเป็นการจัดการระยะเวลาในการส่งมอบสินค้า เพราะหากการส่งมอบสินค้าที่เร็วไป (Early Delivery) ก็จะทำให้เกิดสินค้าคงคลังส่วนเกินหรือ Surplus Inventory คือมีสินค้าส่วนเกินที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ซึ่งเป็นต้นทุนประมาณ 1/3 ของต้นทุนโลจิสติกส์

อย่างไรก็ดี หากการส่งมอบเป็น Late Delivery คือ ส่งมอบล่าช้าก็จะเกิดความเสียหาย คือ วัตถุดิบขาดช่วง ทำให้การผลิตชะงักงันและมีผลต่อขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ ก่อให้เกิดผลกระทบต่อเนื่องตลอดห่วงโซ่อุปทาน และกระทบ (Effect) ต่อการส่งมอบกับลูกค้ารายสุดท้าย ซึ่งก็คือผู้บริโภค

ดังนั้น การจัดการ JIT Delivery ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะป้องกันการผิดพลาดในการส่งมอบ จึงมีการกำหนด Buffer Time คือ ช่วงระยะเวลาการส่งมอบที่ยอมรับได้ แต่เนื่องจากการแข่งขันทางด้านต้นทุน ทำให้ช่องว่างของ Buffer Time จะยิ่งแคบจนเส้นของ Real Time Delivery คือ เส้นเวลาการส่งมอบแบบทันเวลากับเส้นของ Buffer Time กลายเป็นเส้นเดียวกัน ทั้งนี้ JIT เป็นองค์ประกอบสำคัญต่อการผลิตที่ทำให้สต๊อกลดน้อยที่สุด ที่เรียกว่า การผลิตแบบลีน (Lean Production)    

โดยแนวคิดเกี่ยวกับการผลิตแบบลีนหรือเรียกว่า การผลิตแบบยืดหยุ่น  จะเป็นการผลิตด้วยการประหยัดด้วยความเร็ว (Economy of speed Base) ซึ่งจะต้องอาศัยการบูรณาการของข้อมูลข่าวสาร (Integrated Information) ซึ่งการพัฒนามาถึงจุดนี้ได้จะต้องมีการพัฒนา JIT จนมาเป็น Just in Time Value  ซึ่งเวลานำในการผลิตสามารถลดลงได้โดยความร่วมมือกันระหว่างหน่วยผลิต ส่วนการลดเวลานำในการส่งมอบก็สามารถลดลงได้ด้วยความร่วมมือและการติดต่อประสานงานที่ดีกับผู้ผลิตจากภายนอก

ความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ขายวัตถุดิบ (Close Supplier Ties) เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากระบบ JIT มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการให้วัสดุคงคลังอยู่ในระดับต่ำ ทำให้การจัดส่งมีบ่อยครั้งมากขึ้น โดยใช้ระยะเวลารอคอยที่สั้นลง ประการสำคัญการส่งของต้องมาถึงตรงเวลาและวัตถุดิบต้องมีคุณภาพตามที่ต้องการ

โรงงานอุตสาหกรรมในปัจจุบันต้องอาศัยเครื่องจักรเป็นปัจจัยหลักในการผลิต ซึ่งหากเครื่องจักรเกิดการขัดข้องเดินไม่เต็มสมรรถนะ หรือหยุดเสียหายเหนือการคาดการณ์ย่อมส่งผลกระทบต่อการส่งมอบที่ล่าช้าและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ต่ำลง อีกทั้งยังส่งผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานอันเนื่องมาจากการควบคุมเครื่องจักรที่ไม่ปลอดภัย    

ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องทำการป้องกันเพื่อไม่ให้เครื่องขัดข้องหรือหยุดทำงาน โดยการใช้ระบบการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) เพื่อให้เครื่องจักรมีความพร้อมในการใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง โดยจะเน้นการวางแผน PM (Preventive Maintenance) จากข้อมูลและประวัติเครื่องจักรเพื่อให้แผน PM มีความแม่นยำคาดการณ์ได้

สาเหตุหลักของการเกิดปัญหาเครื่องจักรอาจเกิดจากการทำงานที่ผิดปกรติ และเกิดการ Breakdown ซึ่งส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตของโรงงานอุตสาหกรรม ดังตารางที่ 2

การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) เป็นการบำรุงรักษาแบบหยุดความเสียหายที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้เครื่องจักรใช้งานได้ดีตลอดเวลา ในระบบการบำรุงรักษาตามแผน ประกอบไปด้วย กิจกรรมเพื่อให้เครื่องจักรมีอัตราการใช้งานสูง (Availability) และเพื่อความสามารถในการซ่อมบำรุง (Maintainability) วิธีการบำรุงรักษาที่จะช่วยส่งเสริม Availability และ Maintainability                       

หรือกล่าวได้ว่า การดำเนินการกิจกรรมซ่อมบำรุงตามกำหนดเวลาก่อนที่เครื่องจักรจะเกิดชำรุดเสียหาย ป้องกันการหยุดของเครื่องจักรโดยเหตุฉุกเฉิน (เน้น) สามารถทำได้ด้วยการตรวจสภาพเครื่องจักร การทำความสะอาดและหล่อลื่นโดยถูกวิธี การปรับแต่งให้เครื่องจักรที่จุดทำงานตามคำแนะนำของคู่มือรวมทั้งการบำรุงและเปลี่ยนชิ้นอะไหล่ตามกำหนดเวลา เช่นการเปลี่ยนลูกปืน ถ่ายน้ำมันเครื่อง อัดจาระบี

การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน เมื่อโรงงานอุตสาหกรรมได้ดำเนินการจะสามารถยืดอายุการทำงานของเครื่องจักรและป้องกันการชำรุดเสียหายระหว่างการใช้งาน ซึ่งสามารถทำได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว ไม่กระทบกับการผลิต เพราะมีกำหนดเวลา ข้อมูล และวิธีการทำงานพร้อม สามารถลดเวลาที่หยุดชะงักเนื่องจากเครื่องจักรชำรุดระหว่างการผลิตลงได้ ลดอุบัติเหตุหรืออันตรายเนื่องจากการชำรุดของเครื่องจักรลงได้ อีกทั้งยังช่วยทำให้โรงงานอุตสาหกรรมหรือหน่วยซ่อมบำรุงนั้นวางแผนการดำเนินการได้ง่าย และใช้พนักงานซ่อมบำรุงตลอดจนอุปกรณ์และเครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากระบบ JIT ให้ความสำคัญในเรื่องการไหลของวัตถุดิบและการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ รวมทั้งการจัดให้มีวัตถุดิบสำรองไว้ในระดับต่ำ ตลอดจนมีวัฎจักรการดำเนินงานที่สอดคล้องกัน ดังนั้นหากเกิดปัญหาเครื่องจักรขัดข้องขึ้นมากะทันหันก็อาจส่งผลเสียต่อระบบการผลิต การบำรุงรักษาเชิงป้องกันจะช่วยลดความถี่และการขัดข้องของเครื่องจักร โดยการบำรุงรักษาถูกจัดทำขึ้นตามตารางเวลาให้สมดุลกันระหว่างต้นทุนการบำรุงรักษาและความเสี่ยงของต้นทุนที่เกิดจากการเสียหายของเครื่องจักร

การให้พนักงานที่เป็นผู้ใช้เครื่องจักรรับผิดชอบเป็นผู้ดูแลรักษาเครื่องจักรเอง ช่วยให้พนักงานมีความรู้สึกรับผิดชอบต่อเครื่องจักรและไม่ต้องเสียเวลารอฝ่ายบำรุงรักษาเข้าดำเนินงาน อย่างไรก็ดีเทคนิคนี้มีข้อจำกัดคือ วิธีนี้ใช้ได้กับเครื่องจักรที่ใช้การบำรุงรักษาง่าย เช่น การหยอดนำมันเป็นต้น แต่ถ้าเป็นเครื่องจักรที่ทันสมัยและซับซ้อนจะต้องใช้การดูแลจากผู้เชี่ยวชาญ

ระบบ JIT ให้ความสำคัญกับการลดความไม่มีประสิทธิภาพและเวลาที่สูญไปในกระบวนการผลิต เพื่อพัฒนากระบวนการผลิตและคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้การมีส่วนร่วมของพนักงาน และการทำให้วัสดุคงคลังลดลงเป็นสิ่งที่จำเป็นของการดำเนินงานระบบ JIT   

โดยระบบ JIT อาจถูกเรียกในชื่อต่อไปนี้ เช่น ระบบการผลิตแบบ Lean (Lean Production) ระบบวัสดุคงคลังเป็นศูนย์ (Zero Inventory) ระบบการผลิต Synchronous (Syehronous Manufacturing) ระบบการผลิตแบบ Stockless (Stockless Production) ระบบวัสดุตามความต้องการ (Material as Needed) หรือระบบการผลิตแบบไหลต่อเนื่อง (Continuous Flow Manufacturing) ซึ่งอาจเรียกแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมขององค์การ อย่างไรก็ดีบทความนี้จะใช้คำว่า JIT เป็นสำคัญ

เช่น สามารถใช้เครื่องจักรได้ สามารถบำรุงรักษาได้ สามารถตรวจสอบคุณภาพได้ และสามารถทำงานอื่นได้ ซึ่งแตกต่างจากการผลิตคราวละมากๆ ที่จะใช้แรงงานที่เชี่ยวชาญเฉพาะอย่างแรงงานยืดหยุ่น (Flexible Work Force) หมายถึง พนักงานที่ถูกพัฒนาให้มีทักษะที่หลากหลายสามารถทำงานได้มากกว่าหนึ่งอย่าง                           

โดยที่ประโยชน์ของแรงงานยืดหยุ่น คือ พนักงานสามารถที่จะไปทำงานในแผนกผลิตอื่นได้ เพื่อที่จะสามารถลดภาวะคอขวด (Bottle Neck) หรือ การที่มีปริมาณงานค้างอยู่ในหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง หรือคนงานสามารถทำงานแทนบุคคลอื่นที่ขาดงานได้ ถึงแม้ว่าการให้คนงานไปทำงานที่ไม่มีความถนัดอาจทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานลดลง แต่การหมุนเวียนงานอย่างเป็นระบบสามารถที่จะความเบื่อหน่าย และทำให้คนงานมีความตื่นตัวได้

มีระบบประกันคุณภาพที่จะไม่ทำให้ชิ้นส่วนด้อยคุณภาพมาถึงโรงงาน รวมถึงมีระบบประเมินผู้ผลิตจากภายนอก การรักษาคุณภาพในระดับสูงอย่างคงที่ (Consistently High Quality) เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในกระบวนการจัดซื้อของโรงงานอุตสาหกรรม โดยมีหลักการที่ต้องพิจารณาในการจัดซื้อสินค้า หรือชิ้นส่วนจากผู้ผลิตจากภายนอก ดังต่อไปนี้

* คุณภาพ ต้องให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพตามที่ต้องการ โดยอาจไม่ใช่คุณภาพที่ดีที่สุด แต่ต้องเหมาะสมกับการใช้ การซื้อสินค้าที่มีคุณภาพดีเกินความจำเป็นจะทำให้ต้นทุนสูง แต่ถ้าซื้อสินค้าที่มีคุณภาพต่ำเกินไป ก็จะทำให้ผลผลิตไม่มีคุณภาพเพียงพอ

* ปริมาณ ควรอยู่ในปริมาณที่เหมาะสม การซื้อสินค้าที่มีปริมาณมากเกินไป ย่อมทำให้เงินจมอยู่ในสินค้าและเกิดปัญหาสินค้าคงเหลือ เป็นภาระแก่การเก็บรักษาและการเสื่อมคุณภาพ แต่ถ้าซื้อในปริมาณน้อยเกินไป ก็ทำให้ต้องสั่งซื้อบ่อยครั้ง ทำให้ค่าใช้จ่ายมากขึ้น อาจเป็นผลให้สินค้าขาดแคลนไม่อาจผลิตได้ทันเวลา

* ราคา ราคาที่เหมาะสมไม่จำเป็นต้องเป็นราคาที่ถูกที่สุด แต่เป็นราคาที่ดีที่สุดตามคุณภาพสินค้าที่ได้กำหนดไว้ งานการจัดซื้อจึงต้องตรวจสอบเสียก่อนว่า สินค้ามีคุณภาพตรงกับความต้องการหรือไม่ เมื่อเห็นว่าคุณภาพตรงกับความต้องการแล้วจึงตรวจสอบราคา โดยพยายามเปรียบเทียบจากผู้แทนจำหน่ายหลายๆ ราย หรือใช้การประกวดราคา ในการพิจารณาราคาที่ยุติธรรมนั้น ธุรกิจอาจใช้ความสัมพันธ์ระหว่างราคากับต้นทุน ราคาตลาด หรือราคาจากการแข่งขันเป็นเกณฑ์

* เวลา ต้องเป็นการซื้อในเวลาอันสมควรเพื่อให้มีสินค้าพร้อมที่จะจำหน่าย และไม่ให้สินค้าคงเหลือมากเกินไปด้วย ในการจัดซื้อสินค้าที่มีปริมาณมากเป็นประจำราคาคงที่ การเปลี่ยนแปลงมีน้อย ผู้ซื้อสามารถจัดซื้อเมื่อไรก็ได้ตามที่ต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องซื้อจำนวนมาก แต่ถ้าสินค้านี้มีปริมาณไม่แน่นอนและราคาขึ้นลงอย่างรวดเร็ว ผู้ซื้อต้องพิจาณาอย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้สินค้าตามเวลาที่ต้องการในราคาที่เหมาะสม โดยบางครั้งอาจต้องซื้อล่วงหน้าเมื่อคาดว่าราคาจะสูงขึ้น หรือซื้อเกินกว่าปริมาณที่ต้องการเมื่อคาดว่าสินค้าจะขาดแคลน เป็นต้น

* ผู้จัดจำหน่าย การคัดเลือกผู้จำหน่ายเป็นปัจจัยที่สำคัญอีกปัจจัยหนึ่งของการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ผู้จำหน่ายควรเป็นผู้ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ซื้อในเรื่องคุณภาพ ปริมาณ ราคา และเวลาได้ ทั้งนี้ผู้ซื้อต้องหาแหล่งสินค้าหรือวัตถุดิบที่เหมาะสม โดยหาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ แล้วจึงนำมาเปรียบเทียบกันในแง่ของคุณภาพ ราคา และการบริการ

- ความต่อเนื่องและความเชื่อถือได้  เป็นการประเมินแหล่งสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นว่ามีปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบมากเพียงพอในเวลาที่ผู้ซื้อต้องการหรือไม่ และสามารถจัดส่งได้ในเวลาที่กำหนดเพียงใด

- การให้บริการ  เป็นการเปรียบเทียบบริการหลังการขาย การบำรุงรักษา ซึ่งอาจสอบถามจากผู้แทนจำหน่ายหรือผู้ที่เคยซื้อจากแหล่งอื่นๆ

- จำนวนผู้จำหน่าย  ผู้ซื้ออาจเลือกซื้อจากผู้จำหน่ายรายเดียว เพื่อให้ได้รับบริการเป็นพิเศษรวมทั้งได้ส่วนลด หรือซื้อจากผู้จำหน่ายหลายราย เพื่อเป็นทางเลือกในการซื้อสินค้าได้

- สถานที่ตั้ง  ถ้าผู้จำหน่ายอยู่ไกลอาจมีปัญหาการขนส่งซึ่งมีค่าใช้จ่ายและเวลา แต่ถ้าอยู่ใกล้การจัดส่งจะทำได้ง่ายกว่า

- เงื่อนไขการชำระเงิน ผู้ซื้อควรเลือกผู้จำหน่ายที่เสนอเงื่อนไขให้ประโยชน์มากที่สุด เช่น ส่วนลดเงินสด หรือการเลื่อนเวลาชำระเงินหลังการส่งสินค้า

- ตัวแทนจำหน่าย  การใช้บริการตัวแทนจำหน่าย ช่วยให้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับราคาและคุณสมบัติต่างๆ ของสินค้าได้รวดเร็ว ถูกต้องและสะดวกในการสั่งซื้อ และตัวแทนจำหน่ายยังเป็นผู้ให้คำแนะนำที่ดีในเรื่องปริมาณสินค้าคงเหลือ การจัดแสดงสินค้า และช่วยแก้ปัญหาต่างๆ เกี่ยวกับสินค้าด้วยระบบ JIT เป็นระบบการดำเนินงานที่ค้นหาและขจัดเศษซาก หรือชิ้นงานที่เสียออกจากกระบวนการ เพื่อให้ระบบการไหลของงานเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ   

JIT จะมีประสิทธิภาพได้ต้องอาศัยการควบคุมคุณภาพของสินค้าและบริการด้วยเทคนิคการจัดการคุณภาพ เช่น TQM เพื่อให้สินค้าและบริการมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ โดยระบบ JIT จะควบคุมคุณภาพที่แหล่งวัตถุดิบ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานจะเป็นผู้ควบคุมและตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเอง หรือที่เรียกว่า "คุณภาพ ณ แหล่งกำเนิด (Quality at Source)"

ทั้งนี้เพื่อลดเวลานำและลดปริมาณงานระหว่างกระบวนการภาระงานของสถานีปฏิบัติงานให้อยู่ในระดับเดียวกัน (Uniform Workstation Load) ถ้าการทำงานของสถานีทำงานเป็นไปอย่างคงที่และสม่ำเสมอ การปฏิบัติงานที่เป็นแบบเดียวกันสามารถที่จะบรรลุผลสำเร็จได้โดยที่ชิ้นส่วนประกอบเป็นแบบเดียวกัน การผลิตในแต่ละวันเป็นสินค้าชนิดเดียวกัน และมีปริมาณที่เท่าๆ กัน ซึ่งเป็นผลทำให้ความต้องการชิ้นงานในแต่ละสถานีเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ การวางแผนกำลังการผลิต การปรับปรุงวิธีการให้อยู่ในจุดที่วิกฤติ และการทำงานในระดับที่สมดุล (Line Balance) ถูกนำมาใช้เพื่อพัฒนา ตารางการผลิตในแต่ละเดือน        

ระบบ JIT เป็นระบบการดำเนินงานที่นำมาใช้เพื่อการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพงานโดยมุ่งเน้นการเลื่อนไหลของระบบงาน ไม่ให้เกิดการสะดุดของระบบงาน ตลอดจนลดข้อบกพร่องและของเสียลง หรือให้มีวัสดุคงคลังน้อยที่สุดหรือให้เท่ากับศูนย์ "การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)" เป็นเทคนิคที่สามารถดำเนินงานคู่กับ JIT เพื่อหาข้อบกพร่องในกระบวนการผลิตหรือคุณภาพของผลลัพธ์ เพื่อทำการแก้ไขและปรับปรุง โดยทั้งพนักงาน หัวหน้างาน วิศวกรรม และผู้จัดการต้องช่วยกัน เพื่อให้ระบบ JIT มีความสมบูรณ์ ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การ

โดยที่เราสามารถขจัดปัญหาของเสียที่เกิดขึ้น ด้วยการปรับปรุงคุณภาพการทำงาน การพัฒนาคุณภาพบุคลากร และการปรับปรุงคุณภาพของวัตถุดิบและระบบการจัดส่งของผู้ขายวัตถุดิบ  ลดความไม่แน่นอนในการจัดซื้อวัตถุดิบ โดยการประสานงานกับผู้ขายวัตถุดิบหรือเปลี่ยนผู้ขายวัตถุดิบรายใหม่ หรือปรับรูปแบบการจัดส่งให้เหมาะสมหรับการใช้งาน  อีกทั้งยังลดวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับต่ำ โดยพยายามมองหาข้อบกพร่องและแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม

* http://www.toyota.co.th
* www.isixsigma.com
* www.radompon.com
* www.thaiall.com./mis
* http://www.hrcenter.co.th/HRKnowView.asp?id=588
* www.9bkk.com
* http://personal.ashland.edu
* www.tanitsorat.com