การค้นหาจุดอ่อน และหาสาเหตุแห่งปัญหา แล้วระดมปัญญาแก้ไข ปรับปรุงและวางแผนคุณภาพอย่างเป็นระบบ โดยนำกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) มาใช้ร่วมกับ Kaizen เพื่อการสร้างสายการผลิตแบบลีนให้มีความสมบูรณ์กว่าเดิม

จากการที่  Kaizen เป็นเครื่องมือที่สามารถนำมาใช้ในการดำเนินกิจกรรมการผลิตแบบลีน โดยเน้นการปรับปรุงกระบวนการผลิตในทางที่ดีขึ้นให้เกิดขึ้นอยู่ตลอด ตั้งแต่ การปรับปรุงเพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดความผิดพลาดของงาน การปรับปรุงวิธีการทำงาน ฯลฯ จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะนำกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) มาใช้ร่วมกัน เพื่อให้การสร้างสายการผลิตแบบลีนมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

Quality Control Circle (QCC) คือ "กลุ่มควบคุมคุณภาพ" หรือ "วงคุณภาพ" ความหมายของ QCC ก็คือ กลุ่มย่อยกลุ่มหนึ่งที่ดำเนินงานปรับปรุงคุณภาพในสถานที่ทำงานโดยดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ดำเนินงานเป็นทีม ใช้วิธีการและขั้นตอนการแก้ปัญหาอย่างเป็นวิทยาศาสตร์ ถูกนำมาใช้กับการตรวจคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในประเทศสหรัฐอเมริกาโดย C.N.,Frazee แห่งบริษัท Telephone Laboratories

ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1916 ต่อมาในปี ค.ศ. 1924 Dr.Walter A. Shewhart แห่งบริษัท Western Electric ก็นำวิชาสถิติประยุกต์และแผนภูมิควบคุมมาใช้ในการควบคุมการผลิต ต่อมาในปี ค.ศ.1940 กลุ่มพัฒนากระบวนการผลิต      

ประกอบด้วย Dr.Whewhart Dr.Hary G. Roming และ Harold F.Dooge ก็นำเสนอผลงานการควบคุมคุณภาพโดยแผนภูมิและการควบคุมคุณภาพของการตรวจสอบวัสดุต่อสมาคมทดสอบวัสดุ นับตั้งแต่นั้นมามีการพัฒนาและค้นคว้าการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติ ซึ่งได้รับการสนับสนุนและมีเอกสารเกิดขึ้นจำนวนมาก

ต่อมามีการพัฒนากิจกรรม QCC ของประเทศญี่ปุ่น ช่วงที่ 1 พ.ศ. 2489 - 2493 ดร.เดมมิ่ง ได้นำความรู้ด้านการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติมาเผยแพร่ในประเทศญี่ปุ่น ทำให้ JUSE ขยายแนวคิดการควบคุมคุณภาพจากผลิตภัณฑ์สู่คุณภาพของการทำงาน ช่วงที่ 2 พ.ศ. 2494–2497 มีการใช้ SQC (Statistic Quality Control) อย่างแพร่หลายในประเทศญี่ปุ่น มีการมอบรางวัล Demming Prize ช่วงที่ 3 พ.ศ. 2498–2503 พัฒนาการควบคุมคุณภาพให้เป็นความรับผิดชอบของพนักงานทุกคน ช่วงที่ 4 พ.ศ. 2504 เป็นต้นมาถึงปัจจุบัน ใช้ระบบ QCC แล้วพัฒนามาเป็น TQC (Total Quality Control)

สำหรับการพัฒนากิจกรรม QCC ในประเทศไทย บริษัทในเครือของนักลงทุนจากประเทศญี่ปุ่น คือ บริษัทไทยบริดสโตนและบริษัทไทยฮีโน่ นำระบบ QCC มาใช้ บริษัทอุตสาหกรรมใช้กิจกรรม QCC อย่างแพร่หลาย มีการจัดตั้งชมรม QCC และจัดการประกวดระดับโรงงาน ระดับกลุ่มอุตสาหกรรม และระดับชาติ และกิจกรรม QCC ถูกนำมาใช้ในวงการรัฐวิสาหกิจ เช่น การไฟฟ้าฝ่ายผลิตฯ และหน่วยงานราชการบางหน่วย

นอกจากนี้ QCC ยังเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมคุณภาพทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้เกิดการเคารพความเป็นมนุษย์ซึ่งกันและกันในสถานที่ทำงาน สร้างบรรยากาศในการทำงานให้มีชีวิตชีวา ให้พนักงานได้มีโอกาสแสดงความรู้ความสามารถอย่างไม่มีขีดจำกัด สร้างความเป็นผู้นำ พัฒนาพนักงานให้มีความรู้ความสามารถสูงขึ้น ให้พนักงานมีส่วนร่วมกับผู้บริหารในการแก้ปัญหาและปรับปรุงงาน เพื่อยกระดับมาตรฐานการทำงาน ตลอดจนลดความสูญเสียต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระบบ

QCC จึงเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำให้พนักงานเข้าใจว่าการแก้ปัญหาที่กลุ่ม QCC ได้เลือกขึ้นมาดำเนินการ คือ การแก้ปัญหาในงานประจำ โดยสร้างมาตรฐานในการทำงาน พัฒนาความรู้และทักษะของพนักงานที่หน้างาน ให้สามารถสังเกตและวินิจฉัยสาเหตุของปัญหาได้ด้วยตนเอง ตลอดจนมีจิตสำนึกด้านคุณภาพที่จะสามารถป้องกันปัญหาความผิดพลาด

-   ผู้บริหารและพนักงานทุกคนมีส่วนร่วมรับผิดชอบ
-   ให้การยอมรับและเคารพในความเป็นสมาชิกขององค์กร
-   ให้โอกาสทุกคนได้แสดงความสามารถของตนเอง
-   ทุกคนมีเป้าหมายเดียวกัน และยินดีร่วมมือกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น

-   ใช้วงจรคุณภาพ PDCA
-   ใช้เทคนิคการระดมสมองให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
-   ใช้เทคนิคการประชุมร่วมกัน
-   ใช้เทคนิคการทำงานเป็นทีม

-   การรวมกลุ่มที่มีเป้าหมายคุณภาพ
-   เป็นกลุ่มที่ทำงานอยู่ในที่เดียวกัน พบปัญหา และมีแนวทางความสำเร็จร่วมกัน
-   มีความสมัครใจ และร่วมใจทำงานอย่างต่อเนื่อง
-   มีระบบการสื่อสารระหว่างกันที่มีประสิทธิภาพ
-   มีการจัดวางหน้าที่และความรับผิดชอบที่ชัดเจน
-   ใช้เทคนิคการพัฒนางานทั้ง 4 วิธี
-   ดำเนินกิจกรรม QCC  

มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการกำหนดนโยบายเรื่อง QCC พร้อมทั้งให้ให้การสนับสนุนทั้งด้านเงินและเวลา เพื่อให้เกิด QCC ทั่วทั้งองค์กร โดยมีการจัดตั้งเป็นคณะกรรมการบริหาร QCC                                              

มีบทบาทในการกำหนดนโยบายหลักและแผนระยะยาวในการบริหารงาน QCC การกำหนดแผนการฝึกอบรม กำหนดแผนการส่งเสริม QCC กำหนดแผนการนำเสนอผลงาน ตลอดจนรายงานผลการดำเนินการ อุปสรรค และปัญหาต่อกรรมการผู้จัดการ

มีบทบาทในการกำหนดแผนระยะกลางและระยะสั้นในการบริหารงาน QCC ให้สอดคล้องกับแผนระยะยาวของคณะกรรมการบริหาร QCC จัดทำแผนฝึกอบรม รวมถึงหลักสูตรต่างๆ ที่ใช้ในการฝึกอบรมให้แก่ที่ปรึกษากลุ่ม QCC, กลุ่ม QCC กำหนดวิธีการในการส่งเสริม QCC เช่น การแสดงนิทรรศการ, การถ่ายทำวีดีโอผลงานของ QCC, การมอบรางวัล, การตรวจประเมินผลงาน ฯลฯ จัดให้มีการนำเสนอผลงาน และประสานงาน ควบคุมติดตามและรายงานผลการดำเนินงานต่อคณะกรรมการบริหาร QCC

มีบทบาทในการดูแลและผลักดันให้กลุ่มดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง เข้าร่วมประชุมกับกลุ่ม QCC  ช่วยเหลือและให้คำแนะนำกับกลุ่ม QCC

• มีความรูเรื่อง QCC เป็นอย่างดี
• มีมนุษย์สัมพันธ์ สามารถเข้ากับบุคคลได้
• เป็นประธานในการประชุมกลุ่ม QCC
• ประสานงาน รายงานการประชุมต่อผู้บังคับบัญชา
• กระตุ้นให้สมาชิกกลุ่มทุกคนมีส่วนร่วม
• ป้องกันและแก้ไขข้อขัดแย้งภายในกลุ่ม (ถ้ามี)
• จัดหาความรู้เพิ่มเติมให้แก่สมาชิกกลุ่ม

• ทำความเข้าใจปัญหาและเสนอหัวข้อเรื่องที่จะดำเนินการแก้ไข
• เข้าร่วมประชุมอย่างสม่ำเสมอและเสนอความคิดเห็นในที่ประชุม
• ทำงานร่วมกันเป็นทีม
• รับผิดชอบต่องานที่ตนได้รับมอบหมายจากกลุ่ม
• แก้ปัญหาโดยใช้หลักการแก้ปัญหาตามแนวทางการแก้ปัญหาแบบ QC

• ช่วยจัดเตรียมการประชุมและจดบันทึกการประชุมกลุ่ม/รายงานการประชุม
• ช่วยประสานงานต่างๆ ภายในกลุ่ม
• ช่วยติดตามความคืบหน้าของงาน
• จัดเก็บเอกสารต่างๆ ในการดำเนินงานของกลุ่ม QCC
• ติดต่อประสานงานกับคณะทำงานกลุ่ม QCC

รูปที่ 1 การใช้หลักสถิติในการควบคุมคุณภาพ

กิจกรรม QCC ใช้ข้อเท็จจริงในการแก้ปัญหา ต้องมีข้อมูลสาเหตุของปัญหาที่ชัดเจนและมีหลักฐานเชื่อถือได้ จึงทำให้การเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาได้รับการยอมรับ เช่น แผนภูมิที่ 1 ต้องแสดงสถิติจำนวนตัวอย่างสินค้าประเมินค่าคุณสมบัติของสินค้าต่ำกว่าหรือสูงกว่ามาตรฐานเท่าใด การประเมินใช้สถิติแสดงผลการเปรียบเทียบกับตัวเลขมาตรฐานที่มีอยู่ ดังนั้นขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม QCC ที่สำคัญคือ การเก็บสถิติข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาอย่างละเอียด

รูปที่ 2 การนำเสนอข้อมูลเพื่อการปรับปรุงงาน

กิจกรรม QCC เป็นกิจกรรมกลุ่มที่เริ่มจากปรัชญา "พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมพัฒนาองค์กร" ดังนั้นการวางระบบบริหารงานขององค์กรก็ต้องเป็นการบริหารแบบมีส่วนร่วม การร่วมบริหารองค์กรของพนักงานระดับล่าง เป็นการนำเสนอข้อมูลและแนวทางปรับปรุงงานให้บรรลุเป้าหมายคุณภาพขององค์กร เพื่อให้ฝ่ายบริหารพิจารณาและอำนวยการให้แนวทางการปรับปรุงงานบังเกิดผลตามที่พนักงานเสนอ

การบริหารแบบมีส่วนร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานคุณภาพ แต่ความร่วมมือภายในองค์กรหรือหน่วยงานไม่ได้เกิดขึ้นเอง ความร่วมมือขององค์กรเกิดจากระบบการบริหารที่ประกอบด้วย

-   นโยบายการบริหารงานแบบมีส่วนร่วม
-   การเข้าร่วมกิจกรรมของพนักงานเป็นไปด้วยความสมัครใจ และมีอิสระอย่างแท้จริง ฝ่ายบริหารจูงใจการเข้าร่วมกิจกรรมของพนักงานด้วยนโยบายคุณภาพที่จะบังเกิดผลโดยตรงต่อพนักงาน
-   ใช้การฝึกอบรม ประชุม และสัมมนา ให้พนักงานเข้านโยบายและกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ
-  ให้การสนับสนุนกิจกรรมกลุ่มคุณภาพโดยเปิดโอกาสให้แสดงผลงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพทุกกลุ่ม และสนับสนุนให้การดำเนินงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย
-   กระตุ้นและส่งเสริมให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
-   ให้รางวัลตอบแทนกลุ่มที่มีผลงานยอดเยี่ยมเป็นที่ยอมรับขององค์กร

รูปที่ 3 การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง

กิจกรรม QCC จะทำให้พบปัญหาหลายด้านที่เกี่ยวข้องกันหรือต่อเนื่องกัน แต่การปรับปรุงงานแก้ไขจะต้องทำส่วนที่จำเป็นเร่งด่วนก่อน เสร็จแล้วจึงพิจารณาแก้ไขด้านอื่นๆ ต่อไปเรื่อยๆ

1.1 พนักงานรวมตัวกัน 3 -10 คน การรวมตัวเป็นกลุ่มกิจกรรม QCC มีเป้าหมายสำคัญคือ คุณภาพการทำงาน ดังนั้นพนักงานจึงควรเป็นพนักงานที่มีการทำงานร่วมกันและมีเป้าหมายเดียวกัน
1.2 ตั้งชื่อกลุ่มและจดทะเบียนกลุ่มกับองค์กร เพื่อให้องค์กรยอมรับ และสนับสนุนกิจกรรม QCC ของกลุ่ม

1.3 แม้ว่าสมาชิกของกลุ่มจะเท่าเทียมกันทุกคน แต่ก็ควรจัดตำแหน่งหน้าที่ที่จำเป็นในการทำงาน เช่น
      - ประธานกลุ่ม      เพื่อเป็นผู้นำ
      - รองประธาน      เพื่อเป็นผู้ช่วยผู้นำ
      - เลขานุการ      เพื่อบันทึกการประชุมและเตรียมเอกสาร
      - เหรัญญิก      เพื่อดูแลการใช้จ่ายเงิน
      - ปฏิคม         เพื่อเป็นผู้ประสานงานกับกลุ่มอื่น ๆ ฯลฯ

1.4 กำหนดสัญลักษณ์และคำขวัญประจำกลุ่ม
1.5 จัดการประชุมกลุ่ม

กิจกรรม QCC เป็นกิจกรรมที่มุ่งสู่คุณภาพตามข้อกำหนด หรือมาตรฐาน ดังนั้นกลุ่มกิจกรรม QCC จึงต้องค้นหาปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อการสร้างคุณภาพ แต่การมองปัญหาหรือเห็นความสำคัญของปัญหาของพนักงานมักจะแตกต่างกัน ดังนั้นจึงต้องเริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหา (Problem Solving Oriented) ได้แก่

2.1 การเสนอประเด็นปัญหาว่าจะดำเนินการในส่วนใดก่อน เช่น วิธีการทำงาน ผลงาน ความปลอดภัย เครื่องจักร สิ่งแวดล้อม ฯลฯ
2.2 เลือกประเด็นปัญหาที่จะดำเนินการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น ด้านความปลอดภัยก็นำหัวข้อความปลอดภัยมาวิเคราะห์ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง

รูปที่ 4 ความปลอดภัยของหน่วยงาน

2.3 ทำการวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของปัญหาด้วยตาราง ดังต่อไปนี้

รูปที่ 5 ตัวอย่างแผ่นข้อมูลการตรวจสอบกระบวนการขัดเลนส์ของพนักงาน

ตัวอย่างแผ่นข้อมูล (Data Sheet) เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลของปัญหาที่เกิดขึ้น โดยผู้ทำการบันทึกสามารถออกแบบเอง หรือหน่วยงานมีบันทึกอยู่แล้ว นำมาใช้วิเคราะห์ได้

รูปที่ 6 พาลาโตไดอะแกรม (Palato Diagram)

จากแผนภูมิที่ 5 ตัวอย่าง พาลาโตไดอะแกรม หรือกราฟแท่ง นำตัวเลขจากตารางคู่ที่ 1 แสดงการเปรียบเทียบด้วยการสร้างกราฟแท่ง เพื่อให้สมาชิกของกลุ่มเห็นปัญหาที่ชัดเจน

ผังแสดงเหตุและผล (Cause and Effect Diagram) ผังก้างปลา (Fish Diagram) หรือผังอิชิกาวา สามารถนำมาใช้เพื่อหาสาเหตุของปัญหาอันก่อให้เกิดผล โดยปกติจะใช้เป็นเครื่องมือในการประชุมระดมความคิดจากระดับหัวหน้างานและคนงาน ผังก้างปลามีลักษณะคล้ายก้างปลา กล่าวคือ ที่ปลายด้านหนึ่งจะเป็นผลที่กำลังประสบอยู่ และในส่วนของก้างที่แตกกิ่งออกไปจะแทนปัจจัยหรือสาเหตุต่างๆ ที่ทำให้เกิดผลอันนั้นขึ้น 

รูปที่ 7 ตัวอย่างโครงสร้าง Cause-Effect Diagrams

เมื่อนำปัญหาที่วิเคราะห์ได้จากตาราง จะเห็นว่าควรแก้ไขเร่งด่วนที่สุดมาวิเคราะห์หาสาเหตุบนแผนภูมิก้างปลา ซึ่งสาเหตุแห่งปัญหามักจะเกิดจากพนักงานเอง เครื่องจักร อุปกรณ์ วัตถุดิบ หรือวิธีการทำงาน เขียนสาเหตุลงในก้างปลาย่อย เมื่อเราเขียนสาเหตุแต่ละสาเหตุลงในก้างปลาย่อยจะทำให้เราเห็นต้นเหตุของปัญหาอย่างชัดเจน

เมื่อระดมความคิดค้นหาสาเหตุแห่งปัญหาได้แล้ว ก็ช่วยกันระดมความคิดหาวิธีแก้ปัญหาต่อไปเลย โดยพิจารณาในแต่ละก้าง หาวิธีแก้ และเขียนวิธีแก้ลงไปในก้างปลาตัวใหม่ จะได้แผนภูมิก้างปลา 2 ตัว ตัวแรกแสดงสาเหตุของปัญหา ตัวที่สองแสดงวิธีการแก้ปัญหา สำหรับแผนภูมิ เป็นแผนภูมิตัวอย่าง สาเหตุอาจจะเป็นลักษณะอื่นๆ ได้

รูปที่ 8 ตัวอย่างโครงสร้าง Cause-Effect Diagrams ที่มีการระดมความคิดเห็นแล้ว

อย่างไรก็ตามการดำเนินงานของกลุ่ม QCCเรื่องที่กลุ่ม QCC เลือกมาดำเนินการ ต้องไม่ขัดต่อนโยบายของบริษัท/หน่วยงานสามารถทำได้เองและต้องทำเป็นกลุ่ม โดยใช้เทคนิคต่างๆ ที่ใช้ในการทำกลุ่ม QCC ให้มีประสิทธิผล โดยเน้นการพัฒนาความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (Creative Thinking) คือการเชื่อมโยงความคิด และประสบการณ์เดิมที่มีอยู่ เพื่อสังเคราะห์ เป็นความคิดใหม่ เพื่อแก้ไขปัญหา ปรับปรุง ในลักษณะเฉพาะหน้า โดยการเปิดใจกว้างที่จะรับรู้สิ่งที่อยู่รอบตัว เหตุการณ์ต่างๆ

ฝึกคิดในเรื่องเดียวกันให้ได้ในหลายๆ แง่มุม สร้างทัศนคติในเชิงสร้างสรรค์และค้นหาสิ่งใหม่ๆอย่างไม่ลดละ ฝึกเป็นคนช่างสังเกต จดจำสิ่งที่พบเห็นรวบรวมมาใช้ประโยชน์  เป็นคนชอบอ่าน ชอบค้นคว้า ขี้สงสัยในส่วนที่ยังสงสัย ชอบคิดหาความแปลกใหม่  ชอบหาเหตุผลมาอธิบาย ตอบคำถาม ต้องรู้จักคิดแปลงความคิดเป็นการกระทำ และการระดมสมอง (Brain Storming) คือความพยายามในการกระตุ้นให้เกิดความคิดริเริ่ม หรือแสดงความคิดอย่างเสรีต่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยพยายามรวบรวมความคิดให้มากที่สุด อย่างรวดเร็วต่อเนื่อง โดยต้องไม่มีการวิพากษ์วิจารณ์ความคิดเห็นของคนอื่นๆ                

การปล่อยความคิดอย่างเป็นอิสระและเป็นกันเอง  มุ่งเน้นปริมาณความคิดเป็นสำคัญ และกระตุ้นให้ทุกคนพยายามเสริมต่อความคิดของผู้อื่น จึงจะทำให้การทำกิจกรรมกลุ่ม QCC ประสบผลสำเร็จ

กิจกรรมกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circle:QCC) ก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ร่วมกับกระบวนการของ PDCA ได้เหมือนกับ KAIZEN  จากความสัมพันธ์ระหว่าง QCC และ PDCA จะพบว่า ประกอบด้วย 

กิจกรรมกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circle:QCC) จะมีการดำเนินการในเรื่ององการเลือกงาน ตั้งเป้าหมายกิจกรรม การรวบรวมข้อมูล และมีการมองปัญหาให้ตรงกับความต้องการขององค์กรที่ต้องการแก้ไข และวางแผนการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ทั้งนี้ การวางแผน (Plan) นั้นประกอบด้วย

ต้องระบุเป้าหมายของการควบคุมคุณภาพอย่างชัดเจน โดยระบุให้ได้ว่า "จะทำอะไร" เป้าหมายที่เป็นรูปธรรมหรือเป็นตัวเลข กำหนดการที่จะให้บรรลุเป้าหมายนั้น 

จัดทำแผนให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ แผนที่จัดทำจะต้องสอดคล้องกับสภาวะที่เป็นอยู่และสามารถปฏิบัติได้ ซึ่งหมายถึง จะต้องมีข้อมูลรองรับที่ชัดเจนนั่นเอง 

ถ้าแผนขาดสาระที่จำเป็นก็จะเป็นแผนที่ไร้ประโยชน์ และเนื่องจากผู้ที่จะต้องปฏิบัติตามแผนไม่ใช่คนเพียงคนเดียว แต่ประกอบด้วยผู้คนที่เกี่ยวข้องอีกจำนวนมาก แผนที่จัดทำขึ้นจึงต้องมีความชัดเจน รัดกุม ใครอ่านแล้วก็สามารถเข้าใจได้ทันที การตรวจสอบด้วย 5W1H จึงเป็นเรื่องที่จำเป็น 

การปฏิบัติตามแผนที่จัดทำไว้ จะต้องทำความเข้าใจแผน เนื่องจากผู้ที่ต้องดำเนินการตามแผน คือ ผู้ปฏิบัติงานจึงต้องมีการอธิบายแผนให้เป็นที่เข้าใจตรงกันและทั่วถึงกัน และมีการติดตามการปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงาน คือ ผู้ที่ดำเนินการตามแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ผู้บริหารหรือผู้จัดการจึงมีหน้าที่ต้องคอยสอดส่อง และติดตามการปฏิบัติงานของทุกคน และคอยให้คำปรึกษาเมื่อจำเป็น 

ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด โดยตรวจสอบสภาพของดำเนินงาน เป็นการตรวจสอบว่า การดำเนินงานได้เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ การตรวจสอบนี้จะมัวแต่รอให้ผู้ปฏิบัติงานมารายงานไม่ได้ ผู้บริหารจะต้องลงไปตรวจสอบด้วยตนเอง และตรวจสอบคุณภาพของงาน เป็นการตรวจสอบคุณภาพของการดำเนินงาน (คุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือคุณภาพของงานที่ได้) จะต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลว่ามีเหตุผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่ นอกจากนั้นการตรวจสอบคุณภาพของ "ผลงาน" ด้วยตนเอง และการสอบถามผู้ปฏิบัติงานว่าประสบปัญหาอะไรหรือไม่ ก็เป็นเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้

กรณีที่พบว่ามีปัญหา เมื่อตรวจพบว่าเกิดปัญหาขึ้นในการดำเนินงาน จะต้องตรวจหาสาเหตุของปัญหา เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเดียวกันเกิดซ้ำอีก และจะต้องทำรายงานสรุปในเรื่องดังกล่าว เพื่อเป็นข้อมูลยืนยันการดำเนินการแก้ไขแล้ว 

กรณีที่ปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ เมื่อปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมาย จะต้องมีการทบทวนว่า "เหตุใดจึงปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ" เพื่อสะสมเป็นประสบการณ์หรือองค์ความรู้ในองค์กร และในการปฏิบัติงานครั้งต่อไป ก็ให้ใช้ประสบการณ์และองค์ความรู้เหล่านี้ให้เป็น ประโยชน์ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่สูงขึ้นต่อไป โดยทั่วไป "Action" ในกรณีที่บรรลุเป้าหมาย มักจะถูกมองข้ามเสมอ ซึ่งทำให้องค์กรขาดการสะสมองค์ความรู้ แสดงจากภาพความสัมพันธ์ระหว่าง QCC และ PDCA

รูปที่ 9 ความสัมพันธ์ระหว่าง QCC และ PDCA

ในการนำกิจกรรมกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) มาใช้ร่วมกันกับการสร้างสายการผลิตแบบลีน จะทำให้มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น จะส่งต่อการบริหารงานด้านวัตถุดิบ กระบวนการผลิต และผลผลิตให้ได้คุณภาพตามความต้องการของลูกค้า ผู้เกี่ยวข้องหรือข้อกำหนดมาตรฐานที่ตั้งไว้ โดยมีเป้าหมายและลดปัญหาการสูญเสียทั้งวัตถุดิบ ต้นทุนการผลิต เวลาการทำงานและผลผลิต และสามารถสร้างความร่วมมือร่วมใจในการทำงานหรือสร้างผลงานตามเป้าหมาย

ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหาร พนักงาน วิธีการทำงาน เครื่องจักร เครื่องใช้ ระเบียบกฎเกณฑ์ และอื่นๆ โดยการค้นหาจุดอ่อน และหาสาเหตุแห่งปัญหา แล้วระดมปัญญาแก้ไข ปรับปรุงและวางแผนคุณภาพอย่างเป็นระบบ เพื่อการสร้างสายการผลิตแบบลีนบรรลุวัตถุประสงค์ได้

* การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแบบ PDCA, บูรณะศักดิ์ มาดหมาย, วารสาร Productivity World ฉบับที่ 89 พ.ค.-มิ.ย. 51, สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งประเทศไทย
* http://www.toyota.co.th
* www.isixsigma.com
* www.radompon.com
* www.thaiall.com./mis
* http://www.hrcenter.co.th/HRKnowView.asp?id=588
* www.9bkk.com