โกศล ดีศีลธรรม
Koishi2001@yahoo.com

ปัจจุบันองค์กรธุรกิจได้เผชิญกับปัจจัยความผันผวนที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงและส่งผลกระทบกับองค์กร ด้วยเหตุนี้ประสิทธิภาพของผู้ประกอบการจึงไม่เพียงแค่การสร้างประสิทธิภาพกระบวนการภายใน แต่ยังต้องประสานความร่วมมือระหว่างคู่ค้าด้วยการเชื่อมโยงกระบวนการทั้งภายในองค์กร ร่วมกับคู่ค้าเพื่อมุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีความเปลี่ยนแปลงตามกระแสนิยมและสามารถส่งมอบคุณค่าหรือสินค้าได้ตามความต้องการลูกค้า 

ดังที่พบเห็นได้ตามร้านสะดวกซื้อและซูเปอร์มาร์เก็ตที่พนักงานขายใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อเก็บข้อมูลการขาย ซึ่งข้อมูลจะถูกส่งไปยังคลังสินค้าผู้จัดจำหน่ายและดำเนินการส่งมอบสินค้าตามกำหนดการ สำหรับปัจจัยสนับสนุนการสร้างประสิทธิผลให้กับกระบวนการธุรกิจยุคใหม่ประกอบด้วย

เนื่องจากการเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างองค์กรทั้งในระดับต้นน้ำและปลายน้ำได้ก่อให้เกิดสมดุลระหว่างอุปสงค์กับอุปทานด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศร่วมกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่สนับสนุนการเข้าถึงฐานข้อมูลเพื่อให้คู่ค้าสามารถร่วมใช้ข้อมูลระหว่างองค์กรเพื่อใช้วางแผนและควบคุมงานรายวัน ทำให้เกิดการตอบสนองอุปสงค์ได้อย่างมีประสิทธิผล

ดังกรณีผู้ผลิตที่ส่งมอบสินค้าให้กับผู้ประกอบการค้าปลีก (Retailers) ซึ่งมีความคุ้นเคยกับการใช้ระบบ EDI เพื่อรับคำสั่งซื้อ ในส่วนผู้ผลิตจะร่วมใช้ข้อมูลวางแผนกำหนดการผลิตเพื่อระบุขนาดรุ่นการผลิตและระยะช่วงเวลานำการส่งมอบ สำหรับผู้ผลิตสินค้าเทคโนโลยีชั้นสูงจะใช้เครือข่ายอินทราเน็ตติดตามการไหลของงาน (Workflow) และแบ่งปันข้อมูลร่วมกับคู่ค้าเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งมอบ

รูปที่ 1 ระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ส่วนผู้จำหน่ายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำที่ส่งมอบสินค้าให้กับคู่ค้าทั่วโลกได้ใช้เครือข่ายเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet) เชื่อมโยงกับคู่ค้าเพื่อนำเสนอบริการให้กับลูกค้า โดยกลุ่มผู้ใช้งาน คือ ผู้ส่งมอบ พนักงานองค์กร และลูกค้า ซึ่งลูกค้าสามารถเข้าดูรายละเอียดข้อมูลสินค้าอย่างเช่น ราคา และระดับสต็อกในคลังสินค้า ส่วนพนักงานองค์กรสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าเพื่อจัดประเภทกลุ่มลูกค้า ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวก่อให้เกิดห่วงโซ่คุณค่าที่เชื่อมโยงความสัมพันธ์ตั้งแต่ผู้ส่งมอบจนถึงลูกค้าที่ส่งผลให้เกิดความพึงพอใจกับทุกฝ่าย

รูปที่ 2 แนวคิดเครือข่ายคู่ค้ายุคใหม่

โดยเน้นการร่วมทำงานระหว่างคู่ค้าที่มุ่งความสอดคล้องกันตลอดทั้งห่วงโซ่คุณค่าและสามารถกำหนดจุดสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำซึ่งทำให้เกิดการลดความผันผวนด้วยเทคโนโลยีและเครื่องมือสนับสนุนอย่างระบบบริหารสต็อกโดยผู้จำหน่าย (Vendor Managed Inventory หรือ VMI) เพื่อตอบสนองการเติมเต็มคำสั่งซื้อ (Order Fulfillment) และลดปัญหาของขาดสต็อก

โดยผู้ส่งมอบหรือผู้ค้าส่งจะดำเนินการบริหารสต็อกให้กับร้านค้าปลีกเพื่อสร้างความมั่นใจว่าระดับสต็อกของร้านค้าปลีกจะได้รับการเติมเต็มอย่างอัตโนมัติด้วยการใช้ระบบจัดเก็บข้อมูล นั่นคือ การใช้สแกนเนอร์ในร้านค้าปลีกจัดเก็บข้อมูลการขายด้วยบาร์โค้ด ณ จุดขาย

โดยเมื่อลูกค้าซื้อสินค้าในร้านแล้วมาชำระเงินที่เคาน์เตอร์และข้อมูลที่ผ่านเครื่องอ่านบาร์โค้ดได้ถูกหักจากยอดสต็อกจะทำให้ผู้ส่งมอบทราบความเปลี่ยนแปลงระดับสต็อกแบบเรียลไทม์และสามารถวางแผนการส่งมอบได้อย่างมีประสิทธิผล รวมทั้งรักษาระดับคุณภาพสินค้าที่ส่งมอบ โดยเฉพาะอุตสาหกรรมอาหารที่เน้นความสดของสินค้า เมื่อระดับสต็อกลดลงถึงจุดสั่งซื้อก็จะออกคำสั่งซื้อไปยังผู้ส่งมอบโดยอัตโนมัติเพื่อให้จัดส่งสินค้าซึ่งส่งผลให้ลดภาระการสต็อกสินค้าและเวลาจัดเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่ง

ด้วยเหตุนี้ในช่วงระยะเวลาหลายปีที่ผ่านมาจึงเกิดการควบรวมธุรกิจที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน แต่แนวทางดังกล่าวมักสร้างปัญหาการบริหารสต็อกในระดับที่เหมาะสมของแต่ละสายผลิตภัณฑ์ ดังนั้นการประสานความร่วมมือจึงเป็นปัจจัยสนับสนุนการขับเคลื่อนกระบวนการให้สามารถส่งมอบสินค้าได้อย่างทันเวลา ซึ่งรูปแบบความร่วมมือระหว่างคู่ค้าสามารถจำแนกได้ดังนี้

*  ความร่วมมือภายในองค์กร จากผลการศึกษาพบว่าองค์กรชั้นนำส่วนใหญ่มุ่งประสานความร่วมมือระหว่างฝ่ายงาน โดยเฉพาะความร่วมมือระหว่างฝ่ายการตลาดกับลอจิสติกส์เพื่อสร้างผลิตภาพการดำเนินงาน ซึ่งสามารถลดความล่าช้าและความผิดพลาดในการดำเนินธุรกรรม การลดช่วงเวลานำจัดหาจัดซื้อ และปัญหาของขาดหรือล้นสต็อก

*  ความร่วมมือระหว่างองค์กร คือ ความร่วมมือระหว่างคู่ค้าหรือองค์กรภายนอก ดังกรณีผู้ผลิตอุปกรณ์เครื่องเสียงแห่งหนึ่งได้ใช้แนวคิดการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System) ซึ่งเน้นการส่งมอบสินค้าแบบทันเวลาพอดีด้วยการสนับสนุนความร่วมมือระหว่างคู่ค้าอย่างใกล้ชิด ทำให้สามารถลดความผันผวนจากการพยากรณ์อย่างมาก

สำหรับโบอิ้งได้จัดทำเว็บไซต์เพื่อแสดงข้อมูลตรวจติดตามระดับสต็อกคลังชิ้นส่วนอะไหล่ เพื่อให้คู่ค้าเข้ามาดูข้อมูลเกี่ยวกับสต็อกและนำข้อมูลไปใช้วางแผนจัดซื้อด้วยรูปแบบการนำเสนอดังกล่าวจึงทำให้โบอิ้งประสบความสำเร็จในการให้บริการกับเครือข่ายคู่ค้า ส่วนกรณีองค์กรสัญชาติญี่ปุ่นรายหนึ่งที่เข้ามาลงทุนในประเทศไทยและดำเนินการผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์หลากหลายประเภท ทางบริษัทได้นำเข้าเครื่องจักรจากญี่ปุ่นเพื่อผลิตสินค้าและส่งออกไปยังบริษัทแม่

ดังนั้นฝ่ายผลิตจึงได้วางแผนตั้งแต่การนำเข้าวัตถุดิบ กระบวนการผลิตและการส่งออก โดยรอบปีจะมีการวางแผนบำรุงรักษาเครื่องจักรเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการผลิต ดังนั้นฝ่ายซ่อมบำรุงจึงวางแผนการจัดเก็บสต็อกประเภทชิ้นส่วนอะไหล่เพื่อให้เครื่องจักรสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องเพราะหากเครื่องจักรหยุดเดินเครื่อง

นอกจากจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อกระบวนการผลิตแล้วยังส่งผลต่อการบริหารสินค้าคงคลัง การสั่งซื้อ และกระบวนการส่งมอบสินค้าหรืออาจกล่าวว่าการหยุดชะงักของเครื่องจักรจะส่งผลกระทบตลอดทั้งเครือข่ายคู่ค้า ดังนั้นบริษัทจึงวางแผนซ่อมบำรุงเครื่องจักรเพื่อป้องกันความสูญเสียด้วยการออกแบบระบบความปลอดภัยและการฟื้นคืนสภาพ โดยมีการจัดฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้เครื่องจักร การซ่อมบำรุงเบื้องต้นหากเครื่องจักรเกิดปัญหาหรือไม่สามารถใช้งานได้ตามปกติ

สำหรับชิ้นส่วนอะไหล่เครื่องจักรนั้นจะมีการสั่งซื้อล่วงหน้าก่อนตรวจเช็ค ถ้าอะไหล่ชิ้นใดมีระยะเวลาการสั่งซื้อนานทางบริษัทจะให้ความสนใจชิ้นส่วนนั้นเป็นพิเศษด้วยการวางแผนร่วมกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อให้สั่งซื้ออะไหล่ตัวนั้นได้ตามกำหนดเวลาที่แน่นอนเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการซ่อมบำรุงเครื่องจักร

แต่เนื่องจากอะไหล่บางตัวมีราคาค่อนข้างสูงเพราะมีลักษณะพิเศษเฉพาะของเครื่องจักรนั้นจนทำให้ต้องติดต่อกับคู่ค้าหรือผู้ผลิตเครื่องจักรเพื่อวางแผนจัดส่งสินค้าพิเศษได้ตามกำหนดและต้องเก็บสต็อกไว้บางส่วนเพื่อไม่ให้สายการผลิตหยุดชะงัก ซึ่งความเปลี่ยนแปลงนี้เกิดจากการที่หลายหน่วยงานดำเนินการพัฒนาระบบและกระบวนการทุกด้านเพื่อสนับสนุนการลดต้นทุนเพื่อให้กระบวนการทำงานเกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ดังนั้นจึงต้องดำเนินการปรับรื้อระบบใหม่อย่างเช่น โรงงานผลิตชิ้นส่วนอะไหล่ใช้หลักการ Cross-Function Integration to Cross-Enterprise โดยโรงงานผู้ผลิตต้องมีการประสานความร่วมมือภายในร่วมกับโรงงานผลิตเครื่องจักรเพื่อทราบความต้องการล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้การบริหารสต็อกทั้งสองฝ่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถลดต้นทุนการผลิต รวมทั้งการกระจายสินค้าและส่งมอบได้ทันตามความต้องการของลูกค้า

รูปที่ 3 การเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างธุรกิจ

*  ความร่วมมือเพื่อวางแผนพยากรณ์ร่วมกัน โดยมุ่งพยากรณ์ระดับอุปสงค์และอุปทานเพื่อสร้างความสมดุลการตอบสนองคำสั่งซื้อระหว่างผู้ซื้อกับผู้จัดหา ซึ่งถูกใช้อย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมค้าปลีก อย่างเช่น การแสดงข้อมูลบนเว็บไซต์เพื่อให้คู่ค้าสามารถอัปเดตข้อมูลได้ตลอดเวลา

ดังนั้นรูปแบบความร่วมมือการวางแผนพยากรณ์ร่วมกันจึงสนับสนุนกระบวนการรับคำสั่งซื้อ การคลังสินค้า และกำหนดแผนจัดส่งได้อย่างมีประสิทธิผล ดังเช่น กรณีความร่วมมือในธุรกิจค้าปลีก ซึ่งคู่ค้าได้ร่วมใช้ข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายด้วยมาตรฐาน XML ทำให้ผู้จัดจำหน่ายสินค้าได้ทราบความเปลี่ยนแปลงระดับสต็อกร้านค้าปลีกและใช้ข้อมูลดังกล่าวคาดการณ์แนวโน้มอุปสงค์ของสินค้าแต่ละประเภท

รวมทั้งวางแผนกำหนดการผลิตและสนับสนุนการจัดหาจัดซื้อเพื่อส่งมอบให้ลูกค้าตามกำหนด ด้วยการเข้าถึงระบบข้อมูลสำคัญอย่างเช่น อัตราการหมุนของสต็อกสินค้า อัตราการคืนสินค้า มูลค่ายอดขายที่จำแนกตามประเภทสินค้า ส่วนผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่อย่างฟอร์ดได้ร่วมมือกับนิสสัน เพื่อสร้างเครือข่ายระบบจัดหาจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสนับสนุนการลดต้นทุนธุรกรรมการจัดหาจัดซื้อ

รูปที่ 4 กระบวนการวางแผนพยากรณ์ร่วมกัน

*  การร่วมวางแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปปริมาณธุรกรรมระหว่างองค์กร (B2B) ส่วนใหญ่เกิดจากการนำเสนอขายสินค้าและบริการ ส่วนการวางแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะการวางแผนออกตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มุ่งการประสานความร่วมมือกับคู่ค้า

รวมทั้งฝ่ายการตลาดกับฝ่ายผลิตต้องประสานความร่วมมืออย่างใกล้ชิด เพื่อให้คู่ค้าสามารถดำเนินการปรับปรุงกระบวนการออกแบบผลิตภัณฑ์ก่อนช่วงการสร้างต้นแบบผลิตภัณฑ์ ซึ่งทำให้เกิดการลดต้นทุนความผิดพลาด นอกจากนี้ยังส่งผลให้เกิดการลดระยะเวลาพัฒนาผลิตภัณฑ์และสามารถออกผลิตภัณฑ์สู่ตลาดได้เร็วขึ้น 

รูปที่ 5 ระบบสนับสนุนความร่วมมือระหว่างคู่ค้า

สำหรับกระบวนการจัดหาจัดซื้อยุคใหม่ที่เน้นการสืบค้นรายละเอียดสินค้าและบริการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือ e-Procurement ทำให้เกิดการยกเครื่องกระบวนการจัดหาจัดซื้อที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์สนับสนุนตั้งแต่การจัดหาทางแคตาลอกออนไลน์และแสดงข้อมูลบนเว็บไซต์ โดยผู้ใช้งานสามารถสืบค้นข้อมูลและติดตามสถานะการจัดซื้อทางเว็บไซต์

รวมทั้งจัดทำใบเรียกเก็บเงินทางเว็บด้วยออนไลน์ฟอร์ม ทำให้ลดต้นทุนงานเอกสาร (Paperwork) และขจัดความสูญเปล่าในกระบวนการธุรกรรม โดยเฉพาะช่วงเวลานำกระบวนการจัดซื้อ ดังเช่น อุตสาหกรรมประกอบรถยนต์ได้เชื่อมโยงเครือข่ายผู้ส่งมอบด้วยระบบสารสนเทศ ทำให้ทราบระดับสต็อกสินค้าด้วยการออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ตและจัดส่งสินค้าเมื่อสต็อกถึงจุดสั่งซื้อ ตลอดจนส่งเอกสารเรียกเก็บเงินในรูปแบบ Electronic Form ทันทีหลังการส่งมอบ

ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสนับสนุนการออกคำสั่งซื้อด้วยระบบคอมพิวเตอร์ช่วยออกคำสั่งซื้อ (Computer Aided Ordering หรือ CAO) ผ่านทางเครือข่าย EDI เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินธุรกรรมซึ่งสามารถลดความล่าช้าในการออกคำสั่งซื้อระหว่างผู้ส่งมอบกับผู้จัดซื้อและเกิดการลดต้นทุนธุรกรรมจัดหาจัดซื้อ โดยเฉพาะการออกคำสั่งซื้อเฉพาะรายการจำเป็นในปริมาณที่ต้องการใช้จริงและการร่วมพันธมิตรระหว่างคู่ค้ากับผู้ให้บริการลอจิสติกส์เพื่อให้เกิดความประหยัดจากขนาดการจัดส่ง (Consolidating Shipment)

ดังกรณี FedEx ได้เปิดตัว FedEx InterNetShip เพื่อให้บริการลูกค้าในการติดตามพัสดุผ่านทางระบบออนไลน์ด้วยเทคโนโลยีสนับสนุนอย่างบาร์โค้ดและคลื่นความถี่วิทยุ ทำให้สามารถขยายฐานลูกค้ากว่า 75,000 รายภายในระยะเวลา 18 เดือน

ส่วนฟอร์ดได้ใช้บริการของ UPS เพื่อติดตามการเคลื่อนย้ายสินค้าจากโรงงานไปยังผู้จำหน่าย (Dealer) โดยแต่ละปีสามารถติดตามสินค้าประเภทรถยนต์และรถบรรทุกได้กว่า 4 ล้านคันด้วยระบบบาร์โค้ดและอินเทอร์เน็ต โดยผู้จำหน่ายสามารถเข้าสู่เว็บไซต์เพื่อติดตามสถานะคำสั่งซื้อในระบบการกระจายสินค้า นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถติดตามคำสั่งซื้อและทำให้ทราบกำหนดการรับสินค้าที่สั่งซื้อผ่านทาง e-Commerce

รูปที่ 6 เทคโนโลยีสนับสนุนการดำเนินธุรกรรม

สำหรับการบริหารคลังสินค้ามักดำเนินการโดยตัวแทน (Logistic Vendor) ที่สามารถติดตามข้อมูลผ่านทางระบบออนไลน์ ซึ่งใช้เว็บไซต์แสดงระดับสต็อกเพื่อให้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับชิ้นส่วนที่จัดเก็บในคลังสินค้า ดังเช่น ปริมาณสต็อกที่พร้อมจัดส่ง ตำแหน่งจัดเก็บและมูลค่าแต่ละรายการเพื่อให้คู่ค้าสามารถเข้าดูข้อมูลและออกคำสั่งซื้อได้อย่างสะดวก

แนวคิดการผลิตแบบทันเวลาพอดี(Just in Time หรือ JIT) ใช้หลักการดึงเพื่อบริหารสต็อกในระดับที่เหมาะสมเพื่อลดภาระต้นทุนจัดเก็บสต็อกที่เน้นส่งมอบชิ้นงานแบบทันเวลาพอดี โดยเฉพาะการผลิตตามคำสั่งซื้อ (Make to Order) ที่มุ่งการไหลของงานทีละชิ้น (One-Piece Flow) เพื่อสร้างผลกำไรและเพิ่มกระแสเงินสดด้วยการผลิตเฉพาะสินค้าที่ตรงความต้องการของลูกค้า ทำให้เกิดระดับสต็อกคงคลังน้อยที่สุดและลดปริมาณสต็อกงานระหว่างผลิต

โดยมีกลไกการควบคุม เรียกว่า Kanban เป็นสารสนเทศเชื่อมโยงระหว่างหน่วยปฏิบัติงาน โดยการ์ด Kanban ได้ถูกส่งกลับไปยังหน่วยการผลิตก่อนหน้า (Upstream) ทำให้แต่ละหน่วยการผลิตได้รับทราบสถานะความต้องการชิ้นงาน รวมทั้งช่วงเวลานำและต้นทุนการผลิตลดลง ซึ่งต่างจากแนวคิดการผลิตแบบเดิมที่มุ่งผลิตตามข้อมูลการพยากรณ์ความต้องการและกำหนดการผลิต (Production Schedule) ซึ่งทำให้เกิดสต็อกค้างของงานรอระหว่างผลิตมาก

นอกจากนี้ JIT ยังให้ความสำคัญกับผู้ส่งมอบ โดยมุ่งการส่งมอบตรงเวลาและความน่าเชื่อถือทางคุณภาพด้วยการคัดเลือกคู่ค้าหรือผู้ส่งมอบและทำข้อตกลงระยะยาว ซึ่งพิจารณาจากประวัติผู้ส่งมอบที่สามารถส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพตรงตามข้อกำหนดและส่งมอบได้ทันเวลา การสร้างความสัมพันธ์ดังกล่าวทำให้เกิดการจัดซื้อในราคาเหมาะสม คุณภาพสูง และสามารถส่งมอบได้ตรงเวลาซึ่งทำให้ลดความสูญเปล่าในการจัดซื้อคราวละมาก ๆ เพื่อขอส่วนลดพิเศษ 

ปัจจุบันธุรกิจค้าปลีกได้ประยุกต์หลักการผลิตแบบทันเวลาพอดีร่วมกับระบบ VMI เพื่อบริหารสต็อกดังที่กล่าวข้างต้น โดยเฉพาะการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศระหว่างผู้ค้าปลีกกับผู้จัดจำหน่ายตามแนวคิดการเติมเต็มอย่างต่อเนื่อง (Continuous Replenishment) เพื่อสร้างความรวดเร็วในการตอบสนองตามความต้องการให้กับลูกค้ายุคใหม่