วัตถุประสงค์หลักของการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ในสถานประกอบการ คือ การทำให้เครื่องจักรและอุปกรณ์ที่ต้องได้รับการบำรุงรักษามีสมรรถนะความพร้อมใช้งานสูงสุดด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด โดยคำนึงถึงความปลอดภัยในการทำงานและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมด้วย สมรรถนะความพร้อมใช้งานสูงสุดจะเกิดขึ้นเมื่อไม่มีการหยุดเครื่องจักรและอุปกรณ์อันเป็นผลมาจากการบำรุงรักษา หรือมีการหยุดเครื่องจักรและอุปกรณ์เพื่อทำการบำรุงรักษาแต่ไม่กระทบกระเทือนต่อการผลิตหรือการทำหน้าที่ตามกำหนด ซึ่งทั้งสองกรณีนี้จะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อไม่มีข้อขัดข้องเครื่องจักรและอุปกรณ์ทั้งหมดเกิดขึ้นเลย หรือมีข้อขัดข้องเกิดขึ้นแต่ได้ตรวจพบก่อนที่จะทำให้เครื่องจักรและอุปกรณ์นั้นๆเกิดความเสียหาย และมีเวลาพอที่สามารถจัดทำแผนการซ่อมแซมหรือการบำรุงรักษาแก้ไขได้โดยไม่กระทบกระเทือนต่อการผลิตหรือการทำหน้าที่ ดังนั้นข้อขัดข้องของเครื่องจักรและอุปกรณ์จึงเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ให้เกิดขึ้นหรืออาจเปรียบเสมือนเป็นศัตรูที่สำคัญของการบำรุงรักษาก็ว่าได้

เมื่อเกิดข้อขัดข้องขึ้นกับเครื่องจักรและอุปกรณ์ทั้งที่ได้คาดการณ์ไว้ก่อนและที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน ช่างซ่อมบำรุงก็มักจะทำการซ่อมแซมเฉพาะส่วนที่ชำรุดเสียหายโดยไม่วิเคราะห์หาสาเหตุของการชำรุดเสียหายที่เกิดขึ้นหรือมีการหาเพียงสาเหตุเบื้องต้นไม่ใช่สาเหตุที่แท้จริงหรือสาเหตุราก (root causes) ของการชำรุดเสียหาย ดังนั้นส่วนใหญ่จึงมักไม่ได้ทำการแก้ไขที่สาเหตุรากของการชำรุดเสียหายที่เกิดขึ้นกับเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้นๆ ทำให้ข้อขัดข้องที่นำไปสู่ความเสียหายแบบเดิมก็จะเกิดขึ้นซ้ำซากกลายเป็นปัญหาเรื้อรังผลที่ตามมา คือ ผู้ที่รับผิดชอบงานบำรุงรักษาใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการซ่อมแซมการชำรุดเสียหายแบบเดิมที่เกิดกับเครื่องจักรและอุปกรณ์อันเดิมครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งข้อขัดข้องเหล่านี้นอกจากจะทำให้สมรรถนะความพร้อมของเครื่องจักรและอุปกรณ์ลดลงแล้ว ยังพบว่าการแก้ไขปัญหาเรื้อรังเหล่านี้ในแต่ละปีจะใช้ค่าใช้จ่ายถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของงบประมาณค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาประจำปีทั้งหมดที่มีอยู่

การแก้ไขปัญหาเรื้อรังดังกล่าวข้างต้นสามารถทำได้โดยวิธีการที่เรียกว่าการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้อง(Root Cause Failure Analysis) หรือบางครั้งนิยมเรียกโดยใช้ตัวย่อภาษาอังกฤษคือ RCFA นั้นหมายถึงวิธีหรือการกระทำที่ใช้ในการหาว่าทำไมข้อขัดข้องหรือปัญหานั้นๆถึงเกิดขึ้น รวมถึงการแก้ไขสาเหตุของข้อขัดข้องหรือปัญหาด้วย ซึ่งก็จะเหมือนกับสิ่งที่พนักงานสืบสวนทำเมื่อมีอาชญากรรมเกิดขึ้นหรือสิ่งที่พนักงานด้านความปลอดภัยเกี่ยวกับการบินทำเมื่อมีเครื่องบินตกนั่นเอง

ก่อนจะเริ่มกระบวนการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้องก็จะต้องรู้ว่าข้อขัดข้องที่ควรจะนำมาวิเคราะห์นั้นคืออะไร ซึ่งจากการสำรวจที่ได้มีการทำกันในประเทศอุตสาหกรรมพบว่า 20 เปอร์เซ็นต์ของข้อขัดข้องที่ถือว่าเป็นปัญหาเรื้อรัง (ข้อขัดข้องที่เกิดขึ้นมาจากสาเหตุเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง) ของจำนวนทั้งหมดในแต่ละปีจะทำให้เกิดการสูญเสีย (ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาทั้งทางตรงและทางอ้อม) เท่ากับ 80 เปอร์เซ็นต์ของการสูญเสียที่เกิดขึ้นทั้งหมด นั่นก็แสดงว่าถ้าสามารถทำการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้อง (หาสาเหตุรากและทำการแก้ไข) จำนวน 20 เปอร์เซ็นต์ที่ทำให้เกิดการสูญเสีย 80 เปอร์เซ็นต์ดังกล่าวแล้วก็จะทำให้ได้รับประโยชน์อย่างมากในช่วงเวลาสั้นๆ ซึ่งข้อขัดข้องจำนวน 20 เปอร์เซ็นต์นี้นับได้ว่าเป็นข้อขัดข้องเรื้อรังสำคัญที่ควรอย่างยิ่งที่จะต้องระบุให้ได้ว่าคือข้อขัดข้องหรือปัญหาอะไรบ้างและจัดลำดับตามผลกระทบที่มีต่อการสูญเสียที่เกิดขึ้น แล้วนำมาวิเคราะห์หาสาเหตุรากและทำการแก้ไขตามลำดับที่จัดไว้

เมื่อสามารถเลือกข้อขัดข้องหรือปัญหาที่สมควรจะนำมาวิเคราะห์ได้แล้ว (ข้อขัดข้องเรื้อรังสำคัญ) ซึ่งโดยทั่วไปจะต้องทำการวิเคราะห์ครั้งละปัญหา ไม่ควรนำปัญหาหลายปัญหามาวิเคราะห์ในเวลาเดียวกันเพราะอาจจะทำให้สับสนและขาดความมุ่งมั่นในการดำเนินงาน สำหรับกระบวนการของการวิเคราะห์หาสาเหตุรากสามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่จะนำเสนอในที่นี้เป็นวิธีที่ได้มีการนำไปใช้จนประสพความสำเร็จมาแล้ว ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลของข้อขัดข้อง

2. การจัดทีมที่จะทำการวิเคราะห์

3. การวิเคราะห์ข้อมูล

4. การรายงานผลการวิเคราะห์และข้อเสนอแนะ

5. การแก้ไขสาเหตุรากและประเมินผล

เมื่อมีข้อขัดข้องหรือปัญหาเกิดขึ้นสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อขัดข้องหรือปัญหานั้นๆ ถ้าไม่สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้ หรือข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้ไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง การวิเคราะห์หาสาเหตุรากของข้อขัดข้องก็จะไม่สามารถทำได้ หรือถ้าวิเคราะห์ได้ด้วยข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องผลการวิเคราะห์ก็อาจผิดพลาด ซึ่งหากทำการแก้ไขไปตามผลการวิเคราะห์ที่ผิดพลาดแล้ว อาจทำให้ปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขและอาจเกิดปัญหาที่ใหญ่ขึ้นหรือมากขึ้นไปอีกด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูลของข้อขัดข้องที่ครบถ้วนและถูกต้องจึงเป็นเรื่องที่ต้องเอาใจใส่เป็นพิเศษ

เพื่อให้การเก็บรวบรวมข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง วิธีการหนึ่งที่สามารถช่วยได้ก็คือการจำแนกข้อมูลที่จะเก็บรวบรวมออกเป็นหมวดหมู่หรือกลุ่มของสาเหตุของข้อขัดข้อง ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 2 ลักษณะคือ ลักษณะแรกจำแนกตามปัจจัยที่ทำให้เกิดข้อขัดข้องจะประกอบด้วย บุคลากรหรือคนที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ผู้ใช้หรือผู้ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ ช่างซ่อมบำรุง จนถึงผู้วางแผนและควบคุมทั้งการทำงานและการบำรุงรักษา ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ผู้ควบคุมเครื่องจักรและอุปกรณ์มีความเครียด พนักงานขาดความเอาใจใส่ และช่างซ่อมบำรุงไม่ได้รับการฝึกอบรม เป็นต้น วัสดุและอะไหล่ที่ใช้กับเครื่องจักรและอุปกรณ์ทั้งที่ใช้ในการผลิตและการบำรุงรักษา ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ สภาพของชิ้นส่วนที่ชำรุด รายละเอียดของอะไหล่ที่เคยใช้ และสภาพของวัสดุหล่อลื่นที่เป็นอยู่ เป็นต้น เครื่องจักรและอุปกรณ์ ซึ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรและอุปกรณ์มีเช่น สภาพของเครื่องจักรและอุปกรณ์ก่อนและหลังการเกิดข้อขัดข้อง ประวัติของเครื่องจักรและอุปกรณ์ และอายุการใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ เป็นต้น วิธีการที่เกี่ยวกับเครื่องจักรและอุปกรณ์ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ วิธีการใช้งานที่ปฏิบัติ การซ่อมแซมครั้งหลังสุดที่ได้ดำเนินการไป และการบำรุงรักษาป้องกันที่ดำเนินการ เป็นต้น ลักษณะที่สองจำแนกตามกิจกรรมที่กระทำต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์จะประกอบด้วย การออกแบบและการสร้างโดยผู้ผลิตเครื่องจักรและอุปกรณ์จะเป็นผู้รับผิดชอบเบื้องต้นในกิจกรรมนี้ ซึ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้แก่ ลักษณะของชิ้นส่วนที่เสียหาย และประวัติของการชำรุดเสียหาย เป็นต้น การใช้งานโดยผู้ควบคุมเครื่องจักรและอุปกรณ์จะเป็นผู้รับผิดชอบเบื้องต้นในกิจกรรมนี้ ซึ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้แก่ วิธีการใช้งานที่เป็นอยู่ วัตถุดิบที่ใช้อยู่ และภาระงานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ในขณะเกิดข้อขัดข้อง เป็นต้น การบำรุงรักษาโดยช่างซ่อมบำรุงเครื่องจักรและอุปกรณ์จะเป็นผู้รับผิดชอบในกิจกรรมนี้ ซึ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้แก่ รายละเอียดการซ่อมแซมที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และความถี่และรายละเอียดของการบำรุงรักษาป้องกันที่ดำเนินการอยู่ เป็นต้น

สำหรับวิธีการที่ได้มาของข้อมูลข้างต้นสามารถทำได้หลายวิธี และเพื่อเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปด้วยจึงควรใช้หลายวิธีประกอบกันไม่ควรใช้เพียงวิธีใดวิธีหนึ่ง (ถ้าสามารถได้ข้อมูลเดียวกันจากหลายวิธี) ซึ่งวิธีการเหล่านี้ได้แก่ การตรวจสอบโดยผู้วิเคราะห์ การสอบถามจากผู้ที่เกี่ยวข้อง การศึกษาจากข้อมูลที่มีอยู่ และการขอข้อมูลจากผู้ผลิตเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้น ๆ เป็นต้น

การจัดทีมที่จะทำการวิเคราะห์

การวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้องโดยทั่วไปมักจะไม่สามารถทำได้ด้วยบุคคลเพียงคนเดียว ต้องอาศัยทีมงามที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ การจัดทีมที่จะวิเคราะห์จึงเป็นการคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญต่างๆที่เกี่ยวข้องมาร่วมเป็นทีมงาน ซึ่งควรประกอบด้วยหัวหน้าทีมซึ่งจะทำหน้าที่เป็นผู้วิเคราะห์หลักและผู้เชี่ยวชาญตามความจำเป็นโดยจะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อขัดข้องหรือปัญหาเป็นหลัก และนอกจากจะจัดทีมที่จะทำการวิเคราะห์แล้วก็ควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์และแนวทางที่จะดำเนินการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้องของทีมที่ตั้งขึ้นมาด้วย ทั้งนี้เพื่อสร้างจุดเน้นหรือจุดที่ทีมงานจะต้องให้ความสนใจและให้สามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น

ในโรงงานอุตสาหกรรมบางโรงงานที่มีการวิเคราะห์หาสาเหตุรากของข้อขัดข้องได้จัดให้มีทีมงานที่จะทำการวิเคราะห์โดยเรียกว่าคณะกรรมการวิเคราะห์ข้อขัดข้อง (breakdown committee) ซึ่งประกอบด้วยผู้แทนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้แทนของหน่วยงานผลิต ผู้แทนของหน่วยงานบำรุงรักษา ผู้แทนของหน่วยงานวิศวกรรม ผู้แทนของหน่วยคลังพัสดุ และผู้แทนของหน่วยงานจัดซื้อ โดยอาจมีวิศวกรของหน่วยงานวิศวกรรมหรือหน่วยงานบำรุงรักษาทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีม การจัดทีมในลักษณะนี้อาจถือได้ว่าเป็นรูปแบบที่เหมาะสมโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบรรยากาศของการบริหารงานโรงงานอุตสาหกรรมในบ้านเรา สำหรับกรณีที่คณะทำงานดังกล่าวต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางก็สามารถขอความช่วยเหลือเป็นครั้งคราวได้จากผู้ผลิตหรือผู้แทนจำหน่ายเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่เกิดข้อขัดข้อง ซึ่งความร่วมมือในการวิเคราะห์ข้อขัดข้องนี้ก็จะใช้เป็นเครื่องแสดงถึงความสามารถในการให้บริการหลังการขายของผู้ผลิตหรือผู้แทนจำหน่ายเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้นๆ โดยจะมีผลต่อการพิจารณาในการจัดหาเครื่องจักรและอุปกรณ์ทดแทนหรือเพิ่มเติมในอนาคตด้วย

 เมื่อได้จัดตั้งทีมที่จะวิเคราะห์และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญแล้ว การวิเคราะห์หาสาเหตุรากของข้อขัดข้องนั้นสามารถใช้เครื่องมือที่จะช่วยในการวิเคราะห์ได้หลายอัน แต่ในที่นี้จะนำเสนอเครื่องมือที่นิยมใช้กันมากเพียงเครื่องมือเดียวคือ การสร้างต้นไม้ของเหตุผล (logic tree) ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนคือ

1. การกำหนดความเสียหายหรือข้อขัดข้องที่เกิดขึ้น (failure event) ให้ได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าจะทำการวิเคราะห์ปัญหาหรือข้อขัดข้องไม่ใช่อาการที่เกิดขึ้น โดยเขียนปัญหาหรือข้อขัดข้องไว้ในกล่องบนสุด ตามตัวอย่างที่แสดงในรูปที่ 1 ซึ่งเป็นปัญหาของการรั่วของน้ำมันไฮดรอลิกไม่ใช่การทำงานช้าของอุปกรณ์ซึ่งเป็นอาการเนื่องมาจากการรั่วของน้ำมันไฮดรอลิก

2. การกำหนดรูปแบบของข้อขัดข้อง (failure mode) ที่อาจทำให้เกิดปัญหาหรือข้อขัดข้องที่กำลังทำการวิเคราะห์ และเขียนรูปแบบของข้อขัดข้องต่างๆไว้ในกล่องที่อยู่ในระดับที่สองของต้นไม้ของเหตุผล ตามตัวอย่างในรูปที่ 1 รูปแบบของข้อขัดข้องที่ทำให้เกิดปัญหาการรั่วของน้ำมันไฮดรอลิก คือ สายยางมีรูรั่ว รอยเชื่อมที่ท่อแตก และข้อต่อหลวม เป็นต้น

รูปที่ 1 การสร้างต้นไม้ของเหตุผล

3. การหาสาเหตุรากของข้อขัดข้องแต่ละรูปแบบ โดยการพิจารณาจากข้อมูลที่เก็บรวบรวมว่ารูปแบบของข้อขัดข้องใดเกิดขึ้นบ่อยที่สุด ก็จะนำรูปแบบข้อขัดข้องนั้นมาหาสาเหตุรากก่อน ตามตัวอย่างในรูปที่ 1 ถ้าปรากฏว่าการรั่วของน้ำมันไฮดรอลิกเนื่องจากข้อต่อหลวมเกิดขึ้นบ่อยที่สุด ก็ควรที่จะนำเอาข้อขัดข้องในรูปแบบของข้อต่อหลวมมาหาสาเหตุรากก่อน ซึ่งการหาสาเหตุรากโดยการสร้างต้นไม้ของเหตุผลนี้สามารถทำได้ง่ายๆโดยการตั้งคำถามที่ง่ายและให้ตรงกับปัญหาที่เกิดขึ้น คือการถามว่า "เหตุการณ์ก่อนหน้านี้เกิดขึ้นมาได้อย่างไร" ในกรณีตัวอย่างคำถามก็คือ "ข้อต่อหลวมเกิดขึ้นมาได้อย่างไร" แล้วพยายามหาคำตอบของสาเหตุที่เป็นไปได้ และเมื่อได้คำตอบแล้วให้พิจารณาสอบทวนสาเหตุที่เป็นไปได้ในแต่ละระดับ (คำตอบทั้งหมดของการถามปัญหาว่า " เกิดขึ้นมาได้อย่างไร " แต่ละครั้ง) ว่าได้เกิดขึ้นจริงหรือไม่ ถ้าสาเหตุที่เป็นไปได้ใดเกิดขึ้นจริงก็ให้วิเคราะห์สาเหตุที่เป็นไปได้นั้นลงไปอีกระดับหนึ่ง โดยให้ตั้งคำถามต่อไปว่าสาเหตุที่เป็นไปได้นี้ "เกิดขึ้นมาได้อย่างไร" ก็จะทำให้สาเหตุกว้างๆในเบื้องต้นกลายเป็นสาเหตุเฉพาะมากขึ้น ด้วยวิธีนี้ต้นไม้ของเหตุผลก็จะถูกต่อลงในแนวดิ่งไปเรื่อยๆจนถึงสาเหตุรากที่แท้จริง ตามตัวอย่างที่แสดงในรูปที่ 2

รูปที่ 2 ตัวอย่างการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้อง

ผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้องที่เกิดกับเครื่องจักรและอุปกรณ์ (R.J. Latino) ได้อธิบายไว้ว่าสาเหตุของข้อขัดข้องส่วนใหญ่มีลักษณะเป็นชั้นวางทับซ้อนกันอยู่ 3 ชั้น หรือถ้าคิดเป็นรากของต้นไม้ก็จะมีรากในระดับต่างๆอยู่ 3 ระดับ ตามที่แสดงในรูปที่ 2 คือ รากระดับที่ 1 หรือชั้นบนสุดเป็นความเสียหายหรือบกพร่องทางกายภาพของชิ้นส่วนของเครื่องจักรและอุปกรณ์ เช่น การแตกหัก สึกหรอ หรือหลุดหลวมของชิ้นส่วน เป็นต้น รากระดับที่ 2 หรือชั้นถัดลงไปเป็นความผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งได้แก่การปฏิบัติที่ผิดหรือลืมปฏิบัติในสิ่งที่ควรปฏิบัติต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์ เช่น การออกแบบไม่ถูกต้อง การติดตั้งไม่ถูกต้อง การใช้งานที่ไม่ถูกต้อง ขาดการบำรุงรักษาป้องกันที่เหมาะสม เป็นต้น และรากระดับที่ 3 หรือชั้นล่างสุดเป็นรากที่ถือว่าเป็นรากที่ซ่อนเร้นหรือแฝงอยู่จึงมักไม่ได้วิเคราะห์ไปถึงหรือถูกละเลยไป ซึ่งโดยทั่วไปเป็นผลมาจากความอ่อนแอของระบบการจัดการหรือองค์กร

เมื่อค้นพบสาเหตุรากของข้อขัดข้องแล้วทีมงานที่ทำการวิเคราะห์ จะต้องจัดทำรายงานผลการวิเคราะห์และให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่ควรดำเนินการต่อไป ซึ่งรายงานดังกล่าวควรประกอบด้วย ทีมงานวิเคราะห์ข้อขัดข้อง รายละเอียดการดำเนินงานของทีมงาน เช่น วิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาในการดำเนินงาน เป็นต้น ข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อขัดข้องที่เกิดขึ้น รายละเอียดการกำหนดข้อขัดข้องที่เกิดขึ้น รายละเอียดการกำหนดรูปแบบข้อขัดข้อง รายละเอียดการหาสาเหตุรากพร้อมผังต้นไม้ของเหตุผล และสรุปสาเหตุรากของข้อขัดข้อง

ในส่วนของข้อเสนอแนะนั้นควรประกอบด้วย วิธีการแก้ไขและปรับปรุง แผนการแก้ไขและปรับปรุง ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขและปรับปรุง ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการแก้ไขและปรับปรุง (ควรกำหนดเป็นเป้าหมายที่สามารถวัดได้และควรประเมินผลประโยชน์ที่จะได้รับเป็นตัวเงินเพื่อเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการแก้ไขและปรับปรุงที่จะต้องใช้ไป) ซึ่งอาจรวมถึงข้อแนะนำที่เกี่ยวกับผู้ที่ควรรับผิดชอบในการแก้ไขและปรับปรุงด้วยโดยอาจกำหนดให้เป็นการดำเนินการโดยพนักงานของสถานประกอบการเองหรืออาจเป็นการจ้างเหมาให้บุคคลภายนอกมาดำเนินการก็ได้ และส่วนสุดท้ายของข้อเสนอแนะที่จะต้องมีคือมาตรการในการติดตามและประเมินผลการแก้ไขและปรับปรุงซึ่งควรรวมถึงผู้ที่ควรจะรับผิดชอบในส่วนนี้ด้วย

รายงานผลการวิเคราะห์และข้อเสนอแนะในการหาสาเหตุรากของข้อขัดข้องที่จัดทำโดยทีมวิเคราะห์มักจะถูกนำเสนอต่อผู้บริหารที่มีอำนาจในการอนุมัติการแก้ไขและปรับปรุงให้เป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการหรือไม่ ซึ่งโดยทั่วไปผู้บริหารก็จะพิจารณาจากผลที่คาดว่าจะได้รับจากการแก้ไขปรับปรุงว่าจะเป็นไปได้จริงหรือไม่ และถ้าเป็นไปได้แล้วประโยชน์ที่จะได้รับคุ้มกับการลงทุนหรือไม่ และเมื่อมีการตัดสินใจแล้วว่าจะดำเนินการตามข้อเสนอแนะของทีมวิเคราะห์ก็จะต้องมีการมอบหมายงานนั้นๆให้ผู้ที่จะดำเนินการรับผิดชอบต่อไป

การดำเนินงานแก้ไขปรับปรุงนี้อาจเป็นการดำเนินการโดยพนักงานของสถานประกอบการเองหรือเป็นการจ้างเหมาบุคคลภายนอกให้มาดำเนินการ (ในกรณีนี้ก็ต้องมีพนักงานของสถานประกอบการรับผิดชอบในงานที่ไม่ได้จ้างเหมา เช่น การกำหนดรายละเอียดของงาน การควบคุมการทำงานของผู้รับเหมา เป็นต้น) ซึ่งทั้งสองกรณีก็ต้องมีการควบคุม ติดตาม และรายงานผลการปฏิบัติงานจนกว่างานจะแล้วเสร็จ เพื่อให้งานแก้ไขและปรับปรุงเป็นไปตามข้อกำหนดและได้ผลตามที่คาดหวังไว้ และเมื่อการแก้ไขปรับปรุงเครื่องจักรและอุปกรณ์แล้วเสร็จและนำกลับไปใช้งานก็จะต้องมีผู้รับผิดชอบและมาตรการในการติดตามประเมินผลว่าข้อขัดข้องได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าไม่ก็ต้องหาเหตุผลว่าเป็นเพราะอะไร เพื่อจะได้กำหนดวิธีการแก้ไขและปรับปรุงใหม่หรือเพิ่มเติมจากวิธีการเดิม ซึ่งอาจจะต้องย้อนกลับไปดำเนินการในขั้นตอนของการวิเคราะห์ข้อมูลหรือขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่ก็จำเป็นต้องทำ จนเมื่อปรากฎว่าข้อขัดข้องได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้วก็ควรจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานและการติดตามประเมินผลผนวกเข้ากับรายงานการวิเคราะห์สาเหตุรากของข้อขัดข้องเพื่อใช้ในการอ้างอิงและเผยแพร่ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจำเป็นต้องมีข้อควรระวังหรือข้อห้ามที่จะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดเพื่อไม่ให้เกิดข้อขัดข้องในลักษณะเดิมอีกก็จะต้องระบุไว้อย่างชัดเจน และกำหนดมาตรการที่ทำให้แน่ใจว่าพนักงานที่เกี่ยวข้องจะปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดไว้ในรายงานด้วย

ปัญหาและอุปสรรคเบื้องต้นที่สำคัญของการละเลยต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุรากของข้อขัดข้องของเครื่องจักรและอุปกรณ์ในสถานประกอบการก็คือการขาดความรู้และความเข้าใจที่แท้จริงของผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดายเป็นอย่างยิ่งเนื่องจากการวิเคราะห์หาสาเหตุรากของข้อขัดข้องเป็นวิธีการที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ไม่ยากนัก และถ้าทำได้ผลแล้วก็จะทำให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์เพิ่มขึ้นและจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาลงได้เป็นอย่างมาก นอกจากนี้ยังจะทำให้พนักงานบำรุงรักษามีเวลาในการวางแผนและปรับปรุงงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่มากขึ้นแทนที่จะต้องใช้เวลาไปในการแก้ไขข้อขัดข้องของเครื่องจักรกลที่เกิดขึ้นซ้ำซาก และรวมไปถึงความจำเป็นในการสำรองอะไหล่ก็จะลดลงด้วย