โดยทั่วไปหน้าที่และภารกิจหลักของผู้บริหารระดับกลาง อย่างผู้จัดการฝ่าย นั่นคือ การควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เพื่อสร้างผลกำไรสูงสุด (Profit Maximization) ตามเป้าหมายขององค์กร ซึ่งความสำเร็จสามารถประเมินได้จากประสิทธิผลการควบคุมต้นทุน (Cost Control) ซึ่งเป็นแนวทางที่เกี่ยวข้องกับการประเมินค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับมาตรฐานที่ได้ตั้งไว้ เพื่อใช้วิเคราะห์หาสาเหตุเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นและดำเนินการแก้ไขต่อไป ดังนั้นการควบคุมต้นทุนจึงมีบทบาทต่อการบริหารและเชื่อมโยงกับการติดตามวัดผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้น ซึ่งประกอบด้วย

          - การจัดทำเป้าหมาย แผนงาน นโยบาย และมาตรฐาน สำหรับการประเมิน 

          - ระบุแนวทางเปรียบเทียบและวัดผลกิจกรรม 

          - กลไกสำหรับการแก้ไขเพื่อบรรลุตามเป้าหมายที่ระบุไว้

รูปที่ 1 กระบวนการวิเคราะห์ปัญหาความผันแปร

วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมก็เพื่อหาจุดอ่อนหรือความคลาดเคลื่อน (Errors) เพื่อที่จะทำการแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นซ้ำอีก ดังนั้นการควบคุมจึงต้องมีการดำเนินการในทุกระดับและทุกหน่วยงานขององค์กร

1.การกำหนดมาตรฐาน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์หรือมาตรวัดสำหรับเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งแสดงในรูปต่าง ๆ เช่น เป้าหมาย แผนงาน บรรทัดฐาน

2.การติดตามวัดผล ขั้นตอนนี้จะประกอบด้วย การกำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูล การตรวจสอบ และการจัดทำรายงาน ซึ่งการติดตามวัดผลจะดำเนินการในทุกระดับขององค์กร โดยทั่วไปผลลัพธ์หรือข้อมูลที่จัดเก็บได้จะถูกนำมาวิเคราะห์และจัดทำรายงานสรุปผลตามรอบเวลาของการดำเนินงาน

รูปที่ 2 กระบวนการวางแผนและควบคุ

3.การเปรียบเทียบผลลัพธ์กิจกรรม โดยนำข้อมูลที่ได้รับจากการติดตามเทียบกับมาตรฐานที่ระบุในขั้นตอนแรก  เพื่อระบุความเบี่ยงเบน (Deviation) นั่นคือ หากเกิดความเบี่ยงเบนทางลบ (Negative Deviation) ก็หมายถึง เกิดความสูญเสียขึ้นและต้องดำเนินการแก้ไขด้วยกิจกรรมปรับปรุงตามวงจรคุณภาพ (PDCA) แต่หากเกิดความเบี่ยงเบนทางบวก (Positive Deviation) ก็แสดงถึงผลกำไรหรือผลิตภาพที่เกิดขึ้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกป้อนกลับ (Feedback) เพื่อใช้สำหรับการวางแผนต่อไป

รูปที่ 3 การดำเนินการปรับปรุงด้วยวงจรคุณภาพ

4.ดำเนินการปรับปรุงและแก้ไขปัญหา จัดว่าเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการควบคุม โดยมีการทบทวนผลลัพธ์หรือความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น เพื่อระบุแนวทางแก้ไขและปรับปรุงไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นซ้ำอีก

1.วัตถุประสงค์ ควรมีการระบุวัตถุประสงค์และเกณฑ์สำหรับการวัดผลอย่างชัดเจน โดยเฉพาะมาตรฐานการควบคุมควรสามารถวัดผลได้ในเชิงปริมาณ (Quantitative)

2.ความเหมาะสม ระบบการควบคุมควรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ได้มีการระบุไว้ 

3.ความรับผิดชอบสำหรับการควบคุม โดยมีการระบุและจัดสรรงานให้กับบุคคลเพื่อรับผิดชอบต่อการดำเนินแผนงาน

4.ความยืดหยุ่นต่อการตอบสนองความเปลี่ยนแปลงของแผนหรือสภาพเงื่อนไข

5.การรายงานผลอย่างทันการ ระบบควบคุมที่มีประสิทธิผลควรมีการรายงานผลอย่างรวดเร็วเมื่อเกิดปัญหาความเบี่ยงเบนจากแผนหรือเป้าหมาย

6.สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย โดยมีการระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างครอบคลุมและชัดเจน

1.วัสดุทางตรง โดยมุ่งเน้นการติดตามค่าใช้จ่ายต้นทุนวัสดุทางตรงที่เกิดจากกการดำเนินงาน ซึ่งมีประเด็นการพิจารณา ดังเช่น 

          - วัสดุที่ใช้ในปัจจุบันมีต้นทุนการจัดหาประหยัดที่สุดหรือไม่ ? 

          - มีทางเลือกอื่นที่สามารถทดแทนวัสดุที่ใช้อยู่หรือไม่ ? 

          - มีแนวทางออกแบบที่สามารถลดต้นทุนหรือไม่ ? 

          - เปรียบเทียบต้นทุนรวมของวัสดุ เพื่อที่จะประเมินปริมาณการจัดซื้อที่ประหยัด

รูปที่ 4 ตัวอย่างการปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน

1.ต้นทุนมาตรฐาน เพื่อใช้สำหรับเปรียบเทียบต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานเทียบกับต้นทุนที่จัดทำขึ้นล่วงหน้าและนำข้อมูลมาวิเคราะห์หาสาเหตุความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นดังที่กล่าวข้างต้น ดังนั้นต้นทุนมาตรฐานจึงถูกจัดทำขึ้นล่วงหน้าเพื่อแสดงถึงเป้าหมายของการควบคุมค่าใช้จ่ายและใช้เป็นแนวทางสำหรับการปรับปรุงความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถวัดได้ทั้งในรูปมูลค่าทางการเงินหรือปริมาณหน่วยทางกายภาพ (Monetary & Physical Terms)

รูปที่ 5 การหาความเบี่ยงเบนระหว่างต้นทุนมาตรฐานกับต้นทุนที่เกิดขึ้น

2.การควบคุมวัสดุคงคลัง ประกอบด้วยกิจกรรมการจัดเก็บวัสดุและบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยมุ่งสำรองวัสดุหรือสินค้าเพื่อสามารถเบิกใช้งานได้ตามแผนการผลิต (Production Control) ด้วยค่าใช้จ่ายสำหรับจัดเก็บน้อยที่สุด ดังนั้นหน้าที่การควบคุมวัสดุคงคลังจึงประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ดังเช่น

          - การดำเนินการจัดเก็บอย่างมีประสิทธิผล 

          - มีวัสดุหรือสินค้าพร้อมเมื่อต้องการใช้งาน 

          - พัฒนาระบบควบคุมและติดตามวัสดุคงคลัง 

          - การจัดทำแผนและมาตรฐานเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการควบคุมวัสดุคงคลัง 

          - การตรวจสอบระดับวัสดุคงคลังอย่างต่อเนื่อง

โดยทั่วไปการจัดเก็บรายการวัสดุที่มีประเภทรายการและปริมาณมากก็อาจส่งผลต่อข้อจำกัดทางด้านภาระงานของพนักงาน ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะใช้เวลาติดตามในทุกรายการเท่า ๆ กัน ทำให้บางครั้งอาจไม่สามารถตอบสนองการให้บริการเมื่อต้องการเบิกใช้วัสดุคงคลัง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีแนวทางดำเนินการที่แตกต่างกันตามลำดับความสำคัญด้วยการวิเคราะห์แบบ ABC (ABC Analysis) ดังนี้

- กลุ่ม A  เป็นกลุ่มที่มีมูลค่าต่อหน่วยสูง โดยมีปริมาณเพียง 10–20% ของยอดรวมทั้งหมด แต่มีมูลค่าสูงถึง 80% ดังนั้นจึงมักมีการสั่งซื้อเฉพาะส่วนที่ขาดด้วยการคำนวณจากปริมาณที่ต้องการใช้จากแผนการผลิตประจำสัปดาห์หรือแผนประจำเดือน 

- กลุ่ม B เป็นกลุ่มที่มีมูลค่าต่อหน่วยต่ำกว่ากลุ่ม A และมีปริมาณรวมประมาณ 30–40% ของยอดรวม และมีมูลค่ารวมประมาณ 15% ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดปริมาณจุดสั่งซื้อคงที่ (Fix Volume) เมื่อปริมาณของลดลงถึงจุดสั่งซื้อ ก็ให้ดำเนินการสั่งซื้อล่วงหน้า

- กลุ่ม C จะมีมูลค่าต่อหน่วยน้อยที่สุด โดยมีปริมาณจัดเก็บประมาณ 40–50% (บางกรณีอาจสูงถึง 80%) ของปริมาณรวม ในขณะที่มีมูลค่ารวมเพียง 5-10% จึงมักทำการควบคุมด้วยระบบการควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) หรือ ระบบถาดคู่ (Two-bin System) ซึ่งสามารถใช้สายตาในการติดตามและตรวจสอบระดับวัสดุคงคลัง

ที่ 5 การจำแนกเพื่อลำดับความสำคัญของการจัดเก็บวัสดุคงคลังด้วย ABC

3.การควบคุมการผลิต เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนล่วงหน้า ด้วยการกำหนดลำดับขั้นตอนและกำหนดเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุดการผลิตในแต่ละรายการ เพื่อใช้สำหรับติดตามความก้าวหน้า (Follow-up the Progress) ในแต่ละรายการผลิตและมีการแสดงบนบอร์ดติดตามความก้าวหน้าของงาน ซึ่งแสดงด้วยข้อมูลกำลังคนและผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมรวมทั้งระบุกำหนดการในแต่ละกิจกรรม ดังนั้นการควบคุมการผลิตจึงเป็นกลไกสำหรับการติดตามบันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ดังเช่น แรงงาน การเดินเครื่องจักร และสิ่งอำนวยความสะดวก เป็นต้น โดยนำข้อมูลเหล่านี้มาเปรียบเทียบกับแผนการผลิต เพื่อใช้สำหรับปรับแผนงานต่อไป นอกจากนี้การควบคุมการผลิตยังมุ่งให้เกิดการผลิตด้วยปริมาณที่ถูกต้อง (Right Quantity)เวลาที่ถูกต้อง (Right Time) ด้วยการใช้แนวทางที่เหมาะสมที่สุดและเกิดค่าใช้จ่ายน้อยสุด (Least Expensive)

รูปที่ 6 ตัวอย่างบอร์ดติดตามงานในสายการผลิต

4.ระบบรายงานผล เป็นที่ทราบกันดีว่าในช่วงระหว่างการผลิตมักเกิดปัญหาต่าง ๆ ขึ้นในพื้นที่ปฏิบัติการ (Shop Floor) ซึ่งก่อให้เกิดความสูญเสียต่าง ๆ ทั้งในรูปของ ค่าใช้จ่าย และความล่าช้า  ดังนั้นจึงควรมีการติดตาม (Follow-up) ปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งนอกจากจะสนับสนุนการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น (Corrective Action) แล้วยังใช้เป็นข้อมูลสำหรับวางแผนป้องกันไม่ให้ปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นซ้ำอีก โดยทั่วไปรายงานที่ได้รับจากการติดตามปัญหาจะมีวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้

          - ใช้สำหรับเปรียบเทียบความก้าวหน้าของงานเทียบกับกำหนดการหรือเป้าหมาย

          - ติดตามต้นทุนที่เกิดขึ้นในแต่ละหน่วยผลิต โดยนำข้อมูลที่จัดเก็บมาเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ได้จัดทำไว้

          - ใช้ข้อมูลสำหรับทบทวนเป้าหมายและจัดทำกำหนดการหรือตารางการผลิตในการวางแผนครั้งต่อไป 

          - ระบุจำแนกสาเหตุความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นและใช้เป็นข้อมูลสำหรับแก้ไข

สำหรับการบันทึกผลอาจแสดงในรูปแบบต่าง ๆ ดังเช่น แผนภาพ  แผนภูมิ กราฟ และตารางบันทึกผล ดังตัวอย่างรูปที่ 7 โดยมีการแสดงรายละเอียดของสถานการณ์ผลิตที่เกิดขึ้น

ตารางสรุปประเภทความบกพร่อง  เดือนมกราคม–มิถุนายน 2544

ตารางแสดงความสูญเสียที่เกิดในสายการผลิต

รูปที่ 7 ตัวอย่างบันทึกการติดตามปัญหาที่เกิดขึ้นในสายการผลิต

5.การศึกษาการทำงาน (Work Study) เป็นเทคนิคที่ประกอบด้วยการจัดทำมาตรฐานวิธีการทำงาน โดยมีการศึกษาทั้งวิธีการทำงานและศึกษาเวลา (Time Study) ที่ใช้ในปัจจุบันเพื่อนำเสนอแนวทางการทำงานแบบใหม่ที่เพิ่มผลิตภาพ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ยังถูกนำมาใช้ประมาณค่าใช้จ่ายแรงงานและเป็นมาตรฐานสำหรับการควบคุม 

6.การควบคุมงบประมาณ (Budgetary Control) การงบประมาณ (Budget) เป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารสำหรับวางแผนค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งประกอบด้วยการประมาณการจากฝ่ายงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การประมาณยอดขาย การผลิต เป็นต้น โดยทั่วไปงบประมาณจะถูกกำหนดขึ้นจากข้อมูลฐานในอดีตและสภาวะทางธุรกิจ รวมทั้งแนวโน้มในอนาคต (Future Trend)  ซึ่งงบประมาณอาจแสดงในรูปทางการเงิน (Financial Term) หรืออาจแสดงด้วยปริมาณ เช่น หน่วยผลิตผล ชั่วโมงเดินเครื่อง ชั่วโมงแรงงาน เป็นต้น  ดังนั้นงบประมาณจะถูกใช้เป็นฐานสำหรับควบคุมการดำเนินงาน

รูปที่ 8 การไหลสารสนเทศสำหรับควบคุมงบประมาณ

สำหรับการควบคุมงบประมาณ เป็นวิธีการที่ใช้ควบคุมงบประมาณ โดยมีการเปรียบเทียบระหว่างผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น (Actual Results) เทียบกับข้อมูลงบประมาณ ทำให้ทราบถึงสาเหตุของความแตกต่างที่เกิดขึ้น (Actual Cause of Differences) ซึ่งใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการติดตามและควบคุมต้นทุน 

การควบคุมต้นทุนเป็นแนวทางที่ใช้สำหรับการติดตามเพื่อประเมินต้นทุนที่เกิดขึ้นเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดในแผนและมีบทบาทต่อการบริหารโดยมีการเชื่อมโยงและติดตามวัดผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้น ซึ่งแสดงด้วยความแตกต่างที่ถูกใช้วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของความเบี่ยงเบนจากมาตรฐาน โดยนำข้อมูลจากการวิเคราะห์ไปใช้วางแผนปรับปรุงเพื่อสร้างผลิตภาพให้เกิดขึ้นจากกการดำเนินงาน ต่อไป

โกศล  ดีศีลธรรม, Industrial Management Techniques for Executive, บ. ซีเอ็ดยูเคชั่น จำกัด (มหาชน) , 2546.

โกศล  ดีศีลธรรม, การเพิ่มผลิตภาพในงานอุตสาหกรรม, สถาบันไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์, 2546.

โกศล  ดีศีลธรรม, การบริหารต้นทุนสำหรับนักบริหารยุคใหม่, บ. อินฟอร์มีเดีย อินเตอร์เนชันแนล จำกัด, 2547.