วันนี้เราจะมาพูดกันถึงเทคนิคทางสถาปัตยกรรมรูปแบบหนึ่ง ที่จะช่วยให้ผู้จัดโครงการบริหารโครงการไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ซึ่งก็คือบันได อันว่าบันไดนั้นก็มีอยู่มากมายหลากหลาย มีทั้งสร้างไว้เพื่อใช้ประโยชน์จริง ๆ หรือสร้างไว้เพื่อสวยงาม แต่มีเหตุผลเดียวกันในการสร้างก็คือ การนำพาขึ้นสู่ที่สูงนั้นเอง หากยังจำได้ว่าเมื่อครั้งเป็นเด็กมีใครบ้างที่กล้าปีนบันได โดยที่ไม่มีอาการขาสั่น หรือจนทุกวันนี้แม้จะขึ้นได้คล่องแคล่วแต่ก็ยังต้องระวังเสมอว่าจะตกบันได

ในการประกอบธุรกิจอุตสาหกรรม ก็จะต้องมีบันไดไว้ใช้งานในการบริหารโครงการ โดยกำหนดว่าพื้นด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้น แหงนหน้ามองชั้นบนก็คือเป้าหมายของโครงการ และเราคือผู้จัดโครงการจะต้องเป็นคนสร้างบันไดเพื่อบริหารโครงการและนำไปสู่เป้าหมายนั้นให้ได้ การที่จะสร้างบันไดเพื่อขึ้นไปสู่เป้าหมายนั้นก็จะต้องมีความพอดีในการสร้าง หากสร้างขั้นบันไดน้อยเกินไป ความชันของบันไดมีมาก็อาจลำบากต่อการขึ้น ดีไม่ดีตกลงมาหัวร้างข้างแตก แต่ถ้าสร้างมากขั้นเกินไปก็สิ้นเปลืองทั้งวัสดุ อุปกรณ์ เงินทอง แถมจะต้องเมื่อยขาอีกต่างหาก

ดังนั้น ในการสร้างบันไดเพื่อที่จะไปสู่จุดหมายที่ตั้งเป้าไว้สำหรับการบริหารโครงการจะได้แนะนำถึงบันไดบริหารแบบ 9 ขั้น ซึ่งมีจำนวนขั้นที่พอเหมาะและถือว่าเป็นเลขมงคลอีกด้วย

สำหรับบันไดขั้นแรกของผู้จัดโครงการก็คือ การกำหนดโครงการขึ้นมาเพื่อที่จะดำเนินการ ซึ่งจำนวนของโครงการนั้นสามารถที่จะกำหนดขึ้นมาได้ตามศักยภาพขององค์กร แต่จะต้องอยู่ในขอบเขตที่มั่นใจว่าสามารถที่จะทำได้ หรือ มีประสบการณ์และความชำนาญพอที่จะดำเนินการได้ เช่น ในปัจจุบันธุรกิจอสังหาริมทรัพย์กำลังมาแรงอย่างมาก ผู้จัดโครงการต้องการที่จะทำโครงการบ้านจัดสรรเพราะเห็นว่าได้กำไรดี แต่จะต้องพิจารณาตามความสามารถของตนและองค์กรก่อนว่า มีความสามารถในการลงทุน, ควบคุม, เปิดขายโครงการได้, มีแรงงานที่มีความสามารถและประสบการณ์ หากผู้จัดโครงการมั่นใจว่าพร้อมก็กำหนดเป็นโครงการได้เลย แต่ถ้ายังติดขัดปัญหาอยู่ สามารถที่จะระงับโครงการหรือยกเลิกโครงการได้ไม่ถือเป็นการเสียหายอะไร ข้อสำคัญสำหรับการกำหนดโครงการนี้ อย่างน้อยที่สุดผู้จัดโครงการจะต้องมั่นใจว่า หากเกิดปัญหาขึ้นในโครงการนั้น ๆ จะสามารถฟันฝ่าอุปสรรคต่าง ๆ ไปได้อย่างแน่นอน

ในการกำหนดโครงการผู้จัดโครงการควรที่จะระดมความคิดจากทุกฝ่ายให้มากที่สุด เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจและสอบถามถึงความคิดของแต่ละฝ่ายว่าสามารถดำเนินโครงการได้หรือไม่อย่างไร อันจะนำมาสู่แนวความคิดที่หลากหลายต่อการกำหนดโครงการ ทั้งยังเป็นการผสานความสัมพันธ์ของบุคลากรภายในองค์กรอีกด้วย

การกำหนดโครงการ อย่างน้อยที่สุดผู้จัดโครงการจะต้องมั่นใจว่า สามารถฟันฝ่าอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน

หลังจากที่สร้างบันไดขั้นที่ 1 มาแล้วนั้น ในขั้นที่ 2 ผู้จัดโครงการก็จะต้องมาสร้างแนวทาง หรือวางแผนการดำเนินการให้เข้ากับแต่ละโครงการที่กำหนดขึ้น จำนวนโครงการอาจมากน้อยบ้างตามแต่ศักยภาพ แต่ในการวางแผนการดำเนินการนั้น จะต้องกำหนดแนวทางในการดำเนินการอย่างน้อย 15-30 แนวทาง เพื่อที่จะได้ใช้เป็นข้อมูลในการดำเนินการในโครงการ และที่สำคัญ เพื่อใช้ในการนำเสนอต่อที่ประชุมหรือบอร์ด เพื่อตัดสินใจว่าจะผ่านโครงการเหล่านี้หรือไม่

รูปที่ 1 การกำหนดแนวทางสำหรับ 1 โครงการ

โดยแนวทางของการวางแผนดำเนินการในแต่ละโครงการก็อาจจะมีวิธีการที่แตกต่างกัน เช่น ในโครงการบ้านจัดสรร ก็อาจกำหนดแผนของการดำเนินการในทำเลที่ห่างจากตัวเมือง เพื่อลดความแออัดและลดต้นทุนของราคาบ้าน เนื่องจากราคาของที่ดินอาจไม่สูงมากนัก หรือในโครงการผลิตอะไหล่รถยนต์ก็จะต้องออกไปสร้างโรงงานนอกเมือง เพื่อให้มีพื้นที่ของโรงงานที่กว้างขวางสามารถขยับขยายได้ หรือในเขตอุตสาหกรรมก็ยิ่งเป็นการดี แต่ทุกแผนการดำเนินการจะต้องยึดหลักของความเป็นไปได้หรือความเป็นจริงเป็นปัจจัยหลัก เพราะหากโครงการไม่ตอบสนองต่อความเป็นจริงจะถูกยกเลิกไปอย่างง่ายดาย เช่น ในโครงการของบ้านจัดสรร หากตั้งห่างจากตัวเมืองมาก อาจจะไม่สามารถขายโครงการได้ เนื่องจากห่างไกลต่อชุมชนและการเดินทางยากลำบาก หรือการตั้งโรงงานในเขตอุตสาหกรรมก็จะต้องลงทุนในการซื้อหรือเช่าพื้นที่ ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ หากมีพื้นที่สำหรับการจัดตั้งอยู่แล้ว

แต่อย่างที่กล่าวไว้ข้างต้น ผู้จัดโครงการจะต้องกำหนดแนวทางในการดำเนินการให้หลากหลาย เพื่อที่จะชี้ถึงข้อดีของโครงการ หากเรื่องหรือแนวทางใดตกไป ก็สามารถหาอีกแนวทางอื่น ๆ ขึ้นมาประกอบได้ เช่น สาเหตุที่วางแผนว่าจะสร้างบ้านในที่ห่างจากชุมชนเนื่องจากภายในชุมชนนั้นแออัดเกินไป ถนนหนทางคับแคบ โดยกำหนดแนวทางในการจัดโครงการว่า เป็นโครงการบ้านในราคาประหยัด ดาวน์น้อย ผ่อนนาน แล้วใช้หลักการตลาดในการกระตุ้นความสนใจของลูกค้า ว่าบ้านราคาถูกผ่อนส่งน้อยกว่าเช่าอาศัย โครงการเดียวกับบ้านเอื้ออาทร ซึ่งผู้จัดโครงการจะต้องกำหนดการวางแผนให้รอบคอบและถี่ถ้วน

เมื่อผ่านบันไดในการวางแผนดำเนินการของโครงการมาแล้วนั้น บันไดขั้นที่ 3 ถือเป็นบันไดที่ผู้จัดโครงการจะต้องสร้างขึ้นด้วยการเตรียมความพร้อมของอุปกรณ์ที่จะใช้ในการนำเสนอต่อที่ประชุมอันประกอบไปด้วยผู้มีอำนาจในการพิจารณาอนุมัติโครงการ ถือเป็นสนามรบที่ฆ่าได้หยามได้ หากไม่มีความพร้อมเพียงพอ

สำหรับการจัดเตรียมเครื่องมือที่จะใช้ในการนำเสนอข้อมูลนั้นหากเป็นโครงการใหญ่ ๆ ที่มีความซับซ้อนมาก เราจะใช้งานเครื่องมือที่มีชื่อว่า PERT ซึ่งมีรูปแบบของการรวบรวมรายละเอียดทั้งหมดของการวางแผนมาจัดลำดับขั้นของการดำเนินการ โดยคำนึงถึงแนวทางทั้งหมดกับเวลาในการดำเนินการ ซึ่งมีรายละเอียดที่ซับซ้อนจะยังไม่กล่าวถึง

แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ต่าง ๆ และความสามารถทางด้านคอมพิวเตอร์ เราสามารถที่จะใช้งานโปรแกรมง่าย ๆ มาใช้ในการจัดเตรียมการนำเสนอโครงการได้ เช่น

Microsoft Word ใช้ในการจัดเอกสารต่าง ๆ เพื่อเป็นรายงานนำเสนอต่อที่ประชุม โดยการจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ นั้นจะต้องประกอบไปด้วยเนื้อหาของโครงการ การจัดวางแผนในการดำเนินการ ซึ่งควรมีการตรวจสอบความผิดพลาดในด้านเนื้อหา การจัดพิมพ์ ก่อนที่จะมีการสำเนาและเข้าเล่ม

Microsoft Excel ใช้ในการจัดทำแผนการงบประมาณต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณได้ด้วย อีกทั้งข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการสร้างเป็นกราฟ ก็ใช้โปรแกรมนี้ซึ่งป้อนข้อมูลและปรับเปลี่ยนในรายละเอียดได้อย่างง่ายดาย

Microsoft PowerPoint สำหรับการจัดแผนของโครงการเพื่อนำเสนอต่อที่ประชุม การพรีเซนต์งานด้วยระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีข้อดีอยู่อย่างก็คือ ทำให้เราไม่ต้องถือสคริปต์ จะใช้วิธีการอธิบายจากแผนการที่ได้จัดทำไว้ในโปรแกรม

Visio เป็นอีกโปรแกรมที่ใช้ในการเขียนแผนผังต่าง ๆ หากโครงการมีการจัดทำแผนผังของโครงการจะเป็นการสรุปความเข้าใจ และเป็นสื่อที่นำเสนอได้เป็นอย่างดี

แต่ก็ไม่จำเป็นว่า ผู้จัดโครงการ จะต้องทำอะไรตามนี้ทั้งหมด ขึ้นอยู่กับสภาพขององค์กรด้วย ถ้าเป็นโครงการที่อยู่ในองค์กรที่ทุนน้อยอยู่แล้ว อาจจะทำแบบง่าย ๆ เขียนลงบนกระดาษ แผ่นใส เพื่อใช้ในการนำเสนอ แต่ที่สำคัญจะต้องมีแผนผังการดำเนินการของโครงการ เพื่อประกอบการนำเสนอด้วย

นอกจากนี้ผู้จัดโครงการควรที่จะฝึกความพร้อมของการนำเสนอโครงการ ให้มีความคล่องแคล่วดูเป็นธรรมชาติ กระฉับกระเฉง ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะถือสคริปต์ เพราะอาจทำให้ดูไม่มีความพร้อมหรือเข้าใจในโครงการอย่างแท้จริง

สำหรับองค์กรที่มีขนาดเล็กนั้น เมื่อก้าวสู่บันไดขั้นที่ 3 ผ่านมาอาจจะผ่านบันไดขั้นนี้ไปได้อย่าง่ายดาย เนื่องจากความพร้อมที่มีมาตั้งแต่บันไดขั้นที่ 2 ซึ่งก็คือการวางแผนดำเนินการ และนำเสนอผลงานที่จัดเตรียมในบันไดขั้นที่ 3 แต่ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่อันประกอบไปด้วย ผู้บริหารในระดับสูง การที่จะผ่านหรืออนุมัติโครงการก็ยิ่งต้องพิจารณาถึงรายละเอียดมากยิ่งขึ้น

ถึงขั้นตอนนี้ก็ผู้จัดโครงการมือใหม่ก็อย่าได้ตกใจอะไร พยามทำใจให้สบายๆ เพราะความตื่นเต้นจะทำให้การนำเสนอของเราผิดพลาดได้ หากซักซ้อมมาดีจะช่วยให้มีกำลังใจมากยิ่งขึ้น

อันดับที่ 1 จะต้องนำเสนอในรายละเอียดต่าง ๆ ที่ได้จัดเตรียมไว้ โดยเริ่มจากการแจกเอกสารที่ได้จัดเตรียมมาพร้อม กล่าวถึงภาพรวมของโครงการ จากนั้นนำเสนอ แนวทางของโครงการ ระยะเวลาของโครงการ แนวโน้ม งบประมาณ ผลที่ได้รับ ซึ่งการนำเสนอก็จะต้องใช้อุปกรณ์ที่เราจัดเตรียมมา โดยหลัก ๆ ควรที่จะมีกราฟ ผังงาน รูปภาพ เพื่อให้ที่ประชุมได้เห็นภาพอย่างชัดเจน

อันดับที่ 2 ขั้นตอนนี้ผู้จัดโครงการจะต้องถามถึงข้อสงสัยในที่ประชุมต่อโครงการ แต่ในบางครั้งหากที่ประชุมเกิดความสงสัย หรือต้องการทราบในรายละเอียดเพิ่มเติม ผู้จัดโครงการก็จะต้องตอบข้อข้องใจนั้นให้ผ่าน ห้ามใช้คำว่า ไม่แน่ใจ หรือไม่ทราบเป็นอันขาด เพราะขนาดผู้จัดโครงการไม่ทราบที่ประชุมคงไม่ผ่านโครงการเป็นแน่

สำหรับวิธีการตอบคำถามนั้น จะต้องใช้วิจารณญาณและความมีไหวพริบในการตอบ เช่นหากโดนถามว่า ทำไมโครงการนี้ใช้งบประมาณที่สูงกว่าทั่วไป จะต้องตอบในแนวทางของคุณภาพของวัสดุในเกรด A พร้อมทั้งยกข้อมูลของยี่ห้อ ของวัสดุ ราคาตามท้องตลาดให้ที่ประชุมรับทราบ หรือหากโดนคำถามว่า โครงการนี้จะเสร็จก่อนกำหนดหรือไม่ สำหรับโครงการที่เสร็จก่อนหรือพอดีกับเวลาที่กำหนดถือเป็นการดี เพราะมั่นใจว่าไม่โดนปรับหากเกินกำหนดระยะเวลาแน่นอน สำหรับในข้อคำถามนี้ผู้จัดโครงการจะต้องตอบว่า สามารถที่จะทำได้ โดยการเร่งงานให้คนงานทำงานในวันหยุด แต่จะต้องเพิ่มค่าแรงให้กับคนงาน ซึ่งข้อคำถามต่าง ๆ นั้นยังมีอีกมากมาย แต่หากผู้จัดโครงการมีความพร้อม ก็สามารถที่จะตอบคำถามและเคลียร์ปัญหาได้

อันดับที่ 3 การสรุปโครงการ หลังจากที่ไม่มีการซักถามจากที่ประชุมแล้ว ผู้จัดโครงการจะต้องสรุปโครงการให้กระชับและเข้าใจง่ายด้วยท่วงท่าที่มั่นใจ เพราะทุกสายตาในที่ประชุมจะจับจ้องมาที่จุดนี้เป็นสำคัญ เพื่อพิจารณาอนุมัติหรือยกเลิกโครงการ

รูปที่ 2 ขั้นตอนการนำเสนอต่อที่ประชุม

เมื่อที่ประชุมสรุปผลและอนุมัติโครงการเป็นที่เรียบร้อย ผู้จัดโครงการจะต้องสร้างบันไดขั้นที่ 5 ด้วยการแจกแจงรายละเอียดต่าง ๆ ของงาน ให้กับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดทราบ โดยเริ่มตั้งแต่การสำเนาเอกสารต่าง ๆ ของแผนงานเพื่อที่จะได้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการทำงานในแต่ละฝ่าย สำหรับขั้นตอนของการทำงานนี้ก็เหมือนกับการนำเสนอต่อที่ประชุม แต่ต่างกันตรงที่ว่าจะต้องมีการชี้แจงในรายละเอียดที่มากขึ้น เพื่อที่จะให้ผู้ร่วมงานเกิดความเข้าใจ หากมีข้อสงสัยในแผนงานหรือในจุดใดก็จะต้องแนะนำไขข้อข้องใจให้ละเอียดอย่าเก็บความรู้ไว้แต่เพียงผู้เดียว เพราะความล้มเหลวของโครงการ 50% เกิดจากผู้รับงานไปปฏิบัติเข้าใจไม่ละเอียดถ่องแท้

การชิมลาง หรือการทดสอบก่อนเริ่มงานจริง เพื่อที่จะดูปฏิกิริยา ที่ตอบกลับมา ยกตัวอย่างเช่น เมื่อครั้งที่ไปเดินในงาน OTOP ที่จัดขึ้น ปรากฏว่ามีผู้ผลิตขนสินค้ากันมามากมาย และนำมา ให้เลือก ให้ลอง หากเป็นอาหารก็มีบริการไว้ให้ชิมเป็นส่วนใหญ่ เมื่อผู้ซื้อชอบในรสชาติ ก็จะซื้อหาไป เช่นกันกับการดำเนินโครงการ ผู้จัดโครงการจะต้องเรียกน้ำย่อยของโครงการก่อนที่จะดำเนินการจริง โดยเลือกเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งมานำเสนอให้ลูกค้าได้ทดลอง หรือเลือกดูในรายละเอียด จากนั้น จะต้องสังเกตถึงพฤติกรรมของลูกค้าว่าตอบสนองเพียงใด เช่น ชิมแล้วเดินผ่าน, ชิมแล้ววิจารณ์ หรือชิมแล้วซื้อกลับบ้าน รายละเอียดต่าง ๆ ที่ได้จะเป็นข้อมูลที่สำคัญ ที่จะต้องนำไปเป็นเกณฑ์ในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง หรือทดแทนจุดที่หายไป

อย่างที่ยกตัวอย่างมา ในโครงการบ้านจัดสรรต่าง ๆ ก็จะมีการสร้างบ้านตัวอย่างให้กับลูกค้าไว้เข้าไปดู หรือสัมผัสกับห้องแต่ละห้อง วัสดุ อุปกรณ์ที่ใช้ จากนั้นเมื่อลูกค้าพอใจหรือไม่ก็จะสอบถามเพื่อทราบข้อมูล เช่น แรกเริ่มกำหนดตัวบ้านให้มีบันไดที่ทำด้วยไม้ แต่เมื่อลูกค้าเรียกร้องให้ปรับเป็นคอนกรีต ก็จดบันทึกไว้เพื่อนำไปหารือ หรือควรเพิ่มกันสาดปรับบานประตูให้เป็นอะลูมิเนียม เป็นต้น

เฮ้อ เหนื่อยสร้างบันไดแล้วจ้า อันเป็นเสียงโอดครวญมาจากช่างปูน ช่างไม้ที่มาช่วยผู้จัดโครงการในการสร้างบันไดนั่นเอง จริง ๆ แล้วงานทุกอย่างก็ต้องเกิดปัญหาขึ้นมา แต่ปัญหาสำคัญประการหนึ่งสำหรับผู้จัดโครงการก็คือ การขาดความเข้าใจกับผู้ร่วมงาน ดังนั้นจะต้องมีการจับเข่าคุยกันระหว่าง ผู้จัดโครงการและฝ่ายงานต่าง ๆ เพื่อเป็นการประสานความเข้าใจและปัญหาต่อการดำเนินงานว่าเกิดปัญหาที่จุดใด เพื่อที่ผู้จัดจะได้ปรับปรุงและแก้ไขข้อผิดพลาดในส่วนต่าง ๆ ให้ถูกต้อง

โดยการจัดการแก้ไขงานหรือปรับปรุงงานนั้น ผู้จัดโครงการจะต้องจัดทำแบบฟอร์มการทำงานขึ้นมาอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้จดบันทึกถึงหัวข้อในการทำงาน, สภาพปัจจุบัน, ความคาดหวังในการทำงาน ซึ่งอาจจะระบุเป็นระยะเวลา หรือ บันทึกสั้น ๆ เพื่อใช้ในการปรับปรุงและตรวจสอบการทำงาน ว่าดำเนินการตรงตามเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่

รูปที่ 3 แบบฟอร์มกำหนดการทำงาน

การดำเนินการในขั้นบันไดที่ 7 ถือเป็นการติดตามและประเมินโครงการขั้นเบื้องต้น และโดยลักษณะของผู้จัดการโครงการจะต้องมีการติดตามและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อที่จะให้ได้งานตามเป้าหมาย โดยในการติดตามนั้น ส่วนใหญ่ก็จะต้องเป็นเรื่องของเวลาในการดำเนินงาน ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินการปิดโครงการให้ตรงกำหนด

สำหรับการติดตามและประเมินผลโครงการนั้น จะต้องมีการกำหนดเวลาที่ต่อเนื่องกันไปตลอดอายุโครงการ เช่น อาจจะติดตามทุกช่วงของการปรับสภาพงาน และประเมินผลในทุกเดือน หรือทำไปพร้อม ๆ กัน ยิ่งโครงการใดมีอายุโครงการที่ยาวก็ยิ่งต้องมีการเพิ่มการติดตามและประเมินให้มากยิ่งขึ้น

หลายโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จ สาเหตุหนึ่งก็คือผู้จัดโครงการไม่มีการติดตามและประเมินผลโครงการเท่าที่ควร ทำให้ไม่สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันเวลา เนื่องจากการปล่อยปละละเลย ซึ่งถือเป็นข้อบกพร่องของผู้จัดโครงการโดยตรง

ดังนั้น ผู้จัดโครงการควรที่จะกำหนดเวลาในการติดตามและประเมินผลโครงการให้แน่นอนและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เพื่อที่จะให้ได้โครงการที่ตรงตามแผนงานที่วางไว้

สำหรับบันไดขั้นที่ 9 จะต้องสร้างด้วยรอยยิ้มของผู้จัดโครงการและความภาคภูมิใจ ความเคารพนับถือจากผู้ร่วมงาน อันเกิดจากความสำเร็จของโครงการที่ดำเนินการเสร็จก่อน หรือตรงตามกำหนดที่ตั้งไว้ โดยใช้จำนวนเงินในการลงทุนในโครงการไม่บานปลายตรงตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ซึ่งบันไดขั้นนี้จะพาผู้จัดโครงการและผู้ร่วมงาน ก้าวไปสู่ผลตอบแทนที่อาจเป็น เงินโบนัส รถคันใหม่ โครงการใหม่ ๆ ที่เร่เข้ามาอีกนับไม่ถ้วน

แต่ถ้าบันไดขั้นนี้ไม่สามารถสร้างขึ้นมาได้ ก็จะเกิดช่องว่างที่ทำให้ผู้จัดโครงการ และผู้ร่วมงานหลุดลงมาจากบันไดได้ เนื่องจากโครงการไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด มีการใช้เงินในการลงทุนมากกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เมื่อผู้จัดโครงการไม่สามารถแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ ก็จะส่งผลให้โครงการนั้นประสบกับความล้มเหลว ซึ่งความล้มเหลวของโครงการนี้อาจเนื่องมากจากการสะสมเรื่อยมาของปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น

          - การกำหนดโครงการที่ผิดพลาด 

          - การตั้งงบประมาณและเวลาที่ไม่เหมาะสม 

          - การแจกแจงงานไม่เคลียร์ 

          - ขาดความเอาใจใส่ในโครงการ 

          - ไม่มีการประเมินโครงการ 

          - ฯลฯ

จากที่ผ่านมานอกจากความสามารถเฉพาะตัวของผู้จัดโครงการ ในการคิดและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ หากผู้จัดโครงการต้องการที่จะเป็นมืออาชีพในการบริหารโครงการจะต้องอาศัยหลักบันไดบริหารทั้ง 9 ขั้น เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารโครงการให้ก้าวผ่านไปสู่ความสำเร็จที่ตั้งเป้าไว้ได้ แต่อย่างไรก็ตามถึงแม้จะมีแนวทางบันไดบริหารทั้ง 9 ขั้น ก็ยังมีโอกาสที่จะตกบันไดได้หากเกิดความประมาท ในเนื้อหาต่อไปเราจะมาดูกันว่าทำอย่างไรจึงจะไม่ตกบันไดลงมา