โดยทั่วไป องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินธุรกรรมกับคู่ค้าจำนวนมากจึงทำให้เกิดความซับซ้อนในนโยบายหรือระเบียบวิธีการจัดซื้อและเกิดต้นทุนความสูญเปล่า เช่น ค่าใช้จ่ายพนักงานฝ่ายจัดซื้อ ต้นทุนทางเอกสาร ความล่าช้าในกระบวนการจัดหาจัดซื้อ การตัดเช็คเพื่อจ่ายให้กับผู้จำหน่ายหรือผู้ส่งมอบ การจัดเก็บรักษาไฟล์ข้อมูลหลักของคู่ค้าจำนวนมาก และเสียเวลาในการเจรจาเพื่อทำสัญญาการส่งมอบ (Supply Contracts) ด้วยเหตุนี้กระบวนการจัดหาจัดซื้อ (Procurement) จึงเป็นปัจจัยหลักที่สนับสนุนกระบวนการธุรกรรมระหว่างองค์กร

สำหรับกิจกรรมจัดหาจัดซื้อได้ครอบคลุมตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบ การผลิต การว่าจ้างผู้ผลิตภายนอก (Outsourcing) และการประกอบผลิตภัณฑ์ ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาธุรกรรมออนไลน์ได้เกิดการขยายตัวอย่างต่อเนื่องและเกิดการพัฒนาเทคโนโลยีสนับสนุนการดำเนินธุรกรรม เรียกว่า E-Procurement โดยมุ่งสนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพการไหลของทรัพยากรและสามารถลดต้นทุนทางธุรกรรม ดังนั้น E-Procurement จึงมีบทบาทสนับสนุนกระบวนการตั้งแต่การจัดหาทางแคตาลอกออนไลน์ (Online Catalogue) และแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าบนเว็บไซต์ ซึ่งรวมถึงกระบวนการจัดทำใบเรียกเก็บเงินทางออนไลน์ ดังกรณี e-Steel Exchange ที่ดำเนินธุรกรรมจัดซื้อและขายผลิตภัณฑ์เหล็กกล้า

ซึ่งสามารถสืบค้นข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่สนใจ หากท่านเป็นตัวแทนจำหน่ายที่กำลังมองหาผลิตภัณฑ์ที่มีข้อกำหนดพิเศษและตอบตกลงก็จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นในรายการ ทำให้สามารถติดตามความคืบหน้าของการเจรจารวมทั้งข้อตกลงต่าง ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นอย่างอัตโนมัติในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document) ซึ่งแสดงรายละเอียดของธุรกรรมระหว่างท่านกับผู้ขาย 

นอกจากนี้ยังมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคู่ค้า จึงทำให้สมาชิกในเครือข่ายได้รับทราบรายละเอียดที่แสดงบนเว็บไซต์ เช่น ราคา จำนวนการสต็อก ช่วงการโปรโมชั่น เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาใช้วางแผนล่วงหน้า ส่วนทางโบอิ้ง (Boeing) ได้ออกแบบเว็บไซต์เพื่อติดตามสถานะการสั่งซื้อและปริมาณชิ้นส่วนอะไหล่ซึ่งแสดงข้อมูลล่าสุด เช่น รายการชิ้นส่วนที่จัดเก็บในคลัง ตำแหน่งที่จัดเก็บ และราคาของแต่ละรายการ เป็นต้น ทำให้คู่ค้าสามารถเข้าดูข้อมูลเกี่ยวกับสต็อกซึ่งส่งผลให้โบอิ้งประสบความสำเร็จในการให้บริการกับคู่ค้าและสมาชิก ด้วยเหตุนี้ซอฟต์แวร์สนับสนุนระบบดังกล่าวจะต้องมีความสามารถหลัก ดังนี้

1. สามารถเข้าถึงแคตาลอกทางออนไลน์ผ่านเว็บบราวเซอร์หรือโปรแกรมสืบค้นและคัดเลือกสินค้าเพื่อดำเนินการออกคำสั่งซื้อ
2. การเชื่อมต่อกับระบบอีเมลระหว่างองค์กรกับคู่ค้าและสามารถติดตามกระบวนการธุรกรรมผ่านทางระบบออนไลน์
3. การใช้รูปแบบออนไลน์ฟอร์มและระบบการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล์เพื่อลดเวลากระบวนการอนุมัติและสนับสนุนการออก3เอกสารสำคัญทางการเงินได้อย่างอัตโนมัติ เช่น การโอนเงิน (Electronic Fund Transfer) ทำให้เกิดการลดต้นทุนเอกสารกระดาษ
4. สามารถเชื่อมต่อกับระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ได้อย่างอัตโนมัติ   

บทบาทธุรกรรมการจัดหาจัดซื้อยุคใหม่

ด้วยผลกระทบจากแนวคิดปรับลดขนาดองค์กรเพื่อสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ทำให้องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่มุ่งเน้นความสามารถหลัก นั่นคือ การมุ่งใช้บริการจากองค์กรภายนอกเพื่อองค์กรสามารถดำเนินการเฉพาะกิจกรรมหลักที่เป็นจุดแข็งของธุรกิจ ดังนั้นกิจกรรมจัดหาจากภายนอกจึงได้มีบทบาทหลักในระบบจัดซื้อด้วยระบบ E-Procurement ทั้งในส่วนปัจจัยการผลิตและการให้บริการ โดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีลักษณะพิเศษแตกต่างจากระบบการจัดซื้อทั่วไป ดังนี้

• การมุ่งพนักงานเป็นศูนย์กลาง (Employee Centered) หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาเพื่อให้พนักงานหรือผู้ใช้งานทั่วไปสามารถใช้งานได้ด้วยการปรับปรุงส่วนเชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน (User Interfaces) ให้สามารถเข้าถึงด้วยเว็บบราวเซอร์เพื่อสนับสนุนกระบวนการไหลของงานจัดซื้อให้มีความเรียบง่าย ในช่วงเริ่มแรกของการออกตัวซอฟต์แวร์ดังกล่าวได้มีผู้ค้าอย่าง Ariba ที่บุกเบิกแนวคิดการเชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน เรียกว่า "Walk Up" เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าการใช้งานระบบ E-Procurement เป็นองค์ประกอบ หนึ่ง ของการใช้งานบนแพลตฟอร์มพีซี นอกจากนี้แนวคิด Employee Centered ยังสนับสนุนมาตรฐานขั้นตอนการทำงานและนโยบายการจัดซื้อ ซึ่งทำให้ลดข้อผิดพลาดจากขั้นตอนการทำงานและสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน

• ระบบแคตาลอกออนไลน์(On-line Catalogue) เพื่อสนับสนุนการคัดเลือกผู้ส่งมอบด้วยรูปแบบที่แตกต่างจากการซื้อขายทางออนไลน์แบบเดิม (Web Storefront) โดยฐานข้อมูลแคตาลอกได้จัดเก็บข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงกับเว็บเพจของคู่ค้าและทำการสืบค้นรายละเอียด ส่วนเนื้อหาของแคตาลอกได้ถูกอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่องหลังจากได้ทำการดาวน์โหลดจากเว็บเซิร์ฟเวอร์ของคู่ค้าหรือศูนย์กลางซื้อขาย (Trading Hub)  

ปัจจุบันระบบซอฟต์แวร์ E-Procurement มีการพัฒนาให้สามารถทำงานร่วมกันผ่านทางระบบออนไลน์ (Electronic Collaboration) นั่นคือ ระบบไม่เพียงแค่บริหารจัดการผู้ส่งมอบเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับศูนย์กลางซื้อขายและการประมูลทางออนไลน์ (Online Auction) โดยแนวคิดศูนย์กลางซื้อขายทางออนไลน์ได้มุ่งจัดการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายผ่านตลาดออนไลน์ (Online Marketplace) โดยคู่ค้าหรือผู้ส่งมอบทั้งหลายสามารถนำเสนอเนื้อหาสินค้าหรือการให้บริการด้วยแคตาลอกออนไลน์ ซึ่งทำให้ลูกค้าใช้เป็นเสมือนเกตเวย์เพื่อเข้าสู่ชุมชนทางการค้าและระบบสามารถใช้งานทั้งในรูปแบบ Manual หรือการใช้โปรแกรม

สำหรับการเข้าถึงระบบด้วย Manual ผู้ใช้บริการสามารถเข้าไปที่ URL ของศูนย์กลางซื้อขายด้วย Web Brower ส่วนการเข้าถึงระบบด้วยโปรแกรมได้ใช้มาตรฐานและกลไกแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่าง EDI ด้วยมาตรฐาน EDIFACT, X.12 หรือมาตรฐานเอกสาร XML สำหรับผู้ค้าซอฟต์แวร์ระบบ E-Procurement บางรายเปิดให้บริการซื้อขายทางออนไลน์เอง โดยคู่ค้าจะจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับศูนย์กลางให้บริการด้วยรูปแบบบริการ ดังนี้

• การนำเสนอและส่งมอบสินค้าด้วยเนื้อหาที่แสดงบนเว็บไซต์ รวมทั้งสามารถเชื่อมโยงกับศูนย์กลางแคตาลอกออนไลน์
• การตอบสนองกับการร้องขอเอกสารการประมูล (Request-for-Bid Document) ด้วยการตอบรับจากลูกค้าและส่งกลับไปยังผู้ขายทางออนไลน์
• ตอบรับการจัดส่งสินค้าด้วยระบบอีเมล์เพื่อให้ลูกค้าได้รับทราบสถานะคำสั่งซื้อ 

นอกจากนี้ลูกค้าหรือผู้ซื้ออาจไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับศูนย์กลางซื้อขายทางออนไลน์แต่สามารถเชื่อมโยงกับศูนย์กลางให้บริการ ดังนี้

• ทำการสืบค้นและออกคำสั่งซื้อกับศูนย์กลางข้อมูลโดยตรง
• การร้องขอแบบฟอร์มการประมูล (Bid Form) เพื่อการออกคำสั่งซื้อและส่งกลับไปยังศูนย์เพื่อส่งผ่านไปยังผู้จำหน่ายที่เสนอราคาเหมาะสม
• การรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากผู้ค้าหรือผู้ส่งมอบ 

บทบาทศูนย์กลางประมูลทางออนไลน์

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาได้มีผู้บุกเบิกอย่าง EBay.com ดำเนินการประมูลการขายทอดตลาดผ่านระบบออนไลน์ด้วยการจับกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ดังนั้นแนวคิดการประมูลจึงไม่เป็นเพียงแค่ธุรกรรมระหว่างลูกค้ากับลูกค้า (C2C) แต่ยังสนับสนุนธุรกรรมการซื้อขายระหว่างองค์กรธุรกิจ (B2B) สำหรับแนวทางประมูลทางออนไลน์จำแนกได้ดังนี้

1.การประมูลแบบทั่วไป (Conventional Auction) เป็นการขายสินค้าให้กับผู้เสนอราคาสูงสุดด้วยการจับคู่ระหว่างผู้เสนอราคาประมูล ดังนั้นซอฟต์แวร์จึงมีบทบาทสนับสนุนการสร้าง RFO (Request for Offer) เพื่อส่งไปยังศูนย์กลางประมูลทางออนไลน์และทำการประเมินว่าสิ่งที่ลูกค้าต้องการอยู่ในรายการหรือเปล่า  หากใช่ระบบก็จะดำเนินการเข้าสู่กระบวนการประมูลจนกระทั่งการประมูลเสร็จสิ้น

2.การประมูลแบบย้อนกลับ (Reverse Auction) คือ กระบวนการที่ดำเนินการตรงข้ามกับรูปแบบการประมูลทั่วไป เนื่องจากลูกค้าหรือผู้ซื้อเป็นผู้เสนอ (Offer) และผู้จำหน่ายได้ดำเนินการประมูล (Bid) โดยเริ่มจากระบบดำเนินการสร้างเอกสารร้องขอการประมูล (Request for Bid หรือ RFB) และดำเนินการส่งกลับไปยังศูนย์กลางประมูล ซึ่งศูนย์กลางผู้จำหน่ายและส่งมอบได้ดำเนินการตอบรับเอกสาร RFB ด้วยข้อความผ่านทางอีเมล์เพื่อให้ฝ่ายลูกค้าประเมินข้อมูลการประมูลและสามารถคัดเลือกด้วยเกณฑ์ทางด้าน ราคา เงื่อนไขการส่งมอบและข้อเสนอที่จูงใจอื่น ๆ

ปัจจุบันเทคโนโลยีได้มีบทบาทสนับสนุนธุรกรรมจัดหาจัดซื้อทางออนไลน์ (E-Procurement) โดยเฉพาะการสนับสนุนกระบวนการธุรกิจซึ่งเป็นการยกเครื่องกระบวนการทำงาน (Reengineering) เพื่อสร้างทางเลือกสำหรับคัดเลือกแหล่งจัดหาให้เกิดประสิทธิภาพ ซึ่งเกิดการลดต้นทุนธุรกรรมและผลตอบแทนให้กับธุรกิจยุคใหม่