ในการดำเนินกิจการหรือโครงการต่าง ๆ นั้น ได้เคยแนะนำท่านผู้อ่านไปว่า ความสำคัญของการวางแผนนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินโครงการ หากโครงการใดที่มีการวางแผนไว้เป็นอย่างดี มีแนวทางที่สมบูรณ์ ก็ถือเป็นโครงการที่ประสบกับความสำเร็จไปแล้ว 50%

ในทางกลับกันอีก 50% เป็นสิ่งที่ยังไม่รู้ว่า โครงการที่วางแผนไว้อย่างดีเลิศนั้นจะประสบผลสำเร็จหรือไม่ สาเหตุที่พูดเช่นนี้ยังไม่ได้หมายถึงปัญหาต่าง ๆ ซึ่งแน่นอนว่า ทุกการทำงานก็จะต้องมีปัญหาหรือสิ่งที่ไม่คาดฝันปรากฏขึ้นมา เช่น ภัยธรรมชาติ การประสบกับปัญหาทางการเมือง การก่อการร้าย ฯลฯ ซึ่งถือเป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ถ้าหากเกิดปัญหาเหล่านี้ขึ้นจริงแล้ว โครงการไม่ประสบผลสำเร็จก็คงเป็นเรื่องที่ต้องทำใจ

สิ่งที่จะพูดถึงใน 50% ของส่วนที่เหลือ ซึ่งอาจส่งผลให้โครงการไม่ประสบผลสำเร็จนั้นก็คือ แนวทางหรือวิธีการปฏิบัติที่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ตรงตามแผนที่วางไว้ ซึ่งมีสาเหตุหลายประการ ไม่ว่าจะเป็น การขาดความเข้าใจในแผน การขาดการตรวจสอบ การขาดประสบการณ์ของทีมงาน ฯลฯ ซึ่งปัญหาต่าง ๆ นี้ล้วนแต่เป็นปัญหาที่เกิดจากกระบวนการจัดการของผู้บริหารโครงการที่ขาดการจัดระเบียบการปฏิบัติงานให้ได้ตรงตามแผนเหล่านี้ จึงเป็นสาเหตุที่ว่าทำไมโครงการนั้น โครงการนี้อกแบบไว้อย่างดีเลิศ แต่กลับล้มเหลวหรือออกมาในรูปแบบที่ไปคนละทิศคนละทางเลยทีเดียว

ด้วยปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมด หากผู้บริหารโครงการต้องการที่จะให้โครงการของท่านประสบกับความสำเร็จตามแผนที่วางไว้ จำต้องมีหลักการจัดระเบียบการปฏิบัติงานทั้งของตนเอง และทีมงานโดยยึดกระบวนการ 4 กระบวนการดังต่อไปนี้

          1. กระบวนการรู้งาน 

          2. กระบวนการควบคุมงาน 

          3. กระบวนการด้านสัมพันธภาพ 

          4. กระบวนการด้านการสรุปงาน

กระบวนการรู้งาน เป็นกระบวนการแรกที่ผู้จัดโรงการจะต้องทำความเข้าใจและสร้างความเข้าใจในการวางแผนงานนั้น ๆ ให้เกิดกับทีมงาน โดยส่วนใหญ่ทีมงานที่มีประสบการณ์เชี่ยวชาญและร่วมกันผ่านงานมาหลายงานแล้วนั้น ไม่จำเป็นที่จะต้องอธิบายมากนัก เพียงแต่นำเอาแผนการปฏิบัติงานมาใช้ในการอธิบายถึงหัวข้อและประเด็นต่าง ๆ ก็สามารถสรุปได้ตรงกัน แต่โดยส่วนใหญ่ปัญหาเรื่องของการขาดแคลนบุคลากร ถือเป็นปัญหาของทีมทำงานทั่วไป จึงทำให้ได้ทีมงานที่ค่อนข้างเป็นมือใหม่ หรือ ทีมงานที่เพิ่งร่วมงานกันเป็นครั้งแรก การที่จะนำเอาแผนงานของโครงการไปวางตรงหน้าแล้วอธิบายเพียงหัวข้อของการทำงานให้ไปปฏิบัตินั้น อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดส่งผลให้ได้งานที่ไม่ตรงตามแผน

ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแจกแจงงานให้เข้าใจตรงกัน โดยแนวทางของการอธิบายเพื่อให้เกิดความรู้งานของทีมนั้นควรที่จะประกอบไปด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้

ใครในที่นี้หมายถึงผู้รับผิดชอบงาน ในโครงการต่าง ๆ นั้น หากมีการวางแผนที่ดีจะต้องมีการระบุผู้รับผิดชอบงานนั้น ๆ ออกมาอย่างเด่นชัด ซึ่งนอกจากการระบุผู้รับผิดชอบงานนี้แล้วนั้น จะต้องทราบต่อไปว่าใครในที่นี้ซึ่งเป็นผู้รับผิดขอบหลัก มีใครอีกกี่คนที่ต้องเป็นผู้รับผิดชอบในสายงานบ้าง อย่างน้อยที่สุดในการประชุมเพื่ออธิบายแผนงาน สิ่งหนึ่งที่ทุกการประชุมจะต้องมีก็คือ การแนะนำตัวของทีม เพื่อให้ทราบว่าใครเป็นใคร และเมื่อภายในทีมทราบว่าใครรับผิดชอบงานอะไรก็จะเป็นการง่ายขึ้นว่า หากต้องการติดต่อหรือทราบรายละเอียดต่าง ๆ แล้ว จะสามารถติดต่อได้ที่บุคคลใด ยกตัวอย่างง่าย ๆ ถ้าคุณโทรศัพท์เพื่อไปติดต่องานบางอย่างแล้วทราบว่าใครเป็นผู้ที่สามารถจะช่วยเหลือปัญหาต่าง ๆ ของคุณ หรือรับเรื่องไว้แล้วให้คุณติดต่อสอบถามได้ในภายหลัง ก็คงดีกว่าที่ต้องโทรศัพท์ไปในวันใหม่ แล้วเริ่มต้นเล่ารายละเอียดกับพนักงานคนใหม่ ซึ่งไม่เข้าท่าแน่

โดยปกติในแผนงานที่ได้วางไว้ในโครงการนั้น มีการลำดับถึงหัวข้อของการทำงานหลัก ๆ ที่ระบุผู้รับมอบหมายไปปฏิบัติ ซึ่งถือเป็นการจัดแบ่งงานให้ไม่เกิดความทับซ้อนกัน ผู้บริหารโครงการที่ดีจะต้องชี้แจงถึงแผนที่ได้วางไว้ ถึงหน้าที่ของแต่ละบุคคลว่าจะต้องทำอะไร และไม่ทำอะไร เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดอันเนื่องมาจากความบกพร่องในหน้าที่ หรือเกินเลยหน้าที่

สำหรับการอธิบายในขั้นตอนนี้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงประเด็นหลัก ๆ ควรที่จะมีการใช้อุปกรณ์เสริมความเข้าใจ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสเนอ การใช้แผ่นผังงาน หรือการเขียนบนกระดานหรือกระดาษ เพื่อให้ทีมงานเข้าใจได้ดีขึ้น

เมื่อผ่านการอธิบายถึงงานหลักที่แต่ละบุคคลต้องรับผิดขอบ ก็จะต้องเน้นย้ำถึงตำแหน่งหรือสถานที่ในการทำงาน เพราะแต่ละบุคคลมีหน้าที่ในการทำงานที่แตกต่างกัน สถานที่สำหรับการดำเนินงานก็จะต้องแตกต่างกันไปด้วย ซึ่งจะต้องระบุให้แน่ชัด ยกตัวอย่างเช่น ในโครงการเก็บข้อมูลหรือแบบสอบถามต่าง ๆ ที่ต้องการความคิดเห็นของประชากรที่หลากหลาย จำเป็นต้องระบุสถานที่ตลอดจนเส้นทางของการสำรวจถนนหนทาง บ้านเลขที่ หากมีแผนที่อธิบายก็จะทำให้งานหรือโครงการนั้น ๆ ตรงตามแผนที่วางไว้มากที่สุด

การระบุวันเวลา ถือเป็นหัวใจหลักของการวางแผน โดยส่วนใหญ่แผนงานหรือโครงการต่าง ๆ จะต้องจัดทำแผนงานที่ระบุวันเวลา ซึ่งแสดงเป็นแผนงานประจำปี ประจำเดือน ประจำสัปดาห์ และหากจะให้ละเอียดมากยิ่งขึ้น ควรจัดเป็นแผนงานประจำวัน เพื่อให้กิจกรรมการทำงานต่าง ๆ ดำเนินอย่างถูกต้อง ผู้จัดโครงการควรที่จะเน้นย้ำถึงความสำคัญของการจัดทำรายละเอียดในส่วนนี้ แจกจ่ายแก่ทีมงานอย่างละเอียดและซักถามถึงข้อสงสัยในวันเวลาดังกล่าว ว่าทีมมีปัญหาหรือข้อข้องใจใด ๆ บ้าง อย่างน้อยที่สุดก็ถือเป็นการตกลงล่วงหน้า ในการจัดแบ่งเวลาของทีมเพื่อให้เกิดข้อเข้าใจในเวลาปฏิบัติงานและเวลาพักผ่อน ซึ่งหากอธิบายและทำความเข้าใจกันอย่างลงตัว การปฏิบัติงานต่าง ๆ ก็สามารถเสร็จลงไปได้ตามกำหนดเวลา

หากผู้บริหารโครงการมีลูกทีมที่เป็นมืออาชีพอยู่แล้ว การอธิบายถึงการปฏิบัติงานนั้นย่อมมีความง่ายกว่าทีมงานที่เป็นมือใหม่หรือขาดประสบการณ์โดยตรง แต่ก็ไม่ถือเป็นจุดสำคัญเท่าไรนัก เนื่องด้วย หากมีการวางแผนอย่างละเอียดแยกแยะถึงรูปแบบและวิธีการทำงานก็จะทำให้งานนั้นสามารถ ดำเนินการและปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดาย ยกเว้นในกรณีที่งานนั้นจำเป็นต้องอาศัยฝีมือและการฝึกฝนอย่างชำนาญ เช่น งานศิลปะ ออกแบบตกแต่ง ก็จะต้องมีกระบวนการของการควบคุมและตรวจสอบตามมาอีกขั้น

การควบคุมงาน ถือเป็นกระบวนการที่คอยพยุงให้โครงการดำเนินการเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ โดยภาพรวมของการควบคุมงานนั้น ในทางเทคนิคใช้แผนภูมิแกนต์เป็นตัวช่วยหลักสำหรับการควบคุมและการตรวจสอบ ซึ่งมีวัตถุประสงค์ในการควบคุม 3 ปัจจัยหลัก คือ

          1. ปัจจัยด้านเวลา 

          2. ปัจจัยด้านคุณภาพ 

          3. ปัจจัยด้านงบประมาณ

ปัจจัยด้านเวลา ถือเป็นสิ่งสำคัญของโครงการที่ถูกกำหนดไว้ตั้งแต่แรกเริ่ม ผู้บริหารโครงการจะต้องตรวจสอบและควบคุมทีม ให้สามารถดำเนินการตามแผนงานได้ตรงตามเวลา โครงการจัดทำตารางการทำงาน ในทุกระยะให้ละเอียดถี่ถ้วน มีการประเมินในทุก ๆ ช่วงของงานว่าตรงตามหมายกำหนดหรือไม่ หากคลาดเคลื่อนไป สามารถที่จะปรับเปลี่ยนหรือโยกย้ายกิจกรรมใดได้บ้าง เพื่อให้การทำงานนั้นเสร็จทันกำหนด

ตารางที่ 1 ตารางการปฏิบัติงานของโครงการ

เพื่อให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารโครงการจะต้องเขียนแผนการปฏิบัติงานแสดงความก้าวหน้าไว้เพื่อวางแผนปรับเปลี่ยนการทำงาน ด้วยการระบุชื่องานทุกงานที่มีการดำเนินงาน ระยะเวลาสำหรับการทำงานซึ่งเป็นระยะเวลาที่วางแผนไว้ เมื่อมีการเริ่มงานในวันใด จะต้องระบุวันเดือนปีที่เริ่มและวันเสร็จสิ้นการทำงานนั้น ๆ จะทำให้ทราบว่างานนั้น ล่าช้าหรือเสร็จก่อนกำหนด หากงานล่าช้าจะต้องพิจารณาว่าล่าช้าเพราะเหตุใด เช่น ขาดคนงาน ขาดอุปกรณ์ ฯลฯ ก็จะต้องหาทางแก้ไขและทำการปรับเวลาหรือหมายกำหนดการของงานต่อไป

สำหรับการควบคุมปัจจัยด้านเวลานี้ นอกจากจะช่วยในด้านของการทำงานให้เสร็จเรียบร้อยตามหมายกำหนดการแล้ว ยังถือเป็นข้อได้เปรียบที่ทำให้ทราบถึงศักยภาพของทีมงานว่ามีความสามารถเพียงใด นอกจากนี้ยังเป็นการส่งเสริมการปรับและวางแผนของการกำหนดเวลาในโครงการต่อ ๆ ไป ให้สามารถปรับเปลี่ยนวางแผนเวลาในการดำเนินโครงการให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น

2. การควบคุมปัจจัยด้านคุณภาพ

อีกหนึ่งบทพิสูจน์ความสามารถของผู้บริหารโครงการและการวางแผนนั่นก็คือผลลัพธ์ที่ปรากฏหลังจากเสร็จสิ้นงานว่าตรงตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่อย่างไร ดังนั้นในการดำเนินงานนั้น นอกจากจะต้องเร่งงานให้ตรงตามเวลาที่ระบุไว้แล้วนั้น คุณภาพของงานก็จะต้องเป็นอีกปัจจัยที่จะต้องทำการควบคุมไปด้วย

สำหรับในเรื่องของงบประมาณนั้น ถือเป็นเรื่องที่ต้องควบคุมเป็นอย่างยิ่งหลังจากที่ถูกควบคุมมาแล้วจากการวิเคราะห์อนุมัติงบประมาณสำหรับโครงการ บ่อยครั้งที่งบประมาณที่ได้อาจไม่ตรงกับการใช้จ่ายจริงในการดำเนินโครงการ ซึ่งจริง ๆ แล้วในส่วนของงบประมาณเป็นเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อน เนื่องจากการนำเอาเงินงบประมาณไปใช้จ่ายในงานต่าง ๆ นั้นจะต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนในหลาย ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นค่าแรงงาน, ค่าวัสดุอุปกรณ์ นอกเหนือจากนี้ ผู้บริหารโครงการยังจะต้องวิเคราะห์ถึงค่าใช้จ่ายที่จะต้องมีต่อไปในแต่ละกิจกรรม เช่น ค่าบำรุงรักษางานตามสัญญา, ภาษี, ค่าเดินทาง ฯลฯ ซึ่งเนื้อหาในจุดนี้จำเป็นต้องทำการศึกษาอย่างละเอียด และควรมีผู้มีประสบการณ์ทางด้านการเงินคอยดูแล

ไม่มีงานหรือโครงการใดที่จะประสบความสำเร็จไปได้โดยที่ไม่พบกับอุปสรรคต่าง ๆ ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติที่จะต้องพบเจอ ถึงแม้ว่าจะมีการวางแผนให้กับโครงการไว้ดีอย่างไร ปัญหาเฉพาะหน้าที่ไม่คาดคิดเมื่อเกิดขึ้นมา ผู้บริหารโครงการจำต้องทำการแก้ไข ซึ่งนั่นก็หมายความว่า จะต้องมีการปรับเปลี่ยนแผนในการทำงาน

สิ่งหนึ่งที่จะต้องตามมาเมื่อมีการปรับเปลี่ยนแผน นั่นก็คือการทำงานของทีมงานจะต้องถูกปรับเปลี่ยนไปด้วย ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและไม่พอใจหรือไม่เป็นที่ยอมรับของลูกค้าผู้จ้างงาน

ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ทำนองนี้ขึ้นมา การควบคุมสัมพันธภาพของทีมและลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารโครงการ ถึงจะต้องรักษาไว้ให้ดีที่สุด โดยก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับแผนต่าง ๆ นั้น ควรที่จะทำการเรียกประชุมทีมอธิบายถึงปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น พร้อมรับฟังแนวทางแก้ไขจากลูกทีมหรือลูกค้าก่อนเสมอ จากนั้นจึงนำมาปรับให้เข้ากับวิธีการแก้ไขที่ผู้บริหารโครงการคิดไว้ อันจะทำให้วิธีการนี้เป็นที่ยอมรับร่วมกัน ทำให้งานหรือโครงการที่ถูกปรับแผนนั้น สามารถดำเนินการได้ต่อไป

สุดท้ายกับการควบคุมโครงการนั่นก็คือการควบคุมการสรุปงาน ซึ่งไม่ได้หมายถึงการจัดทำรายงานออกเป็นกระดาษเพื่อรับเงินเดือน แต่หมายถึงการเก็บงานทุกอย่างที่ได้ทำไปให้สมบูรณ์ทุกประการ เช่น ในโครงการออกร้านแสดงสินค้า เมื่อสิ้นสุดงานทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องจัดการเคลียร์ให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นการสรุปยอดสินค้า การตรวจนับสินค้าลงกล่อง การจัดเก็บอุปกรณ์ต่าง ๆ คืนโต๊ะ หรือเก้าอี้ให้กับคณะกรรมการผู้จัดงาน ปัดกวาดสถานที่ให้เรียบร้อยเหมือนเดิมทุกประการ จึงจะถือได้ว่าเป็นการเสร็จสิ้นการปฏิบัติงานอย่างสมบูรณ์

โครงการต่าง ๆ ก็เช่นเดียวกัน เมื่อจบโครงการนอกจากการทำรายงานสรุปออกมาเป็นกระดาษรายงานแล้ว วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ก็จะต้องมีการตรวจสอบจัดส่งคืนยังจุดเดิม เพื่อให้เกิดความเรียบร้อยในการทำงานตามแผนที่ได้วางไว้นั่นเอง