ISO10015  มาตรฐานการพัฒนาคุณภาพการจัดการฝึกอบรม (ตอนที่ 2)

   ในขั้นตอนของการออกแบบและการวางแผน จะจัดให้มีข้อกำหนดสำหรับแผนการฝึกอบรม โดยขั้นตอนประกอบด้วย
1. การออกแบบและการวางแผนการดำเนินการ เพื่อลดช่องว่างของความสามารถ และ
2. การกำหนดเกณฑ์ในการประเมินผลที่ได้จากการฝึกอบรมและการเฝ้าติดตามกระบวนการฝึกอบรม

 
ข้อจำกัดในการฝึกอบรม
  
   ข้อจำกัดที่มีต่อกระบวนการฝึกอบรม จะต้องได้รับการนำมาพิจารณาและจัดทำเป็นรายการไว้อย่างชัดเจน ซึ่งประกอบด้วย 
• ข้อกำหนดทางกฎหมาย

• ข้อกำหนดทางด้านนโยบาย รวมถึงส่วนที่เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล 

• การพิจารณาทางด้านการเงิน

• กรอบระยะเวลาในการดำเนินการ

• ความพร้อม แรงจูงใจและความสามารถของผู้เข้ารับการอบรม 

• ปัจจัยอื่น ๆ เช่น ความพร้อมของทรัพยากรต่าง ๆ สำหรับการจัดการอบรมภายในองค์กร หรือความพร้อมของผู้จัดอบรม

   ข้อจำกัดต่าง ๆ ที่ระบุขึ้น จะถูกนำมาใช้ในการคัดเลือกวิธีการฝึกอบรม รวมถึงผู้ดำเนินการฝึกอบรม

วิธีการในการฝึกอบรมและเกณฑ์สำหรับการคัดเลือก  

   วิธีการฝึกอบรมมีอยู่หลากหลายวิธี ได้แก่ 
• การเรียนในชั้นเรียน และการฝึกปฏิบัติในบริเวณพื้นที่ทำงาน

• การฝึกงาน 

• การแนะนำขณะปฏิบัติงานและการให้คำปรึกษา

• การเรียนรู้ด้วยตนเอง

• การศึกษาทางไกล

   เกณฑ์ที่จะนำมาใช้ในการคัดเลือกวิธีการที่เหมาะสม หรือการผสมผสานวิธีการต่าง ๆ เข้าด้วยกัน จะต้องมีการกำหนดและจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจน ซึ่งประกอบด้วย
• วันที่และสถานที่

• สิ่งอำนวยความสะดวก

• ค่าใช้จ่าย 

• วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม

• กลุ่มเป้าหมายของผู้รับการฝึกอบรม 

• ระยะเวลาในการฝึกอบรม 

• รูปแบบของการประเมินผล และการให้การรับรอง
  

ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับแผนการฝึกอบรม 

  ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการฝึกอบรมจะต้องได้รับการจัดทำขึ้น เพื่อใช้ในการเจรจาประสานงานกับผู้ให้บริการฝึกอบรม ในการเตรียมงานสำหรับกระบวนการฝึกอบรม เช่น เนื้อหาของการอบรม รูปแบบของการอบรม หรือวัสดุเอกสารประกอบการอบรม 

   ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการฝึกอบรม จะช่วยให้เกิดความเข้าใจในความต้องการขององค์กร ความต้องการในการฝึกอบรม และวัตถุประสงค์ของการอบรม เพื่อนำไปสู่การกำหนดว่าอะไรคือสิ่งที่ผู้เข้ารับการอบรมจะได้รับจากการฝึกอบรม

    
ข้อกำหนดเฉพาะที่จะต้องพิจารณา ประกอบด้วย

1. วัตถุประสงค์และข้อกำหนดขององค์กร
2. ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับความต้องการในการฝึกอบรม
3. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม
4. ผู้เข้ารับการอบรม (กลุ่มหรือบุคคลเป้าหมาย)
5. วิธีการฝึกอบรมและโครงร่างของเนื้อหา
6. ตารางเวลาการทำงาน
7. ข้อกำหนดทางด้านทรัพยากร
8. ข้อกำหนดทางด้านการเงิน

9. เกณฑ์และวิธีการสำหรับการประเมินผลที่ได้จากการฝึกอบรม เพื่อทำการวัด
• ความพึงพอใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม

• ความรู้ ทักษะและพฤติกรรมที่ได้ของผู้เข้ารับการฝึกอบรม

• ความสามารถในการปฏิบัติงานของผู้รับการฝึกอบรม

• ความพึงพอใจของฝ่ายบริหารของผู้รับการฝึกอบรม

• ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับองค์กรของผู้รับการฝึกอบรม

• วิธีการในการเฝ้าติดตามกระบวนการฝึกอบรม

การคัดเลือกผู้ให้บริการฝึกอบรม 

     ผู้ให้บริการฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอก จะต้องได้รับการประเมินในประเด็นสำคัญ ๆ ก่อนที่จะได้รับการคัดเลือกเพื่อให้บริการในการฝึกอบรม การประเมินจะประกอบด้วยเอกสารของผู้ให้บริการ เช่น แผ่นพับ โฆษณา เอกสารรายละเอียดการอบรม และรายงานการประเมินผล โดยการประเมินจะต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดเฉพาะของแผนการฝึกอบรม และข้อกำหนดที่ระบุไว้  
 

3. การจัดการฝึกอบรม 

     ผู้ดูแลในการจัดการฝึกอบรม จะมีหน้าที่รับผิดชอบในกิจกรรมทั้งหมดของการจัดการฝึกอบรมตามที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดเฉพาะของแผนการอบรม โดยบทบาทขององค์กรในการให้การสนับสนุนและดูแลความเรียบร้อยในการฝึกอบรม จะประกอบด้วย 

• การให้การสนับสนุนทั้งวิทยากรอบรมและผู้เข้ารับการอบรม 

• การเฝ้าติดตามคุณภาพของการอบรม

     นอกจากนั้น องค์กรยังต้องสนับสนุนผู้จัดการฝึกอบรมในการเฝ้าติดตามการจัดฝึกอบรมด้วย โดยความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ จะสะท้อนจากความมีประสิทธิผลของความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร ผู้จัดการฝึกอบรม และผู้เข้ารับการอบรม
 

การสนับสนุนก่อนการจัดฝึกอบรม 

     ในการสนับสนุนก่อนการจัดการฝึกอบรม จะประกอบด้วย
• การสรุปข้อมูลให้กับผู้จัดการฝึกอบรม

• การสรุปข้อมูลให้กับผู้เข้ารับการอบรม ถึงรูปแบบของการฝึกอบรมและความจำเป็นในการลดช่องว่างของความสามารถ

• การทำข้อตกลงระหว่างวิทยากรอบรมและผู้เข้ารับการอบรม


การสนับสนุนในระหว่างการฝึกอบรม 

     ในการสนับสนุนระหว่างการฝึกอบรม จะประกอบด้วย 
• การจัดเตรียมเครื่องมือ อุปกรณ์ เอกสาร ซอฟต์แวร์ หรือสิ่งอำนวยความสะดวกให้กับทั้งวิทยากรและผู้เข้ารับการฝึกอบรม 

• การจัดเตรียมโอกาสอย่างเพียงพอสำหรับผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้นำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้ 

• การให้ข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถที่เกิดขึ้นกับทั้งวิทยากรและผู้รับการฝึกอบรม

การสนับสนุนภายหลังจากการฝึกอบรม

     ในการสนับสนุนภายหลังจากการฝึกอบรม จะประกอบด้วย 
• การรับข้อมูลป้อนกลับจากผู้รับการฝึกอบรม

• การรับข้อมูลป้อนกลับจากวิทยากรฝึกอบรม

• การจัดเตรียมข้อมูลเพื่อนำเสนอผู้บริหารและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการฝึกอบรม

4. การประเมินผลที่ได้จากการฝึกอบรม

     ในการประเมินผล จะมีเป้าหมายเพื่อเป็นการยืนยันถึงความสำเร็จของวัตถุประสงค์องค์กรและการฝึกอบรม เช่น ความมีประสิทธิผลของการฝึกอบรม ซึ่งผลลัพธ์ของการฝึกอบรม โดยส่วนใหญ่จะยังไม่สามารถวิเคราะห์ได้อย่างครบถ้วน จนกว่าผู้รับการฝึกอบรมจะได้รับการประเมินและทดสอบในการทำงาน

     เมื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้รับการอบรมแล้ว ฝ่ายบริหารขององค์กรจะต้องจัดให้มีการประเมินผลเพื่อยืนยันระดับของความสามารถที่เพิ่มขึ้นภายในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ โดยให้ทำการประเมินทั้งในช่วงเวลาระยะสั้นและระยะยาว

      ในช่วงเวลาระยะสั้น (Short Term) จะได้รับข้อมูลป้อนกลับจากผู้เข้ารับการอบรม เกี่ยวกับวิธีการฝึกอบรม ทรัพยากร และความรู้และทักษะที่เพิ่มขึ้นจากการฝึกอบรม ส่วนในช่วงเวลาระยะยาว (Long Term) จะเป็นการประเมินความสามารถในการปฏิบัติงานของผู้เข้ารับการฝึกอบรม รวมถึงการปรับปรุงผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

     กระบวนการประเมินผล จะรวมไปถึงการรวบรวมจัดเก็บข้อมูล และการจัดเตรียมรายงานการประเมินผล เพื่อจะนำไปสู่กระบวนการเฝ้าติดตามต่อไป

การรวบรวมข้อมูลและการจัดเตรียมรายงานการประเมินผล 

     บันทึกการประเมินผลจะประกอบด้วย

• ข้อกำหนดสำหรับความจำเป็นในการฝึกอบรม 

• เกณฑ์การประเมินและคำอธิบายของแหล่งที่มา วิธีการ และกำหนดเวลาในการประเมินผล 

• การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมได้ และการอธิบายความหมายของผลที่ได้จากการวิเคราะห์

• การทบทวนต้นทุนในการฝึกอบรม

• ข้อสรุปและข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงาน

5. การเฝ้าติดตามและการปรับปรุงกระบวนการฝึกอบรม

     วัตถุประสงค์หลักของการวัดและการเฝ้าติดตาม เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการฝึกอบรมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบบริหารคุณภาพ ได้รับการจัดการและนำไปปฏิบัติตามที่กำหนด และมีประสิทธิผลสอดคล้องกับข้อกำหนดในการฝึกอบรมขององค์กร

     ในการเฝ้าติดตามกระบวนการฝึกอบรม จะต้องดำเนินการโดยบุคลากรที่มีความสามารถตามแนวปฏิบัติที่กำหนดขึ้นโดยองค์กร และถ้าเป็นไปได้บุคคลนั้นจะต้องเป็นอิสระจากหน้าที่การงานที่มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการฝึกอบรม ซึ่งวิธีที่นำมาใช้ในการเฝ้าติดตาม จะประกอบด้วย การให้คำแนะนำ การสังเกตการณ์ และการรวบรวมข้อมูล โดยวิธีที่เลือกใช้จะถูกกำหนดไว้ตั้งแต่ขั้นตอนของการวางแผนการฝึกอบรม


การยืนยันความถูกต้องของกระบวนการฝึกอบรม 

     สิ่งหนึ่งที่นำมาใช้ในการเฝ้าติดตามกระบวนการฝึกอบรม คือบันทึกทั้งหมดจากทุกขั้นตอนของการฝึกอบรม ซึ่งการทบทวนในแต่ละขั้นตอน อาจจะพบความไม่สอดคล้องเกิดขึ้น เพื่อนำไปสู่การดำเนินการปฏิบัติการแก้ไขและการป้องกัน รวมถึงการเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงานต่อไป

• ถ้าหากพบว่า ได้มีการปฏิบัติตามระเบียบการปฏิบัติงาน (Procedure) และได้ผลลัพธ์ตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ ให้ทำการปรับปรุงบันทึกความสามารถของบุคลากร เพื่อสะท้อนถึงคุณสมบัติที่เพิ่มมากขึ้น

• ถ้าหากพบว่า ไม่ได้มีการปฏิบัติตามระเบียบการปฏิบัติงาน แต่ได้ผลลัพธ์ตามข้อกำหนดที่ต้องการ ให้ทำการปรับปรุงระเบียบการปฏิบัติงาน รวมถึงการปรับปรุงบันทึกความสามารถของบุคลากร

• ถ้าหากพบว่าได้มีการปฏิบัติตามระเบียบการปฏิบัติงาน แต่ไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่กำหนด ให้ดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action) เพื่อปรับปรุงกระบวนการฝึกอบรมหรือพัฒนาด้วยแนวทางอื่นที่ไม่ใช่การฝึกอบรม

     จากที่ได้อธิบายมาทั้งหมด จะเห็นได้ว่า ในการจัดการฝึกอบรมที่ผ่านการวางแผน การวิเคราะห์ และการดำเนินการอย่างเป็นระบบ มีแนวทางที่ชัดจน ตั้งแต่การกำหนดความจำเป็นในการฝึกอบรม การจัดเตรียมการอบรม การจักอบรม การประเมินผลและการติดตามความมีประสิทธิผลของการอบรมตามมาตรฐานที่ได้กล่าวมาแล้ว จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับองค์กรได้ว่า ผลที่ได้จะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้น สามารถบรรลุตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงการปรับปรุงการทำงานให้ดียิ่งขึ้นต่อไป