มุมมองการปรับปรุงประสิทธิภาพและแนวทางลดความสูญเสีย (Wastes)

              การปรับปรุงประสิทธิภาพและสมรรถนะเป็นสิ่งที่ดีควรสนับสนุนส่งเสริมเพื่อประโยชน์ขององค์กรเป็นเรื่องที่ทุกคนยอมรับ และการเพิ่มประสิทธิภาพจะเป็นการลดการใช้ทรัพยากรในการผลิตลงโดยที่ผลผลิตไม่เปลี่ยนแปลงทั้งคุณภาพและปริมาณและในยุดปัจจุบันนั้นต้องคำนึงถึงการผลิตที่คุ้มค่ามีประสิทธิภาพเราจึงควรหันมาค้นหาการสูญเสียที่เกิดขึ้นและหาแนวทางลดการสูญเสียลง

หลักการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร
     1. ข้อแตกต่างระหว่างประสิทธิผล (Effectiveness) กับประสิทธิภาพ (Efficiency)
 - ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง ความสำเร็จในการที่สามารถดำเนินกิจการก้าวหน้าไปและสามารถบรรลุเป้าหมายต่าง ๆ ที่องค์กรตั้งไว้ 

- ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การเปรียบเทียบทรัพยากรที่ใช้ไปกับผลที่ได้รับจากการทำงานว่าดีขึ้นหรือไม่อย่างไร ที่กำลังทำงานตามเป้าหมายขององค์กร

- การที่องค์กรจะไปสู่คุณภาพจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพองค์กรโดยทั่วไปนิยมใช้ 3 วิธี ดังนี้
- การลดต้นทุน
- การเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง
- การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง

     2. ปัจจัยคำนึงในการปรับปรุง/เพิ่มประสิทธิภาพ
- การปรับปรุงประสิทธิภาพต้องไม่เป็นการเพิ่มภาระในการผลิตหรือบำรุงรักษาโดยไม่จำเป็น โดยเครื่องมือสำคัญ คือ การประยุกต์ใช้ความรู้ทางวิศวกรรมการผลิตและบำรุงรักษาเข้ากับการบริหารจัดการ ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นลง สร้างความสะดวกต่อการทำงาน โครงการเพิ่มประสิทธิภาพที่ลดการใช้ทรัพยากรนี้มีโอกาสประสบผลสำเร็จค่อนข้างสูง

- การเพิ่มประสิทธิภาพโดยการปรับปรุงกระบวนการผลิตควรที่จะเป็นการปรับปรุงอุปกรณ์ที่สามารถหาได้ในท้องตลาดโดยทั่วไปโดยไม่ต้องออกแบบมาพิเศษ และกระบวนการต้องไม่ซับซ้อนจนทำความเข้าใจได้ยาก หรือต้องมีกระบวนการตรวจสอบยุ่งยากเมื่อมีการใช้อุปกรณ์ที่มีการใช้งานแพร่หลายและลดกระบวนการทำงานลง จะทำให้การทำงานมีความสะดวก ไม่จำเป็นต้องใช้ผู้ชำนาญพิเศษและในการผลิตและบำรุงรักษาการซ่อมแซมที่สามารถดำเนินการได้เอง

- การปรับปรุงประสิทธิภาพ จำเป็นต้องใช้ความรู้และความเข้าใจในพื้นฐานการทำงานเพื่อจะได้นำความรู้ไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม จะเห็นได้ว่านอกจากความรู้ที่ต้องใช้แล้ว สิ่งสำคัญอีกประการคือ ความเข้าใจในกระบวนการผลิตและบำรุงรักษาอย่างดีจะเป็นในเรื่องของความรู้ทางวิชาการและประสบการณ์ที่ผ่านมา แต่การทำให้สภาพแวดล้อมเกิดการเรียนรู้จำเป็นต้องมีการพัฒนาจนเกิดเป็นพฤติกรรมการเรียนรู้ สิ่งที่หลายคนมีความคิดการเรียนรู้เป็นเรื่องที่ไม่น่าสนใจต้องค้นคว้าหรืออ่านหนังสือ แต่ถ้ามีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการศึกษาโดยการอ่านสามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวก ผู้ที่ต้องการศึกษาโดยการสัมผัสสามารถศึกษาดูงานได้ เป็นต้น และสิ่งสำคัญ คือ ต้องตอบสนองต่อพฤติกรรมของแต่ละคนให้เกิดความสนุกต่อการศึกษาหาความรู้และความเข้าใจ

- การปรับปรุงประสิทธิภาพถึงแม้จะเป็นเรื่องที่ดีควรดำเนินการแต่การรับรู้ในมุมมองของผู้ปฏิบัติ จะมีความรู้สึกว่าเป็นความกดดันหรือบังคับให้ดำเนินการ ทำให้การร่วมมือเป็นไปได้ยาก การสร้างการรับรู้ที่ถูกต้องจะช่วยลดการปฎิเสธและจะทำให้เกิดการบูรณาการระหว่างหน่วยงาน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้สะดวก มีความผ่อนคลายคุณภาพชีวิตดีขึ้น

ทัศนคติการับรู้ต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพ
 การรับรู้ในเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพและสมรรถนะ พบว่าบุคลากรรับรู้ในเรื่องดังกล่าวต่างออกไป ตัวอย่างเช่น เมื่อเพิ่มประสิทธิภาพแล้วมีการกำหนดค่าเป้าหมายใหม่, งานเดิมก็มากอยู่แล้ว จะเพิ่มงานอีกทำไม, ยุ่งยากมากต้องใช้คนพิเศษทำ, ทำอะไร อย่างไรไม่รู้ ไม่เข้าใจ, หน่วยงานสำนักงานใหญ่ เป็นพวกว่างงาน ฟุ้งซ่านและไม่เห็นผู้บริหารให้ความสนใจ เป็นต้น ทำให้การพัฒนาปรับปรุงในการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นไปได้ยาก

การร่วมมือร่วมใจก็น้อยทั้งนี้เนื่องมาจากการรับรู้ (Perception) ว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพดีต่อองค์กร แต่สร้างความลำบากให้กับผู้ปฏิบัติ ดังนั้นการแก้ไขปรับปรุงเรื่องการรับรู้ว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพ มีประโยชน์ต่อองค์กรและตัวผู้ปฏิบัติเองซึ่งเป็นงานที่ต้องอาศัยเวลาการสื่อสาร การสร้างความเชื่อมั่นและสิ่งสำคัญคือแสดงให้เห็นเป็นจริง

เทคนิคและแนวทางการลดความสูญเสีย (Wastes)
     การลดความสูญเสีย (Waste) เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดที่เราพึงกระทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการลดความสูญเสีย (Wastes) เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงไดอะแกรมการใช้ทรัพยากรและความสูญเสีย (Wastes)

 หลักการโดยรวม คือ ต้องปรับมุมมองใหม่แล้วเข้าใจหลักการลดความสูญเสีย ( Wastes) จากนั้นไปดำเนินการทดลองทำในงาน
1. การปรับมุมมองใหม่
 โดยมีหลักดังนี้
- ที่ใดมีปัญหาที่นั้นเกิดปัญญา
- ทุกความสูญเสียสามารถแก้ไขได้ ถ้าเราแก้ไข
- ทุกความสูญเสียต้องมีต้นเหตุ
- การแก้ไขต้องแก้ไขที่ต้นเหตุ
- ถ้ามีโอกาสแก้ไขได้เกิน 60% ควรรีบลงมือทันที
- บางเหตุแก้ไขไม่ได้แต่ป้องกันได้
-การลดความสูญเสียต้องลดทุกตัว
-การลดความสูญเสียมาพร้อมโอกาสเสมอ
- ต้องรับฟังความคิดการเปลี่ยนแปลง,การปรับปรุงและสิ่งใหม่อยู่เสมอ

2. หลักการลดความสูญเสีย (Wastes)
- กำหนดความสูญเสียได้ถูกต้องชัดเจน
- รู้ตัวเลขปัจจุบันอยู่ที่เท่าไร
- หาต้นตอได้
- รู้วิธีแก้ไขหรือนำมาประยุกต์ได้
- ลงมือปฏิบัติ วัดผลและสรุป (ต้องคำนึงถึงความคุ้มทุนด้วย)

3. วิธีการแก้ไขและป้องกันความสูญเสีย (Waste)
- ความสูญเสียที่ไม่ยาก,ไม่ซับซ้อนและรู้ประเด็นอยู่แล้วดำเนินการแก้ไขทันที
- ความสูญเสียที่ยากมีความซับซ้อนจะต้องใช้การวิเคราะห์และนำเทคนิคต่าง ๆ มาช่วยในการแก้ไขหรือหาทางป้องกัน

สรุป 
     การปรับปรุงประสิทธิภาพควรคำนึงถึงปัจจัยที่สำคัญ คือ การสื่อสารเพื่อให้เกิดความเข้าใจและความรับรู้ที่ตรงกันในทุกระดับถึงผลประโยชน์ในการปรับปรุงประสิทธิภาพต่อองค์กรและผู้ปฏิบัติ (Top-down, Bottom-Up, Middle Aligned), โครงการปรับปรุงประสิทธิภาพเป็นการลดการใช้ทรัพยากรหรือลดการความสูญเสีย (Wastes) ในการผลิตเป็นสำคัญ (Optimum Resources), การปรับปรุงอุปกรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพควรใช้อุปกรณ์ที่สามารถหาได้ง่ายจากท้องตลาดไม่สร้างความยุ่งยากซับซ้อนและสุดท้ายต้องสร้างสภาพแวดล้อมและบรรยากาศสำหรับการเรียนรู้จนพัฒนาเป็นพฤติกรรมการเรียนรู้

เอกสารอ้างอิง
1. http://comschool.site40.net/s1.html
2. www.trainingbynumpon.com
3. www.cannac.co.jp/sf/images/qcd.gif
4. นำพล ตั้งทรัพย์., การลดเวลาปรับเปลี่ยนเครื่องจักร (Set Up Time), พิมพ์ครั้งที่ 2, กรุงเทพฯ: อินโนกราฟฟิกส์, 2544.
5. SAMI (Strategy Asset Management Inc.)