การบริหารฐานกิจกรรม (Activity–based Management)

ผศ.วิวัฒน์ อภิสิทธิ์ภิญโญ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน นครราชสีมา, wiwatapi@gmail.com

 

     การบริหารฐานกิจกรรมสามารถที่จะให้ประโยชน์ได้ทั้งกิจการที่ให้การบริการและกิจการอุตสาหกรรม ศูนย์การวิจัยของ NASA’s Lewis พบว่าการบริหารฐานกิจกรรมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อการที่จะช่วยให้การใช้ทรัพยากรทางการเงินทำได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ช่วยให้ระบุถึงกิจกรรมและทรัพยากรที่ต้องใช้ในปริมาณที่เหมาะสมตามแนวทางที่ก่อให้เกิดความประหยัดและการดำเนินงานของกิจการยังคงความมีประสิทธิภาพไว้ได้

     กิจการหลาย ๆ แห่งดำเนินงานภายใต้สภาพแวดล้อมในการดำเนินงานที่มีการเปลี่ยนแปลงไป รวมถึงต้องเผชิญกับสถานการณ์ของการแข่งขันทั้งจากภายในและต่างประเทศ เงื่อนไขภายใต้สภาพแวดล้อมของการแข่งขันกิจการต้องการให้สามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือการบริการที่มีความหลากหลายและสามารถแข่งขันกันได้ เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีความแตกต่างกันไปได้ ณ ประเด็นนี้ทำให้กิจการต้องค้นหาถึงแนวทางในการจัดการต้นทุนให้มีประสิทธิภาพในกรณีที่กิจการทำการผลิตสินค้าที่มีความแตกต่างกันสูงมากในปริมาณน้อย

 การค้นหาแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินงาน ไม่เพียงแต่จะดำเนินงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่เป็นอยู่และทราบว่าต้นทุนการดำเนินการ ณ ปัจจุบันนี้เป็นเท่าใดเท่านั้น แต่จะต้องบอกให้ได้ว่าทำไมและอย่างไรถึงต้องเป็นเช่นนั้นด้วย การปรับปรุงการดำเนินงานด้วยการค้นคว้าหาแนวทางเพื่อการกำจัดสิ่งสูญเปล่า เราเรียกสิ่งนี้ว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ต้นทุนฐานกิจกรรมและการบริหารฐานกิจกรรมเป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญมากในการที่จะทำการสนับสนุนให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป

 

ความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุนฐานกิจกรรมและการบริหารฐานกิจกรรม
(The Relationship of Activity–based Costing and Activity–based Management)

     การบัญชีกิจกรรม (Activity Accounting) เป็นปัจจัยที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งกับกระบวนการปรับปรุงกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง กระบวนการเป็นที่มาของโอกาสในการปรับปรุงเป็นสิ่งที่ยังคงมีอยู่ในทุกองค์กร กระบวนการเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดกิจกรรมซึ่งมีความเชื่อมโยงต่อการทำให้เกิดผลงาน เพื่อวัตถุประสงค์ในลักษณะอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะ กระบวนการในการปรับปรุงหมายความถึงการปรับปรุงกิจกรรมเพื่อให้เกิดผลงาน ดังนั้นการบริหารกิจกรรมไม่ให้เกิดต้นทุน จึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการควบคุมการดำเนินงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่มีการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่อง การตระหนักได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้ได้มาทั้งการปรับปรุงต้นทุนผลิตภัณฑ์และการควบคุมต้นทุนให้เกิดประสิทธิผลเป็นสิ่งที่จะนำมาสู่มุมมองใหม่ของกระบวนการดำเนินงานขององค์กรซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อว่า การบริหารฐานกิจกรรม (Activity–based Management)

     การบัญชีกิจกรรม (Activity Accounting) เป็นปัจจัยที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งกับกระบวนการปรับปรุงกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง กระบวนการเป็นที่มาของโอกาสในการปรับปรุงเป็นสิ่งที่ยังคงมีอยู่ในทุกองค์กร กระบวนการเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดกิจกรรมซึ่งมีความเชื่อมโยงต่อการทำให้เกิดผลงาน เพื่อวัตถุประสงค์ในลักษณะอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะ กระบวนการในการปรับปรุงหมายความถึงการปรับปรุงกิจกรรมเพื่อให้เกิดผลงาน ดังนั้นการบริหารกิจกรรมไม่ให้เกิดต้นทุน จึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการควบคุมการดำเนินงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่มีการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่อง การตระหนักได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้ได้มาทั้งการปรับปรุงต้นทุนผลิตภัณฑ์และการควบคุมต้นทุนให้เกิดประสิทธิผลเป็นสิ่งที่จะนำมาสู่มุมมองใหม่ของกระบวนการดำเนินงานขององค์กรซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อว่า การบริหารฐานกิจกรรม (Activity–based Management)

     การบัญชีกิจกรรม (Activity Accounting) เป็นปัจจัยที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งกับกระบวนการปรับปรุงกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง กระบวนการเป็นที่มาของโอกาสในการปรับปรุงเป็นสิ่งที่ยังคงมีอยู่ในทุกองค์กร กระบวนการเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดกิจกรรมซึ่งมีความเชื่อมโยงต่อการทำให้เกิดผลงาน เพื่อวัตถุประสงค์ในลักษณะอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะ กระบวนการในการปรับปรุงหมายความถึงการปรับปรุงกิจกรรมเพื่อให้เกิดผลงาน ดังนั้นการบริหารกิจกรรมไม่ให้เกิดต้นทุน จึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการควบคุมการดำเนินงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่มีการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่อง การตระหนักได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้ได้มาทั้งการปรับปรุงต้นทุนผลิตภัณฑ์และการควบคุมต้นทุนให้เกิดประสิทธิผลเป็นสิ่งที่จะนำมาสู่มุมมองใหม่ของกระบวนการดำเนินงานขององค์กรซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อว่า การบริหารฐานกิจกรรม (Activity–based Management)

     การบริหารฐานกิจกรรมเป็นแนวทางที่รวบรวมการดำเนินการหลากหลายหน้าที่งาน ที่มีความแตกต่างกันไปให้ดำเนินงานอย่างเป็นระบบโดยมุ่งเป้าหมายไปที่การก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อภาพรวมขององค์กร มุ่งเน้นไปที่การบริหารกิจกรรมเพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงสิ่งที่มีคุณค่าให้แก่ลูกค้าและทำให้ได้มาซึ่งความสำเร็จของผลกำไรที่ต้องการอย่างมีคุณค่า ต้นทุนฐานกิจกรรมเป็นวิธีการหลักที่สำคัญ ที่ทำให้ได้มาซึ่งข้อมูลเพื่อการบริหารฐานกิจกรรม ดังนั้นรูปแบบแนวคิดของการบริหารฐานกิจกรรมจึงประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ด้านคือ การวัดค่าและวิเคราะห์ทางด้านของต้นทุน และการวัดค่าและวิเคราะห์ด้านของกระบวนการ สำหรับการวัดค่าและวิเคราะห์ด้านของต้นทุนนั้น จะทำให้ได้มาซึ่งข้อมูลต้นทุนเกี่ยวกับทรัพยากร กิจกรรม และหน่วยต้นทุนที่ให้ความสนใจ เช่น ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า ผู้ป้อนปัจจัยการผลิต ช่องทางการจัดจำหน่าย

 

     วัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์และการวัดค่าต้นทุนคือการปรับปรุงการโอนต้นทุนให้มีความถูกต้องตามที่ควร ด้วยลักษณะของแนวคิดการบริหารฐานกิจกรรมชี้ให้เห็นว่าต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงานจะถูกระบุเพื่อโอนเข้าสู่กิจกรรม และหลังจากนั้นต้นทุนของกิจกรรมจะถูกโอนเข้าสู่หน่วยต้นทุน มุมมองของแนวคิดต้นทุนฐานกิจกรรมเป็นสิ่งที่มีประโยชน์สำหรับการคำนวณต้นทุนผลิตภัณฑ์ การบริหารต้นทุนเชิงกลยุทธ์ และการวิเคราะห์เทคนิควิธีการ ส่วนการวิเคราะห์และการวัดค่ากระบวนการนั้นจะทำให้ได้มาซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับผลงานของกิจกรรม ทำไมจึงเกิดผลงานในลักษณะนี้ และจะทำให้ผลงานของกิจกรรมดีขึ้นได้อย่างไร ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการลดต้นทุนของกระบวนการ การวิเคราะห์และการวัดค่าของสิ่งเหล่านี้จะทำให้ได้มาซึ่งความสำเร็จของงานที่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและความสามารถในการปรับปรุงการดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้เข้าใจได้ถึงมุมมองของกระบวนการว่ามีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกับการดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจึงควรจะทำความเข้าใจเกี่ยวกับการวิเคราะห์คุณค่าของกระบวนการ

 

การวิเคราะห์คุณค่าของกระบวนการ (Process Value Analysis)
    การวิเคราะห์คุณค่าของกระบวนการเป็นหลักการพื้นฐานที่สำคัญของการบัญชีตามความรับผิดชอบตามฐานกิจกรรมซึ่งมุ่งเป้าหมายไปที่ความรับผิดชอบที่มีต่อกิจกรรมมากกว่าต้นทุน และมุ่งเน้นไปที่ผลงานที่ก่อให้เกิดประโยชน์มากที่สุดต่อภาพรวมขององค์กรแทนที่ส่วนงานใดส่วนงานหนึ่งโดยเฉพาะเท่านั้น จากรูปแบบแนวคิดการบริหารฐานกิจกรรมชี้ให้เห็นว่าการวิเคราะห์คุณค่ากระบวนการเป็นสิ่งที่มีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกันระหว่างการวิเคราะห์ตัวผลักดันต้นทุน (Driver Analysis) การวิเคราะห์กิจกรรม (Activity Analysis) และการวัดค่าผลงาน (Performance Measurement)

 

- การวิเคราะห์ตัวผลักดันต้นทุน
     การบริหารกิจกรรมต้องการให้เข้าใจว่าอะไรเป็นสาเหตุของกิจกรรมซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดผลงาน และอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้ต้นทุนของกิจกรรมมีการเปลี่ยนแปลงไป กิจกรรมที่ดำเนินไปจะมีการใช้ทรัพยากรเพื่อก่อให้เกิดผลผลิตของการดำเนินกิจกรรม เช่น ถ้ากิจกรรมคือ การจัดทำข้อมูลค่าจ้างแรงงาน ทรัพยากรที่จะถูกใช้ไปในกิจกรรมนั้นคือ พนักงาน เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์งาน กระดาษพิมพ์งาน และโต๊ะทำงาน ผลของงานควรจะเป็นข้อมูลพนักงานที่ถูกปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน การวัดผลผลิตของกิจกรรมเป็นจำนวนของสิ่งที่สามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้เพื่อการวัดค่าผลงานของกิจกรรม เช่น จำนวนไฟล์ข้อมูลของพนักงานที่มีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันเป็นสิ่งที่สามารถวัดค่าได้และสามารถนำไปใช้เพื่อการเปรียบเทียบกันได้เพื่อการวัดค่าผลงาน

     หน่วยวัดค่าผลผลิตเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับการคำนวณความต้องการกิจกรรมและเป็นตัวผลักดันกิจกรรม เมื่อความต้องการกิจกรรมเปลี่ยนแปลงไป ต้นทุนของกิจกรรมสามารถจะเปลี่ยนแปลงไปได้ เช่น ถ้าจำนวนพนักงานที่ต้องคำนวณค่าจ้างแรงงานเพิ่มขึ้น กิจกรรมที่ใช้เพื่อการจัดทำข้อมูลค่าจ้างแรงงานจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินกิจกรรมเพิ่มขึ้น (แรงงาน กระดาษ หมึกพิมพ์ และอื่น ๆ ) อย่างไรก็ตามหน่วยวัดค่าผลผลิต (ตัวผลักดันต้นทุน) เช่น จำนวนข้อมูลค่าจ้างแรงงานพนักงานที่ปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน อาจจะไม่ใช่สาเหตุที่เป็นรากฐานหลักที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของต้นทุนของกิจกรรม แต่อาจจะเป็นผลสืบเนื่องส่วนหนึ่งเมื่อต้นทุนกิจกรรมมีการเปลี่ยนแปลงไป วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์กิจกรรมคือ เพื่อเปิดเผยให้เห็นถึงสาเหตุที่เป็นรากฐานแท้จริงของการเปลี่ยนแปลงในมูลค่าต้นทุนของกิจกรรม ดังนั้นการวิเคราะห์กิจกรรมจึงเป็นความพยายามที่จะระบุให้เห็นถึงปัจจัยซึ่งเป็นรากฐานของต้นทุนกิจกรรม ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ที่อาจจะเปิดเผยให้เห็นถึงสาเหตุที่แท้จริงของการจัดการและการกำจัดสิ่งที่สูญเปล่าคือ การออกแบบผลิตภัณฑ์ เมื่อทราบถึงสาเหตุที่แท้จริงแล้วจึงดำเนินการเพื่อการปรับปรุงกิจกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่อาจจะทำการลดและกำจัดต้นทุนกิจกรรมที่สูญเปล่าและก่อให้เกิดความสิ้นเปลืองให้หมดไป

- การวิเคราะห์กิจกรรม
     หัวใจของการวิเคราะห์คุณค่ากระบวนการคือการวิเคราะห์กิจกรรม การวิเคราะห์กิจกรรมเป็นกระบวนการของการระบุ การอธิบาย และการประเมินค่าผลลัพธ์ของกิจกรรมขององค์กร การวิเคราะห์กิจกรรมควรจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ 4 ประการคือ ประการแรกกิจกรรมใดที่ต้องทำ ประการที่สองจะใช้คนจำนวนเท่าใดในการทำกิจกรรมนั้น ๆ ประการที่สามเวลาและทรัพยากรที่ต้องการเพื่อการทำกิจกรรมที่จำเป็น และประการที่สี่คือการประเมินค่าคุณค่าของกิจกรรมขององค์กรรวมถึงการให้ข้อแนะนำถึงการเลือกและดำรงไว้ซึ่งกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่าเท่านั้น ผลลัพธ์ทั้งสามประการแรกเป็นสิ่งที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อการโอนต้นทุนเข้าสู่หน่วยต้นทุน ส่วนผลลัพธ์ประการสุดท้ายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากที่สุดส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์กิจกรรม เนื่องจากผลลัพธ์ประการสุดท้ายนี้สามารถทำการจำแนกกิจกรรมได้เป็น 2 ประเภทคือกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่า (Value–added Activities) และกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่า (Nonvalue–added Activities)

     กิจกรรมที่เพิ่มคุณค่า เป็นกิจกรรมที่จำเป็นต้องยังคงมีอยู่ในองค์กร กิจกรรมที่เพิ่มคุณค่าเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดคุณค่าแก่ลูกค้า และ/หรือช่วยทำให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้ จะสังเกตได้ว่ากิจกรรมที่เป็นที่ยอมรับตามหลักกฎหมายหรือเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปทุกองค์กรจะถูกจัดเป็นกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่าเนื่องจากองค์กรเหล่านั้นยังคงต้องการกิจกรรมเหล่านั้น เพื่อการสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์หรือการบริการที่เป็นที่ต้องการหรือตอบสนองความต่อความต้องการของลูกค้าได้ แม้ว่ากิจกรรมที่เป็นที่ยอมรับตามหลักกฎหมายจะเป็นสิ่งที่มีความจำเป็น แต่ลูกค้ายังคงมีความต้องการให้กิจกรรมเหล่านั้นก่อให้เกิดผลผลิตที่มีประสิทธิภาพเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อลดต้นทุนในการดำเนินงานซึ่งจะมีผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์หรือการบริการที่ลูกค้าต้องการ จากคำกล่าวเกี่ยวกับกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่าในลักษณะดังกล่าวข้างต้น จึงอาจกล่าวถึงต้นทุนที่เพิ่มคุณค่า (Value Added Costs) ได้ว่า ต้นทุนที่เพิ่มคุณค่าเป็นต้นทุนที่ก่อให้เกิดผลงานของกิจกรรมที่มีคุณค่า โดยจะต้องเป็นผลงานที่มีประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์

 

    กิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่า เป็นกิจกรรมที่ไม่จำเป็นและไม่ก่อให้เกิดคุณค่าต่อลูกค้าทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร บ่อยครั้งที่กิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่าจะเป็นกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อผลผลิต หรือสร้างความล้มเหลวให้กับผลผลิตที่ได้จากกระบวนการ หรือทำให้ต้องมีการทำงานซ้ำเนื่องจากผลผลิตที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมในครั้งแรกนั้นไม่ถูกต้อง จากที่กล่าวมาข้างต้นจึงอาจกล่าวต่อไปได้ว่าต้นทุนที่ไม่เพิ่มคุณค่าเป็นต้นทุนที่มีลักษณะอย่างใดอย่างหนึ่งคือเป็นต้นทุนของกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่าหรือเป็นต้นทุนของผลผลิตที่ไม่มีประสิทธิภาพที่ได้จากกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่า

    เนื่องจากการดำเนินงานในปัจจุบันนี้อยู่ภายใต้สภาพแวดล้อมของการแข่งขันที่มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง จึงทำให้กิจการหลายๆ แห่งต้องพยายามที่จะกำจัดกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่าและบางส่วนของกิจกรรมที่ไม่จำเป็นของกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่า หรือผลผลิตที่ไม่มีประสิทธิภาพของกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่า เนื่องจากต้นทุนของสิ่งที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นจะทำให้เกิดต้นทุนที่ไม่จำเป็นและผลผลิตของกิจกรรมในลำดับต่อไปเกิดความล่าช้าหรือหยุดชะงักได้ ดังนั้นในการวิเคราะห์กิจกรรมจึงต้องพยายามที่จะระบุและกำจัดกิจกรรมที่ไม่มีความจำเป็นทั้งหมดออกไป ในขณะเดียวกันการวิเคราะห์กิจกรรมจะช่วยสนับสนุนให้กิจกรรมที่จำเป็นสร้างผลงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ แสดงตัวอย่างกิจกรรมที่เพิ่มคุณคุณค่าและกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่าได้ดังนี้
   

 

 รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างกิจกรรมที่เพิ่มคุณคุณค่าและกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่า
   

     การลดต้นทุนโดยการบริหารกิจกรรม ภายใต้สภาวการณ์ของการแข่งขันที่เพิ่มขึ้นทำให้กิจการจะต้องผลิตสินค้าที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าให้ทันตามกำหนดเวลา และมีต้นทุนต่ำที่สุดเท่าที่สามารถเป็นไปได้ จากประเด็นดังกล่าวนี้จึงทำให้กิจการต้องทำการปรับปรุงการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องเพื่อผลักดันให้เกิดการปรับปรุงต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ต้นทุนไคเซน (Kaizen Costing) เป็นกระบวนการในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบค่อยเป็นค่อยไปในทุก ๆ กิจกรรมหรือทุก ๆ ส่วนงานย่อยเพื่อให้การบริหารจัดการในกิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้ในที่สุด การบริการกิจกรรมเป็นหลักการพื้นฐานที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบต้นทุนไคเซน การบริหารกิจกรรมสามารถช่วยลดต้นทุนได้ 4 แนวทางดังนี้

     1. การกำจัดกิจกรรม (Activity Elimination) มุ่งเน้นที่การกำจัดกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่า เช่น การเร่งทำการผลิตให้เร็วขึ้น ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะสามารถส่งมอบสินค้าได้ทันตามกำหนดเวลาที่ลูกค้าต้องการ กิจกรรมนี้จะเป็นกิจกรรมที่จำเป็นต่อเมื่อกระบวนการผลิตของกิจการล้มเหลว ผลผลิตที่ได้จากกระบวนการไม่มีประสิทธิภาพ การปรับปรุงเวลาในการเริ่มวัฏจักรการผลิตจะช่วยกำจัดความต้องการเร่งการผลิตให้หมดไปได้ ต้นทุนในการดำเนินกิจกรรมจะลดลงไปได้ด้วย

    2. การคัดเลือกกิจกรรม (Activity Selection) รวมถึงการคัดเลือกชุดกิจกรรมที่มีสาเหตุมาจากกลยุทธ์ในการแข่งขัน กลยุทธ์ที่มีความแตกต่างกันเป็นสาเหตุทำให้กิจกรรมมีความแตกต่างกัน กิจกรรมเป็นสาเหตุทำให้เกิดต้นทุน ต้นทุนจึงมีความแตกต่างกันไปด้วย กลยุทธ์การออกแบบแต่ละผลิตภัณฑ์จะมีชุดกิจกรรมและองค์ประกอบต้นทุนโดยเฉพาะซึ่งมีความแตกต่างกันไป ถ้าปัจจัยในเรื่องอื่น ๆ เท่ากัน กลยุทธ์ของการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่มีต้นทุนต่ำที่สุดจะได้รับการคัดเลือก

    3. การลดกิจกรรม (Activity Reduction) การลดกิจกรรมด้วยการลดเวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม วิธีการนี้จะช่วยลดต้นทุนได้โดยจะต้องมีวัตถุประสงค์เบื้องต้นเพื่อต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของกิจกรรมที่มีความจำเป็นหรือกิจกรรมที่มีคุณค่า หรือดำเนินการเพื่อการกำจัดกิจกรรมที่ไม่เพิ่มคุณค่า

    4. การแบ่งปันกิจกรรม (Activity Sharing) การเพิ่มความมีประสิทธิภาพของกิจกรรมที่มีความจำเป็นโดยการใช้แนวคิดในเรื่องของการประหยัดเนื่องจากขนาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งปริมาณของตัวผลักดันต้นทุนที่เพิ่มขึ้นได้โดยที่ต้นทุนรวมของกิจกรรมไม่เพิ่มขึ้นตามไปด้วย จะทำให้ต้นทุนต่อหน่วยของตัวผลักดันต้นทุนมีค่าต่ำกว่าเดิมได้

     จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าข้อมูลต้นทุนฐานกิจกรรมจะต้องถูกดำเนินการขึ้นมาก่อนการบริหารฐานกิจกรรมจึงจะสามารถดำเนินการได้ การบริหารฐานกิจกรรมจะกระทำได้ต้องมีรายละเอียดของการใช้ทรัพยากรและต้นทุนกิจกรรมที่มีการใช้ทรัพยากรในการดำเนินงานต่าง ๆ ที่มีความชัดเจนเป็นเบื้องต้นก่อน และการมีการจัดการที่เป็นต้นแบบที่ดีซึ่งอาจจะได้มาจากกิจการที่เป็นคู่แข่งขันหรือตัวแทนในกลุ่มอุตสาหกรรมที่มีความเป็นมาตรฐานจะช่วยทำให้กิจการสามารถทำการระบุและกำจัดกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าได้ดียิ่งขึ้น ระบบต้นทุนฐานกิจกรรมมักจะถูกกล่าวอ้างว่าเป็นองค์ประกอบย่อยเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นของระบบการบริหารฐานกิจกรรม แต่การบริหารฐานกิจกรรมจะดำเนินการได้ดีต้องมีข้อมูลที่เป็นต้นแบบในการจัดการที่ดีด้วย

    สรุปความสัมพันธ์ที่มีต่อกันระหว่างต้นทุนฐานกิจกรรมและการบริหารฐานกิจกรรมได้ดังรูปที่ 2 ต่อไปนี้
   

 

    รูปที่ 2 ความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุนฐานกิจกรรมและการบริหารฐานกิจกรรม