มอก. 18011
แนวทางการตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัย และความปลอดภัย

กิตติพงศ์ จิรวัสวงศ์

          ในมาตรฐานการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยทั้ง OHSAS 18001 หรือจะเป็นมาตรฐาน มอก.18001 ได้ระบุให้มีการดำเนินการตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) โดยได้ระบุถึงข้อกำหนดที่จะต้องดำเนินการ (What) แต่ไม่ได้ลงในรายละเอียดของวิธีการดำเนินการ (How) ดังนั้น ทางสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (สมอ.) ได้มีการจัดทำมาตรฐานเกี่ยวกับแนวทางในการตรวจประเมิน และคุณสมบัติที่สำคัญของผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจประเมิน ประกอบด้วย

 

          * มอก.18011-2549 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย แนวทางการตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (Guidelines on Auditing in Occupational Health and Safety Management System)

          * มอก.18012-2548 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย แนวทางการกำหนดความสามารถของผู้ตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (Guidelines on Competence of Occupational Health and Safety Management System Auditors)

          การตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยจะเป็นเครื่องมือที่สำคัญของฝ่ายบริหาร ที่ใช้ในการเฝ้าระวังและการทวนสอบถึงความมีประสิทธิผลของการดำเนินการตามนโยบายการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่ได้มีการกำหนดไว้ ในการตรวจประเมินให้เกิดประสิทธิภาพ จะมาจาก 2 ส่วน ได้แก่ กระบวนการในการตรวจประเมินที่ต้องมีความเป็นอิสระและจัดการอย่างเป็นระบบ และผู้ตรวจประเมินที่ต้องมีความสามารถ

          ในมาตรฐาน มอก.18011 ได้ให้ความหมายของคำว่า การตรวจประเมิน (Audit) ไว้ว่า หมายถึง กระบวนการที่เป็นระบบ เป็นอิสระ และกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อดำเนินการให้ได้หลักฐานการตรวจประเมิน (ได้แก่ บันทึก ถ้อยคำที่แสดงความจริงหรือข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์การตรวจประเมิน และสามารถทวนสอบได้ เป็นได้ทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ) และประเมินผลจากหลักฐาน เพื่อพิจารณาว่าตรงตามเกณฑ์การตรวจประเมินหรือไม่ โดยเกณฑ์การตรวจประเมิน (Audit Criteria) จะหมายถึง บรรทัดฐานที่ใช้ในการพิจารณาซึ่งอาจอยู่ในรูปของนโยบาย ขั้นตอนการดำเนินงาน หรือข้อกำหนดต่าง ๆ

          ทั้งนี้ได้มีการแบ่งการตรวจประเมินออกเป็น การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) และการตรวจประเมินภายนอก (External Audit) โดยการตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) หรือเรียกว่าการตรวจประเมินโดยบุคคลที่หนึ่ง (First Party Audit) เป็นการดำเนินการโดยองค์กรหรือในนามขององค์กรเอง เพื่อทบทวนการจัดการและจุดมุ่งหมายภายในอื่น ๆ และใช้เป็นพื้นฐานขององค์กรในการประกาศว่าองค์กรได้ดำเนินการเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ความเป็นอิสระแสดงได้จากการที่ผู้ตรวจประเมินเป็นผู้ที่ไม่ได้มีความรับผิดชอบในกิจกรรมที่ได้รับมอบหมายให้ไปตรวจประเมิน

          ส่วนการตรวจประเมินภายนอก (External Audit) หมายถึง การตรวจประเมินโดยบุคคลที่สองหรือบุคคลที่สาม (Second or Third Party Audit) การตรวจประเมินโดยบุคคลที่สองดำเนินการโดยหน่วยงาน (Party) ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย (Interest) กับองค์กรนั้น เช่น ลูกค้าหรือบุคคลอื่น ๆ ในนามของลูกค้า การตรวจประเมินโดยบุคคลที่สามดำเนินการโดยบุคคลภายนอกหรือองค์กรอิสระที่ทำหน้าที่ตรวจประเมิน เช่น องค์กรที่จดทะเบียนหรือให้การรับรองที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ มอก.18001, มอก.9001 และ มอก.14001

หลักการตรวจประเมิน (Audit Principles)
          หลักการที่สำคัญของการตรวจประเมิน จะประกอบด้วย 2 ส่วนที่สำคัญ คือ หลักการที่เกี่ยวข้องกับผู้ตรวจประเมิน และหลักการที่เกี่ยวข้องกับการตรวจประเมิน โดยหลักการต่าง ๆ เหล่านี้ จะมีเป้าหมายเพื่อให้การตรวจประเมินเป็นเครื่องมือที่มีความน่าเชื่อถือในการสนับสนุนการจัดการนโยบายและการนำนโยบายไปใช้ รวมถึงเพื่อให้ได้ผลสรุปการตรวจประเมินที่ตรงประเด็นและ มีข้อมูลเพียงพอ เป็นไปในทิศทางเดียวกันภายใต้สถานการณ์เดียวกันจากผู้ตรวจประเมินแต่ละคนที่ทำงานอย่างอิสระ

          1. หลักการที่เกี่ยวข้องกับผู้ตรวจประเมิน
          * มีจรรยาบรรณ (Ethical Conduct) มีความไว้วางใจ มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีการรักษาความลับ และมีความสุขุมรอบคอบ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจประเมิน

          * รายงานผลอย่างตรงไปตรงมา (Fair Presentation) สิ่งที่พบเห็นจากการตรวจประเมิน ผลสรุปการตรวจประเมิน และรายงานการตรวจประเมินต้องสื่อให้เห็นกิจกรรมการตรวจประเมินอย่างถูกต้องและตรงตามความจริง รายงานอุปสรรคสำคัญที่พบระหว่างการตรวจประเมินและความเห็นที่แตกต่างกันระหว่างคณะผู้ตรวจประเมินและผู้รับการตรวจประเมินที่ยังไม่สามารถหาข้อยุติ

          * ปฏิบัติอย่างมืออาชีพ (Due Professional Care) ผู้ตรวจประเมินต้องปฏิบัติอย่างระมัดระวังตามระดับความสำคัญของภารกิจและตามระดับความเชื่อมั่นของผู้ขอให้มีการตรวจประเมินและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้ตรวจประเมินต้องมีความสามารถที่จำเป็น

          2. หลักการที่เกี่ยวข้องกับการตรวจประเมิน
          * มีความเป็นอิสระ (Independence) โดยผู้ตรวจประเมินต้องมีความเป็นอิสระจากกิจกรรมที่ตรวจประเมิน ปราศจากอคติและการมีผลประโยชน์ขัดกัน ผู้ตรวจประเมินต้องรักษาสภาพจิตใจให้มั่นคงตลอดกระบวนการตรวจประเมิน เพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งที่พบจากการตรวจประเมินและผลสรุปการตรวจประเมินอยู่บนพื้นฐานหลักฐานการตรวจประเมินเท่านั้น

          * วิธีการเน้นหลักฐาน (Evidence-based Approach) หลักฐานการตรวจประเมินต้องสามารถทวนสอบได้ ซึ่งอาศัยตัวอย่างของข้อมูลที่หามาได้ เนื่องจากการตรวจประเมินที่จำกัดทั้งเวลาและทรัพยากร ใช้วิธีการชักตัวอย่างอย่างเหมาะสมที่ทำให้เชื่อมั่นได้ว่าผลสรุปการตรวจประเมินเชื่อถือได้

โปรแกรมการตรวจประเมิน
          โปรแกรมการตรวจประเมิน (Audit Program) หมายถึง การวางแผนสำหรับการตรวจประเมินหนึ่งครั้งหรือหลายครั้งที่มีการกำหนดไว้สำหรับช่วงเวลาหนึ่ง และมีการควบคุมเพื่อให้ได้ตามจุดมุ่งหมายที่ระบุไว้ โดยโปรแกรมการตรวจประเมินอาจรวมถึงการตรวจประเมินหนึ่งครั้งหรือมากกว่า โดยขึ้นอยู่กับขนาด ลักษณะเฉพาะ และความซับซ้อนขององค์กร การตรวจประเมินเหล่านี้อาจมีวัตถุประสงค์หลากหลาย และอาจรวมถึงการตรวจประเมินรวมหรือการตรวจประเมินร่วม

          ผู้รับผิดชอบและผู้ได้รับมอบหมายการจัดการโปรแกรมการตรวจประเมินควรมีการจัดทำ นำไปปฏิบัติ ติดตามตรวจสอบ ทบทวน และปรับปรุงโปรแกรมการตรวจประเมิน รวมถึงระบุทรัพยากรที่จำเป็นและมั่นใจว่าได้รับการสนับสนุน

          ตัวอย่างโปรแกรมการตรวจประเมินประกอบด้วย 
          1) กระบวนการตรวจประเมินภายในองค์กรครอบคลุมถึงระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กรอย่างกว้างขวางในปัจจุบัน

          2) การตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยบุคคลที่สอง สำหรับผู้ส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีความเสี่ยงต่อสุขภาพและความปลอดภัยให้ดำเนินการภายใน 6 เดือน

          3) การตรวจประเมินเพื่อการรับรองและการตรวจติดตามโดยบุคคลที่สาม (หน่วยรับรองระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย) ตามช่วงระยะเวลาซึ่งเป็นไปตามข้อตกลงระหว่างหน่วยรับรองระบบการจัดการและลูกค้า

          ทั้งนี้ องค์กรจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน เพื่อเป็นแนวทางในการวางแผนและดำเนินการตรวจประเมิน โดยจะพิจารณาจาก 
          1) ลำดับความสำคัญของการจัดการ
          2) จุดมุ่งหมายเชิงพาณิชย์
          3) ข้อกำหนดระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
          4) กฎหมาย กฎระเบียบ และข้อตกลงตามสัญญา
          5) ความจำเป็นสำหรับการประเมินผู้ส่งมอบ
          6) ข้อกำหนดของลูกค้า
          7) ความจำเป็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
          8) ความเสี่ยงขององค์กร

          ตัวอย่างวัตถุประสงค์ของโปรแกรมการตรวจประเมินประกอบด้วย 
          1) เพื่อบรรลุข้อกำหนดสำหรับการรับรองระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
          2) เพื่อทวนสอบความเป็นไปของข้อตกลงตามสัญญา
          3) เพื่อได้รับ และรักษาความเชื่อมั่นในความสามารถของผู้ส่งมอบ
          4) เพื่อการปรับปรุงระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

          นอกจากการกำหนดวัตถุประสงค์ของการตรวจประเมินแล้ว องค์กรยังต้องมีการกำหนดขอบเขต (Scope) ของการตรวจประเมินด้วย โดยเนื้อหาของโปรแกรมการตรวจประเมินจะขึ้นอยู่กับขนาด ลักษณะเฉพาะ และความซับซ้อนขององค์กรที่รับการตรวจประเมิน รวมถึงในเรื่องต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ 
          1) ขอบข่าย วัตถุประสงค์ และช่วงเวลาในการตรวจประเมิน
          2) ความถี่ในการตรวจประเมิน
          3) จำนวนครั้ง ความสำคัญ ความซับซ้อน ความเหมือน และสถานที่ของกิจกรรมที่ตรวจประเมิน
          4) มาตรฐาน กฎหมาย กฎระเบียบ ข้อตกลงตามสัญญา และเกณฑ์การตรวจประเมินที่กำหนด
          5) ความจำเป็นในการรับรองระบบงาน หรือการจดทะเบียน หรือการรับรองระบบการจัดการ
          6) ผลสรุปของการตรวจประเมินครั้งก่อน หรือผลจากการทบทวนโปรแกรมการตรวจประเมินครั้งก่อน
          7) ภาษาที่ใช้ วัฒนธรรม และสังคม
          8) ความเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 
          9) การเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญต่อองค์กรหรือการดำเนินงานขององค์กร

          ทั้งนี้ องค์กรจะต้องมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการจัดการกับโปรแกรมการตรวจประเมิน โดยจะต้องเป็นผู้ที่มีความเข้าใจในหลักการตรวจประเมิน มีความสามารถในการเป็นผู้ตรวจประเมิน และการนำเทคนิคการตรวจประเมินมาใช้ นอกจากนั้น ผู้รับผิดชอบจะต้องมีทักษะของการจัดการและความเข้าใจในเทคนิค รวมถึงธุรกิจที่สอดคล้องกับกิจกรรมที่ตรวจประเมิน ผู้รับผิดชอบจัดการโปรแกรมการตรวจประเมินต้อง
          1) กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของโปรแกรมการตรวจประเมิน
          2) กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบและขั้นตอนการดำเนินงาน รวมทั้งจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นให้เพียงพอ
          3) ดูแลให้เกิดความมั่นใจในการนำโปรแกรมการตรวจประเมินไปปฏิบัติ
          4) ดูแลให้เกิดความมั่นใจในการจัดเก็บบันทึกของโปรแกรมการตรวจประเมินไว้อย่างเหมาะสม และ
          5) เฝ้าติดตาม ทบทวน และปรับปรุงโปรแกรมการตรวจประเมิน

          ในการกำหนดทรัพยากรที่จะใช้สำหรับโปรแกรมการตรวจประเมิน จะพิจารณาถึง
          1) ทรัพยากรด้านการเงินที่จำเป็นในการจัดทำ การนำไปปฏิบัติ การจัดการ และการปรับปรุงกิจกรรมการตรวจประเมิน
          2) เทคนิคการตรวจประเมิน 
          3) กระบวนการที่ใช้ในการรักษาความสามารถ และปรับปรุงสมรรถนะของผู้ตรวจประเมิน
          4) ความพร้อมของผู้ตรวจประเมินและผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่มีความสามารถอย่างเหมาะสม ตรงตามวัตถุประสงค์ของโปรแกรมการตรวจประเมิน
          5) เนื้อหาของโปรแกรมการตรวจประเมิน และ
          6) ระยะเวลาในการเดินทาง ที่พัก และสิ่งจำเป็นอื่น ๆ สำหรับการตรวจประเมิน

          ในส่วนของขั้นตอนการดำเนินงานตามโปรแกรมการตรวจประเมิน จะประกอบด้วย
          1) การวางแผนและจัดทำกำหนดการการตรวจประเมิน 
          2) การตรวจสอบความสามารถของผู้ตรวจประเมินและหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน
          3) การคัดเลือกทีมผู้ตรวจประเมินอย่างเหมาะสม และการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ
          4) การตรวจประเมิน
          5) การตรวจติดตาม (ถ้ามี)
          6) การจัดเก็บบันทึกโปรแกรมการตรวจประเมิน
          7) การติดตามตรวจสอบสมรรถนะ และประสิทธิผลของโปรแกรมการตรวจประเมิน
          8) การรายงานผู้บริหารระดับสูงถึงความสำเร็จของโปรแกรมการตรวจประเมิน

          องค์กรจะต้องมีการจัดเก็บรักษาบันทึกอย่างเหมาะสม เพื่อแสดงให้เห็นถึงการนำโปรแกรมการตรวจประเมินไปปฏิบัติ โดยบันทึกเกี่ยวกับการตรวจประเมินในแต่ละครั้ง จะประกอบด้วย แผนการตรวจประเมิน รายงานการตรวจประเมิน รายงานความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด รายงานการปฏิบัติการแก้ไขและป้องกัน รายงานการตรวจติดตาม (ถ้ามี) รวมถึงผลการทบทวนโปรแกรมการตรวจประเมิน และบันทึกเกี่ยวกับบุคลากรที่ทำการตรวจประเมินในเรื่องต่าง ๆ เช่น ความสามารถของผู้ตรวจประเมิน และการประเมินสมรรถนะ การคัดเลือกทีมผู้ตรวจประเมิน การรักษาและพัฒนาความสามารถ

          นอกจากนั้น องค์กรจะต้องจัดให้มีการติดตามตรวจสอบการดำเนินงานตามโปรแกรมการตรวจประเมิน และการทบทวนโปรแกรมการตรวจประเมินในระยะเวลาที่เหมาะสม เพื่อประเมินผลความสำเร็จของวัตถุประสงค์ และการระบุโอกาสในการปรับปรุง

ผลของการทบทวนจะต้องมีการรายงานให้กับผู้บริหารระดับสูง ควรจะใช้ตัวชี้วัดสมรรถนะในการติดตามตรวจสอบคุณลักษณะต่าง ๆ เช่น ความสามารถในการดำเนินงานตามแผนการตรวจประเมินของคณะผู้ตรวจประเมิน ความเป็นไปตามโปรแกรมการตรวจประเมินและกำหนดการตรวจประเมิน ข้อคิดเห็นจากผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน ผู้รับการตรวจประเมิน และผู้ตรวจประเมิน

          สิ่งที่จะต้องทำการทบทวนโปรแกรมการตรวจประเมิน ควรพิจารณาถึง
          1) ผลและแนวโน้มจากการติดตามตรวจสอบ
          2) ความเป็นไปตามขั้นตอนการดำเนินงาน
          3) ความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
          4) บันทึกของโปรแกรมการตรวจประเมิน
          5) ทางเลือกหรือแนวทางใหม่ของการปฏิบัติการตรวจประเมิน
          6) ความสม่ำเสมอ (Consistency) ของสมรรถนะระหว่างทีมผู้ตรวจประเมินในสถานการณ์ที่คล้ายกัน ผลของการทบทวนโปรแกรมการตรวจประเมินสามารถนำไปสู่การปฏิบัติการแก้ไขและป้องกัน และการปรับปรุงโปรแกรมการตรวจประเมิน

การตรวจประเมิน
          กระบวนการในการตรวจประเมิน จะประกอบด้วยขั้นตอนหลัก ๆ ที่สำคัญทั้งหมด 7 ขั้นตอน ประกอบด้วย
          1. การเริ่มต้นการตรวจประเมิน 
          2. การทบทวนเอกสาร
          3. การเตรียมการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          4. การตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          5. การจัดทำรายงาน การรับรอง และการจัดส่งรายงานการตรวจประเมิน
          6. การเสร็จสิ้นการตรวจประเมิน
          7. การตรวจติดตามผล 

          1. การเริ่มต้นการตรวจประเมิน
          ในขั้นตอนของการเริ่มต้นการตรวจประเมิน จะประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ได้แก่ การแต่งตั้งหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน การกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจประเมิน การตรวจสอบความเป็นไปได้ของการตรวจประเมิน การคัดเลือกทีมผู้ตรวจประเมิน และการเริ่มติดต่อกับผู้รับการตรวจประเมิน

          1.1 การแต่งตั้งหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน
          ขั้นตอนแรกของการเริ่มต้นในการตรวจประเมิน ก็คือการแต่งตั้งหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน โดยเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบจัดการโปรแกรมการตรวจประเมิน

          1.2 การกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจประเมิน
          ขั้นตอนถัดมา จะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ของโปรแกรมการตรวจประเมิน รวมถึงขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจประเมินของแต่ละครั้ง โดยจะต้องมีการจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ทั้งนี้ วัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน จะระบุถึงสิ่งที่เป็นความสำเร็จที่เกี่ยวกับ

          1) การตรวจสอบความเป็นไปตามข้อกำหนด ของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยของผู้รับการตรวจประเมินทั้งหมด หรือบางส่วนเทียบกับเกณฑ์การตรวจประเมิน

          2) การประเมินความสามารถของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎหมาย กฎระเบียบ และข้อตกลงตามสัญญา

          3) การประเมินประสิทธิผลของระบบการจัดการ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

          4) การระบุการปรับปรุงที่สามารถเป็นไปได้ในระบบการจัดการ

          ขอบข่ายการตรวจประเมิน จะครอบคลุมเนื้อหาและขอบเขตในการตรวจประเมิน เช่น สถานที่ หน่วยงาน กิจกรรมและกระบวนการที่รับการตรวจประเมิน รวมทั้งระยะเวลาที่ใช้ในการตรวจประเมินด้วย

          ส่วนเกณฑ์การตรวจประเมิน จะใช้เป็นสิ่งอ้างอิงเพื่อใช้ในการประเมินความเป็นไปตามข้อกำหนด รวมถึงนโยบาย ขั้นตอนการดำเนินงาน มาตรฐาน กฎหมายและกฎระเบียบ ข้อกำหนดระบบการจัดการ ข้อตกลงตามสัญญา หรือข้อปฏิบัติสำหรับกลุ่มอุตสาหกรรม/ธุรกิจ

          1.3 การตรวจสอบความเป็นไปได้ของการตรวจประเมิน
          หลังจากนั้น จะต้องทำการตรวจสอบความเป็นไปได้ของการตรวจประเมิน โดยจะพิจารณาจากองค์ประกอบต่าง ๆ เท่าที่สามารถหาได้ เช่น ข้อมูลที่เพียงพอและเหมาะสมสำหรับการวางแผนการตรวจประเมิน ความร่วมมือจากผู้รับการตรวจประเมิน หรือเวลาและทรัพยากร ในกรณีที่การตรวจประเมินยังไม่มีความเป็นไปได้ ควรเสนอทางเลือกให้ผู้ขอมีการตรวจประเมินโดยปรึกษากับผู้รับการตรวจประเมิน

          1.4 การคัดเลือกทีมผู้ตรวจประเมิน
          เมื่อการตรวจประเมินมีความเป็นไปได้แล้ว ขั้นตอนถัดไป จะเป็นการคัดเลือกทีมผู้ตรวจประเมิน โดยจะพิจารณาจากความสามารถที่จำเป็น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน ในกรณีที่มีผู้ตรวจประเมินเพียงคนเดียว ผู้ตรวจประเมินต้องรับผิดชอบงานของหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินด้วย

          ในการตัดสินใจเลือกจำนวน และองค์ประกอบของทีมผู้ตรวจประเมิน จะพิจารณาจาก
          1) วัตถุประสงค์ ขอบข่าย เกณฑ์การตรวจประเมิน และประมาณการระยะเวลาในการตรวจประเมิน

          2) การตรวจประเมินเป็นการตรวจประเมินรวม หรือการตรวจประเมินร่วม

          3) ความสามารถของทีมผู้ตรวจประเมิน จะต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน

          4) มีข้อกำหนดตามกฎหมาย กฎระเบียบ ข้อตกลงตามสัญญา และข้อกำหนดการรับรองที่เกี่ยวข้อง

          5) ความมั่นใจในความเป็นอิสระของทีมผู้ตรวจประเมินจากกิจกรรมที่ตรวจประเมิน และจะต้องหลีกเลี่ยงการมีผลประโยชน์ทับซ้อน

          6) ความสามารถในการทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมิน และการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้รับการตรวจประเมิน 

          7) ภาษาที่ใช้ในการตรวจประเมินและความเข้าใจคุณลักษณะเฉพาะทางสังคมและวัฒนธรรมของผู้รับการตรวจประเมิน ซึ่งอาจเกิดจากทักษะของผู้ตรวจประเมินเองหรือผ่านการสนับสนุนของผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิค

          โดยคุณสมบัติและความสามารถที่จำเป็นของผู้ตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัย และความปลอดภัย สามารถดูได้จากมาตรฐาน มอก.18012 

          ในบางกรณี ผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน และผู้รับการตรวจประเมิน สามารถร้องขอให้มีการเปลี่ยนตัวสมาชิกของทีมผู้ตรวจประเมิน โดยมีหลักฐานที่มีเหตุผลตามหลักการตรวจประเมิน ตัวอย่างของหลักฐานที่มีเหตุผลรวมถึงสถานการณ์ที่มีผลประโยชน์ขัดกัน เช่น สมาชิกผู้ตรวจประเมินเคยเป็นพนักงานของผู้รับการตรวจประเมิน หรือเคยให้คำปรึกษาแก่ผู้รับการตรวจประเมิน หรือมีพฤติกรรมที่ไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณ เป็นต้น

หลักฐานเหล่านี้ต้องมีการสื่อสารให้กับหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน และผู้รับผิดชอบจัดการโปรแกรมการตรวจประเมิน เพื่อแก้ไขปัญหาให้กับผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน และผู้รับการตรวจประเมิน เพื่อตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใดก่อนจะมีการเปลี่ยนตัวสมาชิกทีมผู้ตรวจประเมิน

          1.5 การเริ่มติดต่อกับผู้รับการตรวจประเมิน
          การเริ่มติดต่อกับผู้รับการตรวจประเมิน อาจจะเป็นการติดต่ออย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ แต่ควรดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบจัดการโปรแกรมการตรวจประเมินหรือหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน โดยมีจุดมุ่งหมายคือ
          1) เพื่อสร้างช่องทางการสื่อสารกับผู้แทนผู้รับการตรวจประเมิน
          2) เพื่อยืนยันการอนุมัติให้ดำเนินการตรวจประเมิน
          3) เพื่อให้ข้อมูลในเรื่องกำหนดเวลา และองค์ประกอบของคณะผู้ตรวจประเมิน
          4) เพื่อร้องขอการเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องรวมถึงบันทึกต่าง ๆ
          5) เพื่อพิจารณากฎความปลอดภัยในพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
          6) เพื่อเตรียมการตรวจประเมิน
          7) เพื่อตกลงการเข้าร่วมตรวจประเมินของผู้สังเกตการณ์และความจำเป็นในการใช้ผู้นำทางสำหรับคณะผู้ตรวจประเมิน

          2. การทบทวนเอกสาร
          ก่อนที่จะไปทำการตรวจประเมินที่สถานประกอบการผู้ตรวจประเมิน จะต้องมีการทบทวนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องของผู้รับการตรวจประเมิน เพื่อที่จะตัดสินว่าเป็นไปตามระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และเกณฑ์การตรวจประเมินหรือไม่

          เอกสารต่าง ๆ จะประกอบไปด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบการจัดการ บันทึกต่าง ๆ และรายงานการตรวจประเมินครั้งก่อนของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย โดยการทบทวนจะต้องคำนึงถึงขนาด ลักษณะเฉพาะ และความซับซ้อนขององค์กร วัตถุประสงค์ และขอบข่ายของการตรวจประเมินด้วย

          ถ้าระบบเอกสารไม่ครบถ้วน หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินจะต้องแจ้งผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน ผู้ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการจัดการโปรแกรมการตรวจประเมินและผู้รับการตรวจประเมินทราบ โดยหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินจะต้องตัดสินใจว่าจะดำเนินการตรวจประเมินต่อ หรือจะชะลอไว้ก่อนจนกว่าได้รับเอกสารครบถ้วน

          3. การเตรียมการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          ในการเตรียมการก่อนการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ หรือองค์กรที่จะถูกตรวจประเมิน จะประกอบด้วย การจัดทำแผนการตรวจประเมิน การมอบหมายงานให้ทีมผู้ตรวจประเมิน และการเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจประเมิน

          3.1 การจัดทำแผนการตรวจประเมิน
          หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำแผนการตรวจประเมิน เพื่อใช้เป็นข้อตกลงเบื้องต้นสำหรับการตรวจประเมินระหว่างผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน ทีมผู้ตรวจประเมิน และผู้รับการตรวจประเมิน โดยรายละเอียดในแผนการตรวจประเมินต้องแสดงให้เห็นขอบข่าย และความซับซ้อนของการตรวจประเมิน

ทั้งนี้รายละเอียดต่าง ๆ อาจจะมีแตกต่างกันไป เช่น ระหว่างการตรวจประเมินครั้งแรก กับการตรวจประเมินครั้งต่อ ๆ ไป และระหว่างการตรวจประเมินภายในกับการตรวจประเมินภายนอก แผนการตรวจประเมินควรมีความยืดหยุ่นอย่างเพียงพอเพื่อให้สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ เช่น การเปลี่ยนแปลงขอบข่ายการตรวจประเมิน ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้ในขณะที่ดำเนินการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ

          ทั้งนี้แผนการตรวจประเมินต้องครอบคลุมถึงเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
          1) วัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน 
          2) เกณฑ์การตรวจประเมิน และเอกสารอ้างอิง
          3) ขอบข่ายการตรวจประเมิน รวมทั้งการระบุถึงโครงสร้างองค์กร หน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร ตลอดจนกระบวนการต่าง ๆ ที่จะตรวจประเมิน
          4) วันที่ และจุดตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          5) ประมาณการเวลาและระยะเวลาในการตรวจประเมิน รวมถึงเวลาที่ใช้ในการประชุมกับผู้บริหารของผู้รับการตรวจประเมิน และเวลาประชุมของทีมผู้ตรวจประเมิน
          6) บทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมิน และผู้ที่ร่วมการตรวจประเมิน
          7) การจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับพื้นที่วิกฤตของการตรวจประเมิน

          นอกจากนั้น แผนการตรวจประเมินอาจจะครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้ด้วย
          8) การระบุถึงผู้แทนของผู้รับการตรวจประเมิน
          9) ภาษาที่ใช้ในการทำงาน และการรายงานการตรวจประเมิน ในกรณีที่ใช้ภาษาที่แตกต่างจากภาษาของผู้ตรวจประเมินหรือผู้รับการตรวจประเมิน
          10) หัวข้อในรายงานการตรวจประเมิน
          11) การเตรียมการอื่น ๆ เช่น การเดินทาง สิ่งอำนวยความสะดวกที่สถานประกอบการ
          12) การรักษาความลับ
          13) การตรวจติดตาม (Follow Up)

          แผนการตรวจประเมิน จะต้องได้รับการยอมรับจากผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน พร้อมทั้งมีการแจ้งให้ผู้รับการตรวจประเมินทราบถึงแผนการตรวจประเมินก่อนที่จะเริ่มการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ ในกรณีที่มีข้อโต้แย้งจากผู้รับการตรวจประเมิน ทั้งหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน ผู้รับการตรวจประเมิน และผู้ขอให้มีการตรวจประเมินต้องร่วมกันแก้ไขก่อนที่จะมีการตรวจประเมินต่อไป ทั้งนี้ แผนการตรวจประเมินที่มีการแก้ไข จะต้องได้รับการยอมรับจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องด้วย

          3.2 การมอบหมายงานให้ทีมผู้ตรวจประเมิน
          หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินโดยการปรึกษากับทีมผู้ตรวจประเมิน จะมีการมอบหมายให้สมาชิกทีมผู้ตรวจประเมินได้รับผิดชอบในกระบวนการ หน่วยงาน สถานที่ พื้นที่ หรือกิจกรรมเฉพาะการมอบหมายงาน โดยจะต้องคำนึงถึงความเป็นอิสระ ความสามารถของผู้ตรวจประเมิน การใช้ทรัพยากร รวมทั้งบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบที่แตกต่างกันของผู้ตรวจประเมิน ผู้ตรวจประเมินฝึกหัด และผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค ทั้งนี้ ในระหว่างการตรวจประเมินการมอบหมายงานตามกระบวนการตรวจประเมินนี้ อาจมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้มั่นใจว่าการตรวจประเมินนี้บรรลุตามวัตถุประสงค์

          3.3 การเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจประเมิน
          สมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมิน จะต้องทำการทบทวนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจประเมินที่ได้รับมอบหมาย และจัดเตรียมเอกสารใช้งานที่จำเป็นสำหรับการอ้างอิงและการบันทึกผลการตรวจประเมิน เอกสารใช้งานเหล่านี้ อาจรวมถึงรายการตรวจสอบ (Checklist) และแผนการชักตัวอย่าง และ แบบฟอร์มบันทึกข้อมูล เช่น หลักฐานสนับสนุน สิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน และรายงานการประชุม

          การใช้รายการตรวจสอบ และแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลจะไม่จำกัดการใช้งานเฉพาะขอบข่ายของกิจกรรมที่ตรวจประเมิน โดยอาจเปลี่ยนแปลงตามผลของข้อมูลที่ได้รวบรวมในระหว่างการตรวจประเมิน เอกสารใช้งานรวมถึงบันทึกต่าง ๆ จากการปฏิบัติงานจะต้องจัดเก็บไว้จนเสร็จสิ้นการตรวจประเมิน ทั้งนี้ สมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมินจะต้องเก็บรักษาเอกสารที่เป็นเอกสารลับหรือข้อมูลที่สำคัญของผู้รับการตรวจประเมินอย่างปลอดภัยตลอดเวลา

          4. การตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          เมื่อเริ่มทำการตรวจประเมินที่สถานประกอบการ จะประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ได้แก่ การเปิดการตรวจประเมิน การสื่อสารในช่วงการตรวจประเมิน บทบาทหน้าที่ของผู้นำทางและผู้สังเกตการณ์ การเก็บรวบรวมข้อมูลและการทวนสอบข้อมูล การประมวลผลสิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน การจัดทำผลสรุปการตรวจประเมิน และการปิดการตรวจประเมิน

          4.1 การเปิดการตรวจประเมิน
          หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน ควรจัดให้มีการเปิดประชุมกับผู้บริหารของผู้รับการตรวจประเมิน หรือผู้ที่รับผิดชอบในหน่วยงานหรือกระบวนการที่รับการตรวจประเมิน โดยจุดประสงค์ของการประชุม จะประกอบด้วย
          1) ยืนยันแผนการตรวจประเมิน
          2) สรุปกิจกรรมการตรวจประเมินที่ดำเนินการ
          3) ยืนยันวิธีการติดต่อสื่อสาร
          4) เปิดโอกาสผู้รับการตรวจประเมินซักถาม

          การเปิดประชุมการตรวจ โดยทั่วไป จะใช้การประชุมอย่างเป็นทางการ และมีการบันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมด้วย โดยมีหัวหน้าคณะผู้ตรวจประเมินเป็นประธานการประชุม และกำหนดวาระการประชุมดังต่อไปนี้
          1) การแนะนำผู้ร่วมตรวจประเมิน และบทบาทหน้าที่

          2) การยืนยันวัตถุประสงค์ ขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจประเมิน

          3) การยืนยันตารางเวลาการตรวจประเมินและข้อตกลงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้รับการตรวจประเมินเช่น วันเวลาประชุมปิดการตรวจประเมิน การประชุมในช่วงการตรวจประเมินระหว่างคณะผู้ตรวจประเมินกับผู้บริหารของผู้รับการตรวจประเมิน และการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ

          4) วิธีและขั้นตอนการดำเนินงานที่ใช้ในการตรวจประเมิน รวมทั้งให้คำแนะนำแก่ผู้รับการตรวจประเมินว่าหลักฐานการตรวจประเมินขึ้นกับกลุ่มตัวอย่างของข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น และอาจเป็นส่วนหนึ่งที่มีผลให้เกิดความไม่แน่นอนในการตรวจประเมิน

          5) การยืนยันวิธีการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการระหว่างทีมผู้ตรวจประเมิน กับผู้รับการตรวจประเมิน

          6) การยืนยันภาษาที่ใช้ในช่วงการตรวจประเมิน

          7) การยืนยันว่าในระหว่างการตรวจประเมิน ผู้รับการตรวจประเมินจะได้รับแจ้งความคืบหน้าของการตรวจประเมิน

          8) การยืนยันถึงความเพียงพอของทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นสำหรับทีมผู้ตรวจประเมิน

          9) การยืนยันเรื่องการรักษาความลับ

          10) การยืนยันขั้นตอนการดำเนินงานเกี่ยวกับความปลอดภัยในงานที่เข้าไปตรวจประเมิน ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินและระบบรักษาความปลอดภัยให้กับผู้ตรวจประเมิน

          11) การยืนยันความพร้อมของผู้นำทาง บทบาทหน้าที่ และชื่อผู้นำทาง

          12) วิธีการรายงาน รวมทั้งการจัดระดับความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

          13) ข้อมูลเกี่ยวกับกรณีที่อาจมีการหยุดการตรวจประเมิน

          14) ข้อมูลเกี่ยวกับระบบการอุทธรณ์ในการตรวจประเมินนั้น และผลสรุปการตรวจประเมิน

          4.2 การสื่อสารในช่วงการตรวจประเมิน 
          ในระหว่างการตรวจประเมิน จำเป็นที่จะต้องมีการตกลงในเรื่องของการสื่อสารระหว่างทีมผู้ตรวจประเมินเอง กับผู้รับการตรวจประเมิน รวมถึงการสื่อสารภายในทีมผู้ตรวจประเมิน เพื่อทำการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูล รวมถึงประเมินความก้าวหน้าของการตรวจประเมิน และเปลี่ยนแปลงการมอบหมายงานใหม่ระหว่างสมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมิน

          ในระหว่างการตรวจประเมิน หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินควรจะมีการแจ้งความคืบหน้าของการตรวจประเมิน และสิ่งที่เกี่ยวข้องให้ผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน และผู้รับการตรวจประเมินทราบเป็นระยะ ๆ โดยหลักฐานระหว่างการตรวจประเมินที่เป็นความเสี่ยงสำคัญด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย จะต้องมีการรายงานให้กับผู้ขอให้มีการตรวจประเมินและผู้รับการตรวจประเมินโดยทันที

          จากหลักฐานการตรวจประเมินหากพบว่าไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์การตรวจประเมิน หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินต้องรายงานผู้ขอให้มีการตรวจประเมินและผู้รับการตรวจประเมินทราบพร้อมเหตุผล เพื่อทำการตัดสินใจอย่างเหมาะสม การดำเนินการดังกล่าวอาจรวมถึงการยืนยัน การปรับแผนการตรวจประเมิน การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์การตรวจประเมิน ขอบข่ายการตรวจประเมิน หรือการหยุดการตรวจประเมิน

          4.3 บทบาทและหน้าที่ของผู้นำทางและผู้สังเกตการณ์ 
          ในการตรวจประเมินบางครั้ง อาจจำเป็นที่จะต้องมีผู้นำทาง หรืออาจจะมีผู้สังเกตการณ์เข้าร่วมในการตรวจประเมินด้วย ซึ่งทั้งผู้นำทาง และผู้สังเกตการณ์จะไม่ถือเป็นส่วนหนึ่งของทีมผู้ตรวจประเมิน โดยหน้าที่รับผิดชอบของผู้นำทาง จะประกอบด้วย
          1) ติดต่อกับหน่วยงาน และจัดเวลาสำหรับสัมภาษณ์
          2) จัดเตรียมการเยี่ยมหน่วยงานต่าง ๆ ใน สถานประกอบการ หรือองค์กรตามกำหนดการ
          3) ทำให้สมาชิกคณะผู้ตรวจประเมินเข้าใจและปฏิบัติตามกฎความปลอดภัย และขั้นตอนการดำเนินงานที่ปลอดภัย
          4) เป็นพยานการตรวจประเมินในนามของผู้รับการตรวจประเมิน
          5) ให้ความชัดเจนหรือช่วยเหลือในการเก็บรวบรวมข้อมูล

          4.4 การเก็บรวบรวมและการทวนสอบข้อมูล
          ในระหว่างการตรวจประเมินคณะผู้ตรวจประเมินควรจะทำการสุ่มตัวอย่างที่เหมาะสม ทวนสอบ และเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ ขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจประเมิน รวมทั้งข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการประสานงานระหว่างหน่วยงาน กิจกรรมและกระบวนการ ข้อมูลที่ทวนสอบได้เท่านั้นที่ถือเป็นหลักฐานการตรวจประเมิน และจะต้องมีการบันทึกไว้ด้วย

ทั้งนี้ หลักฐานการตรวจประเมินต้องอยู่บนพื้นฐานการสุ่มตัวอย่างจากข้อมูลที่มีอยู่ ดังนั้น ในการตรวจประเมินจึงมีส่วนของความไม่แน่นอนเป็นองค์ประกอบ ผู้ที่นำผลสรุปการตรวจประเมินไปปฏิบัติจึงต้องตระหนักถึงความไม่แน่นอนเหล่านี้ด้วย

          แหล่งข้อมูลที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล และทวนสอบข้อมูล จะประกอบด้วย  
          1) การสัมภาษณ์พนักงาน และบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
          2) การสังเกตกิจกรรม และสภาพแวดล้อมในการทำงาน
          3) เอกสารต่าง ๆ เช่น นโยบาย วัตถุประสงค์ แผนงาน ขั้นตอนการดำเนินงาน มาตรฐานคู่มือการทำงาน ใบอนุญาตและใบยินยอม ข้อกำหนด แบบแปลน สัญญาหรือใบสั่งซื้อ
          4) บันทึกต่าง ๆ เช่น บันทึกผลการตรวจสอบ รายงานการประชุม รายงานการตรวจประเมิน บันทึก โปรแกรมการติดตามตรวจสอบ และผลการตรวจวัด
          5) สรุปข้อมูล การวิเคราะห์ และตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน
          6) ข้อมูลของการสุ่มตัวอย่างขององค์กร ขั้นตอนการดำเนินงานในการควบคุมการสุ่มตัวอย่าง และกระบวนการตรวจวัด
          7) รายงานจากแหล่งอื่น ๆ เช่น ข้อคิดเห็นของลูกค้า ข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องจากหน่วยงานภายนอก และการประเมินผู้ส่งมอบ
          8) ฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์และเว็บไซต์

          การสัมภาษณ์เป็นวิธีหนึ่งในการเก็บข้อมูล และควรใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์และบุคคลที่จะสัมภาษณ์ ควรพิจารณาถึงประเด็นต่าง ๆ เหล่านี้ในการสัมภาษณ์
          1) ควรสัมภาษณ์บุคคลที่ปฏิบัติงานหรือมีภารกิจที่อยู่ในขอบข่ายการตรวจประเมินและอยู่ในระดับที่เหมาะสม
          2) สัมภาษณ์ในช่วงเวลาการทำงานปกติ และถ้าเป็นไปได้ให้สัมภาษณ์ที่สถานที่ปฏิบัติกิจกรรมดังกล่าว
          3) พยายามทำให้บุคคลที่รับการสัมภาษณ์มีความเป็นกันเองทั้งก่อนและในช่วงการสัมภาษณ์
          4) อธิบายเหตุผลในการสัมภาษณ์และการบันทึก
          5) เริ่มต้นสัมภาษณ์โดยให้บุคคลที่รับการสัมภาษณ์อธิบายลักษณะงานที่ทำ
          6) หลีกเลี่ยงคำถามที่จะได้คำตอบไม่เป็นกลาง เช่น การถามนำ
          7) สรุปและทบทวนผลจากการสัมภาษณ์กับบุคคลที่รับการสัมภาษณ์
          8) ขอบคุณบุคคลที่เข้าร่วมการสัมภาษณ์และให้ความร่วมมือ

          4.5 การประมวลผลสิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน
          การประมวลผลสิ่งที่พบ จะเป็นการประเมินหลักฐานการตรวจประเมินเปรียบเทียบกับเกณฑ์การตรวจประเมิน เพื่อระบุเป็นสิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน ซึ่งจะแสดงถึงความเป็นไปหรือไม่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจประเมิน ทั้งนี้ ทีมผู้ตรวจประเมินจะต้องทบทวนสิ่งที่พบจากการตรวจประเมินในทุกขั้นตอนที่เหมาะสมระหว่างการตรวจประเมิน

          ทีมผู้ตรวจประเมิน จะต้องสรุปถึงสิ่งที่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจประเมิน โดยระบุสถานที่ หน่วยงาน หรือกระบวนการที่รับการตรวจประเมิน รวมถึงควรบันทึกสิ่งที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจประเมินพร้อมหลักฐานสนับสนุน และอาจจัดระดับความสำคัญของสิ่งที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจประเมิน โดยทีมผู้ตรวจประเมิน จะต้องมีการทบทวนร่วมกับผู้รับการตรวจประเมิน เพื่อให้เกิดการยอมรับว่าหลักฐานการตรวจประเมินถูกต้อง และเข้าใจในสิ่งที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจประเมิน

          4.6 การจัดทำผลสรุปการตรวจประเมิน
          ทีมผู้ตรวจประเมินควรมีการหารือ และแสดงความคิดเห็นร่วมกันก่อนการประชุมปิด เพื่อ
          1) ทบทวนสิ่งที่พบจากการตรวจประเมินและข้อมูลอื่น ๆ ที่รวบรวมได้ในช่วงการตรวจประเมินเทียบกับวัตถุประสงค์การตรวจประเมิน
          2) ตกลงผลสรุปการตรวจประเมินโดยคำนึงถึงความไม่แน่นอนในกระบวนการตรวจประเมิน
          3) เตรียมข้อเสนอแนะในกรณีที่ระบุไว้ในวัตถุประสงค์
          4) พิจารณาถึงการตรวจติดตามในกรณีที่รวมอยู่ในแผนการตรวจประเมิน

          โดยผลสรุปของการตรวจประเมิน จะประกอบด้วย
          1) เนื้อหาของความเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยกับเกณฑ์การตรวจประเมิน 

          2) การนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล การบำรุงรักษา และการปรับปรุงระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

          3) ขีดความสามารถของกระบวนการทบทวนโดยฝ่ายบริหารเพื่อให้เกิดความเหมาะสมอย่างต่อเนื่อง ความเพียงพอ ความมีประสิทธิผล และการปรับปรุงระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

          4.7 การปิดการตรวจประเมิน
          หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมินเป็นผู้ทำหน้าที่ในการประชุมปิดการตรวจประเมิน โดยจะทำการเสนอสิ่งที่พบจากการตรวจประเมินและผลสรุปการตรวจประเมิน เพื่อให้ผู้รับการตรวจประเมินได้เข้าใจและยอมรับผลดังกล่าว ทั้งนี้ ผู้รับการตรวจประเมินจะต้องเสนอแผนการปฏิบัติการแก้ไขและป้องกันอย่างเหมาะสมภายในระยะเวลาที่ได้ตกลงกันไว้

          การประชุมควรจะเป็นการดำเนินการอย่างเป็นทางการ และมีการจดรายงานการประชุมรวมทั้งบันทึกรายชื่อผู้ร่วมประชุมด้วย ข้อคิดเห็นที่แตกต่างจากสิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน หรือผลสรุปการตรวจประเมินระหว่างทีมผู้ตรวจประเมินกับผู้รับการตรวจประเมินต้องนำมาพิจารณาและแก้ไข และถ้าไม่สามารถแก้ไขได้ให้บันทึกข้อคิดเห็นทั้งหมดไว้

          5. การจัดทำรายงาน การรับรอง และการจัดส่งรายงานการตรวจประเมิน
          ในส่วนนี้จะแบ่งเนื้อหาออกเป็น 2 ส่วนได้แก่ การจัดการทำรายงานการตรวจประเมิน และการรับรอง จัดส่งรายงานการตรวจประเมิน

          5.1 การจัดทำรายงานการตรวจประเมิน
          ในการจัดทำรายงานการตรวจประเมินแต่ละครั้ง จะเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน โดยรายงานการตรวจประเมินจะต้องมีเนื้อหาครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้องแม่นยำ ตรงตามข้อเท็จจริง มีความชัดเจน ทั้งนี้

          เนื้อหาของรายงานควรจะประกอบด้วย 
          1) วัตถุประสงค์การตรวจประเมิน
          2) ขอบข่ายการตรวจประเมิน โดยเฉพาะการระบุการจัดการภายในองค์กร หน่วยงานหรือกระบวนการที่ได้รับการตรวจประเมินและเวลาที่ใช้ในการตรวจประเมิน
          3) การระบุผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน
          4) การระบุหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน และสมาชิกในทีมผู้ตรวจประเมิน
          5) วัน และจุดที่ตรวจประเมินที่สถานประกอบการ
          6) เกณฑ์การตรวจประเมิน
          7) สิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน
          8) ผลสรุปการตรวจประเมิน

          นอกจากนั้น ในรายงานการตรวจประเมิน ยังอาจมีเนื้อหาเพิ่มเติม ดังนี้ 
          9) แผนการตรวจประเมิน 
          10) รายชื่อผู้แทนของผู้รับการตรวจประเมิน
          11) สรุปกระบวนการตรวจประเมิน รวมทั้งความไม่แน่นอนหรืออุปสรรคใดที่พบซึ่งทำให้ความเชื่อมั่นของผลสรุปการตรวจประเมินลดลง
          12) การยืนยันว่าวัตถุประสงค์การตรวจประเมินได้บรรลุ ภายใต้ขอบข่ายการตรวจประเมินที่สอดคล้องกับแผนการตรวจประเมิน
          13) พื้นที่ที่ไม่ครอบคลุมภายใต้ขอบข่ายการตรวจประเมิน
          14) ข้อคิดเห็นที่แตกต่างที่ไม่สามารถแก้ไขได้ระหว่างคณะผู้ตรวจประเมินกับผู้รับการตรวจประเมิน
          15) ข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุง ถ้าระบุไว้ในวัตถุประสงค์การตรวจประเมิน
          16) แผนการตรวจติดตาม (ถ้ามี)
          17) การระบุสาระสำคัญด้านการรักษาความลับ
          18) รายชื่อผู้รับรายงานการตรวจประเมิน

          5.2 การรับรองและการจัดส่งรายงานการตรวจประเมิน
          หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน จะต้องส่งรายงานการตรวจประเมินภายในระยะเวลาที่ได้มีการตกลงกันไว้ ถ้าไม่สามารถดำเนินการได้ จะต้องมีการแจ้งเหตุผลที่ล่าช้าให้ผู้ขอให้มีการตรวจประเมินทราบ พร้อมทั้งร่วมกันกำหนดวันที่รายงานการตรวจประเมินจะแล้วเสร็จ ทั้งนี้ รายงานจะต้องได้รับการทบทวนและได้รับการอนุมัติตามขั้นตอนการดำเนินงานจัดทำโปรแกรมการตรวจประเมิน

          รายงานการตรวจประเมินเป็นทรัพย์สินของผู้ขอให้มีการตรวจประเมิน สมาชิกของทีมผู้ตรวจประเมินและผู้รับรายงานต้องยอมรับและรักษาความลับของรายงานไว้เป็นอย่างดี

          6. การเสร็จสิ้นการตรวจประเมิน
          การเสร็จสิ้นการตรวจประเมิน จะเกิดขึ้นได้เมื่อได้ทำการตรวจประเมินครบถ้วนตามแผนการตรวจประเมินที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงมีการจัดส่งรายการตรวจประเมินที่รับรองแล้ว โดยเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการตรวจประเมินให้ทำการจัดเก็บ หรือทำลายตามข้อตกลงระหว่างกลุ่มผู้เข้าร่วมในการตรวจประเมิน หรือเป็นไปตามขั้นตอนในวิธีการปฏิบัติงาน ข้อกฎหมาย กฎระเบียบ และข้อตกลงตามสัญญาที่เกี่ยวข้อง

          ในกรณีที่ไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมาย ทีมผู้ตรวจประเมิน และผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง จะต้องไม่เปิดเผยเนื้อหาในเอกสาร ข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้ในระหว่างการตรวจประเมิน หรือในรายงานการตรวจประเมินให้ผู้อื่น เว้นแต่ได้รับการอนุมัติจากผู้รับการตรวจประเมิน

          7. การตรวจติดตามผล
          ผลสรุปที่ได้จากการตรวจประเมิน อาจจะต้องมีการปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action) การปฏิบัติการป้องกัน (Preventive Action) หรือการปรับปรุง (Improvement) โดยผู้ถูกตรวจประเมิน จะทำการพิจารณา และตัดสินใจดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งจะต้องมีการตรวจติดตามผล (Follow Up) เพื่อทำการทวนสอบความสมบูรณ์ และความมีประสิทธิผลของการปฏิบัติการแก้ไข โดยการทวนสอบนี้จะถือเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจติดตามด้วย

          จากที่ได้อธิบายมาทั้งหมด จะเป็นเนื้อหาเกี่ยวกับแนวทางในการดำเนินการตรวจประเมิน สำหรับระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ที่ระบุไว้ในมาตรฐาน มอก.18011 ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทั้งการตรวจประเมินภายในองค์กร (Internal Audit) และการตรวจประเมินภายนอก (External Audit) รวมถึงสามารถนำแนวทางไปปรับใช้ได้กับการตรวจประเมินระบบบริหารอื่น ๆ ก็ได้ เช่น ระบบบริหารคุณภาพ หรือระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม เป็นต้น