สิ่งสำคัญต่อการประกอบธุรกิจหรือบริหารโครงการนั้น นอกจากจะมีการเลือกดำเนินงาน หรือกิจการที่ถนัดแล้ว จุดสำคัญก็คือการวางแผน
อมร มุสิกสาร
บริษัท เทอร์มัลเวอร์ค จำกัด, amorn_c@hotmail.com
"เรืองศักดิ์ ลอยชูศักดิ์" เป็นชื่อของชายหนุ่มผู้หนึ่งซึ่งไม่แน่ใจว่าท่านผู้อ่านวารสารทางด้านอุตสาหกรรมจะพอรู้จักกันบ้างหรือเปล่า คุณเรืองศักดิ์ หรือคุณเจมส์ เป็นที่รู้จักกันดีในด้านของหนุ่มนักร้องที่สร้างความฮือฮาด้วยการร้องและเต้นอย่างสุดมันส์ เคยผ่านการนั่งเครื่องบินที่ตกลงสู่พื้นแล้วรอดตายอย่างปาฏิหาริย์ ทุกวันนี้ผันตัวเองมาเป็นเจ้าของกิจการ เจมส์ ชิคเก้นไรซ์ จำกัด หรือ ข้าวมันไก่เจมส์ ซึ่งในขณะนี้กำลังขยายสาขาและเพิ่มไลน์ของธุรกิจออกไปในด้านอาหารประเภทต่าง ๆ อย่างเช่น บะหมี่ ข้าวหมูย่าง ไปจนกระทั่งเบเกอรี่และเครื่องดื่ม
เหตุที่กล่าวถึงคุณเจมส์ก็เนื่องด้วยได้เคยติดตามผลงานบ้างตามประสาคนเคยเป็นวัยรุ่น พร้อมทั้งชื่นชมในความสามารถในการประกอบกิจการขายข้าวมันไก่ ซึ่งถือเป็นอาหารทั่วไปที่ชาวบ้านชาวช่องขายกัน และในช่วงที่โรคไข้หวัดนกระบาด ก็เห็นคุณเจมส์ออกมารณรงค์กินไก่ พร้อมเปิดตัวธุรกิจอย่างมั่นคง ไม่เอนเอียง หรือโยนลงหลุมไปเหมือนพวกไก่ที่โดนฝังเป็นเหล่านั้น คุณเจมส์ได้ให้สัมภาษณ์นิตยสารฉบับหนึ่งไว้ว่า "ตัวเขาไม่ใช่คนเก่ง แต่มีทีมงานเก่งทุกคน และถึงแม้จะดำเนินธุรกิจได้ไม่นาน แต่ก็ได้ศึกษาถึงแผนการธุรกิจอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นการใช้ทฤษฎีจากตำราต่าง ๆ นำมาปรับให้เข้ากับแนวโน้มของการตลาดผสมผสานกันไปแล้วยังใช้ความรู้ความสามารถในด้านวงการบันเทิงเข้ามาผสมกันเพื่อปรับปรุงธุรกิจของตนเองเสมอ"
โครงการกับการวางแผน
จากข้อมูลเบื้องต้นของกิจการข้าวมันไก่คุณเจมส์ ที่ดำเนินกิจการมาเพียงปีเศษ ๆ แต่สามารถที่จะขยายกิจการและเพิ่มสาขาได้อย่างรวดเร็ว ไม่เพียงแต่จะต้องมีเงินทุนเท่านั้น หลาย ๆ อย่างที่เป็นส่วนประกอบสำคัญ เช่น คุณภาพของอาหาร ความดึงดูดใจลูกค้า การต้อนรับของพนักงาน ฯลฯ ก็ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้กิจการเติบโตได้ แต่สิ่งหนึ่งที่จะชี้ให้เห็นก็คือ ความสามารถของตัวผู้บริหารที่ได้มีการศึกษาถึงแผนการทางด้านธุรกิจเป็นอย่างดี ถึงขั้นที่นำเอาความรู้จากตำรามาปรับและวางแผนการบริหารให้เข้ากับแนวโน้มทางการตลาด นี่ถือว่าเป็นสุดยอดของผู้บริหารเลยทีเดียว
ดังนั้นสิ่งสำคัญต่อการประกอบธุรกิจหรือบริหารโครงการนั้น นอกจากจะมีการเลือกดำเนินงาน หรือกิจการที่ถนัดแล้ว จุดสำคัญก็คือการวางแผน เพื่อวางแนวทางการทำงานของธุรกิจหรือโครงการนั้น ๆ ไปพร้อมกันด้วย เชื่อแน่ว่าทุกท่านก็ต้องเคยวางแผนให้กับชีวิตของตนเอง ง่าย ๆ เช่น วันนี้จะทำอะไร ตื่นนอน กินข้าว ไปทำงาน แวะซื้อของ เสร็จไปหนึ่งวัน นี่ก็เป็นการวางแผนซึ่งไม่ใช่เรื่องยุ่งยากแต่ประการใด แต่ในการประกอบธุรกิจหรือบริหารโครงการนั้นความยากของการวางแผน กลับมาตกอยู่ที่ความละเอียดและรอบคอบต่อการคิดแผนที่ครอบคลุมในทุก ๆ ด้านของกิจการหรือโครงการ ที่จำเป็นต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ ผลกระทบที่เกิดขึ้น แนวทางสำหรับการแก้ปัญหา หรือกำหนดตัวผู้รับผิดชอบ ซึ่งถือเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องใช้ทั้งสมองและหลักการทางด้านทฤษฎีเข้ามาประกอบกัน
ความล้มเหลวของโครงการ คือการวางแผนที่ล้มเหลว
เคยมีคำกล่าวที่บอกว่า "ความล้มเหลวของโครงการ คือ การวางแผนที่ล้มเหลว" ซึ่งถือเป็นคำกล่าวที่ฟันธงได้เลยว่า หากคุณอยากจะประสบความสำเร็จในการดำเนินงานของโครงการต่าง ๆ สิ่งแรกที่จะบ่งบอกได้ว่าโครงการจะต้องม้วนเสื่อกลับบ้าน หรือดำเนินการต่อไปก็คือ การวางแผน เพราะการวางแผน เป็นสิ่งที่บ่งชี้ถึงการปฏิบัติ หรือแนวทางที่จะพุ่งเป้าไปสู่ความสำเร็จของโครงการ หลาย ๆ โครงการที่ไม่มีการวางแผนที่ดี เมื่อดำเนินการไปก็จะพบกับความบกพร่องหรือช่องโหว่ในการทำงาน ซึ่งอาจนำไปสู่ความล้มเหลวได้หากไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
เพราะฉะนั้นการวางแผนที่ดี จึงถือเป็นความสำเร็จเกินครึ่งของโครงการ แล้วอะไรหละที่เป็นสิ่งที่บ่งชี้ว่าการวางแผนของเรานั้นดีหรือถูกต้องแล้ว
5 คุณลักษณะของแผนที่ดี
ว่ากันตามพื้นฐานทั่วไป หากเราต้องการที่จะรู้ว่าแผนที่วางไว้นั้นดีหรือไม่ ก็จะต้องพิจารณาถึง 5 คุณลักษณะดังต่อไปนี้
1. แผนต้องมีความจำเพาะเจาะจง
2. แผนต้องสามารถประเมินผลเป็นตัวเลขได้
3. แผนต้องเป็นที่ยอมรับขององค์กร
4. แผนต้องมีแนวโน้มของความสำเร็จ
5. แผนต้องมีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน
* แผนต้องมีความจำเพาะเจาะจง
ความจำเพราะเจาะจงในที่นี้หมายถึง ความสามารถของแผนที่กำหนดขึ้นสำหรับโครงการนั้น สามารถที่จะแจกแจงการปฏิบัติงานของโครงการได้อย่างเจาะจงหรือไม่ เช่น โครงการจัดสัมมนา ควรมีการวางแผนตั้งแต่การกำหนดวัน, กำหนดสถานที่จัดประชุม, กำหนดผู้ดำเนินการ, วิทยากร, คณะทำงาน, การจัดเอกสาร, หนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา, จัดสรรงบประมาณ, การจัดรายการอาหาร ฯลฯ ซึ่งถือเป็นเรื่องที่จะต้องพิจารณาอันดับแรกของแผน เพราะหากไม่มีการระบุให้เฉพาะเจาะจงลงไปตรงตามรูปแบบและลักษณะของโครงการเราก็อาจมองข้ามปัญหาที่ยากต่อการแก้ไขหากดำเนินการตามแผนที่ไม่รัดกุม
* แผนต้องสามารถประเมินผลเป็นตัวเลขได้
แผนที่ดีจะต้องสามารถประเมินหรือวัดค่าของงานต่าง ๆ ออกมาได้ เช่น การดำเนินการของโครงการแบ่งเป็น 4 ช่วง ช่วงแรกของการดำเนินการคิดเป็น 20 % ช่วงที่ 2 คิดเป็น 50 % ช่วงที่ 3 คิดเป็น 75 % และช่วงสุดท้ายคิดเป็น 100 % หากเริ่มปฏิบัติงานตามแผนจริง แล้ววัดค่าของการดำเนินงานได้ตามเปอร์เซ็นต์ที่กำหนด ก็เชื่อได้ว่ามีการวางแผนไปในทิศทางที่ถูกต้อง
* แผนต้องเป็นที่ยอมรับขององค์กร
แผนที่วางไว้สำหรับโครงการนั้น ถึงแม้จะเลิศหรูเพียงใด แต่หากขาดการยอมรับจากองค์กรก็ถือเป็นแผนที่ไม่ดีขึ้นมาได้เช่นกัน สำหรับการยอมรับหรือไม่ยอมรับขององค์กรนั้น นอกจากจะเป็นเรื่องการตัดสินใจของคณะผู้บริหารและทีมงานแล้ว ยังเกี่ยวเนื่องกับผู้วางแผนโดยตรง ในการอธิบายถึงวิธีการและรูปแบบของแผนต้องชัดเจนแจ่มแจ้ง เพื่อให้องค์กรนั้นเกิดความเข้าใจและยอมรับโครงการนั้น ๆ ผู้วางแผนโครงการจะต้องให้ความสำคัญต่อการอธิบายถึงแผนการด้วย การนำเสนอต่อบอร์ดหรือที่ประชุมด้วยเทคนิคและข้อมูลที่พรั่งพร้อม เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของผู้บริหารระดับสูงและแจกแจงงานต่อผู้ร่วมทีมที่มีหน้าที่รับผิดชอบให้เข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่เพื่อเกิดความเข้าใจในงานและยอมรับแผนการทำงาน
* แผนต้องมีแนวโน้มของความสำเร็จ
โครงการต่าง ๆ โดยหลักจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายของโครงการไว้ตั้งแต่แรกเริ่ม เพราะฉะนั้นแผนที่ดีจะต้องมีแนวโน้มมุ่งไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ เช่น การจะรณรงค์ให้ผู้ใช้รถใช้ถนนนั้นขับรถด้วยความระมัดระวัง ก็จะต้องวางแผนทั้งการรณรงค์ทางสื่อต่าง ๆ เช่น ประกาศทางโทรทัศน์ วิทยุ เดินรณรงค์อย่างต่อเนื่องและชัดเจน หรือหากดำเนินธุรกิจด้านการผลิตสินค้าเพื่อส่งออกต่างประเทศ ก็จะต้องมีแผนการดำเนินการ ระบุกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการจัดส่งสินค้าว่าสามารถดำเนินการได้หรือไม่ เพราะหากเราเพียงแค่วางแผนแล้วพบว่า จะไม่ประสบผลสำเร็จ ก็อาจจะพักหรือยกเลิกโครงการนั้นไปก่อน
แต่จริง ๆ แล้วในปัจจุบันนี้ บ่อยครั้งเรื่องที่คาดการณ์หรือวางแผนไว้ว่าดี ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจตรงกันข้าม เช่น หวังจะเลี้ยงไก่เพื่อส่งออกทำเงิน แต่ปรากฏว่าเจอสถานการณ์ของโรคระบาดก็ทำเอาเจ๊งไปง่าย ๆ หรือ นั่งถักทอกระเป๋า ตะกร้า กระบุง ที่บ้านวันดีคืนดีก็สามารถส่งออกขายต่างประเทศได้กำไรเข้ามามากมาย ซึ่งถือเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้กับทุกโครงการ แต่อย่างไรก็ตามการวางแผนที่มุ่งถึงแนวโน้มของความสำเร็จ ก็ยังเป็นแนวทางของแผนที่ดีที่ทุกโครงการจะต้องพิจารณา
* แผนต้องมีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน
โครงการต่าง ๆ นั้นจะต้องมีวงจรชีวิตของโครงการ คือ มีเริ่มและมีจบ เพราะฉะนั้นในช่วงอายุของโครงการจะต้องมีการวางแผนที่กำหนดเวลาอย่างชัดเจน แผนที่ดีจะต้องบอกได้ว่าจะเริ่มต้นงานในช่วงเวลาใดเสร็จสิ้นงานในเวลาใด ช่วงใดของโครงการที่จะเป็นช่วงเริ่ม ช่วงดำเนินการ ช่วงตรวจสอบ และช่วงสรุปผล การกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนนี้ นอกจากจะส่งผลให้ทราบถึงการดำเนินการของโครงการที่เป็นระบบ ยังเป็นการแจกแจงงานให้ผู้ร่วมงานนั้น สามารถปฏิบัติงานได้อย่างตรงตามเวลาและตรงเป้าหมายของแผน หลายโครงการที่ไม่มีการระบุเวลาที่แน่ชัดของช่วงการทำงานจะพบว่า โครงการนั้นเสร็จล่าช้าไปกว่ากำหนดก่อให้เกิดความเสียหายต่อผู้ประกอบธุรกิจมานับไม่ถ้วน เพราะหากมีการวางแผนกำหนดเวลาที่ชัดเจน งานในช่วงใดที่ต้องใช้เวลาและความสามารถสูงก็จะทำให้เราสามารถลดเวลาของการทำงานในช่วงอื่นมาเพิ่มเติมและจัดวางแผนการปฏิบัติงานให้เสร็จตามอายุของโครงการได้
แนวคิดหลักในการวางแผน
จากคุณลักษณะข้างต้น ถือเป็นลักษณะหลัก ๆ ของแผนที่จะพึงเป็น เพื่อให้แผนนั้นมีลักษณะดังกล่าว ผู้ออกแบบแผนหรือวางแผนของโครงการจะต้องมีแนวคิดหลักเกี่ยวกับการวางแผนดังนี้
พิจารณาเลือกแนวทางที่ดีที่สุด: สิ่งจำเป็นอย่างยิ่งของการวางแผนจะต้องมีการกำหนดแนวทางหลาย ๆ ทางและเลือกวิธีที่ดีที่สุดก่อนการดำเนินการจริง
วิเคราะห์งานที่เกิดในโครงการ: การวิเคราะห์งานทั้งหมดของโครงการเพื่อที่จะสามารถมองเห็นจุดเด่น และจุดด้อยของงานที่จะส่งผลต่อโครงการ
มองทะลุถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น: การทำงานต่าง ๆ นั้นต้องมีอุปสรรค ซึ่งจะต้องมีการมองให้เห็นถึงปัญหาที่สามารถเกิดขึ้นกับโครงการนั้นแล้วออกแบบหรือวางแผนที่สามารถแก้ไขไว้ล่วงหน้า หากเกิดเหตุการณ์หรือปัญหานั้น ๆ ขึ้นจริง
หลีกเลี่ยงการวางแผนที่มองโลกในแง่ดี: ถึงแม้ว่าการมองโลกในแง่ดีจะเป็นสิ่งที่ดีและสดใส แต่ในด้านการวางแผนนั้น หากมีการวางแผนโดยคิดเพียงแต่สิ่งดี ๆ ที่จะเกิดขึ้นกับแผนงาน ก็ไม่นับเป็นการวางแผนที่ดี
กำหนดแผนที่เป็นเหตุเป็นผล: บ่อยครั้งที่การวางแผนนั้นจะมีแนวคิดมาจากบุคคลเดียวหรือผู้ที่มีศักยภาพในการวางแผน ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติที่อาจกำหนดการทำงานที่หนักหรือเบาไม่เท่ากัน การวางแผนในลักษณะนี้จะต้องมีเหตุมีผลของการางแผนว่าเพราะเหตุใด งานในตำแหน่งต่าง ๆ จึงมากน้อยต่างกันเพื่อไม่ให้เกิดการต่อต้านต่อแผนการทำงาน
ระดมความคิดจากผู้ชำนาญการ: ในการวางแผนสำหรับโครงการนั้น หากมีการร่วมกันปรึกษาถึงแนวทางในการออกแบบจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในด้านต่าง ๆ จะเป็นการดีมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในการกำหนดวัตถุประสงค์หลักของงานต่าง ๆ ซึ่งถือเป็นหัวใจหลักของโครงการ
วางแผนนำเสนอด้วยสื่อต่าง ๆ: ทุกครั้งที่มีการอภิปรายถึงการวางแผนในโครงการต่าง ๆ จะต้องจัดงานให้อยู่ในรูปแบบของกราฟ หรือแผนผังและต้องมีการอธิบายรายละเอียดของงานหรือกิจกรรม ที่เกิดขึ้นให้สามารถเข้าใจได้ง่ายไม่ไขว้เขว
กำหนดแผนที่ทีมสามารปฏิบัติได้: ในการกำหนดหรือวางแผนนั้น หากกำหนดแผนไว้ยากต่อการปฏิบัติหรือทีมทำงาน ก็ควรปรับเปลี่ยนให้เข้ากับความสามารถ สาเหตุก็เนื่องมาจากความขาดแคลนในด้านทรัพยากรบุคคล เพราะฉะนั้นการปรับแผนที่เหมาะสมไม่สูงเกินความสามารถจึงเป็นเรื่องที่ควรกระทำมากกว่าการเฟ้นหามืออาชีพ ซึ่งถือเป็นเรื่องยากต่อองค์กรที่จำกัดในด้านบุคลากร
กำหนดแผนด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง: การวางแผนนั้น เราสามารถที่จะออกแบบได้หลากหลายแนวทาง แต่การที่จะกำหนดว่าจะใช้แผนใดนั้นจะต้องพิจารณาประกอบกับข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำเป็นหลัก โดยเฉพาะในยุคปัจจุบัน ผู้ที่มีข้อมูลที่ถูกต้องอยู่ในมือ มักจะเป็นผู้ที่ประสบความสำเร็จในการทำงานหรือธุรกิจต่าง ๆ มากที่สุด
ข้อคำนึงอื่น ๆ: นอกจากที่กล่าวทั้งหมด การวางแผนยังต้องคำนึงถึงรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจส่งผลเกี่ยวข้องกับการวางแผนด้วย เช่น ข้อจำกัดด้านเวลา ข้อกำหนดของแผนที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ การจัดสรรงาน ความครอบคลุมของโครงการ ฯลฯ เพื่อที่จะให้แผนนั้นมีความรัดกุมและเหมาะต่อโครงการมากที่สุด
เทคนิคในการวางแผน
ในการวางแผนนั้น นอกจากที่จะใช้แนวทางจากแนวคิดหลักในเบื้องต้น ยังต้องผสมผสานไปกับความชำนาญและประสบการณ์ของผู้วางแผน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ออกแบบ และสามารถถ่ายทอดแผนที่กำหนดขึ้นมาให้ผู้ร่วมทีมสามารถเข้าใจและรับงานไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
สำหรับเครื่องมือที่ถือเป็นเทคนิคหลักในการออกแบบการวางแผน โดยส่วนใหญ่ก็จะต้องใช้แผนภูมิ ผังงาน ตารางงาน ซึ่งมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของการเก็บข้อมูลงานประเภทต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์งาน การจัดกระบวนการงาน การมอบหมายงาน หรือแม้กระทั่งการนำเสนอและใช้ในการควบคุม การทำงานให้ตรงตามแผนได้อย่างดีเยี่ยม
สำหรับเทคนิคที่จะช่วยให้การวางแผนนั้นสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการจะต้องมีการจัดลำดับของการทำงานดังต่อไปนี้
* วิเคราะห์และแยกแยะงานทั้งหมดของโครงการ
* ปรับโครงสร้างการจำแนกงาน
* ลงรายละเอียดข้อมูลในแผนภูมิการทำงาน
* จัดลำดับงานสำหรับแผนปฏิบัติการ
การวิเคราะห์และแยกแยะงานของโครงการ
อันดับแรกสุดในกระบวนการวางแผนนั้นจะต้องมีการกำหนดงานที่จะเกิดขึ้นในโครงการให้เด่นชัดก่อน เพื่อที่เราจะสามารถแยกแยะหรือจัดกระบวนการของงานได้ โดยส่วนใหญ่การวิเคราะห์งานที่จะต้องปฏิบัตินั้น ควรที่จะมีการระดมความคิดจากผู้เชี่ยวชาญหลาย ๆ ด้านที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะครอบคลุมงานทุกด้านของโครงการ และเป็นที่ยอมรับในทุกส่วน ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า องค์กร หรือผู้ร่วมงาน
สำหรับการวิเคราะห์และแยกแยะลักษณะของงานในแต่ละโครงการนั้น จะต้องคำนึงถึงข้อกำหนดและขอบเขตที่ตั้งไว้ด้วย เช่น ข้อกำหนดด้านเวลา ข้อกำหนดด้านงบประมาณ ข้อกำหนดด้านบุคลากร ฯลฯ ซึ่งจะเป็นกรอบที่กั้น ความคิดของการกำหนดงานที่หลากหลายออกไป ให้อยู่ในเป้าหมายของโครงการมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่าง องค์กรมีการผลิตสินค้าสำหรับสุภาพสตรีขึ้นมา และต้องการสำรวจความคิดเห็นของผู้ที่ใช้ผลิตภัณฑ์ในชื่อโครงการ สำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ทางด้านความงามกำหนดงบประมาณในการดำเนินการ 50,000 บาท ภายในระยะเวลา 1 เดือน
งานที่จะเกิดขึ้นในโครงการนี้ ก็คือ การสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรี ซึ่งต้องมี
* การออกแบบสอบถาม
* การเก็บข้อมูลกลุ่มตัวอย่าง
* การวิเคราะห์ข้อมูล
* การนำเสนอ
ทั้ง 4 งานนี้ถือเป็นงานหลักที่ต้องเกิดขึ้น แต่เราจะต้องลงลึกไปในรายละเอียดของแต่ละส่วน โดยคำนึงถึงข้อจำกัดที่ว่ามีงบประมาณสำหรับการดำเนินการ 50,000 บาท ภายในระยะเวลา 1 เดือน ทำให้ไม่สามารถที่จะกำหนดงานที่มากมาย เนื่องจากอาจไม่ทันตามกำหนด และเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณที่ได้รับ
เพราะฉะนั้นในการแยกแยะงานของโครงการนี้ เราอาจกำหนดขั้นตอนของการออกแบบสอบถามซึ่งต้องระดมความคิดในการออกแบบสอบถามอาจใช้งบประมาณ 5,000 บาท ในเวลา 5 วัน การเก็บข้อมูลใช้งบประมาณ 15,000 บาท ภายใน 11 วัน การวิเคราะห์ข้อมูล 4 วัน งบประมาณ 20,000 บาท และสุดท้ายกับการนำเสนอข้อมูล ทั้ง 4 ประเด็นนี้เป็นเพียงงานหลักของโครงการ แต่ภายใต้งานหลักเหล่านี้ยังต้องมีการวิเคราะห์งานย่อย ๆ ในสายงานลงไปอีกว่า แต่ละงานที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละหัวข้อนั้นมีอะไรบ้าง เช่น งานในด้านการออกแบบสอบถาม จะต้องมีการออกแบบ วิเคราะห์ความต้องการของเป้าหมายและปรับปรุงในเวลาที่กำหนด จะต้องมีใครหรือใช้อุปกรณ์ใดประกอบการทำงาน เป็นต้น
การปรับโครงสร้างจำแนกงาน
จากขั้นตอนที่ผ่านมา เมื่อมีการวิเคราะห์และแยกแยะงานออกเป็นแต่ละส่วน เราจะเห็นว่าข้อมูลนั้นมากมาย แต่ไม่สามารถพิจารณาว่ามีแผนของการทำงานเริ่มจากจุดใด ไปจบที่จุดใด ทำงานไปในทิศทางใด เนื่องจากเป็นการนำเสนอข้อมูลที่วิเคราะห์ขึ้นมาได้ทั้งหมด
เพื่อให้เห็นถึงโครงสร้างของงานที่ชัดเจน จะต้องนำเอาข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการวิเคราะห์งานมาจัดในรูปแบบของโครงสร้างการจำแนกงาน ซึ่งมีลักษณะของแผนภาพที่อธิบายถึงงานและหน้าที่ตลอดจนผู้รับผิดชอบในสายการปฏิบัติงาน
รูปที่ 1 แผนภาพโครงสร้างการจำแนกงานการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม
จากรูปที่ 1 เป็นแผนภาพโครงสร้างการจำแนกงาน ที่ได้มีการแยกแยะงานออกเป็นส่วนต่าง ๆ ลักษณะของแผนภาพจะเป็นการระบุถึงงานต่าง ๆ ของโครงการ โดยเริ่มกำหนดเป้าหมายที่ต้องการไว้ในระดับบนสุด ซึ่งก็คือ ระดับ 0 เป็นการสำรวจความคิดเป็นของสุภาพสตรีที่มีต่อผลิตภัณฑ์เสริมความงาม จากนั้นจะมีการแบ่งแยกงานที่ทำออกเป็น 2 รายการหลัก ที่ระดับ 1 คือ งานทางด้านแบบสอบถาม และงานด้านการรายงาน หากมีงานที่สามารถแยกย่อยออกมาได้อีก จะถูกกำหนดระดับเป็นระดับ 2 สำหรับงานในระดับนี้ จากตัวอย่างก็คือ การออกแบบสอบถาม กับการเก็บข้อมูลในด้านของแบบสอบถาม
ส่วนด้านการรายงาน จะประกอบไปด้วยงานทางด้านโปรแกรมกับรายงาน จะเห็นได้ว่า เมื่อนำข้อมูลด้านการปฏิบัติงานมาเขียนในรูปแบบของโครงสร้างการจำแนกงาน จะช่วยให้เราทราบถึง กระบวนการหรือโครงสร้างของงานที่เป็นภาพรวมทั้งหมด หากมีจุดใดที่ต้องการกำหนด หรือควบคุมในด้านงบประมาณ หรือการสลับสับเปลี่ยนตำแหน่งงานก็สามารถทำได้โดยง่าย
นอกจากนี้ในแผนภาพของโครงสร้างจำแนกงาน ยังสามารถที่จะระบุรายละเอียดของงานอย่างคร่าว ๆ เพื่อที่จะได้ทราบถึงลักษณะของการปฏิบัติงาน เช่น ในงานของการออกแบบนั้น ในหน้าที่ก็คือ การกำหนดข้อมูลที่ต้องการทราบจากผู้บริโภค พัฒนาการทดสอบข้อมูล ในด้านของการรายงาน เมื่อปฏิบัติหน้าที่ในส่วนของการรายงาน ก็จะต้องทำการป้อนข้อมูลจากแบบสอบถาม ซึ่งนำไปประมวลผลในโปรแกรมที่จัดเตรียมไว้ พร้อมกันนี้ก็จะต้องจัดเตรียมเอกสารรายงานต่าง ๆ เพื่อที่จะนำเสนอต่อไป
การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน
จากโครงสร้างจำแนกงาน ถึงแม้จะช่วยให้เราทราบถึงภาพรวมของงานของโครงการที่เข้าใจง่าย แต่ก็ยังต้องมีการปรับรายละเอียดของการนำเสนอที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในรายละเอียดของงานและผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ยังต้องมีการแสดงถึงกำหนดของเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้วยจึงจะทำให้การวางแผนนั้นแสดงรายละเอียดได้อย่างครบถ้วน
ดังนั้น การลงรายละเอียดจะอาศัยข้อมูลที่กำหนดจากโครงสร้างจำแนกงาน มาจัดรูปแบบของการนำเสนอใหม่ ให้ประกอบไปด้วย ลักษณะการทำงานของผู้รับผิดชอบ และระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานต่าง ๆ โดยจะได้แนะนำถึง
1. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบเมตริกซ์
2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์
* การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบเมตริกซ์
แผนภูมิแบบเมตริกซ์นั้น เป็นแผนภูมิที่มีลักษณะของแถบรายการของการนำเอาผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ของโครงการ มาจัดแสดงควบคู่กับงานที่ได้มีการจำแนกไว้ในโครงสร้างของโครงการดังรูปที่ 2
รูปที่ 2 แผนภูมิแบบเมตริกซ์ของการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม
จากรูปที่ 2 เป็นแผนภูมิแบบเมตริกซ์ของโครงการ ซึ่งประกอบไปด้วย ผู้รับผิดชอบงานต่าง ๆ ในหน้าที่ควบคู่กับหัวข้องานจากโครงสร้างแบบจำแนก การลงข้อมูลของตารางนั้นจะใช้วิธีการระบุสัญลักษณ์ ซึ่งอาจเป็นตัวอักษรหรือสัญลักษณ์ก็ได้ตามแต่การวางแบบขององค์กร แต่โดยจุดประสงค์หลักจะต้องมีการระบุถึงผู้รับผิดชอบ ซึ่งจากตัวอย่างนี้ กำหนด แทนผู้รับผิดชอบหลักและ แทนผู้สนับสนุน ในจุดใดที่ไม่มีการระบุสัญลักษณ์จะหมายถึง ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ
ในการอ่านรายละเอียดของแผนภูมิ จะเห็นว่า ดนุพลมีหน้าที่หลักในการรับผิดชอบงานที่ 2 และ 2.2 ซึ่งก็คือการรายงานและการจัดเตรียมรายงาน นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ที่ต้องคอยสนับสนุนงาน 1.0 แบบสอบถาม ที่มี นพวรรณ เป็นผู้รับผิดชอบหลัก
นับได้ว่าเป็นข้อดีอย่างยิ่งหากองค์กรกำหนดการวางแผนในรูปแบบของเมตริกซ์ ซึ่งนอกจากจะเป็นการระบุถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลแล้วนั้น ยังแสดงถึงความเกี่ยวเนื่องของการรับผิดชอบงานร่วมกันในหน้าที่ของผู้สนับสนุน โดยนำมาแสดงในแผนภูมิเมตริกซ์ หากงานในส่วนใดเกิดความขัดข้องหรือเสียหาย ผู้วางแผนก็สามารถที่จะเรียกผู้รับผิดชอบทั้งโดยตรงและผู้สนับสนุนทั้งทีมมาสอบถามเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงที
* การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์
แผนภูมิแบบแกนต์ เป็นแผนภูมิที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากมีการลงรายละเอียดที่ง่าย และสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว โดยรูปแบบของแผนภูมิก็จะประกอบไปด้วย ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานที่ต้องปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลาของการดำเนินการ ดังนั้นก่อนที่จะมีการเขียนแผนภูมิแบบแกนต์ขึ้นมาสำหรับการวางแผนจะต้อง กำหนดงานหรือกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติให้ได้ก่อน พร้อมทั้งระบุระยะเวลาของงาน เช่น จากโครงการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม สามารถระบุรายละเอียดลงในแผนภูมิแบบแกนต์ได้ดังรูปที่ 3
รูปที่ 3 แผนภูมิแบบแกนต์ของการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม
จากรูปที่ 3 เป็นการแสดงรายละเอียดที่บ่งบอกให้ทราบถึง
การดำเนินการ: แสดงรายการของกิจกรรมหรืองานที่ต้องปฏิบัติในโครงการ การลงข้อมูลในแผนภูมิจะต้องลงรายละเอียดในส่วนนี้ให้ครบถ้วนก่อน เพื่อที่จะได้พิจารณาการจัดเวลา โดยรวมให้เห็นเด่นชัด ก่อนที่จะระบุรายละเอียดจริง เช่น มีงานทั้งหมด 13 งาน แต่ภายในระยะเวลา 30 วัน งานในลำดับที่ 8 ควรที่จะใช้เวลามากเนื่องจากต้องออกเก็บข้อมูล ก็สามารถกำหนดระยะเวลาก่อนได้
ผู้รับผิดชอบ: ระบุถึงผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในงานต่าง ๆ
ระยะเวลา: แสดงระยะเวลาทั้งหมดของโครงการหรืออายุของโครงการ
เมื่อต้องการระบุรายละเอียดของเวลาที่ใช้ไปในการปฏิบัติงาน ก็ใช้การลากเส้นให้สัมพันธ์กันกับเวลาที่ได้กำหนดให้งานแต่ละงาน โดยรายละเอียดของเส้นก็จะบอกให้เราทราบถึงการเริ่มต้นของงานและสิ้นสุด ใช้เวลาไปมากน้อยเท่าใด เช่น ในงานที่ 6 การจัดพิมพ์แบบสอบถาม เริ่มต้นวันที่ 6 สิ้นสุดวันที่ 7 ใช้ระยะเวลาในการปฏิบัติงานทั้งสิ้น 2 วัน
แต่หากนำไปปฏิบัติจริงแผนที่กำหนดในแผนภูมิแกนต์ ก็อาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือคลาดเคลื่อนของช่วงเวลาได้ เนื่องจากอาจเกิดความล่าช้าจากการปฏิบัติงานในส่วนต่าง ๆ เช่น เครื่องถ่ายเอกสารชำรุด ทำให้ไม่สามารถได้งานในเวลาที่กำหนด
โดยทั่วไปการจัดทำข้อมูลลงแผนภูมิแกนต์นั้น นอกจากจะใช้วิธีการจัดทำด้วยมือ เรายังสามารถที่จะใช้โปรแกรมเฉพาะด้านของการจัดสร้าง เช่น Microsoft Project
Microsoft Project เป็นเครื่องมือในการลงรายละเอียดและข้อมูล ซึ่งนอกจากจะใช้งานในแผนภูมิแกนต์ ยังสามารถที่จะแสดงรูปแบบของการวางแผนงานในแผนภูมิ อื่น ๆ ได้ดี
การจัดลำดับงานของแผนปฏิบัติการ
แผนปฏิบัติการที่ได้มีการจัดในรูปแบบของแผนภูมิทั้งแบบเมตริกซ์และแบบแกนต์ ถือเป็นรูปแบบที่อธิบายรายละเอียดของงาน เวลา และผู้รับผิดชอบอย่างดียิ่ง แต่หากต้องการที่จะเห็นถึงการลำดับขั้นตอนของการทำงานที่เป็นภาพรวมทั้งหมด ว่ามีวิธีการดำเนินการไปในทิศทางใด หรือจากจุดการทำงานหนึ่งแล้วไปยังจุดการทำงานหนึ่ง เราจะต้องมาจัดแผนปฏิบัติการนั้นให้อยู่ในรูปแบบของผังงานแบบเครือข่าย
ลักษณะผังงานแบบเครือข่าย
ผังงานแบบเครือข่าย เป็นผังงานที่ใช้ในการแสดงการจัดระบบของการปฏิบัติงาน บอกให้ทราบถึงขั้นตอนจากงานหนึ่งไปสู่งานหนึ่ง หรือหลาย ๆ งาน รูปแบบที่ใช้กันโดยทั่วไป แบ่งเป็น
1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง
2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร
* ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง
รูปแบบผังงานเครือข่ายแบบกล่อง จะเป็นการระบุถึงกิจกรรมหรืองานที่ต้องปฏิบัติในกรอบสี่เหลี่ยมดังรูป
ลักษณะของข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในกล่องจะต้องประกอบไปด้วย คำอธิบายลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติ ซึ่งก็คือ "การรวบรวมสมาชิก" ส่วนตัวเลขที่อยู่ในกรอบเล็ก จะบอกให้ทราบถึงลำดับขั้นของการปฏิบัติงาน เป็นลำดับที่ 7 โดยที่กล่อง 1 กล่องจะเป็นการเก็บข้อมูลของการปฏิบัติงานเพียง 1 งานเท่านั้น แต่หากมีงานที่ต้องปฏิบัติอีกหลาย ๆ งาน ก็จะใช้การเขียนรายละเอียดของงานและลำดับการทำงานเป็นแต่ละส่วน หากงานนั้นมีความสัมพันธ์กัน ก็จะใช้การเชื่อมโยงความสัมพันธ์ด้วยลูกศร เช่น เริ่มต้นการทำงานด้วยการล้างรถ แต่งานจะสำเร็จหรือสิ้นสุดก็ต่อเมื่อได้มีการเช็ดรถให้แห้ง ดังรูป
นอกจากนี้หากมีกิจกรรมหรืองานที่ต้องปฏิบัติควบคู่กัน เราก็สามารถเขียนผังงานเครือข่ายแบบกล่องที่ควบคู่กันไป ซึ่งจะหมายความว่า ก่อนที่จะเกิดงานต่อไปจะต้องปฏิบัติงานนี้ก่อน หรืองานนี้จะสำเร็จได้ต้องปฏิบัติงานทั้งคู่ก่อน ดังรูป
จากผังงานเครือข่ายแบบกล่อง จะแสดงให้เราทราบถึงการปฏิบัติงานในการออกร้านหรือจัดบูธสินค้า โดยเริ่มจากการรวบรวมสมาชิก และจัดซื้ออุปกรณ์ จากนั้นจึงจะสามารถสร้างบูธ แล้วดำเนินการตกแต่ง และงานจะเสร็จสิ้นก็ต่อเมื่อได้มีการรื้อถอนบูธและจัดการเก็บกวาดทำความสะอาดพื้นที่
* ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร
รูปแบบของผังงานเครือข่ายแบบลูกศร จะแสดงรูปแบบของการปฏิบัติงานโดยใช้ลูกศรเป็นเครื่องมือในการชี้ทิศทางของการทำงาน และเขียนกิจกรรมหรืองานกำกับไว้ที่เส้น ดังรูป
ลักษณะของลูกศร 1 เส้น จะใช้ในการแสดงกิจกรรมหรืองาน เพียง 1 อย่าง โดยกำหนดจุดเริ่มต้นที่ท้ายลูกศร, จุดสิ้นสุดหรือการทำงานต่อไปที่ตำแหน่งการชี้ของหัวลูกศร สำหรับการกำหนดความลาดเอียงหรือความยาวของลูกศรนั้นไม่มีผลหรือบ่งบอกถึงระยะเวลาดังเช่น แผนภูมิแกนต์ เป็นเพียงแค่การเชื่อมโยงให้เหมาะสมกับทิศทางหรือสายงานเท่านั้น
ในกรณีที่มีกิจกรรมหรืองานที่มากกว่าหนึ่ง จะต้องมีการเพิ่มลำดับของการทำงานขึ้นมาโดยจะจัดการเขียนให้อยู่ในรูปแบบของตัวเลขภายในเส้นวงกลม จัดวางไว้ที่ตำแหน่งเริ่มหรือทางด้านเส้นของลูกศรที่ไม่ใช่หัวลูกศร ตัวเลขที่ระบุนั้นจะบอกให้ทราบว่าเป็นงานในลำดับที่เท่าไหร่ แต่ไม่ได้หมายถึงจำนวนของกิจกรรมหรืองาน เช่น จากการทำงานเช็ดและล้างรถ เป็นการทำงานแบบลำดับและมีความสัมพันธ์กันในงานทั้งคู่ หากเขียนในรูปแบบของผังงานเครือข่ายแบบลูกศร แสดงได้ดังนี้
การเริ่มต้นของงานจะเริ่มจากจุดด้านปลายลูกศร ซึ่งเรียกว่า เป็นงานก่อนหน้า และจุดด้านหัวลูกศร จะเป็นการเสร็จสิ้นของงาน เช่น การทำงานก่อนหน้าการล้างรถ ที่เริ่มจากจุดของหมายเลข 1 นั้นไม่มี แต่จะจบการทำงานนี้ในจุดที่ 2 จากนั้นเริ่มการทำงาน เช็ดรถ ซึ่งเริ่มจากจุดที่ 2 และเสร็จสิ้นในจุดที่ 3 ซึ่งหมายความว่า การล้างรถคืองานก่อนหน้าของการเช็ดรถ ซึ่งต้องปฏิบัติให้เสร็จก่อนมิฉะนั้นจะไม่สามารถปฏิบัติงานในการเช็ดรถได้
และจากการทำงานของการออกบูธสินค้า เราสามารถนำมาเขียนในรูปแบบผังงานเครือข่ายแบบลูกศรได้ดังรูป
และจากตัวอย่างของโครงการเราสามารถที่จะแสดงถึงรูปแบบของการวางแผนให้กับผังงานเครือข่ายแบบกล่องและแบบลูกศรได้ดังนี้
รูปที่ 5 ผังงานระบบเครือข่ายของโครงการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม (แสดงในรูปแบบกล่อง)
จากรูปที่ 5 เป็นการเขียนงานหรือกิจกรรมของโครงการให้อยู่ในรูปแบบของผังงานที่มีการเพิ่มลำดับงานและผู้รับผิดชอบเข้าไปเพื่อระบุรายละเอียดที่ชัดเจนและจำเป็นต่อการติดตามงาน
รูปที่ 6 ผังงานระบบเครือข่ายของโครงการสำรวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม (แสดงในรูปแบบลูกศร)
จากรูปที่ 6 แสดงถึงการจัดวางระบบในรูปแบบเครือข่ายที่ใช้การนำเสนอแบบลูกศร ในจุดที่มีการแสดงแบบเส้นประ จะหมายถึงการดำเนินงานหรือกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นนี้ จะต้องมีการทำงานที่ควบคู่กันของงานก่อนหน้า เช่น ก่อนที่จะออกไปเก็บข้อมูลนั้น จะต้องมีการตระเตรียมเอกสาร หรือแบบสำรวจให้พร้อมร่วมกับการระบุกลุ่มตัวอย่าง หรือ สถานที่ๆ ต้องการไปเก็บข้อมูลให้แน่ชัดก่อนนั่นเอง
จากแนวทางและเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการวางแผนการปฏิบัติงานของโครงการนั้น มีหลากหลายรูปแบบโดยที่ผู้วางแผนสามารถเลือกหรือนำเอาเทคนิคต่าง ๆ ไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของงานหรือโครงการได้ เพราะโครงการแต่ละโครงการนั้นมีรายละเอียดของการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันไป อันเนื่องมาจากข้อจำกัดขององค์ประกอบ ไม่ว่าจะเป็นทางด้านงบประมาณ ด้านบุคลากร ทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ
เพราะฉะนั้นการเลือกเอาเทคนิคทั้งหมดไปใช้ในการวางแผนให้กับโครงการ หรือเลือกเอาเฉพาะบางจุดที่เหมาะกับโครงการไปใช้ในการออกแบบการวางแผนก็ไม่ใช่เรื่องที่เสียหายแต่อย่างไร เพราะสิ่งสำคัญที่สุดของการวางแผนนั้นหากมีการวางแผนโดยใช้เทคนิคที่มากมายแต่ขาดการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ ก็เป็นการยากที่จะให้โครงการนั้นประสบความสำเร็จ
สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.
ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด
Thailandindustrycom_official
