เส้นทางความก้าวหน้าในการฝึกอบรม เป็นแนวทางในการฝึกอบรมให้คนทำงานมีความรู้ ความสามารถมากเพียงพอที่จะทำงานได้ ทำงานดีขึ้นและเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้นไป
สนั่น เถาชารี
ความสำคัญของ Career Path กับ Training Road Map ที่มีต่อการบริหารบุคลากร
เส้นทางความก้าวหน้าในการฝึกอบรม (Training Road Map) เป็นแนวทางในการฝึกอบรมให้คนทำงานมีความรู้ ความสามารถมากเพียงพอที่จะทำงานได้ ทำงานดีขึ้นและเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้นไป เส้นทางความก้าวหน้าในการฝึกอบรมนี้จะช่วยให้องค์กรบริหารจัดการในการฝึกอบรมให้บุคลากรได้อย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ในขณะเดียวกันคนทำงานก็จะได้ทราบว่าตัวเองต้องมีความรู้ความสามารถอะไรบ้าง และยังทราบต่อไปอีกว่าเรื่องไหนบ้างที่ตัวเองเก่งแล้ว เรื่องไหนบ้างที่ตัวเองต้องมีการพัฒนาเพิ่ม เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่าง Career Path กับ Training Road Map อย่างชัดเจน จึงขอสรุปดังแสดงในตารางที่ 1 ข้างล่างนี้
ตารางที่ 1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง Career Path กับ Training Road Map
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพและเส้นทางความก้าวหน้าในการฝึกอบรม เป็นเครื่องมือหรือระบบในการบริหารจัดการบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถเพิ่มมากขึ้น เพื่อให้บุคลากรสามารถเติบโตและก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้
ซึ่งเครื่องมือทั้งสองนี้ควรจะนำไปใช้ควบคู่กันไป จะมีเพียงเส้นทางที่บอกเพียงหลักกิโลเมตรเหมือนแผนที่การเดินทางเพียงอย่างเดียวคงจะไม่ได้ หรือจะมีเพียงการเติมน้ำมันและตรวจเช็คสภาพรถเพียงอย่างเดียวก็ไม่ได้ เราควรจะทำทั้งสองอย่างไปพร้อม ๆ กันคือ ต้องทราบว่าเรากำลังจะเดินทางไปไหน ระยะทางเท่าไหร่ ต้องการถึงเป้าหมายในเวลาไหน ในขณะเดียวกันเราจะต้องเตรียมอะไรบ้าง เช่น ตรวจสภาพรถ เตรียมเสบียง เติมน้ำมันเมื่อไหร่บ้าง ปริมาณเท่าไหร่ จึงจะเหมาะสมกับการเดินทางในครั้งนั้น ๆ
รูปแบบการเพิ่มคุณค่าในงาน ที่นิยมใช้มี 2 รูปแบบที่แตกต่างกันตามลักษณะงานที่มอบหมายให้พนักงานรับผิดชอบ ดังต่อไปนี้คือ
1. การเพิ่มคุณค่าในงานที่มีระดับหรือค่างาน เช่นเดียวกับงานที่พนักงานได้รับมอบหมายในปัจจุบัน เป็นการเพิ่มคุณค่างานให้พนักงานได้ทำงานที่มีระดับงานที่เท่ากับงานปัจจุบัน แต่เป็นงานที่มีความหลากหลาย ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น หรือเป็นการทำงานที่ท้าทาย โดยอาจเป็นการทำงานเชิงเทคนิคมากขึ้น
2. การเพิ่มคุณค่าในงานที่มีระดับหรือค่างานสูงกว่างานที่พนักงานได้รับมอบหมายในปัจจุบัน เป็นการเพิ่มคุณค่างานโดยมอบหมายให้พนักงานทำงานในขอบเขตงานที่สูงมากขึ้นและพนักงานมีโอกาสในการตัดสินใจมากขึ้น การเพิ่มคุณค่างานลักษณะนี้เป็นการช่วยกระตุ้น ส่งเสริมให้พนักงานมีความพร้อมที่จะรับผิดชอบงานในตำแหน่งงานที่สูงขึ้นต่อไป
ขั้นตอนการเพิ่มคุณค่าในงาน มี 5 ขั้นตอนที่สำคัญดังแสดงในรูปที่ 5 ข้างล่างนี้
รูปที่ 5 แสดงขั้นตอนการเพิ่มคุณค่าในงาน
ขั้นตอนที่ 1 การสำรวจ โดยผู้บังคับบัญชาจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานมีขอบเขตความรับผิดชอบงานในปัจจุบันอะไรบ้างโดยดูจากใบพรรณนาหน้าที่งาน หรือใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) หรืออาจสอบถามจากพนักงานว่าในการทำงานปัจจุบัน อะไรจะทำให้งานมีความท้าทาย และน่าสนใจมากยิ่งขึ้น กระบวนการนี้จะทำให้ผู้บังคับบัญชาออกแบบการเพิ่มคุณค่าในงานให้พนักงานได้ถูกต้อง และเหมาะสมมากที่สุด
ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description (JD))
Job Description มีความหมายมากกว่าการบอกกล่าวว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ ทำอะไรบ้าง แต่ Job Description เปรียบเสมือนฐานรากของบ้านที่จะนำไปสู่การก่อสร้างโครงสร้างอย่างอื่นของบ้านต่อไป เช่น นำไปใช้ในการสรรหาคัดเลือก นำไปใช้ในการปรับระดับเลื่อนตำแหน่ง นำไปใช้ในการโยกย้ายบุคลากร นำไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน การพัฒนาและฝึกอบรม รวมไปถึงการนำไปใช้ในการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่
(Re-structuring) โดยที่ Job Description จะต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลของตำแหน่งงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ
• ชื่อตำแหน่งงาน ซึ่งควรจะมีทั้งชื่อที่เป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และชื่อตำแหน่งงานควรจะสอดคล้องกับลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยที่เมื่อฟังชื่อตำแหน่งงานนั้นแล้วก็พอจะคาดเดาได้ว่าตำแหน่งงานนั้นเขาทำอะไรกัน
• รหัสตำแหน่งงาน ใช้สำหรับการป้อนข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ รหัสตำแหน่งงานอาจจะประกอบด้วยระดับพนักงาน หน่วยงาน และลำดับที่ของตำแหน่งงานในหน่วยงาน เช่น รหัสตำแหน่งงาน M-FA-001 (M หมายถึง ตำแหน่งงานระดับจัดการ FA หมายถึง ฝ่ายบัญชีและการเงิน 001 หมายถึง ลำดับที่ 1 ของฝ่ายบัญชีและการเงิน)
2. งานที่รับผิดชอบ เป็นการระบุเกี่ยวกับ
• อธิบายภาพรวมของงานที่รับผิดชอบ (Overall Responsibility) ส่วนมากจะเขียนเพียงสองสามประโยคเพื่อให้ได้ใจความว่างานตำแหน่งงานนี้ทำงานด้านไหน
• งานรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) เป็นการอธิบายเป็นรายหัวข้อว่างานรับผิดชอบเน้นในเรื่องอะไรบ้าง
• กิจกรรมหลัก (Key Activities) เป็นการระบุว่างานหลักแต่ละเรื่องนั้นต้องทำกิจกรรมอะไรบ้าง
3. ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators) เป็นการกำหนดว่าจากงานหลักและกิจกรรมที่ทำนั้นองค์กรต้องการผลอะไรจากการทำงานดังกล่าว
4. ความยากหรือความท้าทายของงานนั้น (Major Challenges) เป็นการชี้ให้เห็นว่างานในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีความยากหรือความท้าทายกว่าตำแหน่งงานอื่น ๆ ในองค์กรอย่างไร เช่น ตำแหน่งงานผู้แทนขาย จะต้องเดินทางไปพบปะกับผู้คนหลายประเภท ทำงานไม่อยู่กับที่ ต้องต่อรองเรื่องผลประโยชน์กับผู้อื่นและต้องปรับตัวให้ทันกับสถานการณ์ตลอดเวลา
5. ความสามารถหลักประจำตำแหน่งงาน (Key Competencies) เป็นตัวที่วิเคราะห์มาจากความท้าทายหรือความยากของงาน เช่น ตำแหน่งงานผู้แทนขายจะต้องมีความสามารถในด้านการปรับตัว การเจรจาต่อรอง มนุษยสัมพันธ์ เป็นต้น จึงจะสามารถทำงานในตำแหน่งงานนี้ได้ เมื่อเราทราบความสามารถหลักแล้ว เราสามารถนำไปใช้ในการตั้งคำถามหรือออกแบบทดสอบเพื่อการคัดเลือกพนักงานใหม่หรือการเลื่อนตำแหน่งงานของบุคลากรภายในได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น
6. ผังการบริหารและสายการบังคับบัญชา (Organization Chart) เป็นตัวที่แสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ รายงานตรงและหรือโดยอ้อมต่อใคร มีผู้ใต้บังคับบัญชาตำแหน่งงานอะไรบ้าง แต่ละตำแหน่งงานต้องรับผิดชอบงานคร่าว ๆ อะไรบ้าง
7. อำนาจการดำเนินการ (Authorization) เป็นการระบุว่าบุคคลที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ สามารถอนุมัติอะไรได้บ้าง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการเงิน หรือการทำสัญญาข้อผูกมัดระหว่างองค์กรกับหน่วยงานภายนอกในเรื่องอะไรบ้าง และสามารถทำได้ในระดับใด
8. คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) เป็นการระบุวุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสามารถพิเศษอื่น ๆ นอกเหนือจากความสามารถหลักในข้อ 5 เช่น สามารถเดินทางไปทำงานต่างประเทศได้ เป็นต้น
จากที่กล่าวมาดังกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าสิ่งสำคัญที่สุดใน Job Description จะต้องบอกให้ได้ว่างานในตำแหน่งงานนั้น ทำอะไร สิ่งที่องค์กรคาดหวังคืออะไร งานนั้นมีความท้าทายหรือความยากอย่างไร ตำแหน่งงานนั้น ๆ อยู่ตรงไหนขององค์กร มีอำนาจอะไรบ้าง และตำแหน่งงานนั้นต้องการคนแบบไหน
ใบกำหนดหน้าที่งานแบบมูลค่าเพิ่ม (SMART JOB DESCRIPTION)
เป็นแนวทางในการกำหนดใบกำหนดหน้าที่งานให้ถูกนำไปใช้งานได้มากยิ่งขึ้น โดยมีแนวทางในการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งานแบบเก่าให้เป็นแบบ SMART JOB DESCRIPTION ดังต่อไปนี้
1. พัฒนารูปแบบและเนื้อหาของใบกำหนดหน้าที่งานให้สมบูรณ์ โดยควรจะเริ่มจากการทบทวนรูปแบบ เนื้อหาสาระของใบกำหนดหน้าที่งานก่อนว่าควรจะมีอะไรบ้าง ควรจะเริ่มต้นจากการตั้งคำถามจากคนกลุ่มต่าง ๆ ในองค์กร เช่น ผู้บริหาร ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน ผู้ดำรงตำแหน่งงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ว่ากลุ่มคนเหล่านี้เขาต้องการอะไรจากใบกำหนดหน้าที่งาน แล้วจึงค่อยนำเอาคำตอบเหล่านั้นมาออกแบบใบกำหนดหน้าที่งาน โดยองค์ประกอบสำคัญที่ควรจะมีอยู่ในใบกำหนดหน้าที่งานแบบใหม่คือ
1.1 หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ซึ่งจะต้องประกอบไปด้วยหน้าที่งานหลัก (Key Result Area) กิจกรรมหลัก (Key Activity) วัตถุประสงค์ของงาน (Objective/Expected Results) ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator)
1.2 ความท้าทาย ความเสี่ยง จุดวิกฤติ จุดควบคุมที่สำคัญหรือความยากของงาน
1.3 คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน ซึ่งนอกเหนือจากวุฒิการศึกษาและประสบการณ์แล้ว ควรจะรวมถึงความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill) ความสามารถส่วนบุคคล (Mental Ability/Personality) ด้วย
1.4 องค์ประกอบอื่น ๆ ตามความเหมาะสม เช่น การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น สายการบังคับบัญชา และอำนาจดำเนินการ
2. กำหนดแนวทางการนำใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้งานในด้านต่าง ๆ ซึ่งใบกำหนดหน้าที่งานถึงแม้ว่าจะมีรูปแบบหรือเนื้อหาที่ดีมาก แต่ถ้าขาดการเชื่อมโยงไปสู่การใช้งานในระบบต่าง ๆ แล้ว SMART JOB DESCRIPTION ก็คงจะไม่มีความหมายอะไร เพื่อให้ SMART JOB DESCRIPTION มีมูลค่าเพิ่มมากยิ่งขึ้น องค์กรควรจะกำหนดชุดของเอกสารดังต่อไปนี้ควบคู่กับใบกำหนดหน้าที่งาน
• การกำหนดผลตอบแทน (Compensation) โดยควรจะนำเอาใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้ในการประเมินค่างานเพื่อหาระดับผลตอบแทนที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งงาน
• แบบคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน โดยต้องออกแบบการคัดเลือกให้เหมาะสมกับคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงานไว้ล่วงหน้า และทุกครั้งที่มีการคัดเลือกบุคลากร กรรมการคัดเลือกจะต้องถือ JOB DESCRIPTION และแบบการคัดเลือกไปด้วยทุกครั้ง
• แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ต้องออกแบบหัวข้อการประเมินทั้งการประเมินผลของงาน และการประเมินความสามารถ (Competency) ของแต่ละตำแหน่งงานไว้ล่วงหน้า เพราะต่อไปใบประเมินผลงานจะต้องออกแบบเฉพาะตำแหน่งงาน ไม่ใช่ใช้ใบเดียวประเมินทุกตำแหน่งงาน
• เส้นทางการพัฒนาและฝึกอบรม (Training Road Map) ควรจะนำเอาความสามารถของตำแหน่งงานไปจัดทำเส้นทางความก้าวหน้าในการพัฒนาและฝึกอบรม เพื่อให้ทราบว่าเมื่อไหร่ผู้ดำรงตำแหน่งงานต้องได้รับการฝึกอบรมอะไรบ้าง และอะไรก่อน-หลัง
• เส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) โดยควรจะนำเอาใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกัน เพื่อกำหนดว่าตำแหน่งงานใดจะเติบโตขึ้นไปในตำแหน่งงานใดได้บ้าง แต่ละเส้นทางการเติบโตมีเงื่อนไข หลักเกณฑ์อะไรบ้าง
ดังนั้นการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งานแบบเดิมไปสู่ SMART JOB DESCRIPTION จึงเป็นฐานรากที่สำคัญสำหรับการต่อยอดไปสู่การบริหารบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากความได้เปรียบทางการแข่งขันในปัจจุบันและอนาคตจะขึ้นอยู่กับปัจจัยทางด้านการบริหารบุคลากรมากกว่าปัจจัยด้านเงินทุนหรือเทคโนโลยี สำหรับ SMART JOB DESCRIPTION ของแต่ละองค์กรไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบเนื้อหาสาระเหมือนกับองค์กรอื่น ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร ประเด็นที่ควรคำนึงถึงมากที่สุดคือเมื่อพัฒนา JOB DESCRIPTION ขึ้นมาแล้ว ต้องสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ ได้หรือไม่มากน้อยเพียงใด
การใช้ประโยชน์สูงสุดจากใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล
โดย Job Description ถูกนำไปใช้ในเกือบทุกขั้นตอนในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังต่อไปนี้
1. การวางแผนกำลังคนและการขออนุมัติการจ้างงาน เมื่อมีการวางแผนกำลังคนและแผนการสรรหาบุคคลของแต่ละหน่วยงาน จะต้องมีการจัดทำเอกสารที่เขียนระบุตำแหน่งงานขึ้นมาก่อนที่จะหาคน โดยกำหนดหน้าที่งานไว้ล่วงหน้าพร้อม ๆ กับการจัดเขียนแผนภูมิโครงสร้างตำแหน่งงาน
แม้ว่าแผนภูมิจะได้รับอนุมัติในหลักการเป็นแผนการทำงานประจำปี แต่ในการขอจ้างงาน ก็จะต้องมีการจัดทำเอกสาร Job Description เป็นแนวทางเพื่อให้ผู้บริหารจะได้ศึกษา ทราบว่าการที่จะอนุมัติในตำแหน่งงานนั้นมีลักษณะการทำงานอย่างไร เป็นงานที่กำหนดขึ้นมาใหม่ หรือเป็นงานที่ขออัตรากำลังแทนบุคคลเดิม
2. การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน เมื่อเริ่มเข้าสู่กระบวนการสรรหาบุคคล การกำหนดแนวทางในการสัมภาษณ์ การอธิบายงานแก่ผู้สมัครงาน ความคาดหวังในความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่งงานก็จะต้องอาศัยข้อมูลใน Job Description ของตำแหน่งงาน บางองค์กรที่ใช้การสัมภาษณ์โดยอิงสมรรถนะ (Competency) ตัวสมรรถนะเหล่านั้นก็เขียนไว้ในเอกสาร Job Description
3. การสอนงาน ต้องยึดแนวทางตามที่เขียนไว้ในเอกสาร Job Description บรรยายลักษณะงานเพื่อให้พนักงานได้รู้ขอบข่ายการทำงาน ความคาดหวัง ระดับผลงานที่ต้องการ ดังนั้นหากเขียนคำบรรยายลักษณะงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบันสอดคล้องกับการทำงานจริงก็จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการสอนงาน
4. การมอบหมายงาน หลังจากการสอนงานแล้วการมอบหมายงาน ก็ควรจะอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ใน เอกสาร Job Description แต่อย่างไรก็ดี อาจจะมีงานในทางปฏิบัติที่อาจจะมากกว่าที่ข้อความกำหนดหรือเกิดการเปลี่ยนแปลงในงานกะทันหัน ไม่อาจจะยึดตามข้อความที่เขียนไว้เฉพาะในเอกสารเท่านั้น ดังนั้น การมอบหมายงานอาจจะเป็นแนวทางกว้าง ๆ ไว้ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาจะสามารถมอบหมายได้
5. การจัดทำมาตรฐานตำแหน่งงาน ซึ่งพัฒนามาจากเอกสารคำบรรยายลักษณะงาน การประเมินค่างาน การจัดทำโครงสร้างตำแหน่งงาน การกำหนดอัตราเงินเดือน ต้องอาศัยพื้นฐานลักษณะงานที่กำหนดไว้ในเอกสารคำบรรยายลักษณะงาน ที่มีการเขียนไว้อย่างละเอียด ถูกต้อง จึงจะนำเอกสารอ้างอิงเหล่านั้นมาใช้ในการวิเคราะห์ ได้
6. การกำหนดสมรรถนะของตำแหน่งงาน (Competency) การเขียนสมรรถนะที่ต้องการในงาน เกิดจากการวิเคราะห์งานแต่ละงานและในแต่ละตำแหน่งงานว่าต้องการความสามารถอะไร ที่เป็นเรื่องที่สำคัญกับการทำงาน หรือคุณสมบัติที่มีความจำเป็น ก็เกิดจาการคิดและกลั่นกรองมาจากเอกสาร Job Description
7. การประเมินผลงาน ให้ยึดถือเอกสาร Job Description การประเมินผลงานที่ยึดความถูกต้องเป็นธรรม ต้องประเมินจากขอบข่ายของงานดังที่ปรากฏอยู่ในเอกสาร Job Description โดยที่ควรมีการทบทวนว่าได้มีการอธิบายการประเมินผลงานตามแนวทางของเอกสารดังกล่าว
8. การเลื่อนตำแหน่งงาน การเลื่อนตำแหน่งงานไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น จะต้องดูจากลักษณะงานที่จะต้องปฏิบัติ และมีการอธิบายให้บุคลากรได้รับทราบ ว่าในแต่ละตำแหน่งงานที่เหนือขึ้นไปนั้นมีลักษณะอย่างไร ต้องการอะไร ต้องการใช้ความรู้หรือเทคนิคที่สำคัญอย่างไรโดยดูจากเอกสาร Job Description
ซึ่งการปฏิบัติในหน้าที่เหล่านี้คือหน้าที่พื้นฐาน แต่ตราบใดก็ตามที่องค์กรยังละเลย ก็อย่าเพิ่งมุ่งไปสู่การสร้างระบบอื่น ๆ เลย มาปฏิบัติให้ถูกต้องจริงจังก่อนจะดีกว่า
สถานที่จัดเก็บเอกสาร Job Description
1. แฟ้มประวัติพนักงาน ซึ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่งานก็ควรมีการปรับปรุงเอกสารคำบรรยายลักษณะงานใหม่ บางองค์กรไม่ได้นำเอกสารคำบรรยายลักษณะงานมาเก็บในแฟ้มประวัติก็เลยไม่รู้ว่าพนักงานทำงานอะไรบ้าง
2. หัวหน้างาน โดยที่หัวหน้างานควรจัดเก็บไว้เองเพื่อตรวจสอบ
3. พนักงาน โดยที่พนักงานอาจจะมีไว้สำหรับการอ้างอิง (แต่โดยทั่วไปองค์กรทั่วไปไม่ได้ให้พนักงานได้ยึดถือไว้)
การทำเอกสารคำบรรยายลักษณะงานจึงมีความสำคัญ และจะต้องมีการปรับปรุงให้ถูกต้อง ต้องให้ผู้บังคับบัญชาได้ทราบว่ามีความจำเป็นอย่างไร จะต้องปรับปรุงให้ถูกต้อง ต้องให้เขาเขียนเป็น วิเคราะห์เป็น และที่สำคัญคือ นำไปใช้ประโยชน์อย่างไร ก็จะเป็นสิ่งที่มีคุณค่าที่จะเกิดประโยชน์อย่างจริงจัง และจะทำให้การบริหารมีความถูกต้อง สอดคล้องกับความเป็นจริง ลดอคติ ลำเอียงในการประเมิน และที่สำคัญควรมีการอธิบายให้หัวหน้างานเข้าใจ เห็นความสำคัญ มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 การรวบรวมงาน ผู้บังคับบัญชาต้องรวบรวมจัดหมวดหมู่งานที่เกี่ยวข้องหรือใกล้เคียงกับงานปัจจุบันที่พนักงานรับผิดชอบ และพิจารณาคัดเลือกงานที่จะมอบหมายให้พนักงานประกอบกับนำข้อมูลที่ได้สอบถามจากพนักงานมาใช้ประกอบการพิจารณามอบหมายงานที่ยากขึ้นให้กับพนักงาน
ขั้นตอนที่ 3 การสื่อสาร และให้คำแนะนำ ผู้บังคับบัญชาจะต้องสื่อสารกับพนักงาน โดยบอกจุดประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน และควรให้คำแนะนำแก่พนักงานถึงแนวทางปฏิบัติในการบริหารงานให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนด ซึ่งผู้บังคับบัญชาต้องแจ้งเป้าหมาย ผลลัพธ์ที่ต้องการให้พนักงานทราบ โดยเชื่อมโยงกับความก้าวหน้าและเป้าหมายในอาชีพของพนักงานแต่ละคน
ขั้นตอนที่ 4 การนำไปปฏิบัติ ผู้บังคับบัญชาควรติดตามการทำงานของพนักงาน และสอบถามพนักงานอย่างสม่ำเสมอเพราะพนักงานจะต้องปรับตัวกับงานใหม่ ๆ ผู้บังคับบัญชาจึงต้องเป็นพี่เลี้ยงให้กับพนักงานในช่วงที่พนักงานยังต้องรับผิดชอบงานที่ยากและท้าทายขึ้นกว่าเดิม
ขั้นตอนที่ 5 การประเมินและสรุปผล ผู้บังคับบัญชาจะต้องตรวจสอบและประเมินผลความสำเร็จในการพัฒนาความสามารถของพนักงานจากการมอบหมายงานที่เพิ่มคุณค่ามากขึ้น พร้อมทั้งสรุปผลและแจ้งผลให้พนักงานรับรู้ว่าสามารถบริหารงานที่มอบหมายให้ได้มากน้อยเพียงใด
กลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสมในการพัฒนาความสามารถด้วยวิธีการเพิ่มคุณค่าในงาน คือ พนักงานที่ทำงานเดิม ๆ ซ้ำ ๆ มาเป็นระยะเวลานาน เป็นการทำงานที่ใช้ทักษะซ้ำ ๆ ไม่มีโอกาสคิดสร้างสรรค์การทำงานและกระบวนการใหม่ ๆ หรืองานที่รับผิดชอบอยู่ไม่มีความท้าทาย การเพิ่มคุณค่าในงานจะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน และสร้างความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานรู้รอบ รู้กว้างขึ้น และเมื่อพนักงานได้มีโอกาสเรียนรู้งานที่กว้างขึ้น และระดับสูงกว่างานปัจจุบัน หรือได้ทำงานจนครบกระบวนการแล้ว ย่อมส่งผลให้พนักงานมีโอกาสเติบโตหรือมีความก้าวหน้าในสายอาชีพต่อไป
การเพิ่มคุณค่าในงานจึงเป็นเครื่องมือในการพัฒนาความสามารถของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่อย่างไรก็ตามการเพิ่มคุณค่าในงานจะเกิดประสิทธิภาพได้นั้นจะต้องใช้ควบคู่กับเครื่องมือการพัฒนาอื่น ๆ เช่น การสอนงาน การให้คำปรึกษาแนะนำ และการให้ข้อมูลป้อนกลับ ซึ่งองค์กรจะต้องจัดอบรมวิธีการและเทคนิคในการใช้เครื่องมือการพัฒนาความสามารถเหล่านี้ไปพร้อมกับการเพิ่มคุณค่าในงานด้วย
ประโยชน์จากการประยุกต์ใช้กลยุทธ์การเพิ่มคุณค่าในงานที่มีต่อองค์กร ธุรกิจ
1. ทำให้พนักงานเกิดความชำนาญในงานที่หลากหลายมากยิ่งขึ้น เกิดความรับผิดชอบในงานของตน และได้รับข้อมูลป้อนกลับจากผู้บังคับบัญชาเป็นระยะอย่างต่อเนื่อง
2. ทำให้พนักงานไม่เกิดความเบื่อหน่าย โดยการเปลี่ยนแปลงลักษณะงาน และบุคคลที่จะต้องติดต่อประสานงานด้วย เปลี่ยนมุมมองหรือความคิดจากงานเดิม
3. พนักงานมีส่วนร่วมในการประเมินช่องว่างความสามารถ (Competency Gap Assessment) เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานวิเคราะห์ตนเองว่ามีจุดเด่น และข้อด้อยที่ต้องพัฒนาอะไรบ้าง
4. พนักงานในองค์กร ธุรกิจรู้เส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Path) ของตนเองทำให้เขาเหล่านั้นมีขวัญ กำลังใจที่ดีในการทำงานให้กับองค์กร
5. ทำให้เกิดการพัฒนาและแสวงหาทักษะความชำนาญของพนักงานที่มากยิ่งขึ้น พัฒนาสัมพันธภาพที่เกิดขึ้นจากการทำงานใหม่ ๆ
6. ทำให้พนักงานเกิดความชำนาญในงานเป็นพิเศษ ก่อให้เกิดความสามารถในการบริหารจัดการงานที่ยากและท้าทายมากขึ้น
7. ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสรุปความสามารถของพนักงานที่ต้องการพัฒนา รวมทั้งกำหนดหลักสูตรหรือโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
8. องค์กร ธุรกิจมีแนวทางในการเพิ่มคุณค่าในงานที่มีระดับหรือค่างาน และการเพิ่มคุณค่าในงานที่มีระดับหรือค่างานสูงกว่างานที่พนักงานได้รับมอบหมายในปัจจุบัน
9. การเพิ่มคุณค่าในงานจะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน และสร้างความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงาน
10. องค์กร ธุรกิจมีการจัดทำเกณฑ์หรือมาตรฐานสำหรับแต่ละตำแหน่งงานตามรูปแบบเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Model) ที่กำหนดขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพิจารณาเลื่อนระดับตำแหน่งงานและการโอนย้ายงาน
11. องค์กร ธุรกิจมีแนวทางในการวิเคราะห์และประเมินหาช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap Assessment) โดยเป็นการนำเกณฑ์หรือปัจจัยที่คาดหวัง (Future-What should be) มาเปรียบเทียบกับพฤติกรรมที่เกิดขึ้นจริงของพนักงาน (Present-What is)
12. ผู้บังคับบัญชาสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานมีขอบเขตความรับผิดชอบงานในปัจจุบันอะไรบ้างโดยดูจากใบพรรณนาหน้าที่งาน หรือใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)
13. องค์กร ธุรกิจมีแนวทางในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานแบบมูลค่าเพิ่ม (SMART JOB DESCRIPTION) โดยการพัฒนารูปแบบและเนื้อหาของใบกำหนดหน้าที่งานให้สมบูรณ์ และกำหนดแนวทางในการนำใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้งานด้านต่าง ๆ
14. องค์กร ธุรกิจมีแนวทางในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล
15. องค์กร ธุรกิจมีประสิทธิภาพละศักยภาพการแข่งขันที่เหนือกว่าคู่แข่งขันในยุคโลกาภิวัฒน์
เอกสารอ้างอิง
1. สนั่น เถาชารี (2551) กลยุทธ์การบริหารค่าตอบแทน (Compensation Management) Industrial Technology Review, 14 (180), 151-158.
2. สนั่น เถาชารี (2552) กลยุทธ์การบริหารผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Management) Industrial Technology Review, 15 (189), 140-144.
3. สนั่น เถาชารี (2551) กลยุทธ์การบริหารงาน โดยเน้นเป้าหมายและกระบวนการทำงานขององค์กรเป็นหลัก Industrial Technology Review, 14 (182), 146-151.
4. สนั่น เถาชารี (2552) กลยุทธ์การบริหารความสามารถประจำตำแหน่งงาน (Job Competency) Industrial Technology Review, 15 (191), 140-147.
5. สนั่น เถาชารี (2552) กลยุทธ์การบริหารสมรรถนะความสามารถในการทำงานรายบุคคล. Industrial Technology Review, 15 (196), 141-150.
6. สนั่น เถาชารี (2551) กลยุทธ์การฝึกอบรมบุคลากรให้ได้ผล, เทคนิค เครื่องกล ไฟฟ้า อุตสาหการ, 25 (288), 136-144.
7. สนั่น เถาชารี (2550) กลยุทธ์การสร้างแรงจูงใจ กลไกที่ผู้บริหารองค์กรพึงพินิจ, Industrial Technology Review, 13 (173), 130-139.
8. http://www.hrcenter.co.th
9. http://iblog.siamhrm.com/career-path/
10. http://www.ocsc.go.th/ocsccms/uploads/File/HR_Scorecard/HRSC_Champ_51/hrcham51-5careerpath.pdf
11. http://www.hrtothai.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1401&Itemid=149
12. http://www.ismed.or.th/SME/src/upload/knowledge/1181116402466667f2b1d1f.pdf
13. http://personneloffice.bu.ac.th/document/CP.doc
14. http://www.junlachai.com/modules/wordpress/?p=130
15. http://www.hrtothai.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1642&Itemid=164
16. http://en.wikipedia.org/wiki/Job_enrichment
17. http://www.m-society.go.th/document/news/news_1834.pdf
สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.
ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด
Thailandindustrycom_official
