บูรณะศักดิ์ มาดหมาย
buranasakm@gmail.com
กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม
การบริหารธุรกิจจำเป็นจะต้องมีการบริหารซัพพลายเชนทั้งภายใน (Inbound Supply Chain) และภายนอก (Outbound Supply Chain) ซึ่งต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลการทำงานระหว่างกัน เพื่อให้เกิดองค์รวมของข้อมูลที่รวดเร็ว แม่นยำ ชัดเจน และเป็นมาตรฐานเดียวกัน การนำเอาระบบ Electronic Data Interchange หรือ EDI มาใช้เป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพบริหารซัพพลายเชนองค์กร จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะการบริหารธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้า
EDI เป็นการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง โดยมีการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลซึ่งทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
หรืออาจกล่าวได้ว่า EDI คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจระหว่างหน่วยงานตั้งแต่ 2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้ ซึ่งเราจะสังเกตเห็นว่าภายใต้ระบบ EDI นี้จะเป็นการการทำงานของระบบของคอมพิวเตอร์ จากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง จะไม่มีเอกสารใด ๆ มาเกี่ยวข้อง (No Paper) และ บุคลากร (No People Involved) ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขอองค์กร ได้แก่ การลดต้นทุน เพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการ ลดการผิดพลาดจากจากคน และยังสามารถพัฒนาความสัมพันธ์ของคู่ค้าของธุรกิจได้เป็นอย่างดี
ระบบ EDI มีมานานแล้ว หลายท่านอาจคุ้นหน้าคุ้นตากันดี โดยมาตรฐานสำหรับระบบ EDI แบบแรก ถูกกำหนดขึ้นมาในปี พ.ศ.2521 โดยองค์กรชื่อ American National Standards Institute: ANSI ซึ่งกำหนดชื่อรหัสเป็น ANSI X.12 มาตรฐานนี้กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะการนำเข้าข้อมูล (Data Input) ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานการกำหนดลักษณะข้อมูลนำเข้าที่มีใช้งานอยู่ทั่วไปในขณะนั้น เช่น การกำหนดชื่อเขตข้อมูล ขนาดความยาว ประเภท (ตัวเลข หรือ ตัวอักษร) และข้อบังคับ (บังคับว่าต้องใส่ข้อมูลหรือไม่) มาตรฐาน ANSI X.12 นี้ ใช้งานได้ดีสำหรับองค์กรภายในประเทศสหรัฐอเมริกา แต่ไม่สามารถนำไปใช้กับองค์กรของประเทศอื่นได้ เนื่องจากใช้ระบบคอมพิวเตอร์และวิธีการดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน เพื่อแก้ปัญหานี้ องค์การสหประชาชาติได้จัดการประชุมขึ้นในปี พ.ศ.2531 และกำหนดมาตรฐานระบบ EDI ขึ้นมา เรียกว่า Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Trace: EDIFACT ซึ่งได้รับความนิยมมากในหมู่ประเทศในทวีปยุโรป จนถูกเรียกว่าเป็นมาตรฐานของยุโรปไปโดยปริยาย ส่วนในประเทศสหรัฐอเมริกาก็ยังคงใช้มาตรฐานของตนเองต่อไป มาตรฐานอื่น ๆ ก็ได้รับการพัฒนาขึ้นมาอีกจำนวนหนึ่ง ซึ่งในที่สุดแล้วก็ไม่มีมาตรฐานใด ที่ได้รับการยอมรับให้เป็นมาตรฐานระดับโลกอย่างแท้จริง
การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้
1.Sending System: ผู้ส่งเอกสาร
2.VANS (Value added Network System) : ผู้ให้บริการ เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้
3.Receiving System: ผู้รับเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้
1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
Hardware หมายรวมถึงคอมพิวเตอร์ทุกประเภท และอุปกรณ์ข้างเคียงของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบสำคัญในการติดตั้ง EDI Communication โดยจะเป็นตัวช่วยในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างคู่การค้า (Trading Partners)
ระบบ EDI สามารถใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ รุ่นเมนเฟรม หรือ Personal Computer (PC)
2.เครือข่ายการสื่อสาร (Telecommunication Networks)
Telecommunication Networks จะใช้สายโทรศัพท์ (Telephone Line) ในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างผู้ส่ง และผู้รับ โดยอาจติดต่อกันผ่านทางดาวเทียม
การสื่อสารข้อมูลโดยการส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น การส่งอีเมล การสนทนาผ่านอินเทอร์เน็ต เป็นต้น
3.ซอฟต์แวร์การสื่อสารและการส่งผ่านข้อมูล (Communication and Translation Software)
Communication Software and Translation Software ใช้ในการส่งผ่านข้อมูล และรับข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์ เช่น เมื่อผู้ใช้คอมพิวเตอร์คนหนึ่ง ต้องการติดต่อกับคอมพิวเตอร์ที่อื่น เขาต้องมี Communication Software และ Translation Software
Translation Software จะช่วยในการใส่รหัส (Encoded) และถอดรหัส (Decoded) ข้อมูล เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ หมายความว่าต้องมีมาตรฐานในการส่งผ่านข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ของบริษัท และคู่การค้าสามารถเข้าใจได้
เมื่อ EDI เป็นระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง โดยมีการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลซึ่งทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก ระบบ EDI จะเป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรธุรกิจต่าง ๆ สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มมาตรฐานต่าง ๆ เช่น ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ หรืออื่น ๆ ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ องค์กรจำนวนมากจึงใช้วิธีการนี้ในการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างกัน โดยไม่ต้องจัดพิมพ์เอกสาร ซึ่งช่วยให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายไปจำนวนหนึ่ง แต่ที่สำคัญที่สุดคือ การลดระยะเวลาในการส่งเอกสารจากหลายนาทีไปจนถึงหลายวัน เหลือเพียงไม่กี่วินาที และเอกสารที่ได้รับก็อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถนำไปประมวลผลต่อได้ในทันที
ตัวอย่างเช่น กระบวนการสั่งซื้อสินค้าผ่านระบบ EDI ผู้ซื้อจะทำการส่งใบสั่งซื้อมาทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ผลิตเมื่อรับใบสั่งฯ มาแล้วก็สามารถดำเนินการผลิตทันที จากนั้นผู้ผลิตก็จัดการส่งสินค้าและส่งใบเรียกเก็บเงินไปยังผู้สั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ และผู้สั่งซื้อก็สามารถโอนเงินค่า สินค้าผ่านระบบ EDI ได้เช่นกัน ขั้นตอนทั้งหมดยกเว้นการส่งมอบสินค้า สามารถกระทำผ่านระบบ EDI ซึ่งกระบวนการนี้ เมื่อกระทำโดยไม่ใช้ระบบ EDI จะต้องมีการผลิตเอกสารขึ้นมาจำนวนหนึ่ง และจะต้องเสียเวลาในการดำเนินการมาก แม้ว่าระบบ EDI จะมีกระบวนการทำงานคล้ายกับการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) หรือการแลกเปลี่ยนแฟ้มข้อมูลภายในองค์กร แต่ก็มีข้อแตกต่างที่สำคัญ 2 ประการ
1.เป็นการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กร
2.เอกสารนั้นจะต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานบางอย่าง
หลักการการนำระบบ EDI ซึ่งเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารซัพพลายเชนขององค์กร ต้องคำนึงถึงลักษณะขององค์กรตั้งแต่กลยุทธ์ในการบริหาร จนถึงกลยุทธ์การดำเนินงานและสิ่งแวดล้อมในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในระบบ นอกจากนี้บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่จะทำให้ซัพพลายเชน ออกไปสู่ระดับโลก (Global Supply Chain) ประสบความสำเร็จในการบริหารคือ
• ต้องสามารถสะท้อนให้เห็นวิสัยทัศน์ของผู้บริหารระดับสูงได้
• เทคโนโลยีสารสนเทศ ต้องช่วยในการแปลวิสัยทัศน์มาเป็นหลักการที่ทำให้เกิดขึ้นจริงได้
• เทคโนโลยีสารสนเทศต้องช่วยในการทำงานเป็นทีม และสามารถให้ข้อมูลเพื่อช่วยการตัดสินและประมวลความสามารถของระบบได้
• เทคโนโลยีสารสนเทศต้องสามารถมีส่วนช่วยในการวางแผนและควบคุมการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพถึงแม้ว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจะมีประโยชน์อย่างมากในการจัดการโซ่อุปทาน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงและต้องการการศึกษาวิจัยต่อเนื่องยังปรากฏอยู่ดังเช่น
ในการจัดการซัพพลายเชนนั้น หนึ่งในหลักการที่สำคัญที่สุดนั้นก็คือ การเชื่อมโยงกระบวนการในองค์กรหรือระหว่างองค์กรเข้าด้วยกัน การเชื่อมโยงกระบวนการนั้นทำได้โดยการเป็นพันธมิตรซึ่งกันและกัน ไม่มีการปกปิดการทำงานระหว่างกัน การทำให้กระบวนการแต่ละฝ่ายหรือแต่ละองค์กรเชื่อมโยงกันได้นั้น แต่ละฝ่ายต้องรับรู้สถานะการทำงานของอีกฝ่ายเสมอ นั่นก็คือการมองเห็นข้อมูลซึ่งแสดงสถานะของอีกฝ่ายได้ เรียกว่า การเปิดเผยและแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกัน (Data Interchange) ในการกระทำดังนี้จำต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกให้แก่การจัดการและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ มีเครื่องมืออุปกรณ์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์หลาย ๆ แบบ ถือกำเนิดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์นี้ ยิ่งอุปกรณ์หรือโปรแกรมจำพวกนี้สร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นปัจจุบันได้มากเท่าไร ประสิทธิภาพของซัพพลายเชน ก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น เพราะข้อมูลจะถูกส่งผ่านและไหลเวียนให้ทุก ๆ ฝ่ายรู้สถานะของตน และฝ่ายอื่น ๆ โดยภาพรวมในซัพพลายเชนได้
ระบบ EDI สามารถนำมาใช้ในระบบการบริหารซัพพลายเชนขององค์กร โดยเอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด
1.ด้านการจัดซื้อ การจัดซื้อเป็นกิจกรรมหนึ่งในการจัดการโลจิสติกส์ ซึ่งความเข้าใจของคนทั่วไปอาจมองโลจิสติกส์เป็นเพียงกิจกรรมการขนส่ง และคลังสินค้า แต่ความจริงแล้วโลจิสติกส์มีหลายกิจกรรม อันได้แก่ การพยากรณ์ การจัดการสินค้าคงคลัง การวางแผนการผลิต การจัดซื้อ บรรจุภัณฑ์ การเคลื่อนย้ายภายในองค์กร การผลิต การคลังสินค้า การขนส่ง การกระจายสินค้า และการบริการลูกค้า เป็นต้น โดยเป็นการดำเนินงานตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ วัสดุ และสิ่งของเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จำเป็นโดยมีคุณสมบัติ ปริมาณ ราคา ช่วงเวลา แหล่งขาย และการนำส่ง ณ สถานที่ถูกต้อง
โดยระบบปฏิบัติในการจัดซื้อของแต่ละกิจการย่อมแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไประบบปฏิบัติในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐานดังนี้
1.รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ (Purchase Requisition) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ 2.ศึกษาถึงสภาพตลาด แหล่งที่จะจัดซื้อ และผู้ขาย 3.ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request for Quotations) ไปยังผู้ขายหลาย ๆ แหล่ง 4.รับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย 5.เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ดีที่สุด 6.คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง 7.ส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ 8.ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา 9.วิเคราะห์รายงานการรับรองของ 10.วิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า (Invoice) ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน
ระบบ EDI ที่นำมาบริหารซัพพลายเชนขององค์กร โดยใช้เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue)
2.ด้านการเงิน ได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น
3.ด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
4.ด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น
การนำระบบ EDI กับระบบการทำงานของธุรกิจในปัจจุบัน สามารถมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อของธุรกิจ สามารถเพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำในการรับ-ส่งเอกสาร ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้าในซัพพลายเชนได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีปัญหาอุปสรรคในการนำระบบ EDI มาใช้ โดยเฉพาะเรื่องบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง EDI จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน ยังขาดแคลนผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบ IT ที่มีองค์กรมีอยู่ด้วย
ข้อมูลอ้างอิง
• http://www.edibasics.com
สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.
ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด
Thailandindustrycom_official
