สภาวะการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันได้เป็นแรงกดดันให้องค์กรธุรกิจทำการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ปัจจัยที่สำคัญต่อการสร้างศักยภาพในการแข่งขัน นั่นคือ ต้นทุนที่ต่ำกว่า คุณภาพที่เหนือกว่า การส่งมอบที่ตรงเวลา เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าสูงสุด โดยมีสินค้าคงคลังเป็นองค์ประกอบและบทบาทสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ แต่ปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมนั้นเป็นสิ่งที่ยากต่อการคาดการณ์ อันเนื่องจากความไม่แน่นอนทางอุปสงค์และอุปทาน รวมทั้งระยะเวลาในการจัดเตรียมหรือช่วงเวลานำ (Lead Time) เพื่อให้พร้อมต่อความต้องการ ดังนั้นการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) จึงเป็นประเด็นหัวข้อที่สำคัญ โดยเฉพาะฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายผลิต สำหรับการจัดทำแผนการลดต้นทุน (Cost Reduction Plan) ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นจากการวางแผนมี ดังนี้ 

• เกิดความไม่คุ้มค่ากับการสั่งซื้อในปริมาณที่เพียงพอกับความต้องการ
• ค่าใช้จ่ายของการจัดเก็บและการเสื่อมสภาพของสินค้าคงคลัง
• ประเภทของวัสดุมีความหลากหลายมาก ทำให้เกิดความยุ่งยากต่อการจัดหาและควบคุมสต็อก รวมทั้งการตรวจสอบ
• ความยุ่งยากต่อการตัดสินใจ เพื่อกำหนดระดับของสินค้าคงคลังที่เหมาะสม
• ระยะเวลาการจัดหาและจัดซื้อมีความผันผวนไม่แน่นอน ที่มักขึ้นกับปัจจัยความพร้อมของแหล่งจัดซื้อ และบางครั้งอาจใช้เวลานานสำหรับการจัดหา โดยเฉพาะการนำเข้าจากต่างประเทศ

รูปที่ 1 แสดงความสูญเปล่าทั้ง 7 ประการ

• สูญเสียเงินชดเชยให้กับลูกค้าหรือคู่กรณี เนื่องจากมีสินค้าไม่เพียงพอกับการส่งมอบ
• สูญเสียโอกาสการทำกำไรจากการขายสินค้า
• สูญเสียภาพพจน์และความน่าเชื่อถือในทางการค้า
• เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นจากการหาวัสดุอื่นทดแทน หากไม่สามารถจัดเตรียมวัสดุได้ทันตามความต้องการ  

โดยทั่วไปการจัดเก็บสินค้าคงคลังจำเป็นต้องจำแนกตามประเภทคลังสินค้า ดังเช่น

1. คลังวัตถุดิบ ที่สามารถแบ่งออกได้เป็น 

   - วัตถุดิบที่จัดเก็บตามปริมาณของแผนการผลิต                                                                                                                                                                            - วัตถุดิบสำรองคงคลัง (Standing Material) ซึ่งเป็นวัสดุที่ไม่ขึ้นกับแผนการผลิต แต่จะมีการคาดการณ์เพื่อจัดซื้อตามรอบเวลา เช่น จัดซื้อทุกรอบ 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี                                                                                                   - วัสดุที่เหลือจากการผลิตรุ่นก่อน

2. คลังเก็บชิ้นงานระหว่างกระบวนการ (WIP) เนื่องจากความต้องการวัสดุหรือชิ้นส่วนของบางงานมีความเปลี่ยนแปลงไปหรืออาจจะผลิตเก็บไว้มากเพื่อความคุ้มทุน

3. คลังจัดเก็บผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป สำหรับจัดเก็บรักษาชิ้นงานที่เสร็จสิ้นจากการแปรรูปเพื่อรอจัดส่งให้กับลูกค้าหรืออาจจัดเก็บไว้เป็นสต็อกเผื่อ

ปัจจัยของการจัดเก็บสินค้าคงคลังนี้จะขึ้นกับ แผนการผลิตและอัตราการเดินเครื่อง จึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมและสอดคล้องกับแผนความต้องการใช้ หรืออาจกล่าวได้ว่าการจัดเก็บสินค้าคงคลังเป็นผลพลอยได้จากการควบคุมการจัดซื้อ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมขององค์กรและพร้อมที่จะเบิกจ่ายตามปริมาณที่ต้องการใช้งาน ดังนั้นวัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนจัดเก็บสินค้าคงคลัง จึงสรุปได้ดังนี้

• เพื่อสนองตอบต่อแผนการผลิต
• ลดช่วงเวลานำของการผลิต
• ขจัดความล่าช้าที่เป็นผลจากระยะเวลาการจัดซื้อไม่แน่นอน
• กำหนดปริมาณการจัดเก็บที่ก่อให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด
• การตรวจนับปริมาณสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง

นอกจากการจัดเก็บรักษาแล้วยังต้องมีการบันทึกการรับหรือจ่ายของออกจากสโตร์อย่างเป็นระบบด้วย เพื่อให้สารสนเทศทางคลังสินค้ามีความแม่นยำและถูกใช้สำหรับวางแผนได้อย่างมีประสิทธิผล

                                               รูปที่ 2 ตัวอย่างการจัดวางผังคลังสินค้า

ปัจจัยทางสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อการควบคุมสินค้าคงคลัง

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจเป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งต่อการกำหนดรูปแบบการควบคุมสินค้าคงคลังให้เหมาะสมกับกิจกรรมธุรกิจ ด้วยการพิจารณาภาพรวมของประเภทสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและผลกระทบกับการบริหารคงคลังสินค้าแต่ละประเภท ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

การจัดทำมาตรฐานวัสดุ

โดยทั่วไปการจัดเก็บรายการวัสดุที่อาจมีมากถึงหลายพันรายการ ก็จะส่งผลต่อข้อจำกัดต่อการจัดการ ดังนั้นการจัดทำมาตรฐานวัสดุ (Standardization of Material) เพื่อลดความซ้ำซ้อนจึงมีความสำคัญ ดังเช่น การจัดทำมาตรฐานวัสดุหรือชิ้นส่วนภายในสายการผลิตที่มักรวมชิ้นส่วนที่สามารถใช้งานร่วมกัน (Common Part) เพื่อก่อให้เกิดความประหยัดจากขนาด(Economy of Scale) โดยการจัดทำมาตรฐานดังกล่าวจะยึดแนวทาง 3S ที่ประกอบด้วย 

• Standardization ด้วยการมุ่งสร้างมาตรฐาน
• Simplification การทำให้เป็นรูปแบบง่าย เช่น การจัดทำชิ้นส่วนให้เป็นมาตรฐาน (Item Standardization)
• Specialization พัฒนาให้เกิดความเป็นเฉพาะทาง

โดย 3 S จัดเป็นหลักการที่จะนำเอา Standardization เป็นตัวหลัก และมี Simplification และ Specialization เป็นส่วนสนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลทั้งในด้าน คุณภาพ ปริมาณ เวลา และต้นทุน ดังที่แสดงรายละเอียดในตาราง ดังนี้

นอกจากนี้ยังมีการจำแนกกลุ่มสินค้าคงคลังเพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายการจัดเก็บต่ำสุด ด้วยการจัดลำดับความสำคัญจากการวิเคราะห์แบบ ABC (ABC Analysis) ดังนี้

• กลุ่ม A เป็นสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าต่อหน่วยสูง โดยมีปริมาณเพียง 10–20% ของยอดรวมทั้งหมด แต่มีมูลค่าสูงถึง 80% ของมูลค้าโดยรวม จึงมักมีการสั่งซื้อเฉพาะส่วนที่ขาดด้วยการคำนวณจากปริมาณที่ต้องการใช้จากแผนการผลิตประจำสัปดาห์หรือแผนประจำเดือน
• กลุ่ม B เป็นสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าต่อหน่วยน้อยกว่ากลุ่ม A และมีปริมาณรวมประมาณ 30–40% ของยอดรวม และมีมูลค่าการใช้งานรวมประมาณ 15% ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดปริมาณจุดสั่งซื้อคงที่ เมื่อปริมาณของในคลังลดลงถึงจุดสั่งซื้อ ก็ให้ดำเนินการสั่งซื้อล่วงหน้า
• กลุ่ม C จะมีมูลค่าต่อหน่วยน้อยที่สุดและมีปริมาณของในคลังประมาณ 50–70% (บางกรณีอาจสูงถึง 80%) ของปริมาณโดยรวม ในขณะที่มูลค่ามีเพียง 5-10% จึงมักใช้การควบคุมด้วยระบบการทบทวนด้วยสายตา(Visual Review System : VRS) หรือที่เรียกว่าระบบถาดคู่ (Two-bin System) ซึ่งสามารถใช้สายตาในการติดตามและตรวจสอบระดับของคงคลัง

ผลการวิเคราะห์และจัดแบ่งตามกลุ่ม ABC นี้จะสนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลต่อการจัดเก็บสินค้าคงคลัง และสามารถนำมาใช้เป็นแนวทางสำหรับการทบทวนและตรวจสอบ โดยมีแนวทางเพื่อพิจารณาว่าระดับที่จัดเก็บนั้นกำหนดไว้เหมาะสมหรือไม่ ดังนี้

• รายการในกลุ่ม A ควรกำหนดรอบการตรวจนับในทุกสัปดาห์
• รายการในกลุ่ม B ให้ทำการตรวจนับในรอบเดือน
• รายการในกลุ่ม C อาจทำการตรวจนับในรอบไตรมาส

รูปที่ 3 ความสัมพันธ์ระหว่างปริมาณการสั่งซื้อและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ความสำคัญของการตรวจนับสต็อก

การตรวจนับสต็อก คือการตรวจนับยอดสินทรัพย์ในรูปของสินค้าคงคลัง เช่น สินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างกระบวนการ วัตถุดิบ ว่ามียอดตรงกับที่แสดงไว้ในรายงานหรือไม่ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ

• ใช้เป็นเอกสารทางบัญชีเพื่อแจ้งยอดสินค้าคงคลัง
• จัดทำแผนจัดซื้อต่าง ๆ ให้เหมาะสม ด้วยการพยากรณ์และทำให้ทราบถึงปริมาณสินค้าคงคลังที่เกินจากความต้องการ ซึ่งเป็นการช่วยลดระดับสินค้าคงคลังลง

•  ใช้สำหรับการจัดการ ด้วยการค้นหาสาเหตุปริมาณสินค้าคงคลังที่ไม่ตรงกับรายการในบัญชี เพื่อวางแนวทางจัดการคลังสินค้าอย่างเหมาะสมต่อไป

   
   

การตรวจวัดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลัง

การตรวจวัดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลังเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการ เพื่อใช้เป็นมาตรการสำหรับตรวจสอบการบริหารและอาจใช้เป็นสัญญาณเตือนว่าขณะนี้มีระดับสินค้าคงคลังเหมาะสมหรือไม่ แต่การจะกำหนดเกณฑ์มาตรวัดว่าเป็นเท่าไรจึงจะเหมาะสมนั้นนั้นเป็นเรื่องยาก เนื่องจากไม่มีกฏเกณฑ์ที่ระบุอย่างแน่นอน ซึ่งขึ้นกับนโยบายหรือแต่ละประเภทของกิจการแต่โดยทั่วไปจะใช้การตรวจสอบมูลค่าสินค้าคงคลังเทียบกับยอดขายและแสดงในรูปของอัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover) และจำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) ที่มีรายละเอียด ดังนี้

1.       อัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลัง ที่แบ่งออกได้เป็น

2.     จำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) คือ จำนวนวันที่สินค้าถูกจัดเก็บอยู่ในคลังสินค้าและก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เช่น ถ้ามีสินค้าอยู่ในคลังโดยเฉลี่ย 5,000 หน่วย และมียอดขายเฉลี่ยวันละ 250 หน่วย นั่นคือจะขายสินค้าได้หมดในเวลา 20 วัน จึงมีระยะเวลาการค้างสต็อก 20 วัน

โดยทั่วไปองค์กรทุกแห่งต้องการให้มีอัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลังสูง ๆ และมีจำนวนวันค้างสต็อกน้อย ๆ ซึ่งมาตรวัดเหล่านี้จะถูกนำไปใช้เพื่อการเทียบเคียง (Benchmark) กับกลุ่มธุรกิจประเภทเดียวกัน เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการปรับปรุงการดำเนินงาน

ปัจจัยหลักที่สนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลัง นั่นคือ การจัดทำระบบข้อมูลและมาตรฐาน เพื่อใช้สำหรับการวางแผน โดยมีขั้นตอนดำเนินการ ดังนี้

แนวทางจัดการวัสดุส่วนเกิน

รูปที่ 4 ตัวอย่างป้ายแดงเพื่อใช้สำหรับการคัดแยก

ส่วนเศษของเสีย (Scrap) ที่ไม่สามารถนำมากลับมาใช้ได้อีกก็ควรขจัดทิ้งในช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยก่อนทำการขจัดควรทำการคัดแยกประเภทวัสดุ หรือ ของเสีย และดำเนินการขจัดด้วย การขายทอดตลาด

• S.C. Sharma, Materials Management & Material Handling, Khanna Publishers, Delhi , 2000.
• J. David Viale, Basics of Manufacturing : Fundamantal concepts for Decision Makers, Von Hoffmann Graphics , Inc., 1995.
• Mark A. Vonderembse, Gregory P. White, Operations Management, West Publishing Company,1996.
• Warren , Reeve, Fess, Financial & Managerial Accounting, South-Western, 7^th ed., 2002.